Přehled
Uživatelé služby Fieldwire s předplatným Business nebo Business Plus mají možnost nastavit integraci mezi svým účtem/projekty Fieldwire a různými platformami třetích stran, včetně Docusign. Tato integrace umožní zákazníkům odesílat své formuláře k podpisu do služby Docusign. Integrace Docusign se službou Fieldwire má ve srovnání s jinými integracemi několik jedinečných požadavků na nastavení. V tomto článku si projdeme, v čem se integrace liší a jak začít.
Poznámka: Tento článek se zaměřuje konkrétně na to, jak připojit a nakonfigurovat integraci Docusign. Pokud vás zajímají další integrace nebo obecné nastavení automatizace v aplikaci Fieldwire, podívejte se na tyto články:
Obsah
- Nastavení propojení Docusign
- Nastavení automatizace Docusign
- Využití automatizace v Docusign
- Často kladené otázky
Nastavení propojení Docusign
Jak již bylo zmíněno výše, propojení Fieldwire s Docusign se liší od integrace s jinými aplikacemi, jako jsou Google Drive nebo SharePoint. Než se pokusíte propojit s Docusign, musíte se ujistit, že máte správný účet a oprávnění k projektu jak ve Fieldwire, tak v Docusign.
K vytvoření připojení budete potřebovat následující:
- Účet Fieldwire s příslušnými úrovněmi oprávnění
- Účet DocuSign s příslušnými úrovněmi oprávnění
Chcete-li propojit Fieldwire s Docusign, postupujte takto:
- V Fieldwire klikněte na kartu Integrace.
- Vyberte aplikaci Docusign
- Klikněte na modré tlačítko Připojit účet Docusign
- Zadejte výstižný název pro identifikaci připojeného účtu DocuSign a klikněte na Další
- Pokud jste již přihlášeni do Docusign, stačí kliknout na tlačítko Připojit
- Pokud ještě nejste přihlášeni do Docusign, budete muset po kliknutí na tlačítko Připojit zadat své přihlašovací údaje
- Klikněte na Zavřít
Nastavení automatizace Docusign
Po propojení Fieldwire a Docusign proveďte následující kroky:
- Přejděte na kartu Projekty.
- Vyberte projekt, ve kterém chcete nastavit automatizaci s Docusign.
- Klikněte na ikonu ozubeného kolečka v levém dolním rohu a přejděte na kartu Nastavení.
- Klikněte na tlačítko Spravovat automatizace na pravé straně (možná budete muset trochu posunout stránku dolů).
- Klikněte na + Nová automatizace
- V rozevíracím seznamu Aplikace vyberte Docusign
- V rozevíracím seznamu Automatizace vyberte Požádat o podpis formuláře Fieldwire v Docusign
- Klikněte na Vytvořit koncept
- Klikněte na tlačítko Vybrat šablony formulářů
- Vyberte šablonu formuláře, kterou chcete přidat do automatizace
- Klikněte na tlačítko Přidat do automatizace
Automatizace pro konkrétní formulář
Po vytvoření automatizace pro jednu (nebo více) šablon formulářů proveďte následující kroky:
- Přejděte k šabloně formuláře, pomocí které jste vytvořili automatizaci.
- Otevřete konkrétní formulář vytvořený ze šablony formuláře.
- Klikněte na tlačítko Odeslat do Docusign na pravé straně formuláře.
- Tím se informace v jednotlivém formuláři exportují jako PDF do Docusign jako nová obálka.
- Klikněte na tlačítko Odeslat do Docusign v okně, které se zobrazí.
- Poznámka: Jakékoli změny provedené v informacích ve formuláři po jeho odeslání do Docusign se do Docusign nepřenesou. Je proto velmi důležité, aby informace ve formuláři byly před odesláním do Docusign finální verzí.
- Po dokončení generování odkazu klikněte na odkaz Zobrazit v Docusign.
- Tento odkaz vás přesměruje přímo do Docusign, kde si můžete zobrazit formulář ve formátu PDF a začít provádět další akce, které budou popsány v následující části.
Využití automatizace v Docusign
Chcete-li začít používat formulář PDF a vytvářet obálky v Docusign, postupujte takto:
- Klikněte na Pokračovat
- Klikněte na rozevírací nabídku Přidat příjemce a přidejte e-mailové adresy, na které chcete dokument Docusign odeslat
- (Volitelné) V případě potřeby můžete přidat další dokumenty ze souborů v počítači kliknutím na tlačítko Nahrát (nebo přetažením do této oblasti)
- (Volitelné) V rozevíracím seznamu Typy obálek můžete vybrat různé typy obálek.
- Klikněte na Další
Odtud můžete začít přizpůsobovat svůj formulář pomocí polí z Docusign. Můžete využít standardní pole Docusign, jako jsou Podpis, Iniciály, Razítko a textové pole! To je jen několik z dostupných možností.
Jakmile dokončíte přizpůsobení a finální úpravy formuláře pomocí polí Docusign, nezapomeňte kliknout na tlačítko Odeslat v pravém dolním rohu!
Poznámka: Informace o tom, jak používat různá pole a funkce Docusign, najdete v jejich centru nápovědy. Zde je odkaz na jedno z jejich videí s nápovědou na YouTube! (Celé video v angličtině obsahuje užitečné informace, ale nejdůležitější informace týkající se integrace Fieldwire <> Docusign začínají v čase 13:38.)
Jak vypadá Docusign po kliknutí na tlačítko Odeslat?
Po kliknutí na tlačítko Odeslat bude Docusign odeslán na e-mailovou adresu (adresy), kterou jste uvedli v části Přidat příjemce. Jakmile příjemci obdrží Docusign ve své e-mailové schránce, budou moci provést následující kroky:
- V e-mailu kliknout na tlačítko Zkontrolovat dokument.
- Vyplnit pole, která byla přidána do formuláře, například pole Podpis, Iniciály, Razítko a textové pole.
- Po vyplnění povinných polí kliknout na tlačítko Dokončit.
Po vyplnění a schválení dokumentu příjemcem (příjemci) se můžete vrátit k formuláři v Fieldwire a použít vygenerovaný odkaz. Po kliknutí na odkaz a přesměrování na Docusign uvidíte, že dokument byl vyplněn. Nakonec, pokud kliknete na PDF, uvidíte všechna pole, která byla přidána a vyplněna příjemcem (příjemci).
Často kladené otázky
Je stav Docusign sledován v Fieldwire?
Ne, pro zobrazení aktuálního stavu je třeba kliknout na „Otevřít v Docusign“.
Udělal jsem chybu, mohu formulář odeslat do Docusign znovu?
V tuto chvíli ne. Budete muset vytvořit nový formulář.
Může kdokoli kliknout na tlačítko Odeslat do Docusign?
Kdokoli, kdo má oprávnění měnit stav formuláře v Fieldwire, může vytvořit koncept obálky v Docusign jménem uživatele, který vytvořil propojení.
Kam se dokument uloží po kliknutí na „Odeslat do Docusign“?
Koncept se uloží do složky Smlouvy > Koncepty uživatele, který propojil Fieldwire s Docusign.
Může kdokoli odeslat návrh Docusign k podpisu?
Ne, pouze osoba, která má přístup k tomuto návrhu v Docusign. Ve výchozím nastavení se jedná o správce Docusign, ale oprávnění Docusign jsou flexibilní a lze je přizpůsobit vašim potřebám. O potřebná oprávnění byste měli požádat správce Docusign.
Nemohu otevřít a odeslat k podpisu formulář, který jsem odeslal do Docusign. Co mám dělat? (viz screenshot níže)
Nemáte oprávnění Docusign k zobrazení formuláře a odeslání k podpisu. Požádejte správce Docusign, například toho, který propojil Fieldwire s Docusign, aby s vámi tyto dokumenty sdílel.