Každý typ uživatele projektu má jedinečné oprávnění vytvářet, prohlížet či upravovat formuláře a mazat nebo znovu otevírat podané formuláře. Oprávnění každého typu uživatele projektu související s Formuláři jsou uvedena níže.
Kdo může vytvářet, zobrazovat, upravovat, mazat, znovu otevírat a odesílat formuláře
Výchozí oprávnění formuláře dle „oprávněné osoby“ a typu uživatele projektu:
Poznámka: Pokud pracujete na formuláři a v distribučním seznamu jsou lidé (viz níže), formulář mohou zobrazit administrátoři i členové. Sledující by musel být tvůrcem formuláře nebo odpovědnou osobou, aby si ho mohl zobrazit:
Kdo si může můj formulář zobrazit?
Jestliže formulář stále lze upravovat (není ve stavu „podáno“ nebo je stále „otevřený“, „čeká na vyřízení“ či „koncept“), administrátoři projektu, tvůrce formuláře a odpovědná osoba za formulář si mohou formulář zobrazit.
Pokud již formulář nelze upravovat (je „podaný“, „uzavřený“ nebo „prázdný“), administrátoři, členové a osoby odpovědné za formulář si mohou formulář zobrazit.
Kdo může formuláře mazat?
Mazat formuláře mohou jen administrátoři projektů. Smazané formuláře lze obnovit v záložce Odpadkového koše po dobu 30 dní od jejich smazání. Po 30 dnech jsou formuláře trvale smazány a nelze je již obnovit.
Proč nemohu upravit svůj formulář?
Formulář byl nejspíše „podán“ nebo zfinalizován. Jeho stav byl tedy změněn na stav, kdy je uzamčený a nelze ho již upravovat. Pokud chcete formulář upravit, musíte jeho stav změnit zpět na „koncept“. Zrušit podání formuláře nebo ho odemknout mohou jen administrátoři projektu. Je tedy možné, že abyste stav formuláře vrátili zpět na „koncept“, budete muset kontaktovat administrátora projektu.
Šablony formulářů účtu
Vlastník a manažeři účtu mají z hlavního panelu projektu přístup k záložce „Šablony“ a mohou upravovat obsah šablony formulářů účtu. Administrátoři projektů mohou v projektech využívat šablony formulářů účtu nebo šablony formulářů nahrávat do účtu. Podívejte se na tento článek, kde najdete další informace: Šablony formulářů na úrovni účtu
Poznámka: Pokud ve svých projektech šablony formuláře nevidíte, možná bude potřeba zkontrolovat stav šablony formuláře účtu na domovské obrazovce účtu. Aby se šablony formulářů z projektů přehrávaly do účtu, stav šablony je třeba změnit z „Nezveřejněno“ na „Zveřejněno“.
Správa oprávnění a stavů formuláře
Administrátoři projektů mají možnost spravovat oprávnění a stavy projektů. Oprávnění formuláře určují, kdo může upravovat atributy a sekce formuláře. Stavy formulářů pak určují, zda lze formulář upravovat, či nikoli. Úprava oprávnění formuláře:
Oprávnění:
Atributy formuláře může měnit pouze tvůrce, administrátor a odpovědná osoba, a to včetně popisu formuláře, jeho stavu, odpovědné osoby, data a termínu Zhotovit do. Toto nastavení nelze upravit:
Sekce, nebo-li záznamy, které lze v seznamech a v tabulkách formuláře vyplňovat, lze upravit. Administrátoři si mohou zvolit, zda vyplnitelné záznamy mohou ve formuláři upravovat pouze osoby odpovědné za formulář, nebo všichni uživatelé.
Poznámka: Pokud je u úpravy sekcí uvedeno, že formulář mohou upravovat všichni uživatelé, všichni sledující (dokonce i ti, kteří nejsou ve formuláři odpovědnými osobami) si budou moci zobrazit a upravovat formuláře vytvořené ze šablony.
Více informací o záznamech v oddílech sekcí „Seznam“ a „Tabulka“ nebo sekcích „Přílohy“ a „Podpis“ naleznete v článku o vlastních formulářích.
Stavy:
Stavy formulářů jsou defaultně nastavené na „koncept“ a „podáno“. Stavy určují, kdy lze formulář upravovat a jaká oprávnění uživatelů projektů mohou určit, že formulář není možné upravovat. Administrátoři projektů však mají možnost upravit stavy spojené s Formuláři –
Administrátoři projektů si mohou přizpůsobit, v jakých stavech lze či nelze formulář upravovat ve sloupci Formulář lze upravovat. Předtím než je stav formuláře změněn na stav, ve kterém již formulář nelze upravovat, musí být vyplněna všechna povinná pole:
„Může zadat stav“ a „Může ukončit stav“ je způsob, jak stanovit, které úrovně oprávnění mohou v danou chvíli měnit stav formuláře:
Ve výchozím nastavení mohou formulář do stavu „podáno“ přesunout pouze administrátoři projektů, ale toto nastavení lze upravit dle vašich představ (podle toho kdo chcete, aby mohl formuláře upravovat, a v jaké fázi):
Administrátoři projektů mohou výběrem možnosti „+Nové stavy“ v dolním pravém rohu vytvořit nové stavy: