Přehled
Tento článek popisuje používání souborů ve Fieldwire, a to na webu i aplikacích Apple a Android. Efektivní používání souborů ve Fieldwire vám umožňuje snadno spravovat soubory, jako jsou žádosti o informace, požadavky kontroly, specifikace atd. také umožňuje integraci napříč vašimi projekty.
Obsah
Záložka Soubory na webu
Záložka „Soubory“ ve webové verzi Fieldwire uchovává soubory, které jste přiložili k plánům, i jakékoli soubory, které jste nahráli přímo do záložky Soubory.
Fieldwire podporuje celou řadu typů souborů, včetně PDF, JPEG, PNG, CSV, TXT a KML. Soubory vytvořené v aplikacích Microsoft OfficeWord a Excel mohou být ve Fieldwire uloženy, ale ve webové verzi je nelze prohlížet (můžete je exportovat a následně otevřít v příslušných aplikacích ve vašem počítači). Soubory Excel ovšem lze zobrazit v mobilní aplikaci Fieldwire.
PDF soubory, které jsou nahrány do záložky Soubory a jsou chráněny heslem, lze otevřít pouze po zadání hesla.
PDF soubory, které jsou vytvořené v iScanner je možné zobrazit v mobilní aplikaci; Adobe je výchozím prohlížečem pro tyto soubory poukud jsou zobrazovány z webové verze Fieldwire. (PDF soubory nezobrazí příponu souboru ve Fieldwire).
Obdobně soubory DWG a CAD lze do Fieldwire nahrát pro účely uložení / distribuce. Soubory DWG a CAD nelze ve Fieldwire otevřít, ale můžete je z Fieldwire exportovat.
Jakékoli soubory .MP4 a .MOV menší než 200mb, mohou být nahrány do záložky „Soubory“. Ty lze přehrát v prohlížeči médií Fieldwire a budou zahrnuty ve formě odkazů ke stažení do exportu výkazů a úkolů. Další formáty video souborů (např. .WMV, .AVI, a FLV) nejsou v současné době podporovány.
Poznámka: Maximální velikost obsahu nahrávaného do záložky Soubory přes Fieldwire je 200mb. Pokud je obsah nahráván do složky „Soubory“ pomocí dvousměrné synchronizace, maximální velikost je 200mb.
Vyberte „+Nový soubor“ a nahrajte do záložky Soubory nové soubory:
Poznámka: Soubory nahrané pomocí možnosti „+Nový soubor“ budou uloženy ve „Všech složkách“.
Až budete mít soubory, které chcete do Fieldwire importovat, vybrané, zvolte „Nahrát“:
Pokud chcete soubor nahrát přímo do konkrétní složky, budete muset kliknout na požadovanou složku a postupovat podle výše uvedených kroků.
Vyberte „+Nová složka“ a vytvořte novou složku, ve které budete třídit své soubory. Také můžete pro lepší roztřídění a podrobnější organizaci vytvořit podložky:
Když po vybrání souboru kliknete na „Akce“, máte možnost ho přesouvat mezi jednotlivými složkami nebo ho odstranit. Také můžete exportovat několik souborů najednou. Když exportujete soubor, obdržíte e-mailem odkaz na jeho stažení.
Jak řadit/filtrovat soubory
K řazení souborů můžete použít možnosti na levém postranním panelu – „Moje soubory“ nebo „Všechny soubory“, záhlaví sloupců a „Filtrovat soubory“.
Když vyberete „Moje soubory“ zobrazí se vám pouze soubory, které jste nahráli vy. Pokud zvolíte možnost „Všechny soubory“, uvidíte všechny soubory v projektu bez ohledu na to, kdo je nahrál.
U záhlaví sloupců vám Fieldwire ukáže sloupce, které můžete využít pro řazení svých složek a souborů: typ, název, aktualizoval(a), naposledy aktualizováno a odkazy. Pro řazení dle konkrétního sloupce na něj stačí kliknout.
„Typ“ odkazuje na typ souboru: dokument Word, tabulka Excel, soubor PDF atd. „Název“ odkazuje na samotný název souboru. „Aktualizoval(a)“ odkazuje na osobu, která dokument nahrála nebo ho nedávno upravila / změnila / anotovala ve Fieldwire. „Naposledy aktualizováno“ odkazuje na konkrétní datum a čas, kdy byl soubor upraven, odkázán ve Fieldwire, aktualizován atd. „Odkazy“ odkazují na počet stránek plánu, na kterých je na soubor odkazováno.
