Přehled
Aplikace Fieldwire nabízí pro úrovně Business a Premier funkci „Formuláře“. V rámci této funkce nabízíme předpřipravené šablony formulářů např. formuláře požadavku kontroly, denního výkazu, žádosti o informace, bezpečnostního auditu, štítku času a materiálu a časových výkazů. Zároveň si ve svém účtu můžete vytvořit i formuláře vlastní.
Nástroj pro vytváření šablon vlastních formulářů umožňuje uživatelům aplikace Fieldwire upravit si již existující formuláře Fieldwire na míru, nebo si vytvořit vlastní formuláře podle svých konkrétních pracovních postupů. Po vytvoření šablony formuláře mohou uživatelé formuláře vyplňovat, podepisovat a dokončovat jak ve webové, tak v mobilní verzi aplikace Fieldwire.
V rámci funkce Formulářů si mohou uživatelé vytvořit své vlastní šablony formulářů či upravit výchozí šablony Fieldwire jako Denní výkazy, Časový rozvrh, Požadavek kontroly, Bezpečnostní audit a Štítek času a materiálu přímo ze záložky Šablony účtu!
Poznámka: Veškeré formuláře, které z aplikace Fieldwire exportujete, budou obsahovat logo
a barevné záhlaví, které administrátor projektu uvedl v záložce „Nastavení projektu“.
Obsah
Oznámení o blížícím se termínu
Sekce „Seznam“ a „Tabulka“ a typy záznamů
Video k nástroji pro vytváření vlastních formulářů
Vytvoření vlastního formuláře
V záložce „Formuláře“ klikněte na +Nový formulář a následně na +Nová šablona. Přejete-li si upravit již existující šablonu formuláře, klikněte na ni a následně klikněte na „Duplikovat“ v nabídce „Akce“.
Pokud jste administrátorem projektu, pomocí možnosti „+Nová šablona“ můžete do projektu importovat šablony formulářů z daného účtu. Více informací k tomuto postupu naleznete v tomto článku.
Typy šablon
-
Výchozí typ obsahuje popis, odpovědnou osobu a stav. Je vhodné vytvořit výchozí šablonu, pokud je ve formuláři potřeba uvést více jedinečných datumů spíše než jedno celkové datum. Například formulář žádosti o informace předpřipravený v aplikaci Fieldwire obsahuje datumy odeslání a termíny podání, ne jen jedno datum vytvoření. To může být užitečné v případě, kdy formulář musí zkontrolovat a schválit více osob.
-
Datovaný typ obsahuje popis, odpovědnou osobu, stav a datum. Výchozí šablonu je vhodné vytvořit, pokud potřebujete ve formuláři uvést jedno konkrétní datum, kdy byla daná informace vygenerována nebo ke kterému se daná informace vztahuje. Například formulář denního výkazu předpřipravený v aplikaci Fieldwire automaticky obsahuje údaje o počasí na základě data zvoleného ve formuláři.
Poznámka: Pouze datovaný typ šablony vám umožní přidat sekci „Počasí“.
Stavy
Poté, co zvolíte typ formuláře, můžete upravit jednotlivé stavy, které lze u formuláře nastavovat. Zvolte možnost 'Spravovat' Oprávnění & stavy, abyste toto nastavení upravili:
Toto je užitečné především pokud je třeba odsouhlasit jednotlivé části formuláře. Můžete přidat tolik stavů, kolik si přejete, tím, že kliknete na možnost +Nový stav.
„Může zadat stav“ a „Může ukončit stav“ je způsob, jak stanovit, které úrovně oprávnění mohou v danou chvíli měnit stav formuláře. Automaticky je nastaveno, že na stav „Dokončeno“ mohou formulář změnit jen uživatelé na úrovni administrátorů.
Poznámka: V jaké fázi lze formulář upravovat můžete nastavit ve sloupci „Formulář lze upravovat“. Předtím než je stav formuláře změněn na stav, ve kterém již formulář nelze upravovat, musí být vyplněna všechna povinná pole.
Poznámka: Když se stav formuláře změní, autor formuláře, odpovědná osoba a osoba, která jako poslední provedla změny ve formuláři, obdrží oznámení jak na webu, tak ve všech mobilních zařízeních propojených s konkrétním účtem Fieldwire.
Oznámení o blížícím se termínu
Osoba odpovědná za konkrétní formulář obdrží 48 hodin před stanoveným termínem oznámení jak e-mailem, tak v aplikaci.
Aby mohlo být oznámení e-mailem a v aplikaci odesláno, musí být ve formuláři určena odpovědná osoba i termín Zhotovit do a formulář musí být ve stavu „Koncept“ nebo v jiném stavu, ve kterém lze formulář upravovat.
Pokud stav formuláře nebyl změněn na „Dokončeno“ nebo na jiný stav, ve kterém formulář již nelze upravovat, odpovědná osoba obdrží 48 hodin před termínem podání oznámení o blížícím se termínu
e-mailem a v aplikaci.
Poznámka: Pokud dojde ke změně termínu podání formuláře, oznámení se aktualizuje a bude zasláno 48 hodin před novým termínem.
Poznámka: Pokud se změní odpovědná osoba, je zaslán nový e-mail.
Oprávnění
Atributy formuláře může měnit pouze odpovědná osoba, a to včetně popisu formuláře, stavu, odpovědné osoby, data a termínu Zhotovit do. Toto nastavení nelze upravit:
Sekce, nebo-li záznamy, které lze v seznamech a v tabulkách formuláře vyplňovat, lze upravit. Administrátoři si mohou zvolit, zda vyplnitelné záznamy mohou ve formuláři upravovat pouze osoby odpovědné za formulář, nebo všichni uživatelé.
Více informací o záznamech naleznete níže v oddílech týkajících se sekcí „Seznam“ a „Tabulka“ nebo sekcí „Přílohy“ a „Podpis“.
Přidání nových sekcí
Poté, co nastavíte stavy formuláře, můžete začít s vytvářením samotného formuláře. Pro přidání nové sekce klikněte na „+Nová sekce“. Do formuláře můžete přidat pět různých sekcí.
Sekce „Seznam“ a „Tabulka“ a typy záznamů
Seznam je uspořádán jako seznam polí vytvořených za účelem získat od uživatelů požadované informace. V seznamu můžete mít tolik typů záznamů, kolik si přejete.
Sekce „Tabulka“ je uspořádána kompaktněji a umožňuje uživatelům kombinovat různé typy záznamů. Tabulka může obsahovat až devět typů záznamů.
Poznámka: Jak typ záznamu „Dlouhý text“, tak typ záznamu „Datum a čas“ zabírají více místa, takže není možné mít v tabulce více než čtyři typy těchto záznamů (protože se počítají jako 2 záznamy).
Pro oba typy sekcí existují různé typy záznamu.
|
Krátký text |
Volné textové pole (pár slov). |
Užitečný pro stručné popisy a rychlé poznámky. |
Dostupný jak v Seznamu, tak v Tabulce. |
|
Dlouhý text |
Volné textové pole (odstavec). |
Užitečný pro dlouhé popisy a podrobnější poznámky. |
Dostupný jak v Seznamu, tak v Tabulce. Tento typ se v tabulce počítá jako dva záznamy. |
|
Celé číslo |
Celé číslo. |
Označuje množství materiálu nebo hodin. |
Dostupné jak v Seznamu, tak v Tabulce. |
|
Desetinné číslo |
Desetinné číslo. |
Označuje cenu nebo přesnější počet hodin. |
Dostupné jak v Seznamu, tak v Tabulce. |
|
Datum |
Datum. |
Označuje datum, kdy byla práce dokončena. |
Dostupné jak v Seznamu, tak v Tabulce. |
|
Datum a čas |
Datum a čas. |
Přesnější určení toho, kdy byla práce dokončena. |
Dostupný jak v Seznamu, tak v Tabulce. Tento typ se v tabulce počítá jako dva záznamy. |
|
Zaškrtávací pole |
Pole s možnostmi „ano“, „ne“ „n/a“. Zrcadlí zaškrtávací pole v kontrolním seznamu. |
Užitečné pro kontroly a dokumentaci. |
Dostupné jak v Seznamu, tak v Tabulce. |
|
Zaškrtávací pole a poznámky
|
Zaškrtávací pole s možnostmi „ano“, „ne“ a „n/a“ a sekce pro poznámky. |
Umožňuje podrobnější dokumentaci. |
Dostupné v sekci „Seznam“. |
|
Přílohy
|
Umožňují uživatelům přikládat přílohy a fotografie. |
Jednoduše odkazují na soubory. | Dostupné v sekci „Seznam“. |
|
Uživatelé
|
Seznam uživatelů v projektu. |
Užitečné pro označení všech potřebných účastníků. |
Dostupné v sekci „Seznam“. |
|
Plány
|
Slouží pro přikládání existujících plánů v projektu k formuláři. |
Užitečné pro označení konkrétních umístění. |
Dostupné v sekci „Seznam“. |
|
Výpočty
|
Využívají existující typy záznamů „Celé číslo“ a „Desetinné číslo“ jako proměnných pro výpočet součtu nebo výsledku vlastního výrazu |
Provádí automatické výpočty přímo ve formuláři. |
Dostupné v sekci „Tabulky“. |
|
+ Nový typ záznamu |
Slouží pro vytvoření různých polí v rozbalovací nabídce. |
Užitečné pro vlastní pole záznamů neuvedené výše. |
(Vlastní seznamy.) |
Při vytváření formuláře můžete v tabulce označit kterékoli z těchto polí jako povinné, nebo nepovinné (kromě „Zaškrtávacího pole“ a „Zaškrtávacího pole a poznámek“). Tímto způsobem můžete zajistit, aby uživatelé vyplnili všechna potřebná pole týkající se stavby.
Ke všem textovým polím a polím celých čísel můžete přidávat nápovědu nebo výchozí hodnoty, abyste členům týmu ušetřili čas nebo abyste jim sdělili, co má pole obsahovat.
Poznámka: Formulář může v sekci „Tabulka“ obsahovat až 150 řádků.
Poznámka: Při zadávání času do typu záznamu „Datum a čas“ nezapomeňte prosím, že čas uvedený ve formuláři aplikace Fieldwire se odvíjí od časového pásma nastaveného v zařízení daného uživatele. Například uživatel v časovém pásmu EST uvidí čas 24:00, ale uživatel v časovém pásmu PST, který se bude dívat na naprosto stejný formulář, uvidí v aplikaci Fieldwire čas 09:00. To však neplatí pro exporty formulářů ve formátu PDF. Čas uvedený v PDF exportech se odvíjí od časového pásma uvedeného v projektu v záložce „Nastavení projektu“. Více informací v angličtině k tomuto tématu naleznete v tomto článku.
Výpočty ve formuláři
Typ záznamu „Výpočet“ používá v Tabulkách typy záznamu „Celé číslo“ nebo „Desetinné číslo“ jako proměnné pro výpočet součtu nebo výsledku vlastního výrazu, tak jak je nastavili administrátoři projektu. V tabulce, ve které je alespoň jedno celé nebo desetinné číslo, zvolte přidání typu záznamu „Výpočet“. Poté, co záznam pojmenujete, klikněte na „Vytvořit [an] výraz“:
Poznámka: Všechny již vytvořené výrazy se uloží do formuláře.
Po nastavení „Výpočtu“ se záznamy typu celých a desetinných čísel zobrazí jako „Proměnné“. Záznamy v tabulce používají písmena A až I, které odráží pořadí záznamů.
V poli „Výpočet“ použijte pro vytvoření automatických výpočtů relevantních pro formulář algebraické operace a relevantní proměnné. Kromě proměnných můžete do tabulky zadat také relevantní čísla (např.: 12, 24, 48), což může pomoci s jakýmikoli výpočty týkajícími se času nebo v případě, že byste chtěli ve výpočtu zjistit průměr.
Ve výše uvedeném příkladu výraz vypočítá celkový počet odpracovaných hodin za týden. Poté, co výraz uložíte, uloží se do tabulky jako typ záznamu „Výpočet“.
Klikněte na tento záznam v tabulce a upravte jeho „Název“, „Výraz“ a „Jednotku“, aby se tyto údaje zobrazily ve formuláři:
Poznámka: Podporovanými jednotkami jsou „Teplota“ (Fahrenheit nebo Celsius, podle nastavení projektu a jednotek měření), „Měna“ (podle nastavení projektu), a „Čas“ (hodiny).
Výsledky výše uvedeného příkladu naleznete podrobněji rozepsané níže. Výraz sečte typy záznamu „Desetinné číslo“ každého dne v týdnu a výpočet bude upraven podle relevantních záznamů ve formuláři:
V závislosti na formuláři (a proměnných uvedených v záznamech v tabulce), může mít tato funkce řadu různých využití, mimo jiné:
- Výpočet celkového počtu člověkohodin odpracovaných řemeslníky na stavbě.
- Výpočet průměrných jednotek za den ve formuláři pro výkaz skutečných nákladů na práci a materiál.
- Výpočet celkového počtu pracovníků.
Řádek „Celkem“
Poté, co vytvoříte výrazy, administrátoři projektu mohou přidat řádek „Celkem“ pro celkový součet záznamů v tabulce.
Příklad 1:
Příklad 2:
Uživatelé formuláře uvidí, jak se výpočty dynamicky aktualizují na základě jimi vyplněných údajů do konkrétních polí formuláře.
Pro přidání řádku „Celkem“ do tabulky nebo tabulek formuláře je třeba nejdříve „Zrušit zveřejnění“ šablony formuláře. Jakmile je zveřejnění šablony formuláře zrušeno, je třeba přejít do tabulky/tabulek formuláře a kliknout na ikonu tužky, čímž otevřete „Detaily sekce“.
V „Detailech sekce“ naleznete možnost „Řádek ‚Celkem‘“, kde budete moci zvolit, zda-li se má v řádku objevit součet nebo průměr záznamů uvedených v tabulce/tabulkách. Poté, co zvolíte „Součet“ nebo „Průměr“, se v dané tabulce formuláře a jeho exportech zobrazí řádek „Celkem“.
Poznámka: Tuto funkci nelze zpětně přidat do starších formulářů. Je k dispozici pouze pro nově vytvořené formuláře poté, co je aktivován řádek „Celkem“ pro každou tabulku formuláře.
Přílohy
Sekce „Přílohy“ umožňuje uživatelům nahrát různé typy souborů, včetně souborů PDF, fotografií, (360° fotografií ve verzi Business) apod. Můžete stanovit minimální a maximální počet příloh, které lze nahrát. Můžete také přidat popis, abyste k přílohám uvedli všechny relevantní informace.
Poznámka: Můžete nahrát soubory a fotografie o velikosti až 50 MB.
Možnost „Existující fotografie“ umožňuje připojit k formuláři jakékoli fotografie uložené v záložce „Fotografie“. Rozdíl mezi připojením „Existující fotografie“ a „Fotografie/Souboru“ je, že fotografie vybíráte z těch již existujících v záložce „Fotografie“ (nenahráváte nové fotografie z počítače, cloudového úložiště apod.)
Poznámka: Pokud zvolíte možnost přiložit „Existující fotografii“, fotografie se zobrazí opět v záložce „Fotografie“, protože je nyní přiřazena k formuláři.
Do fotografií přiložených k plánům, formulářům a žádostem o informaci lze nyní přidávat označení.
Formuláře:
Počasí
Sekce „Počasí“ stahuje automaticky do formuláře údaje, a to na základě informací uvedených v sekci „Adresa“ v projektové záložce „Nastavení“. Pro získání údajů o počasí využívá aplikace Fieldwire rozhraní Visual Crossing.
Údaje o počasí jsou získávány na základě časové značky „Datum“ uvedené ve formuláři (když uživatel vytvoří formulář poprvé, je datum nastaveno na datum vytvoření, ale to lze změnit). Pokud je formulář vytvořen ráno, zobrazené údaje budou představovat předpověď počasí. Aby formulář zobrazoval skutečné údaje o počasí, aktualizujeme jej po asi 24 hodinách.
Podpis
Sekce „Podpis“ vyzve uživatele na webu k elektronickému podpisu, nebo v mobilu k vlastnoručnímu podpisu. Pro zajištění odpovědnosti aplikace Fieldwire automaticky zahrne časovou značku, kdy byl formulář podepsán.
Na webu můžete vy, nebo někdo, kdo nevlastní účet Fieldwire, formulář podepsat:
| Jméno přihlášeného uživatele se zobrazí jako první podpisová možnost. | Pokud si přejete, aby formulář podepsal uživatel, který nevlastní účet Fieldwire, klikněte na „Podepsat jako někdo jiný“. |
Podpis jakéhokoli uživatele, který se podepisuje vlastním jménem bude doplněn o razítko s datem, časem a zařízením, název společnosti a pracovní pozici signatáře, aby bylo jasné, kdy přesně a kým byl formulář podepsán.
Poznámka: Název společnosti a pracovní pozice jsou odvozeny od informací uvedených v Nastavení profilu na domovské stránce vašeho účtu, ne od informací uvedených v konkrétním projektu.
Uživatel přihlášený do aplikace Fieldwire na zařízení, ve kterém byl formulář otevřen, bude uveden jako vlastník daného zařízení:
| „Podepsat jako Ben Schantz“ |
| „Podepsat jako někdo jiný“ |
Ve verzi aplikace Fieldwire v iOS nebo Androidu, může formulář podepsat také jiný uživatel:
| Jméno přihlášeného uživatele se zobrazí jako první podpisová možnost. | Pokud si přejete, aby formulář podepsal uživatel, který nevlastní účet Fieldwire, vyberte „Někdo jiný“. |
Poté, co určíte, kdo má formulář podepsat, a zvoleným signatářem jste vy, budete vyzváni k vlastnoručnímu podpisu. Pokud má formulář podepsat někdo jiný, bude nejdříve vyzván k zadání svého jména a až následně k vlastnoručnímu podpisu.
Podobně jako při podepisování na webu, bude každý podpis doplněn o razítko s datem, časem a zařízením, aby bylo jasné, kdy přesně a kým byl formulář podepsán.
Poznámka: Pokud je formulář podepsán v mobilu, název společnosti a pracovní pozice signatáře se zatím nezobrazí.
Uživatel přihlášený do aplikace Fieldwire na zařízení, ve kterém byl formulář otevřen, bude uveden jako vlastník daného zařízení:
| Podepsat formulář jako Andrew White |
| Podepsat formulář jako někdo jiný |
Po vyplnění všech povinných polí ve formuláři můžete kliknout na „Aktualizovat stav a zavřít“. Je to podobné jako při dokončení formuláře. Stavy vytvořené ve formuláři určují stavy, na které může být formulář změněn:
| Výchozí stavy ve formuláři „Denní výkaz“: | |
| Výchozí stavy ve formuláři „Žádost o kontrolu“: |
Pokud více uživatelů vytváří nebo upravuje konkrétní formulář v mobilu, je třeba, aby se ujistili, že po dokončení úprav nejdříve zavřou formulář a až následně zavřou aplikaci nebo uvedou zařízení do režimu spánku.
Více podpisů
V každé sekci „Podpis“ mohou nyní uživatelé určit minimální počet požadovaných podpisů, stejně jako maximální počet povolených podpisů. Díky tomu uživatelé nemusí do jednoho formuláře přidávat několik částí pro podpis.
Po kliknutí na ikonu tužky si uživatelé budou moci zvolit „Minimální počet podpisů“ a „Maximální počet podpisů“.
Poznámka: Pokud si nepřejete, aby byla sekce „Podpis“ povinná, je třeba nastavit „Minimální počet podpisů“ na „0“.
Přestože uživatelé nemohou na mobilním zařízení upravit minimální nebo maximální počet podpisů, mohou si zobrazit / přidat několik podpisů v jedné podpisové části, jak je uvedeno nastaveními Minimální počet podpisů a Maximální počet podpisů v šabloně formuláře.
Obnovení smazaných formulářů
Formuláře mohou být v projektu obnoveny ve verzi Business administrátory projektu v záložce „Odpadkový koš“. Pokud je formulář smazán, bude v záložce odpadkového koše po dobu 30 dní, během kterých může být obnoven. Po 30 dnech však bude smazán navždy.
Poznámka: Zatímco formuláře je možné obnovit pomocí záložky „Odpadkový koš“, šablony formulářů obnovit nelze. Když šablony formulářů jednou smažete, jsou smazány navždy. Pokusíte-li se smazat šablonu formuláře, ukáže se vám zpráva zobrazená na snímku obrazovky níže s výzvou, abyste potvrdili, zda si šablonu a všechny s ní spojené formuláře přejete smazat.