Úvod do Změnových listů ve Fieldwire – Centrum podpory

Přehled

V každém stavebním projektu dochází ke změnám, které ovlivňují plánovaný rozsah, náklady a harmonogram. K zachycení těchto změn používají dodavatelé změnové listy, které popisují, co se změnilo, a související dopad této změny na náklady a harmonogram. Na projektu může být 10 až 1000 změnových listů a pro finanční zdraví dodavatele a jeho výkaznictví je zásadní zajistit jejich správné řízení.

Změnové listy jsou novinkou v nástrojích pro řízení projektů od Fieldwire. Tyto listy fungují v rámci celého systému Fieldwire a slouží k efektivnímu zaznamenávání a správě změn ve vašem projektu. Díky této integraci máte všechny informace o dohodnutých změnách na jednom místě, což usnadňuje sledování a správu rozsahu projektu. Navíc umožňují rychlejší sběr dat od relevantních osob a rychlejší schvalovací proces, což vám pomáhá udržet projekt na správné cestě.

Poznámka: Abyste mohli využívat tuto funkci ve své verzi Fieldwire, vyžádejte si ukázku od našeho prodejního týmu, nebo ji zakupte v rámci Business Plus předplatného. Pokud již používáte Business Plus, Změnové listy budou automaticky přidány k vašemu účtu

Jak aktivovat PM v projektu

Informace o společnostech a o tom, jak povolit PM v projektu, naleznete v tomto článku.

Uživatelská oprávnění pro Změnové listy

Manažer	Přispěvatel
Manažeři mohou vytvářet změnové listy a přiřazovat je ostatním manažerům.	Přispěvatelé mohou přidávat podrobnosti pouze do existujících změnových listů.

Začínáme s Projektovým řízením

Pokud přistupujete na kartu Změnové listy (nebo na jakoukoli kartu Řízení projektu) poprvé, zobrazí se vyskakovací okno, které vám pomůže začít s řízením projektu v aplikaci Fieldwire a nastavením vaší "společnosti" v projektu. Nejprve budete muset přidat název své společnosti a kliknout na tlačítko "Další". Bude to stejný název společnosti pro všechny moduly projektového řízení v projektu. Tento údaj se ale nenačte autmaticky z informací ve vašem profilu.

Dále budete vyzváni k zadání kódu společnosti, který vám a vašemu týmu pomůže udržet si přehled v průběhu projektu.

A to je vše! V příkladu uvedeném na těchto snímcích obrazovky jsme použili název společnosti Postavíme a kód společnosti Umíme.

Jak nastavit vedoucí společnost

Abyste měli jistotu, že všechny Žádosti o informace, Technická schválení a Změnové listy půjdou přes vaši "firmu" ve Fieldwire, můžete nyní nastavit vedoucí společnost. Chcete-li začít, musíte nejprve přejít na kartu Lidé projektu a poté kliknout na "Nastavit vedoucí společnost" pro společnost, kterou chcete považovat za "vedoucí".

Po kliknutí na možnost "Nastavit vedoucí společnost" se zobrazí vyskakovací okno, ve kterém je uvedeno, co mohou uživatelé ve vedoucí společnosti dělat oproti uživatelům v "Ostatních společnostech". Například uživatelé ve vedoucí společnosti mohou zasílat technická schválení jakékoli společnosti nebo si od ní technická schválení vyžádat, zatímco uživatelé v "Ostatních společnostech" mohou odesílat technická schválení pouze vedoucí společnosti.

Po kliknutí na modré tlačítko "nastavit vedoucí společnost" se zobrazí vedoucí společnost označená ikonou korunky a vedle ní nápis "Vedoucí společnost".

Zpracování Změnových listů

Změnový list může nabývat různých "stavů" v závislosti na fázi, ve které se nachází. Vzhledem k tomu, že všechny změnové listy se řídí stejným postupem, podívejte se do níže uvedené tabulky, kde jsou vysvětleny různé stavy, které listy nabývají:

Stav	Definice
Koncept	Při prvním vytvoření je změnový list ve stavu "Koncept". Chcete-li vytvořit koncept změnového listu, musíte mít v projektovém řízení oprávnění Manažer. Dokud je změnový list ve stavu "Koncept", můžete přidávat podrobnosti a informace o nákladech. Jakmile je změnový list připraven, můžete jej předložit ke schválení nebo si jej vyžádat.
Vyžádáno	Po "vyžádání" (stav se změní z návrhu na vyžádaný), může nový příjemce přidat do změnového listu informace o nákladech a odeslat jej zpět uživateli, který o to požádal, čímž se stav změní z vyžádaného na čekající na schválení.
Čeká na kontrolu	Ve stavu Čeká na kontrolu může nový příjemce změnový list buď schválit, nebo zamítnout a odeslat jej zpět uživateli, který mu jej předložil. Tím se stav změní na schválený/odmítnutý.
Odmítnuto	Pokud je list odmítnut, je novým příjemcem uživatel, který jej předložil ke schválení, a má možnost vytvořit revizi změnového listu, pokud chce upravit údaje o nákladech a znovu jej předložit.
Čeká na schválení	Jakmile je revize vytvořena, změní se její stav z Odmítnuto na Čeká na schválení. Pokud je revize vytvořena, uživatel má možnost zkopírovat informace o nákladech a další dokumenty z poslední verze. Jakmile je změnový list připraven k opětovnému předložení, mohou jej manažeři znovu předložit ke schválení, čímž přejde revize do stavu Čeká na kontrolu.
Schváleno	Pokud je schváleno, není třeba v souvislosti se změnovým listem podnikat žádné další kroky.

Sledující

Na kartě "Sledující" budete moci přidávat a odebírat "sledující" v každém kroku pracovního postupu. Abyste tak mohli učinit, musíte kliknout na tlačítko "+ Přidat sledujícího" a kliknout na jméno osoby/osob, které chcete přidat. Tohoto "Sledujícího" můžete také odebrat kliknutím na "x", které se zobrazí po najetí na jeho jméno.

Pokud tento uživatel v daném projektu aktuálně nepracuje, máte možnost ho pozvat. Mějte však na paměti, že pokud nový uživatel, kterého zvete, není na vašem účtu, bude vám účtován dodatečný poplatek, pokud nemáte k dispozici licenci, která by tohoto uživatele pokryla.

Kromě přidávání sledujících v části "Detaily" budete moci přidávat/odebírat sledující také ve většině vyskakovacích oken při změně stavu změnového listu.

Záložka Změnové listy

Každá osoba přidružená ke společnosti jako manažer nebo přispěvatel má přístup ke kartě "Změnové listy" - zde má přístup ke každé změně v projektu nezávisle na "stavu".

Záhlaví na této kartě poskytují přehled o druhu, pořadí, předmětu a stavu změnových listů v rámci projektu. Konkrétně jsou tyto hlavičky definovány níže:

#: "Kód společnosti" identifikuje společnost, od které je změnový list požadován, a přidává se, když se změna posune ze stavu koncept do stavu Vyžádáno nebo Čeká na kontrolu.
Jméno: Název změnového listu, který se určuje při vytvoření.
Stav: Současný stav listu indikující, jaký je další možný postup - od "konceptu" přes "vyžádáno", "čeká na kontrolu", "čeká na schválení", "schváleno", "odmítnuto" a "ukončeno".
Zhotovit do: Datum do kterého si zadavatel přeje mít vyjádření od zodpovědné osoby
Celkové náklady: Celkové náklady uvedené ve změnovém listě
Odpovědná osoba: Osoba zodpovědná za další akci spojenou se změnovým listem

V horní části změnových listů si můžete všimnout lišty s přehledem, který napoví kolik změnových listů je na projektu v jednotlivých stavech, a také jaké částku jsou u těchto změn uvedené.

Vytvoření změnového listu

Chcete-li vytvořit kocept změnového listu, musíte mít v rámci přístupu k projektovému řízení oprávnění Manažer. Chcete-li vytvořit nový změnový list, přejděte na kartu Změnové listy, vyberte možnost "+Nový změnový list" a zadejte název změnového listu. Pokud chcete, můžete přidat popis svého změnového listu, není to však povinné. Jakmile jste připraveni vytvořit změnový list, klikněte na tlačítko "Vytvořit koncept".

Poznámka: "Jméno" změnového listu lze později upravit - klikněte na tužku u názvu v "návrhu" změnového listu.

Vytvoří se nový koncept změnového listu. Na změnových listech nejsou žádná povinná pole, ale pokud byl vytvořen koncept změnového listu, lze do něj doplnit podrobnosti a informace o nákladech. Změnový list je rozdělen na 3 části: záhlaví nahoře, "Detaily" vpravo a informace o nákladech vlevo.

Informace o nákladech jsou dále rozděleny podle druhu (Materiál, Práce, Vybavení, Subdodavatel), Navýšení nákladů, Souhrn nákladů, Záložní dokumenty a Poznámky.

Hlavní rozdíl mezi jednotlivými nákladovými oddíly spočívá v typech jednotek, které jsou k dispozici. Například v sekci "Materiály" můžete v rozevírací nabídce "DRUH JEDNOTKY" vybrat "Kus", "Lineární stopy", "Čtvereční stopy", "Čtvereční metry" atd. Zatímco v sekcích "Práce" a "Zařízení" můžete v rozbalovacím seznamu "TYP JEDNOTKY" vybrat, "Hodiny", "Dny", "Týdny" atd.

Kromě toho lze nákladové oddíly označit samostatně nebo společně v navýšení nákladů. Na změnový list lze také aplikovat souhrn nákladů, což je v podstatě přirážka k přirážce, která se nejčastěji používá u kauce, pojištění apod.

Vyžádání výše nákladů

Jakmile je změnový list připraven, zobrazí se modré rozevírací tlačítko "Odeslat". Po kliknutí na modré rozbalovací tlačítko se zobrazí dvě možnosti: "Vyžádat výši nákladů" a "Odevzdat ke schválení". Ukážeme si nyní možnost "Vyžádat výši nákladů". Po výběru možnosti zadejte "Odpovědnou osobu", přidejte "Sledující" a "Zhotovit do" příp. volitelnou "Emailovou zprávu". Po vyplnění těchto informací klikněte na modré tlačítko "Vyžádat".

Stav změnového listu se tímto změní na "Vyžádáno" a odpovědná osoba obdrží email s žádostí o přidání výše nákladů ve Fieldwire.

Čeká na schválení

Jakmile je změnový list ve stavu "Vyžádáno", může nové odpovědná osoba přidat do změnového listu informace o nákladech a odeslat jej zpět uživateli, který si jej vyžádal. Za tímto účelem je třeba kliknout na modré tlačítko "Podat". Poté bude odpovědná osoba vyzvána k zadání nové "Odpovědné osoby", přidání "Sledujících" a data "Zhotovení do", jakož i volitelné "E-mailové zprávy". Po vyplnění těchto informací stačí už jen zvolit možnost "Podat", čímž se stav změní z Vyžádáno na Čeká na schválení.

Odmítnutí

Ve stavu "Čeká na schválení" může nový příjemce změnový list buď schválit, nebo zamítnout a odeslat jej zpět uživateli, který mu jej předložil. Tím se stav změní na Schválený, respektive Zamítnutý.

Pokud zvolíte možnost "Odmítnout", zobrazí se vyskakovací okno, které vás požádá o potvrzení, že chcete odmítnutí odeslat zadavateli.

Jak je uvedeno ve zprávě ve vyskakovacím okně, pokud se rozhodnete změnový list zamítnout, služba Fieldwire umožní podateli list upravit.

Vytvoření revize

Pro vytvoření revize musí odpovědná osoba jednoduše kliknout na tlačítko "Vytvořit revizi" a poté vybrat "Odpovědnou osobu", "Sledující" a vybrat "Zhotovit do". Pokud je revize vytvořena, má uživatel možnost zkopírovat informace o nákladech poslední verze a záložní dokumenty pomocí zaškrtávacích políček, jak je znázorněno na obrázku níže, takže může vycházet z předchozí revize nebo začít od začátku. Jakmile je revize vytvořena, stav se změní z Odmítnuto na Čeká na revizi.

Ve stavu Čeká na kontrolu umožňuje nová revize tabulky nákladů uživateli upravit obsah a přidat další dokumenty a poznámky před opětovným odesláním. Na obrázku níže si všimněte, že vedle položky Náklady je uvedeno "rev .1", což znamená, že se jedná o 1. revizi.

Kromě toho lze pod aktuální revizí zobrazit minulé revize pro případ, že chcete odkázat na minulé odpovědi nebo podání.

Jakmile je změnový list připraven k opětovnému předložení, mohou jej manažeři znovu předložit ke schválení a přejít z režimu čekající na kontrolu na režim čekajícího schválení. S novou revizí se znovu spustí pracovní postup čekání na schválení.

Schválení

Ve stavu "Čeká na schválení" může nový příjemce změnový list opět buď schválit, nebo zamítnout.

Pokud nový příjemce klikne na tlačítko "Schválit", zobrazí se ještě jedno vyskakovací okno, ve kterém potvrdí svou akci. Kliknutím na modré tlačítko "Schválit" se stav změnového listu změní na "Schváleno", proces změnového listu je dokončen a se změnovým listem již nelze provádět žádné další akce.

Více informací