Jak zveřejnit, odeslat, stáhnout a sdílet formulář?

Přehled

 

Zveřejnění formuláře je klíčovým krokem k tomu, aby byl formulář dostupný všem uživatelům v projektu. Jakmile je šablona formuláře zveřejněna, můžete začít formuláře vytvářet, podávat, stahovat a sdílet. Tento článek popisuje, jak formulář zveřejnit, a co je nutné udělat před podáním formuláře (např. opatřit ho podpisem), jak si potvrdit, že je formulář podaný, co se po podání stane, kdo bude automaticky informován a jak dokončený formulář zaslat e-mailem dalším libovolným příjemcům.

 

Obsah 

• Jak zrušit zveřejnění formuláře a jak ho zveřejnit 
• Jak formulář podat
  • Co se stane po podání formuláře? 
  • Co znamená „Formulář nekompletní“?
  • Řešení chyby „Formulář nekompletní“
• Jak formulář poslat e-mailem ve webové i mobilní verzi 

 

Jak zrušit zveřejnění formuláře a jak ho zveřejnit 

Pokud potřebujete upravit šablonu formuláře, napřed musíte zrušit její zveřejnění. 

Poznámka: Když není šablona zveřejněná, uživatelé ji nevidí. 

Možnost zrušit zveřejnění formuláře se nachází na stránce editoru formuláře. Na stránku editoru formuláře se můžete dostat dvěma způsoby.

Vyberte rozbalovací nabídku vedle příslušného formuláře a následně zvolte „Spravovat šablonu“.
Vyberte formulář z rozbalovací nabídky „Spravovat šablony“ v pravém horním rohu.

Pro zrušení zveřejnění formuláře vyberte možnost „Zrušit zveřejnění“ v pravém horním rohu. Teď již můžete šablonu formuláře upravovat: 

 

 

Pro opětovné zveřejnění šablony formuláře vyberte možnost „Publikovat“ v pravém horním rohu nástroje pro tvorbu šablon. Tím se formulář zviditelní ostatním v projektu, kteří ho také budou moci upravovat:

 

 

Jak formulář podat

Po vyplnění všech povinných sekcí formuláře ho můžete podat změněním jeho stavu v horní části z „Koncept“ na „Podáno“. 

 

Případně můžete zvolit možnost „Aktualizovat stav a zavřít“ – změnit stav formuláře z „Koncept“ na „Podáno“. 

Poznámka: Pokud člen nebo sledující není tvůrce či odpovědná osoba pro daný formulář, tlačítko se mu nezobrazí. 

V případě, že se budete pokoušet podat formulář bez vyplnění všech povinných polí, zobrazí se vám chybová hláška, která upřesní, jaké pole je třeba vyplnit:

 

Poznámka: Stavy „Koncept“ a „Podáno“ značí zda je formulář editovatelný, či nikoli. Stavy formuláře si můžete upravit, avšak logika zůstává stále stejná:povinná pole musí být vyplněna, než je formulář přesunut to needitovatelného stavu.

 

Co se stane po podání formuláře? 

Když se změní stav formuláře, dostane jeho tvůrce, odpovědná osoba nebo poslední, kdo ho upravil, na webu i na mobilním zařízení připojeném k účtu Fieldwire oznámení. Formulář se automaticky NEROZEŠLE nikomu dalšímu. Pokud tedy budou dokončený formulář potřebovat další lidé, budete muset postupovat podle níže popsaných pokynů, formulář stáhnout a dotyčným ho zaslat. 

 

Co když potřebuju formulář upravit po jeho podání?

Pokud jste administrátor projektu, můžete kliknout na rozbalovací nabídku „stav“ a změnit ho z „Podáno“ na „Koncept“. Následně budete formulář moci znovu upravovat.

Jestliže administrátorem projektu nejste, budete se muset obrátit na administrátora projektu a požádat ho, aby změnit stav formuláře z „Podáno“ na „Koncept“.  

Poznámka: Formulář můžete upravovat, až bude opět ve stavu „Koncept“. Pokud ho však budete chtít zaslat někomu dalšímu, budete si ho muset znovu stáhnout. 

 

Co znamená „Formulář nekompletní“? 

Může dojít na situaci, kdy budete chtít formulář podat, ale zobrazí se vám chybová hláška „Formulář nekompletní“: 

Webová verze chybové hlášky:

Chybová hláška v mobilní aplikaci:

 

Co tato chybová hláška znamená? 

Chybová hláška „Formulář nekompletní“ značí, že obsah formuláře není plně sesynchronizovaný s Fieldwire. To může být způsobeno tím, že ho zároveň upravuje někdo další na jiném zařízení, nebo tím, že byl obsah formuláře dokončen a synchronizován s Fieldwire, ale dokončený obsah ještě není plně sesynchronizován.

