Jak třídit a filtrovat výkazy?

Přehled 

V záložce Úkoly můžete generovat výkazy, pokud máte prémiové předplatné. Výkazy můžete vytvořit u celé řady funkcí, včetně seznamů vad a nedodělků, kontrolních dní atd. Výkazy mohou být použity ke sdílení informací o projektu s vašimi klienty, investory nebo lidmi, které nemáte v projektech ve Fieldwire. 

Možnosti „Zahrnout“, „Seřadit podle“ a „Filtrovat podle“ vám umožňují přizpůsobit si informace, které chcete do výkazu zahrnout. Je důležité porozumět tomu, jak možnosti třídění a filtrování používat, jelikož určují, jaké informace budou ve vašem výkazu k dispozici. 

Obsah

Typy výkazů

Možnosti „Zahrnout“

Možnosti „Seřadit podle“

Možnosti filtrování úkolů

Možnosti „Příjemci“

Proč v mém výkazu chybí informace?

Příklady případů, kdy filtry „přepisují“ data

Jak zajistím, že se informace v mém výkazu zobrazí?

Co znamená vyskakovací zpráva „Generování výkazu se nezdařilo“?

Možnosti plánování výkazů

Typy výkazů

Fieldwire nabízí tři typy výkazů, které můžete použít. Každý typ zachycuje informace o úkolu jedinečným způsobem. Podívejte se na tyto články, které definují jednotlivé typy výkazů: 

• Jak vytvořit výkazy úkolů

PDF shrnutí:

 Podrobný výkaz ve formátu PDF:

CSV:

Typy výkazů

Klikněte na odkazy níže a zobrazte si a/nebo stáhněte příklady jednotlivých druhů výkazů.

1. Shrnutí ve formátu PDF
2. Podrobný výkaz ve formátu PDF
3. CSV

Při generování podrobných výkazů, berte prosím na vědomí, že je omezen počet úkolů, fotografií a souvisejících formulářů, které mohou být součástí těchto výkazů. Pokud váš přehled obsahuje více než tyto limity, zobrazí se zpráva „Překročen limit“, jak je znázorněno na snímku obrazovky níže. Pokud se pokusíte odeslat přehled e-mailem, obdržíte e-mail se stejnou zprávou „Překročen limit“. Chcete-li úspěšně vygenerovat výkaz, budete muset zmenšit jeho velikost rozdělením na několik částí pomocí filtrů.

Možnosti „Zahrnout“

Každý typ výkazu nabízí možnosti „Zahrnout“ jednotlivé části obsahu. Dostupné možnosti se liší podle zvoleného typu výkazu. Tato sekce definuje dostupné možnosti „Zahrnout“: 

Možnosti „Seřadit podle“

Výkazy Fieldwire vám ve vyskakovací nabídce výkazu v sekci „Seřadit podle“ umožňují řadit a seskupovat úkoly, které máte uvedené ve výkazu, podle tří různých atributů. První atribut, který vyberete bude primární skupinou, do které budou vaše úkoly ve výkazu tříděny. Druhý atribut bude používán k dalšímu třídění úkolů v rámci seskupení dle prvního atributu a třetí atribut bude seskupovat úkoly v rámci skupin vytvořených prvními dvěma atributy.

Například třídění dle „data ukončení, kategorie a priority“ bude probíhat v tomto pořadí. Vygeneruje se výkaz, ve kterém jsou úkoly nejdříve uvedené od nejnovějších po nejstarší a úkoly se stejným datem ukončení jsou uspořádané do skupin jako kategorie. V sekci dle dnů a kategorii podsekcí jsou úkoly seřazené podle priority. P1 je uváděna první, P2 druhá a P3 třetí.

Naopak když se rozhodnu výkaz seřadit podle „priority, kategorie a data ukončení“ v tomto pořadí, vygeneruje se výkaz, kde budou nejvýše uvedeny úkoly s nejvyšší prioritou a úkoly se stejnou prioritou budou uspořádané do skupin jako kategorie. V sekci dle priority a kategorii podsekcí jsou úkoly seřazené podle data ukončení. Nejnovější úkoly jsou uvedené první. 

Ujistěte se, že vy i členové vašeho týmu pečlivě tyto atributy úkolů vyplňujete, aby je bylo možné použít pro vygenerování přesně takového výkazu, jaký potřebujete.

Všechny výkazy mají tři sekce „Seřadit podle“.

Tři možnosti „Seřadit podle“ 

Ve výchozím nastavení jde o kategorii, odpovědnou osobu a prioritu. V každé sekci „Seřadit podle“ je však u všech výkazů celkem 8 možností řazení.

