Přehled
Uživatelé Business či Business Plus předplatného mají možnost nastavit integraci mezi svým Fieldwire účtem/projekty a účtem v různých dalších programech jako je Google Drive, SharePoint, Egnyte, Microsoft Teams, Hilti On!Track aj. Funkce integrace umožňuje přenášet obsah jedné aplikace do aplikace Fieldwire nebo exportovat obsah aplikace Fieldwire do jiné aplikace. U těchto integrací se jedná o vícenásobnou jednosměrnou synchronizaci (nikoliv obousměrnou synchronizaci), která udržuje vaše aplikace synchronizované. Je tedy důležité, abyste určili, zda bude hlavním zdrojem informací a aktuálního stavu služba Fieldwire, nebo jiná připojená aplikace SharePoint nebo Disk Google. Navíc integrace s každým programem slouží k jinému účelu, takže si můžete vybrat, které integrace vám a vaší firmě poskytnou největší přidanou hodnotu.
Poznámka: Tento článek se podrobně věnuje konkrétně službám SharePoint, Google Drive a Egnyte. Pokud nebudete používat žádnou z těchto aplikací, ale přesto se chcete dozvědět více o propojení aplikací a nastavení automatizace, přečtěte si tyto články:
Poznámka:
- Omezení: Workato nebude neomezené jako v případě naší obousměrné synchronizace. Omezení je zde poměrně značné a budeme vás kontaktovat, jakmile se přiblížíte k úrovní omezení.
- Integrace lze provést pomocí některého z následujících prohlížečů: Google Chrome, Microsoft Edge nebo Firefox. Pro připojení k SharePoint, Google Drive nebo Egnyte nelze vůbec použít prohlížeče Safari a Brave.
Obsah
SharePoint
Nastavení připojení SharePoint
Propojení Fieldwire s SharePoint je relativně jednoduché, ale předtím je třeba se ujistit, že máte v Fieldwire správný účet a oprávnění k projektu. (Více informací o oprávněních na úrovni účtu najdete v tomto článku: Jaký je rozdíl mezi Manažery účtu, Uživateli účtu a Uživateli projetků?). K vytvoření připojení k Sharepoint navíc potřebujete:
- Účet Business nebo Business Plus v Fieldwire
- Být manažerem účtu (nebo vlastníkem) v Fieldwire
- Přístup na úrovni správce v SharePoint
Možnosti nastavení
Připravili jsme video s postupem nastavení – můžete ho sledovat a podle potřeby pozastavit, nebo se podívat na podrobný návod níže!
Videonávod
Podrobné pokyny
Jakmile ověříte, že máte správná oprávnění, přejděte na kartu „Integrace“ na domovské stránce účtu, která by se měla nacházet vedle karty „Šablony“.
Poté postupujte takto:
1. Klikněte na kartu „Integrace“.
2. Klikněte na aplikaci SharePoint
- Zde se dostanete na další stránku, kde najdete stručný popis výhod propojení SharePointu s Fieldwire a automatizace, kterou propojení těchto aplikací přinese.
3. Klikněte na modré tlačítko „Propojit účet Microsoft Sharepoint“.
4. Pojmenujte toto propojení, aby ho vaši kolegové mohli snadno identifikovat.
- Připojení můžete pojmenovat libovolně; výchozí název bude vždy „[název aplikace] – [jméno a příjmení v nastavení profilu Fieldwire]“.
5. Klikněte na „Další“.
6. Vyplňte pole pro subdoménu.
- Nejjednodušší způsob, jak to provést, je otevřít SharePoint ve webovém prohlížeči a použít adresu URL vašeho SharePointu.
- Poznámka: Vaše subdoména nebude „fieldwire0“, jak je uvedeno v krátkém videu níže. Bude specifická pro váš SharePoint.
7. Zadejte „Název webu“, který najdete v adrese URL vašeho SharePointu.
- Poznámka: Stejně jako v případě subdomény nebude název webu „BESTFR-TEST“, jak je uvedeno v krátkém videu níže. Bude specifický pro vaši instanci SharePointu.
Po zadání subdomény a názvu webu je třeba vygenerovat a vyplnit pole ID klienta a Tajný klíč klienta. Pod oběma poli najdete odkaz, který vás přesměruje na externí dokumentaci s pokyny pro vygenerování ID klienta a tajného klíče.