Kliknutím na číslo pod „Odkazy“ uvidíte, na jakých konkrétních stránkách plánu je na soubor odkazováno.
Vybráním možnosti „Filtrovat soubory“ můžete filtrovat podle toho, kdo soubor nahrál, štítků spojených se souborem, názvu souboru a časových filtrů.
Jakmile jsou soubory PDF nahrány a zorganizovány na webu, můžete si je zobrazovat a vytvářet na nich označení.
Zobrazení a úpravy souborů PDF
Když otevřete soubor PDF, máte několik možností, jak s ním pracovat.
Vyberte možnost „Zobrazení“ a skryjte nástroje označení. V tomto zobrazení nebo v jakémkoli jiném můžete vybrat možnost nalevo a stránky nebo záložky zvětšit či v souboru s více stránkami přejít na konkrétní stránku. Pokud vyberete tuto možnost nalevo, zobrazí se vám komentáře i označení spojená se souborem:
Administrátoři projektu a jeho členové mohou také zvolit možnost „Anotace“ a ručně přidávat anotace, textová pole nebo zvýraznit a podtrhnout jakýkoli čitelný text v souboru PDF:
Administrátoři projektu a jeho členové mohou vybrat možnost „Obrazce“ a ručně do dokumentu PDF přidávat anotace, čtverce, bubliny nebo šipky:
Možnost „Vyplnit a podepsat“ administrátorům a členům projektu umožňuje se na formulář podepsat:
Další možnosti napravo vám umožní zobrazit si dokument na celé obrazovce, vytisknout si ho a/nebo ho stáhnout:
Poznámka: Jakékoli soubory připojené ke konkrétním úkolům se na stránce Soubory nezobrazí. A to kvůli různým úrovním oprávnění jednotlivých uživatelů – administrátoři, členové a sledující mají různý přístup k projektovým informacím.
Poznámka: Můžete přidat .pdf s vyplnitelným textem a text zadat ve Fieldwire. Tato možnost je obzvláště užitečná pro soubory, které v týmu nebo firmě běžně používáte.
Podsložky
V záložce Soubory ve Fieldwire nyní uživatelé mohou vytvářet několik vrstev složek v projektech. Tyto nové podsložky a stromová struktura usnadňují organizaci souborů i hledání souborů.
Poznámka: Pokud máte předplatné Business a omezíte přístup do hlavní složky pomocí Kontroly přístupu k souborům, omezení se dotkne i všech podsložek v dané hlavní složce.
Vytvoření podsložky
Pro vytvoření podsložky budete nejdříve muset určit, kam chcete tuto podsložku umístit. K tomu je třeba nejprve kliknout na příslušnou nadřazenou složku.
Jak je ukázáno v GIFu výše, podsložka „04. Příjemci 2022 – duben“ je umístěna v nadřazených složkách „01. Finance 2021 a 2022“ a „02. Příjemci 2022“. Jinými slovy struktura složky ve videu výše je následující: 01. Finance 2021 a 2022 – 02. Příjemci 2022 – 04. Příjemci 2022 – duben.
Poznámka: Složky jsou automaticky řazeny alfanumericky.
Přesouvání souborů
S novou funkcí podsložek budete moci při přesouvání souborů mezi složkami také přesouvat soubory mezi úrovněmi podsložek.
K tomu budete nejprve muset vybrat zaškrtávací políčko vedle „Typu“ souboru. Následně klikněte na rozbalovací nabídku Akce a vyberte „Přesunout“. Zde se vám zobrazí vyskakovací panel, kde budete moci přesouvat soubory, a to včetně podsložek, jak znázorňuje GIF níže.
Přesouvání složek
Kromě přesouvání souborů mohou uživatelé přesouvat i celé složky (a jejich příslušné podsložky a soubory v nich) a umisťovat je do jiných složek.
K tomu klikněte na tři tečky vpravo vedle složky, kterou chcete přesunout. Po kliknutí na ikonu tří teček se vám zobrazí několik možností, mezi nimi i „Přesunout“. Když kliknete na „Přesunout“, uvidíte vyskakovací panel, který vám umožní vybrat, kam složku chcete přesunout.
Export souborů ze složek
Kromě exportu jednotlivých souborů i několika souborů najednou mohou uživatelé exportovat soubory z celých složek a jejich podsložek.
K tomu klikněte na tři tečky vpravo vedle složky (a podsložek), kterou chcete exportovat. Po kliknutí na ikonu tří teček, klikněte na „Exportovat soubory“. Tím se automaticky zahájí export a vy obdržíte do e-mailu oznámení.
V e-mailu uvidíte odkaz na soubor .zip, který musíte rozzipovat. Jakmile ho máte rozzipovaný, v závislosti na tom, kolik máte podsložek, uvidíte něco podobného snímku obrazovky níže.
Soubory na iOS
Jakékoli soubory a složky (a podsložky), které byly nahrány do webové verze, se zobrazí i v mobilní verzi Fieldwire. Tyto soubory a složky budou umístěny přesně jako na webu. Pokud jsou mezi tím, co vidíte na webu a v zařízení iOS, nějaké nesrovnalosti, postupujte prosím podle kroků uvedených v našem článku v angličtině o problémech se synchronizací s iOS.
Podobně jako na webu můžete také filtrovat podle „Mých souborů“ nebo souborů, které jste nahráli. Případně i podle „Všech souborů“ nebo souborů, které do projektu nahráli jednotlivci. Navíc můžete také použít vyhledávací lištu a hledat konkrétní soubory podle jejich názvu:
Vyberte modrou ikonu „+“ v pravém horním rohu a vyberte, jaké soubory chcete nahrát. Jakmile připojíte své zařízení k WiFi síti a provedete synchronizaci, soubory budou dostupné na webu:
Podobně jako ve webové verzi Fieldwire můžete nahrát soubory ze souborů uložených na iPadu nebo z Boxu, Dropboxu a Disku Google.
Poznámka: Maximální velikost souboru je 50MB.
Nástroje souborů
Jakmile otevřete soubor PDF, vyberte „Anotace“ a zobrazte si možnosti přidání anotací, označení nebo podpisů přímo do dokumentů ve Fieldwire:
Anotace:
Jakmile vyberete „anotace“, můžete použít celou řadu nástrojů označení. Nástroje označení zahrnují:
- Několik způsobů zvýraznění.
- Různé druhy per.
- Nástroj pro lístečky s komentáři.
- Různé druhy podtržení.
Android
Jakékoli soubory a složky (a podsložky), které byly nahrány do webové verze, se zobrazí i v mobilní verzi Fieldwire. Tyto soubory a složky budou umístěny přesně jako na webu. Pokud jsou mezi tím, co vidíte na webu a v zařízení Android, nějaké nesrovnalosti, postupujte prosím podle kroků uvedených v našem článku o problémech se synchronizací Android v angličtině.
Podobně jako na webu můžete také filtrovat podle „Mých souborů“ nebo souborů, které jste nahráli. Případně i podle „Všech souborů“ nebo souborů, které do projektu nahráli jednotlivci. Navíc můžete také použít lupu a hledat konkrétní soubory podle názvu:
Vyberte modrou ikonu „+“ v pravém dolním rohu a vyberte, jaké soubory chcete nahrát. Jakmile připojíte své zařízení k WiFi síti a provedete synchronizaci, soubory budou dostupné na webu.
Poznámka: Pokud k úkolu přiložíte soubor a necháte si vytvořit výkaz úkolů, soubor bude do výkazu zahrnut, pouze pokud jeho velikost není větší než 2,5 Mb. Pokud je větší než 2,5 Mb, bude přístupný přes hypertextový odkaz uvedený ve výkazu.
Nástroje souborů
Jakmile soubor PDF otevřete, máte přístup k některým dalším nástrojům, které můžete v souboru PDF použít:
- Lupa vám v souboru PDF umožňuje vyhledávat vektorový text a fráze.
- Funkce sdílení umožňují sdílet soubory přes e-mail, Bluetooth i v jakýchkoli příslušných aplikacích na vašem zařízení.
- Nástroje pro označení nabízejí sadu nástrojů pro označení.
Nástroje pro označení:
Nástroje pro označení obsahují následující:
- Textové pole
- Pera
- Obrazce a linie
- Podpisové funkce
- Zvýrazňovač
- Přeškrtnutí
Video návody v angličtině
Soubory a hypertextové odkazy ve Fieldwire
Zveřejňování žádostí o informace ve Fieldwire