 

Řešení chyby „Formulář nekompletní“

Na webu počkejte pár minut a následně zkuste níže popsané kroky pro řešení problému: 

• Obnovte prohlížeč pomocí „CTRL +R“ ve Windows nebo „Command + R“ na Macu.
  
  
• Ověřte si, že máte vysokorychlostní připojení k internetu
  • Jak ověřit rychlost svého připojení se dozvíte v tomto článku: Máte rychlost přenosu dat Wi-Fi 10 megabitů za sekundu (Mbps) nebo vyšší?
    
    
• Zkontrolujte, že máte na počítači správně nastavený čas.
  • Pokud jde čas na vašem počítači napřed nebo pozadu, změny se nemusí uložit
    • Jak spravovat časové servery ve Windows
    • Jak upravit časovou zónu na Macu
      
      

Zeptejte se ostatních členů týmu, kdo formulář upravuje

V závislosti na tom, jak váš tým Fieldwire používá, můžete dokonce úkol vytvořit a rovnou ho členovi týmu přidělit.

 

Pokud se vám chyba „Formulář nekompletní“ zobrazí na systémech iOS nebo Android: 

• Ujistěte se, že máte aktuální verzi operačního systému i aplikace Fieldwire.
  • Klikněte sem pro kontrolu, zda máte nejnovější verzi Fieldwire. 
• V aplikaci Fieldwire přejděte na stránku formulářů a prstem přejeďte po obrazovce dolů.
  • Tím se stránka sesynchronizuje. Ve spodní části stránky byste měli vidět postupující modrou lištu
• Deaktivace a aktivace projektu.
  • Pro deaktivaci a opětovnou aktivaci projektu postupujte podle kroků v tomto článku.
    
    

Jak formulář stáhnout a poslat e-mailem

Jak stáhnout jednotlivý formulář ve formátu PDF na webu:

Ke stažení jednotlivého formuláře přejděte do záložky Formuláře v levé nabídce jakéhokoli projektu: 

 

1. Na pravé straně u názvu formuláře klikněte na šipku směřující dolů: 

 

2. Formulář se začne stahovat ve vašem prohlížeči: 

 

Jak stáhnout několik formulářů ve formátu PDF na webu:

I když neexistuje způsob, jak stáhnout několik formulářů najednou, můžete si zvolit export a následně si několik formulářů najednou stáhnout. K tomu přejděte v projektu do záložky „Formuláře“ a: 

 

1. Klikněte na bílé pole nalevo u každého formuláře, který chcete stáhnout:

 
Tip: Pokud zaškrtnete bílé pole nalevo u názvu složky, budou vybrány všechny soubory v dané složce. 
 

2. Až budete mít zaškrtnuté políčko u formuláře, klikněte na tlačítko „Akce“ a následně na „Export“: 

 

3. Zvolte si export formuláře ve formátu PDF nebo CSV: 

 

4. Tím si na svou e-mailovou adresu pošlete e-mail s odkazem pro stažení formulářů.

 

Jak formulář poslat e-mailem ve webové i mobilní verzi 

Ze záložky „Formuláře“ na webu vyberte ikonu obálky, čímž formulář odešlete: 

Po zvolení možnosti e-mailu se objeví vyskakovací okno – zde můžete zadat příjemce, zahrnout zprávu a zvolit, jestli chcete, nebo nechcete přiložit formulář ve formátu PDF nebo CSV: 

 

Poznámka: Uživatel nemůže odeslat více než 250 exportů za den. Pokud tento limit překročíte, budete moci další e-mail s exportem poslat až po uplynutí 24 hodin od odeslání 250. e-mailu: 

Export formuláře ve formátu PDF: 

 

Export formuláře ve formátu CSV:

 

Poznámka: Datum/čas zobrazené na exportovaném formuláři vychází z časového pásma vašeho projektu. To můžete zkontrolovat v záložce „Nastavení“ v projektu. Datum/čas zobrazené v rozhraní formuláře vychází z místního časového pásma. 

Jak formulář poslat e-mailem v mobilní verzi:

Formulář můžete exportovat také na svém zařízení iOS nebo Android. Když máte formulář otevřený, vyberte ikonu „Sdílet“ a následně zvolte způsob, jakým chcete formulář distribuovat:  

Poznámka: Pokud chcete formulář odeslat e-mailem ze svého zařízení, budete muset být přihlášeni do výchozí e-mailové aplikace Applu. 

Na Androidu v otevřeném formuláři vyberte ikonu „Tisk“: 

Po zvolení tisku se v zařízení vytvoří formulář ve formátu PDF. Budete mít možnost formulář poslat e-mailem pomocí ikony „Sdílet“ nalevo nebo můžete formulář vytisknout přímo ze svého zařízení po kliknutí na tři vertikální tečky napravo: 

 

Další informace:

Tyto články vám poskytnou více informací o tom, jak používat vlastní formuláře: 

• Co jsou vlastní formuláře?
• Záložka „Formuláře“