Chcete-li vygenerovat hodnoty pro obě tato pole, postupujte přesně podle těchto kroků:
1. Přihlaste se na https://portal.azure.com/
- Kliknutím na odkaz se otevře nové okno.
2. Vyberte Microsoft Entra ID > Registrace aplikací > +Nová registrace (v části Služby Azure).
3. Zadejte jedinečný název aplikace a vyberte podporovaný typ účtu.
4. V rozevíracím seznamu „Vybrat platformu“ vyberte možnost Web.
5. Jako adresu přesměrování zadejte https://www.workato.com/oauth/callback a klikněte na tlačítko Registrovat.
- Poznámka: Tlačítko „Registrovat“ se nachází v levém dolním rohu obrazovky a není vidět v krátkém videu níže.
6. V levém menu vyberte možnost API oprávnění > „+ Přidat oprávnění“.
7. V části Často používané rozhraní API společnosti Microsoft vyberte možnost SharePoint.
8. Vyberte možnost Delegovaná oprávnění.
9. V části Vybrat oprávnění rozbalte položku AllSites a zaškrtněte políčko „AllSites.Write“.
10. Klikněte na modré tlačítko „Přidat oprávnění“ v pravém dolním rohu obrazovky.
- Poznámka: Toto tlačítko není zobrazeno v níže uvedeném videu.
11. V levém menu vyberte Certifikáty a tajné klíče > Nový tajný klíč klienta.
12. Zadejte popis tajného klíče klienta a v rozevíracím seznamu Vyprší nastavte datum vypršení platnosti tajného klíče.
13. V pravém dolním rohu obrazovky vyberte možnost „Přidat“ a vytvořte tajný klíč klienta.
- Poznámka: Toto tlačítko se v níže uvedeném videu nezobrazuje.
14. Po vytvoření tajného klíče vyberte ikonu Kopírovat do schránky vedle hodnoty tajného klíče. Toto je váš tajný klíč klienta.
15. Vložte hodnotu do pole „Client secrets“ (Tajné údaje klienta) v aplikaci Fieldwire.
16. V levém menu vyberte možnost „Overview“ (Přehled) a zkopírujte hodnotu „Application (client) ID“ (ID aplikace (klienta)).
17. Vložte hodnotu do pole „Client ID“ (ID klienta) v aplikaci Fieldwire.
18. V aplikaci Fieldwire klikněte na „Connect“ (Připojit) a přihlaste se k účtu Microsoft podle pokynů.
Pokud je připojení k SharePoint úspěšné, zobrazí se hlášení „Připojení úspěšné“ a můžete kliknout na tlačítko „Zavřít“.
Pokud je připojení úspěšné, v horní části stránky Fieldwire se navíc zobrazí zpráva, že nyní můžete nastavit automatizaci na kartě Nastavení libovolného projektu v účtu. Tím je proces připojení SharePointu k Fieldwire dokončen. Postup vytvoření automatizace najdete v další části.
Nastavení automatizace SharePoint
Po vytvoření připojení k SharePoint na úrovni účtu můžete ve svých projektech vytvořit „automatizaci“. Nejdříve se ale ujistěte, že máte ve Fieldwire správné oprávnění k projektu. (Více informací o oprávněních na úrovni účtu najdete v tomto článku: Jaký je v projektu rozdíl mezi administrátory, členy a sledujícími?)
Právě Automatizace synchronizují vaše aplikace. K vytvoření automatizace potřebujete následující:
- Být administrátorem projektu v Fieldwire, kde chcete automatizaci vytvořit
- Přístup k záložce Nastavení projektu v Fieldwire
Jakmile ověříte, že máte správná oprávnění, musíte přejít do konkrétního projektu, kde chcete automatizaci vytvořit.
V projektu přejděte na kartu Nastavení a na pravé straně přejděte dolů do sekce „Aplikace“ a klikněte na tlačítko „Spravovat automatizace“. Tím se dostanete na novou stránku, kde budou uvedeny všechny automatizace, které byly pro daný projekt vytvořeny.
Chcete-li vytvořit automatizaci pomocí SharePointu, klikněte na tlačítko „+ Nová automatizace“, čímž se zobrazí nové vyskakovací okno. V tomto okně vyberte SharePoint jako aplikaci, se kterou chcete propojit svůj projekt Fieldwire. Po výběru SharePointu budete muset vybrat jedinou dostupnou automatizaci. Nakonec klikněte na „Vytvořit automatizaci“.
Poznámka: Pokud SharePoint není v seznamu, klikněte na možnost „Spravovat integrace“, která vás přesměruje zpět na kartu „Integrace“ na domovské stránce vašeho účtu.
Po kliknutí na „Vytvořit automatizaci“ budete přesměrováni na novou stránku, kde budete moci vybrat, které informace ze SharePointu chcete automatizací načíst do Fieldwire. Toto je další oblast, kde je důležité zajistit, abyste měli v SharePointu přístup na úrovni správce. Při prvním přístupu na tuto stránku si všimněte, že automatizace je ve stavu „Návrh“. Pokud tuto stránku opustíte bez nastavení automatizace, budete muset vrátit se na kartu Nastavení projektu a začít znovu.
Klikněte na modré tlačítko „Vybrat složku“ a zobrazí se vyskakovací okno, ve kterém budete muset vybrat knihovnu. Knihovna odkazuje na určité karty ve vašem SharePointu, kde jsou uloženy soubory. Po výběru knihovny budete muset vybrat složku, která se nachází v dané knihovně. V krátkém videu výše vytváříme automatizaci mezi Fieldwire a SharePoint, aby se soubory ve složce „Project Files“ v SharePoint automaticky synchronizovaly se záložkou „Soubory“ v Fieldwire. Po výběru složky a souborů v této složce, které chcete synchronizovat s Fieldwire, klikněte na „Připojit“.
Po kliknutí na „Připojit“ si všimněte, že tlačítko „Vybrat složku“ již není k dispozici a stav se změnil na „Připojování“. Po dokončení synchronizace se stav změní na „Připojeno“. Jak je uvedeno v části „Složka Fieldwire“, vybraná složka se synchronizuje přímo do zobrazení „Všechny soubory“ vašich projektů. Nyní, když přejdete na kartu Soubory v aplikaci Fieldwire, uvidíte vybranou složku SharePointu i všechny soubory, které se v ní nacházejí. (Další informace o záložce Soubory najdete v tomto článku: Záložka soubory).
Google Drive
Nastavení připojení Google Drive
Integrace Google Drive je mnohem rychlejší, ale předtím je třeba se ujistit, že máte v Fieldwire správný účet a oprávnění k projektu. (Více informací o oprávněních na úrovni účtu najdete v tomto článku: Jaký je rozdíl mezi Manažery účtu, Uživateli účtu a Uživateli projektů?). K vytvoření připojení Google Drive navíc potřebujete:
- Účet Business nebo Business Plus
- Být Manažerem účtu (nebo vlastníkem) ve Fieldwire
- Přístup na úrovni správce v aplikaci, kterou chcete připojit k Fieldwire.
Jakmile ověříte, že máte správná oprávnění, přejděte na kartu „Integrace“ na domovské stránce účtu, která by měla být umístěna vedle karty „Šablony“.
Klikněte na kartu „Integrace“ a uvidíte několik různých aplikací, ke kterým můžete Fieldwire připojit, včetně Google Drive. Vyberte aplikaci Google Drive, kterou chcete připojit, a dostanete se na další stránku, kde najdete stručný popis výhod propojení této aplikace s Fieldwire a automatizace, kterou propojení mezi touto aplikací a Fieldwire přinese.
Poté klikněte na modré tlačítko „Připojit účet Google Drive“. Zobrazí se vyskakovací okno s popisem, jak je aplikace propojena s Fieldwire. Navíc můžete připojení pojmenovat podle libosti; výchozí název bude vždy „[název aplikace] – [jméno a příjmení v nastavení profilu Fieldwire]“.
Jakmile se rozhodnete pro název, klikněte na modré tlačítko „Další“. Odtud se vám v závislosti na aplikaci, kterou připojujete k Fieldwire, může zobrazit několik různých možností, kde se možná budete muset přihlásit k účtu, který se snažíte připojit k Fieldwire. V krátkém videu níže připojujeme Fieldwire k Google Drive.
Po navázání připojení by se měla zobrazit zelená informace „Připojení úspěšné“. Poté klikněte na „Zavřít“ a zavřete vyskakovací okno. Název připojeného účtu uvidíte v části „Připojené účty“ a v horní části by se měl zobrazit zelený pruh s informací, že nyní můžete nastavit automatizace na kartě Nastavení svých projektů.
Poznámka: Pro každou uvedenou aplikaci můžete mít pouze jeden připojený účet. Jinými slovy, ke svému účtu Fieldwire můžete propojit pouze jeden účet Google Drive, ale můžete připojit jak účet Google Drive, tak účet SharePoint (web SharePoint).
Nastavení automatizace Google Drive
Po vytvoření připojení k Google Drive na úrovni účtu můžete ve svých projektech vytvořit „automatizaci“. Než tak však učiníte, nezapomeňte se ujistit, že máte správná oprávnění k projektu. (Více informací o oprávněních na úrovni projektu najdete v tomto článku: Jaký je v projektu rozdíl mezi administrátory, členy a sledujícími?).
Automatizace usnadňují propojení Fieldwire s jednou z vašich aplikací pro správu dokumentů. K vytvoření automatizace potřebujete následující:
- Být administrátorem projektu v Fieldwire, kde chcete automatizaci vytvořit
- Přístup k záložce Nastavení projektu v Fieldwire
Nejprve přejděte do konkrétního projektu, ve kterém chcete automatizaci vytvořit. Přejděte na kartu Nastavení a na pravé straně přejděte dolů do části „Aplikace“ a klikněte na tlačítko „Spravovat automatizace“. Tím se dostanete na novou stránku, kde budou uvedeny všechny automatizace, které byly pro daný projekt vytvořeny.
Chcete-li vytvořit automatizaci pomocí Google Drive, klikněte na tlačítko „+ Nová automatizace“, čímž se zobrazí nové vyskakovací okno. V tomto okně vyberte Google Drive jako aplikaci, kterou chcete propojit s projektem Fieldwire. Po výběru Google Drive je třeba vybrat možnost „Vložit složku Google Drive do souborů Fieldwire“. Klikněte na „Vytvořit automatizaci“.
Poté klikněte na modré tlačítko „Vybrat složku“ a zobrazí se vyskakovací okno, ve kterém vyberete složku Google Drive, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire (můžete vybrat i podsložky). V GIFu výše vytváříme automatizaci mezi Fieldwire a Google Drive, aby se soubory ve složce „My Demo folder“ v Google Drive automaticky synchronizovaly se záložkou Soubory v Fieldwire. Po výběru složky, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire, klikněte na „Připojit“.
Po kliknutí na „Připojit“ tlačítko „Vybrat složku“ zmizí a stav se změní na „Připojování“. Po dokončení synchronizace se stav změní na „Připojeno“. Kromě toho se v části „Složka Google Drive“ zobrazí „My Drive / Fieldwire / My Demo folder“ (Můj disk / Fieldwire / Složka My Demo), což označuje cestu k souborům, ze kterých bude Fieldwire soubory načítat. Jak je uvedeno v části „Složka Fieldwire“, vybraná složka se synchronizuje přímo do zobrazení „Všechny soubory“ vašich projektů. V tomto případě se tedy soubory ze složky „My Demo folder“ (Složka My Demo) načtou do Fieldwire.
Nyní, když přejdete na kartu Plány nebo Soubory v aplikaci Fieldwire, uvidíte složku Google Drive, kterou jste vybrali, a všechny soubory, které se v této složce nacházely.
Automatizace pro Google Drive a plány Fieldwire
Jakmile navážete spojení mezi Google Drive a Fieldwire, můžete vytvořit automatizaci, která synchronizuje plány uložené v Google Drive přímo do Fieldwire. Postupujte takto:
- Přejděte do konkrétního projektu, ve kterém chcete automatizaci vytvořit.
- Přejděte na kartu Nastavení a na pravé straně přejděte dolů do sekce Aplikace.
- Klikněte na tlačítko Spravovat automatizace.
- Klikněte na tlačítko + Nová automatizace, čímž se zobrazí nové vyskakovací okno.
- Ve vyskakovacím okně vyberte Google Drive jako aplikaci, kterou chcete propojit s projektem Fieldwire.
- Vyberte Pull Google Drive plans into Fieldwire plans
- Klikněte na „Vytvořit koncept“.
Podívejte se na postup níže:
Po dokončení výše uvedených kroků postupujte takto:
- Klikněte na modré tlačítko Vybrat složku a zobrazí se vyskakovací okno.
- Vyberte složku Google Drive, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire.
- V níže uvedeném GIFu vytváříme automatizaci mezi Fieldwire a Google Drive, aby se plány ve složce „Project electrical“ v Google Drive automaticky synchronizovaly s kartou Plány v Fieldwire.
- Poznámka: Nejlepší je začít s prázdnou složkou v Google Drive, protože do Fieldwire se synchronizují pouze nové plány ve složce. Stávající plány ve složce se synchronizovat nebudou.
- Klikněte na Připojit
- Po vytvoření automatizace můžete přidat své plány do složky Google Drive, které se automaticky synchronizují se záložkou Plány v Fieldwire.
Jakmile se plány synchronizují z Google Drive do Fieldwire, na kartě Plány by se měly zobrazit přesně stejné plány, které jsou ve složce Google Drive.
Egnyte
Nastavení připojení k Egnyte
Propojení Fieldwire s Egnyte je relativně jednoduché a zjistíte, že je velmi podobné nastavení Sharepointu. Stejně jako u Sharepointu a Google Drive, před připojením Fieldwire k Egnyte se musíte ujistit, že máte v Fieldwire správný účet a oprávnění k projektu. (Více informací o oprávněních na úrovni účtu najdete v tomto článku: Jaký je rozdíl mezi Manažery účtu, Uživateli účtu a Uživateli projektů?). Kromě toho budete k vytvoření připojení k Egnyte potřebovat následující:
- Účet Business nebo Business Plus ve Fieldwire
- Být Manažerem účtu (nebo vlastníkem) ve Fieldwire
- Přístup na úrovni správce v Egnyte
Podrobné pokyny
Jakmile ověříte, že máte správná oprávnění, přejděte na kartu „Integrace“ na domovské stránce účtu, která by se měla nacházet vedle karty „Šablony“.
Odtud postupujte takto:
1. Klikněte na aplikaci Egnyte.
- Zde se dostanete na další stránku, kde najdete stručný popis výhod propojení Egnyte s Fieldwire a automatizace, kterou propojení těchto aplikací přinese.
2. Klikněte na modré tlačítko „Připojit účet Egnyte“.
3. Pojmenujte toto připojení, aby ho vaši kolegové mohli snadno identifikovat.
- Připojení můžete pojmenovat libovolně; výchozí název bude vždy „[název aplikace] – [jméno a příjmení v nastavení profilu Fieldwire]“.
4. Klikněte na „Další“.
5. Vyplňte pole pro subdoménu.
- Otevřete Egnyte ve svém webovém prohlížeči a použijte adresu URL svého SharePointu.
- Poznámka: Vaše subdoména nebude „jherbulotfieldwire3“, jak je uvedeno v krátkém videu níže. Bude specifická pro vaši instanci SharePointu.
6. Klikněte na tlačítko „Připojit“.
7. Po přesměrování klikněte na „Povolit přístup“.
- Pokud je připojení k Egnyte úspěšné, zobrazí se hlášení „Připojení úspěšné“ a můžete kliknout na tlačítko „Zavřít“.
Pokud je připojení úspěšné, v horní části stránky Fieldwire se navíc zobrazí informace, že nyní můžete nastavit automatizaci na kartě Nastavení libovolného projektu v účtu. Tím je proces připojení Egnyte k Fieldwire dokončen. Postup vytvoření automatizace najdete v další části.
Nastavení automatizace s Egnyte
Po vytvoření připojení k Egnyte na úrovni účtu můžete ve svých projektech vytvořit „automatizaci“. Než tak učiníte, nezapomeňte se ujistit, že máte správná oprávnění pro projekt. (Více informací o oprávněních na úrovni projektu najdete v tomto článku: Jaký je v projektu rozdíl mezi administrátory, členy a sledujícími?)
Jak již bylo zmíněno v tomto článku, automatizace jsou místem, kde se děje kouzlo – usnadňují propojení Fieldwire s jednou z vašich aplikací pro správu dokumentů. K vytvoření automatizace potřebujete následující:
- Být aministrátorem projektu v Fieldwire, kde chcete automatizaci vytvořit
- Přístup k záložce Nastavení projektu v Fieldwire
Chcete-li vytvořit automatizaci, postupujte takto:
1. Klikněte na konkrétní projekt, ve kterém chcete automatizaci vytvořit.
2. Přejděte na kartu Nastavení.
3. Na pravé straně přejděte dolů do sekce „Aplikace“.
4. Klikněte na tlačítko „Spravovat automatizace“.
- Tím se dostanete na novou stránku, kde budou uvedeny všechny automatizace, které byly vytvořeny pro daný projekt.
5. Klikněte na tlačítko „+ Nová automatizace“, čímž se zobrazí nové vyskakovací okno.
6. Vyberte „Egnyte“.
7. Vyberte jedinou dostupnou automatizaci. Klikněte na „Vytvořit návrh“.
8. Klikněte na modré tlačítko „Vybrat složku“.
9. Vyberte složku Egnyte, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire (můžete vybrat i podsložky).
- V níže uvedeném GIFu vytváříme automatizaci mezi Fieldwire a Egnyte, aby se soubory ve složce „Project Cold Storage“ v Egnyte automaticky synchronizovaly se záložkou Soubory v Fieldwire.
10. Po výběru složky, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire, klikněte na „Připojit“.
- Po kliknutí na „Připojit“ tlačítko „Vybrat složku“ zmizí a stav se změní na „Připojování“. Po dokončení synchronizace se stav změní na „Připojeno“.
- Poznámka: Níže uvedené video bylo mírně zrychleno, protože může trvat asi 30 sekund, než se stav změní z „Připojování“ na „Připojeno“. Pokud se stav stále neaktualizuje, obnovte stránku.
V části „Složka Egnyte“ je uvedeno „Sdílené / Dokumenty / Projekt Cold Storage“, což označuje cestu k souboru, ze kterého bude Fieldwire stahovat. Jak je uvedeno v části „Složka Fieldwire“, vybraná složka se synchronizuje přímo do zobrazení „Všechny soubory“ vašich projektů. V tomto případě se tedy soubory ze složky „Projekt Cold Storage“ stáhnou do Fieldwire.
Nyní, když přejdete na kartu Plány nebo Soubory v aplikaci Fieldwire, uvidíte složku Egnyte, kterou jste vybrali, a všechny soubory, které se v této složce nacházely.
Otázky a odpovědi
Jak dlouho trvá, než se změny provedené v Google Drive zobrazí v Fieldwire po nastavení automatizace?
Pokud změníte velký počet plánů (100 a více), můžete očekávat, že se změny v Fieldwire projeví až za několik hodin.
Jaká jsou omezení?
- Automatizace sledují pouze změny, ke kterým dojde v synchronizované složce. To znamená, že nejprve musíte vytvořit automatizaci a poté do ní přidat soubory nebo plány.
- Jedná se o jednosměrnou synchronizaci; změny provedené v Fieldwire se neprojeví v Google Drive ani Sharepoint.
- Pro každý projekt může existovat pouze jedna automatizace pro plány.
- Počet plánů, které lze aktuálně synchronizovat, je omezen na 1 000.
- Na rozdíl od synchronizace s Box/Dropbox/OneDrive nebude smazání plánu nebo souboru v Google Drive/Sharepoint znamenat smazání daných dat v Fieldwire.
- Maximální velikost PDF souboru je 200 MB.
Jak doporučujeme tuto automatizaci používat?
- Vyberte prázdnou složku v Sharepointu nebo Google Drive.
- Vytvořte v Fieldwire automatizaci, která se k této složce připojí.
- Přetáhněte soubory (nebo plány, pokud používáte Google Drive) do složky Google Drive/Sharepoint.
Řešení problémů
V případě jakýchkoli problémů s nastavením nebo integrací si prosím přečtěte tento článek: Integrace: Řešení problémů.
More Information
- Integrace: Nastavení propojení
- Integrace: Nastavení automatizace
- Jak funguje dvousměrná synchronizace se službami Dropbox / Box / OneDrive?