Přehled
Rozpočet je nejnovějším modulem sady nástrojů pro řízení projektů Fieldwire. Je navržen tak, aby poskytoval jasný a strukturovaný způsob řízení finančních aspektů stavebních projektů. Nastavením očekávaných nákladů a podrobným rozepsáním všech nezbytných výdajů pomáhá modul Rozpočet zajistit, že projekty rozpočet projektů zůstane po celou dobu od začátku do konce pod kontrolou.
Rozpočet umožňuje důkladné plánování přímých nákladů, jako jsou materiály, práce, vybavení a subdodavatelé, stejně jako nepřímých nákladů (režijní náklady, pojištění a povolení) a zároveň nabízí způsob, jak sledovat výdaje a sladit je s finančními cíli projektu. To pomáhá předcházet neočekávaným nákladům a zajišťuje transparentnost pro všechny zúčastněné strany v průběhu celého procesu.
Chcete-li tuto funkci získat, domluvte si ukázku s naším prodejním týmem. Rozpočet je možné zakoupit jako součást předplatného Business Plus. Pokud již službu Business Plus využíváte, modul Rozpočet bude do vašeho účtu automaticky přidán.
Obsah
- Jak v projektu aktivovat projektové řízení
- Uživatelská oprávnění pro Rozpočet
- Nastavení kódů nákladů
- Vytvoření (nebo import) položek rozpočtu
- Sloupce tabulky rozpočtu
- Uzamknutí/odemknutí rozpočtu
- Nastavení subdodavatelů
- Změnové listy a rozpočet
- Skutečné náklady
Jak v projektu aktivovat projektové řízení
Pro více informací o společnostech a postupu, jak v projektu aktivovat projektové řízení, najdete v tomto článku.
Uživatelská oprávnění pro Rozpočet
Chcete-li získat přístup k modulu Rozpočet, musíte v záložce Projektu Lidé nastavit společnost a určit ji jako vedoucí společnost. Přístup k modulu Rozpočet budou mít pouze správci ve vedoucí společnosti.
Jak nastavit vedoucí společnost
Abyste měli jistotu, že všechny Žádosti o informace, Technická schválení a Změnové listy půjdou přes vaši "firmu" ve Fieldwire, můžete nyní nastavit vedoucí společnost. Chcete-li začít, musíte nejprve přejít na kartu Lidé projektu a poté kliknout na "Nastavit vedoucí společnost" pro společnost, kterou chcete považovat za "vedoucí".
Po kliknutí na možnost "Nastavit vedoucí společnost" se zobrazí vyskakovací okno, ve kterém je uvedeno, co mohou uživatelé ve vedoucí společnosti dělat oproti uživatelům v "Ostatních společnostech". Například uživatelé ve vedoucí společnosti mohou zasílat technická schválení jakékoli společnosti nebo si od ní technická schválení vyžádat, zatímco uživatelé v "Ostatních společnostech" mohou odesílat technická schválení pouze vedoucí společnosti.
Po kliknutí na modré tlačítko "nastavit vedoucí společnost" se zobrazí vedoucí společnost označená ikonou korunky a vedle ní nápis "Vedoucí společnost".
Nastavení kódů nákladů
Kódy nákladů jsou nutné pro nastavení rozpočtu a lze je použít k propojení položek ze změnových listů. Při počátečním nastavení modulu Rozpočet pro váš projekt budete vyzváni ke „Správě kódů nákladů“:
Po počátečním nastavení můžete stále spravovat kódy nákladů v rozpočtu:
Kódy můžete přidat ručně a vytvořit tak položky rozpočtu a změnových listů. Nejprve přidejte novou skupinu nákladů:
Poté přidejte náklad pod skupin nákladů
Poznámka: Kódy nákladů nelze smazat, pokud jsou použity v položce rozpočtu nebo v JAKÉMKOLIV změnovém listu.