Všech 8 možností řazení

Tip pro řešení problémů: Pokud zvolíte v první sekci „Seřadit podle“ číslo úkolu, další možnosti „Seřadit podle“ se již nezobrazí. Důvodem je, že každá možnost „Seřadit podle“ je závislá na předchozí možnosti „Seřadit podle“ a číslo úkolu přepisuje všechny možnosti „Seřadit podle“. 

U umístění – máte ve svém projektu nastavena takováto hierarchizovaná umístění:

Budova 1 (A1) > Podlaží 1 (A2) > Recepce (A3)

Budova 2 (B1) > Podlaží 1 (B2) > Recepce (B3)

Budova 3 (C1) > Podlaží 1 (C2) > Recepce (C3)

A 5 úkolů s 5 umístěními:
Úkol 1 – Recepce (C3)
Úkol 2 – Podlaží 1 (B2)
Úkol 3 – Budova 3 (C1)
Úkol 4 – Podlaží 1 (A2)
Úkol 5 – Recepce (B3)

Pořadí úkolů ve výkaze by vypadalo následovně: 
Úkol 4 – Budova 1 (A1) > Podlaží 1 (A2)
Úkol 2 – Budova 2 (B1) > Podlaží 1 (B2)
Úkol 5 – Budova 2 (B1) > Podlaží 1 (B2) > Recepce (B3)
Úkol 3 – Budova 3 (C1)
Úkol 1 – Budova 3 (C1) > Podlaží 1 (C2) > Recepce (C3)

Možnosti filtrování úkolů

Můžete si zvolit zobrazení konkrétních úkolů a vynechání jiných. Šest filtrů úkolů vám ve Fieldwire umožňuje filtrovat podle:

1. Filtrovat podle stavu úkolu
2. Filtrovat podle kategorií
3. Filtrovat podle odpovědné osoby
4. Filtrovat podle úkolů spojených s určitými plány
5. Filtrujte podle jednoho konkrétního nebo více hierarchizovaných umístění
   -Když je vybrána možnost „Zahrnout ve výběru všechny úrovně“, požadavek na výkaz bude pracovat se všemi úkoly souvisejícími s umístěními přiřazenými pod daný výběr.
   - Pokud možnost „Zahrnout ve výběru všechny úrovně“ nevyberete, je zvolené jen příslušné umístění, což znamená, že do požadavku budou zahrnuty jakékoli úkoly související s vybraným umístěním.. Můžete vybrat jednu nebo více různých úrovní umístění, abyste získali relevantnější výsledky vyhledávání. 
   - Umístění jsou řazena v kontextu dalších hierarchizovaných umístění zahrnutých ve výkazu. A to na rozdíl od seskupení umístění podle podobnosti názvů.
6. Filtrujte podle určitých štítků. 

Tip pro řešení problémů: Jakmile vyberete konkrétní filtr, ujistěte se, že máte obsah, který danému filtru odpovídá. To znamená, že jakmile jsou vybrány filtry, automaticky se budou vyhledávat pouze výsledky odpovídající těmto filtrům. Pokud nastavení filtrů nesplňuje žádný obsah, ve výkazu se nic neukáže.

Příklad: Zvolím odpovědná osoba > Bob, kategorie > elektřina, stav > „P1“ a „P2“. Jestliže Bob nemá žádné úkoly související s elektřinou nebo všechny jeho úkoly související s elektřinou mají stav „P3“, „Dokončeno“ či „Ověřeno“, ve výkazu se neukáží žádná data, protože byl vybrán pouze stav „P1“ a „P2“.

Možnosti časového filtru

Můžete si zvolit možnosti výkazu podle časových filtrů.

Časové filtry

Tip: Můžete zadat časové období dle vlastního výběru, které bude souviset s časovými obdobími všech časů, týdnů, měsíců či jiné délky. 

Výchozí možnosti časového filtru

Tip: Výkazy jsou skvělé k rychlému sestavení seznamu vad a nedodělků či dokončených úkolů. Můžete se podívat, jak se úkoly změnily v posledních dnech a výkaz může fungovat také jako záznam výdajů a odpracovaných hodin. Můžete například vyfiltrovat úkoly aktualizované v posledním dni, abyste získali výkaz postupu práce za daný den. Případně můžete filtrovat jakékoli úkoly aktualizované v posledním týdnu.

Možnosti „Příjemci“

Můžete také zvolit konkrétní příjemce výkazu tím, že zadáte jejich e-mailové adresy. 

Kam zadávat e-mailové adresy příjemců

Tip: Příjemci mohou být uživatelé Fieldwire i třetí strany. Abyste mohli obdržet výkaz vygenerovaný z Fieldwire, nemusíte mít ve Fieldwire účet.

Proč v mém výkazu chybí informace?

• Vybrání příliš mnoha filtrů
• Vybrání filtrů, jejichž kombinaci neodpovídají žádné výsledky

Příklady případů, kdy filtry „přepisují“ data

Příklad 1: Zvolíte odpovědná osoba > Bob, kategorie > elektřina, stav „P1“ a „P2“.

Jestliže Bob má úkoly související s elektřinou, ale všechny jeho úkoly související s elektřinou mají stav „P3“, „Dokončeno“ či „Ověřeno“, ve výkazu se neukáží žádná data, protože byl vybrán pouze stav „P1“ a „P2“.

Příklad 2: Pokud zvolíte v první sekci „Seřadit podle“ číslo úkolu, další možnosti „Seřadit podle“ se již nezobrazí. Důvodem je, že každá možnost „Seřadit podle“ je závislá na předchozí možnosti „Seřadit podle“ a číslo úkolu přepisuje všechny možnosti „Seřadit podle“. 

Řešení: Ujistěte se, že vybrané filtry odpovídají datům ve vašem výkazu. To znamená, že pokud zvolíte 1 odpovědnou osobu s 1 kategorií, ujistěte se, že daná odpovědná osoba má úkoly v této 1 kategorii. 

Jak zajistím, že se informace v mém výkazu zobrazí?

Pokud vygenerujete výkaz, ve kterém chybí data, nebo který neobsahuje vůbec žádná data, může vám pomoct odstranění některých filtrů a opětovné odeslání výkazu. Následně uvidíte, jestli se problém podařilo vyřešit.

Upravení nastavení filtru:

• Odebrat nebo přidat odpovědnou osobu (nebo osoby)
• Zvýšení nebo snížení počtu kategorií
• Přidání nebo odebrání filtrů hashtagů
• Přidání nebo odebrání filtrů stavu úkolu 
• Zahrnutí všech umístění

Ponechal jsem jen jednu odpovědnou osobu a odstranil jsem filtry úkolu pro hashtagy a umístění a snížil počet kategorií a stavů. 

Výkaz vygeneroval data a obsahuje zamýšlené výsledky.

Tip: Pokud se vám vygenerovaný výkaz zdá příliš dlouhý, vždy můžete přidat další filtry. Doporučujeme začít obecněji a následně přidávat relevantní filtry.

Co znamená vyskakovací zpráva „Generování výkazu se nezdařilo“? 

Pokud se pokusíte výkaz stáhnout nebo odeslat e-mailem a zobrazí se vám zpráva „Generování výkazu se nezdařilo“, znamená to, že během období poslední hodiny byl výkaz generován příliš často.

Limit je 10 výkazů na šablonu výkazu na hodinu.

Hodina se počítá od doby generování prvního výkazu, 

Tato zpráva se vám může zobrazit z různých důvodů. V této tabulce najdete ty nejčastější:

Důvod:	Řešení:	Jak na to:
Šablona výkazu je generována více než desetkrát za období kratší než jedna hodina. Každý výkaz používá jiné filtry.	Naklonujte šablonu výkazu a následně na novém výkazu upravte filtry.
Stejnou šablonu výkazu zároveň generuje několik uživatelů.	Přidejte do sekce příjemců více e-mailových adres.

Obvykle by vás tento limit omezovat neměl. Jen mějte na paměti, čeho konkrétně se má výkaz týkat, a podle toho upravte pole „Příjemci“, abyste výkaz poslali relevantním zúčastněným stranám. 

Možnosti plánování výkazů

Můžete si zvolit, kdy výkazy posílat, a dokonce můžete nastavit, aby se každý týden nebo měsíc odesílaly automaticky.

Výkaz se odešle v 5 hodin ráno (dle časového pásma nastaveného v projektu). V rozbalovací nabídce pro naplánování výkazu, můžete vybrat týdenní nebo měsíční odesílání a určit konkrétní den (při týdenním odesílání) nebo datum (při měsíčním odesílání).

Krok 1: Vyberte „Týdně“ nebo „Měsíčně“

Krok 2: Zvolte konkrétní den 

Poznámka: Automatické týdenní / měsíční výkazy se budou posílat, i pokud je projekt archivován. Výkaz můžete smazat nebo zrušit jeho automatické odesílání. 

Pokud ho chcete smazat, přejděte na Úkoly > Generovat výkazy a klikněte na ikonu odpadkového koše vpravo od výkazu, který chcete smazat. 

V případě, že chcete zrušit automatické odesílání, přejděte na Úkoly > Generovat výkazy a vyberte výkaz, který chcete upravit. Změňte týdenní/měsíční nastavení na „Sdílet nyní“ a klikněte na X v pravém horním rohu, čímž výkaz zavřete a uložíte. 

Další informace

• Jak ve Fieldwire vygenerovat výkazy?
• Praktický návod: Jak nakonfigurovat úkoly pro získání skvělých výkazů