Přehled
Řízení více stavebních projektů na různých místech může být náročné a často vyžaduje práci s vícero aplikacemi, aby měli projektoví manažeři přehled o postupu prací. Tento roztříštěný přístup ztěžuje udržování přehledu o úkolech a termínech v reálném čase.
Díky integraci Fieldwire s Google Sheets nebo Microsoft Excel můžete automaticky importovat a sledovat úkoly v centralizovaném přehledu pro více projektů. Tím se snižuje nutnost přepínání mezi dokumenty, e-maily a nástroji pro správu projektů a zároveň můžete sledovat termíny, závislosti a odpovědnosti na jednom místě.
Tento článek vás provede připojením Fieldwire k MS Excel a Google Sheets a zajistí, že budete moci efektivně spravovat úkoly napříč projekty z jediného přehledného zobrazení.
Poznámka: Obecné dotazy a řešení problémů souvisejících s Google Sheets nebo MS Excel směřujte na podporu Google nebo Microsoft. Tým podpory Fieldwire vám může pomoci s problémy souvisejícími s počátečním vytvořením přehledu, ale tato funkce je primárně samoobslužná.
Obsah
- Požadavky
- Ukázkové video: Propojení MS Excel a Google Sheets
- Fieldwire a Microsoft Excel
- Fieldwire a Google Sheets
- Optimalizace Dashboardu Google Sheets
- Časté dotazy
- Osvědčené postupy
Požadavky:
Abyste mohli používat integraci Fieldwire s Google Sheets a MS Excel, budete potřebovat:
- Oprávnění Manažera Účtu v rámci Fieldwire. (Jaký je rozdíl mezi Manažery účtu, Uživateli účtu a Uživateli projektu? for more information)
- Předplatné Business nebo Business Plus (Jak přejít na Pro / Business / Business Plus? )
Ukázkové video: Propojení MS Excel a Google Sheets
Podívejte se na toto video, kde najdete podrobný návod, jak propojit Fieldwire s Google Sheets a MS Excel:
Fieldwire a Microsoft Excel:
Pro integraci Fieldwire s MS Excel postupujte takto:
1. V Fieldwire přejděte na kartu Integrace a vyberte Microsoft Excel.
2. Klikněte na + Nový dashboard a zadejte název.
3. Vyberte projekty z rozevíracího seznamu Projekty účtu a klikněte na Vytvořit dashboard. Úkoly z těchto projektů budou zahrnuty do vašeho řídicího panelu.
4. Klikněte na menu (⋮) a vyberte Stáhnout dashboard.
- Dashboard se stáhne jako soubor Excel.
Pro MacOS:
- Otevřete soubor Excel a klikněte na Povolit obsah.
- V okně „Připojit k datovému zdroji“ klikněte na Připojit.
- Pokud se zobrazí Upozornění, klikněte na OK.
- Přejděte na kartu Data.
- Klikněte na rozevírací nabídku Získat data a vyberte Spustit editor Power Query.
- Klikněte na Možnosti > Soukromí.
- Povolit Povolit kombinování dat z více zdrojů a klikněte na OK.
- Zavřete editor Power Query a v zobrazeném okně vyberte možnost Ponechat.
Sledujte postup níže:
Pokud se po provedení výše uvedených kroků data nezobrazí:
- Přejděte na kartu Data a klikněte na Obnovit vše.
- V zobrazeném okně klikněte na Připojit.
- Znovu klikněte na Obnovit vše.
- Kliknutím na Ano potvrďte přepsání kontingenční tabulky.
- Vaše úkoly Fieldwire by nyní měly být viditelné!
Tip: Karty Můj dashboard a Ganttův diagram můžete upravovat, ale neupravujte karty Úkoly z Fieldwire ani Zdroje, protože tyto karty jsou základem dashboardu.
Příklad dashboardu:
Pro počítače se systémem Windows:
- Otevřete soubor Excel.
- Pokud se zobrazí zpráva Chráněné zobrazení, zavřete Excel.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, vyberte Vlastnosti, zaškrtněte Oblíbené a klikněte na OK.
- Znovu otevřete soubor Excel a klikněte na Povolit obsah.
- Po zobrazení výzvy zaškrtněte Ignorovat úrovně ochrany osobních údajů a klikněte na Uložit.
- Přejděte na kartu Data a klikněte na Obnovit vše.
- Pokud se zobrazí výzva k přepsání kontingenční tabulky, vyberte Ano.
Kroky 1-3
Kroky 4-7
Tip: Upravujte dashboardy, ale neupravujte úkoly z Fieldwire ani zdroje, protože ty jsou základem dashboardu.
Používání dat v MS Excel
Zobrazení dashboardu
Co je třeba vzít v úvahu:
- Řádek 1 zobrazuje stav synchronizace.
- Vedle stavu synchronizace se zobrazuje datum a čas poslední aktualizace.
- Sloupce Příjemce, Stav, Kategorie a Název projektu (řádky 2–17) slouží jako filtry úkolů.
- Údaje o úkolech začínají od řádku 20.
Zobrazení Ganttova přehledu
Na kartě Ganttův diagram můžete zobrazit stav úkolů v Fieldwire podle:
- Vyberte čtvrtletí (Q1, Q2 atd.) v levém horním rohu a zobrazí se úkoly pro dané období (zobrazí se v pravé části tabulky).
- Modré úkoly = Nedokončené úkoly.
- Zelené úkoly = Ověřené úkoly.
Fieldwire a Google Sheets:
Nastavení integrace
- V aplikaci Fieldwire přejděte na kartu Integrace a vyberte možnost Google Sheets.
- Klikněte na + Nový dashboard a zadejte výstižný název.
- Z rozevíracího seznamu Projekty účtu vyberte projekty a klikněte na Vytvořit dashboard.
- Klikněte na kebab menu (⋮) a vyberte možnost Stáhnout dashboard (tím se dashboard stáhne do souborů počítače).
Propojení Google Sheets s Fieldwire
- Nahrajte soubor .xlsx do Google Drive. Otevřete soubor.
- Klikněte na Povolit přístup pro propojení s Fieldwire.
- Informace o úkolech se importují do záložky „Úkoly z Fieldwire“.
Důležité: Neupravujte záložku Úkoly z Fieldwire, protože slouží k ovládání dashboardu.
Co je třeba vzít v úvahu:
- Stav synchronizace mezi Fieldwire a Excelem se nachází v horní části tabulky v řádku 1. Pokud bylo připojení neúspěšné, zobrazí se na stejném místě.
- Datum poslední aktualizace dat se nachází vedle stavu synchronizace.
- Sloupce „Příjemce“, „Stav“, ‚Kategorie‘ a „Název projektu“ v horní části stránky (řádky 3) slouží jako filtry úkolů pro vyhledání úkolů.
- Všechny informace o úkolech načtené z Fieldwire se zobrazí v řádcích níže (přibližně v řádku 7 a níže).
Optimalizace Dashboardu Google Sheets:
Návrhy pro vylepšení zobrazení.
Převod kontingenční tabulky na tabulku
- Klikněte na Upravit (ikona tužky) v levém dolním rohu.
- V Editoru kontingenční tabulky vyberte Opakovat popisky řádků pro všechny sloupce.
- Tato změna umožňuje lepší vytváření grafů (ukázka níže).
Vytvoření Ganttova diagramu v Google Sheets
- Klikněte na Vložit > Časová osa.
- Vyberte požadovaná data a klikněte na OK.
- Importovaná data > Přizpůsobte pomocí pravého panelu Nastavení:
- Datum zahájení / Datum ukončení → Trvání úkolu.
- Název karty → Název úkolu z Fieldwire.
- Barva karty → Volitelné, pokud chcete, nastavte ručně (není importováno z Fieldwire).
- Podrobnosti karty → Volitelné, včetně „Příjemce“ (příjemce úkolu v Fieldwire).
- Skupina karet → Uspořádejte podle kategorie, stavu atd.
Kliknutím na úkol se zobrazí podrobnosti, včetně přímého odkazu na Fieldwire (ukázka níže).
Časté dotazy:
Jak často dochází k aktualizaci dat?
Každých 24 hodin. Čas poslední aktualizace se zobrazuje na listu Můj dashboard.
Mohu do svého dashboardu zahrnout jakýkoli projekt?
Ano, pokud patří k vašemu účtu.
Je dashboard veřejný
Může jej zobrazit kdokoli, kdo má přístup k souboru .xlsx.
Mohu mít více dashboardů najednou?
Ano, podporováno je více dashboardů.
Kolik úkolů mohu mít na jednom dashboardu?
- Excel: Až 25 000 úkolů na jednu nástěnku.
- Google Sheets: Až 4 000 úkolů na jednu nástěnku. (Úkoly s nejvzdálenějším termínem budou odstraněny, pokud bude limit překročen.)
Jsou vlastní atributy úkolů zahrnuty v exportu .CSV?
Ano! Vlastní atributy úkolů se automaticky zobrazí jako samostatné sloupce v exportovaných dashboardech. To zajišťuje, že každý tým vidí nejnovější vlastní data ve svých CSV souborech bez změny rozvržení dashboardu. Pro každý vlastní atribut úkolu přidáme nový sloupec úplně na konec souboru .CSV (za sloupce Stav a Poslední aktualizace).
Osvědčené postupy:
- Neměňte karty Grafické zdroje, Úkoly z Fieldwire nebo Zdroje.
- Upravujte pouze list Můj dashboard nebo vytvářejte vlastní listy.
- Pro snadné sledování úkolů použijte Ganttův diagram v Google Tabulkách (viz ukázkové video výše).
- Excel nepodporuje hypertextové odkazy v kontingenčních tabulkách, proto odkazy z Fieldwire zkopírujte do prohlížeče.
- Vždy zkontrolujte záhlaví dashboardu, zda není nutné aktualizovat stav/datum a zda nejsou problémy s připojením.
Více informací
- Jak používat zobrazení analýz úkolu?
- OTÁZKY A ODPOVĚDI: Jde vygenerovat výkaz obsahující úkoly z více projektů?
- Integrace: Nastavení SharePointu, Google Drive a Egnyte