Import kódů nákladů
Kódy nákladů lze importovat nahráním souboru Excel. Fieldwire poskytuje šablonu pro začátek, kterou lze stáhnout z okna importu zobrazeného níže.
Při importu kódů nákladů z existujícího souboru .xls nebo .xlsx se ujistěte, že buňky kódů úrovně 1 a 2 jsou uloženy jako „text“. Pokud je buňka formátována jako „číslo“ namísto „text“, při nahrání se zobrazí chybový kód. Toto formátování buněk se používá v šabloně, aby se zajistilo, že pokud váš kód začíná číslicí „0“, například „01“, Excel neodstraní „0“ a nezobrazí jej jako „1“.
Vytvoření (nebo import) položek rozpočtu
Jakmile jsou nastaveny kódy společnosti a nákladů, je čas začít vytvářet položky rozpočtu. Při prvotním nastavení bude toto třetí krok a budete mít možnost ručně přidat nové položky rozpočtu nebo importovat položky z souboru Excel.
Položky rozpočtu se skládají z následujících údajů:
- Kód nákladů
- Typ nákladů
- Původní hodnota smlouvy
Poznámka: Kódy nákladů mohou mít více typů nákladů.
Import položek rozpočtu
Pokud se rozhodnete importovat položky rozpočtu, můžete si také stáhnout šablonu, abyste zajistili správné formátování souboru Excel, a to v okně „Importovat rozpočet“:
Jakmile dokončíte tři úvodní kroky nastavení rozpočtu projektu, zobrazí se nový rozpočet. Stále můžete přidávat nové položky a importovat rozpočet:
Poznámka: Položky rozpočtové položky nelze smazat, pokud jsou přiřazeny subdodavateli, jsou použity v změnovém listu nebo jsou použity ve skutečných nákladech.
Sloupce tabulky rozpočtu
Každý ze sloupců má následující význam:
- Rozpočtové položky
- Rozpočet: Původní smlouva = Původní hodnota rozsahu prací vedoucí společnosti
- Rozpočet: Aktuální = Rozpočet: Původní smlouva + schválené změny vedoucí společnosti
- Rozpočet: Čekající = Čekající změny vedoucí společnosti
- Náklady: Původní smlouva = Původní hodnota rozsahu prací subdodavatelské společnosti
- Náklady: Aktuální = Náklady: Původní smlouva + schválené změny subdodavatele
- Náklady: Čekající = Čekající změny objednávek subdodavatele
- Náklady: Skutečné
- Prognóza: Aktuální nad/pod = Rozpočet: Aktuální - Náklady: Aktuální
Uzamknutí/odemknutí rozpočtu
Chcete-li zamknout původní rozpočet a začít přiřazovat položky subdodavatelům:
- Klikněte na modré tlačítko Zamknout rozpočet na pravé straně obrazovky.
- V novém vyskakovacím okně zkontrolujte, zda je číslo rozpočtu správné.
- Klikněte na Zamknout rozpočet v novém vyskakovacím okně.
Pokud potřebujete upravit hodnoty původního rozpočtu a/nebo původních nákladů, můžete tak i nadále učinit:
- Klikněte na Odemknout rozpočet
- Přečtěte si vyskakovací zprávu, abyste se ujistili, že to opravdu chcete udělat
- Klikněte na červené tlačítko Odemknout rozpočet ve vyskakovacím okně
- Klikněte na ikonu tužky vedle všech původních rozpočtů a nákladů, které potřebujete změnit
- Klikněte na modré zaškrtávací políčko vedle nové částky
- Znovu klikněte na modré tlačítko Zamknout rozpočet na pravé straně obrazovky
- Potvrďte tento výběr kliknutím na tlačítko Zamknout rozpočet v novém vyskakovacím okně
Nastavení subdodavatelů
Pokud se na projektu podílejí subdodavatelé, vyberte při vytváření položky rozpočtu typ nákladů „Subdodavatel“. Po uzamčení rozpočtu se vedle položek subdodavatele zobrazí tlačítko „Přiřadit“. Kliknutím na toto tlačítko se zobrazí další okno, ve kterém můžete přiřadit položku subdodavateli ve vašem projektu a nastavit původní náklady. Po dokončení klikněte na „Přiřadit“.
Změnové listy a rozpočet
Moduly Změnové listy a Rozpočet jsou neodmyslitelně spojeny s vytvářením a výběrem nákladových kódů.
Po vytvoření změnového listu vyberte nákladový kód, aby se náklady zaúčtovaly do rozpočtu.
Po vyplnění změnového listu klikněte na tlačítko „Odeslat“, vyberte možnost „Odeslat ke schválení“ a odešlete ji klientovi.
Změnový list se aktualizuje na "Čeká na schválení"
The value that you input on the change order will appear in the Budget module, specifically in the "Budget" section in the 'Pending' column, and the corresponding cost code that was linked to it, as shown in the screenshot below.
Hodnota, kterou zadáte do změnového listu, se zobrazí v Rozpočetu, konkrétně v části „Rozpočet“ ve sloupci „Čekající“, i s odpovídajícím kódem nákladů.
Jakmile bude změnový list schválen, náklad se přesune do sloupce "aktuálně".
Změnové listy subdodavatele
Po vytvoření změnového listu požádejte subdodavatele o výši nákladů kliknutím na rozevírací tlačítko „Odeslat“ a poté na „Vyžádat výši nákladů“.
Poznámka: Subdodavatelé musí být uživateli projektu, aby jim mohly být přiřazeny změnové listy.
Stav změnových listů se aktualizuje na „Vyžádáno“ a subdodavatel obdrží e-mailové oznámení.
Pokud subdodavatel nevyplní změnový list v Fieldwire a místo toho vám jej zašle zpět, můžete jej odeslat jeho jménem kliknutím na „Akce“ a „Odeslat jménem“.
Poté můžete vyplnit změnový list jménem subdodavatele a vybrat odpovídající kód nákladů. Po vyplnění klikněte na modré tlačítko „Odeslat jménem“.
Náklady změnového listu subdodavatele se zobrazí v části „Náklady“ rozpočtu ve sloupci „Čekající“ spolu s odpovídajícím kódem nákladů, který byl k této změně přiřazen.
Jakmile bude změnový list schválen, aktualizuje se sloupec „Aktuální“ v modulu Rozpočet.
Skutečné náklady
Chcete-li k libovolné položce přidat skutečné náklady, klikněte na ni a zobrazí se boční panel:
Vybere "náklady"
Klikněte na "+ Nový náklad"
V okně přidejte název nové položky nákladů, hodnotu nákladů a případné přílohy a klikněte na tlačítko Vytvořit:
Jakmile jsou skutečné náklady vytvořeny, zobrazí se v bočním listu pro položku rozpočtu a ve sloupci Skutečné v tabulce rozpočtu.
Poznámka: K libovolné položce lze přidat více skutečných nákladů.
Jak upravit a odstranit skutečné náklady
Týmy nyní mohou upravovat nebo mazat skutečné náklady položek rozpočtu. Tyto změny může provádět kdokoli, kdo má přístup k oknu. „Rozpočet“ a celková hodnota „Skutečné náklady“ se automaticky aktualizuje.
Chcete-li upravit nebo odstranit skutečné náklady, postupujte takto:
1. Přejděte do Rozpočet.
2. Klikněte na položku s aktuálními náklady, kterou chcete upravit nebo odstranit.
3. Vyberte kartu Náklady.
4. Klikněte na menu (⋮) vedle aktuálních nákladů, které chcete upravit nebo odstranit.
5. Vyberte Upravit nebo Odstranit.
6. Potvrďte výběr (Uložit nebo Odstranit).
Podívejte se na proces níže: