Přehled
Jasné a ucelené výkazy úkolů pomáhají uživatelům Fieldwire šetřit čas, prokazovat pokrok a informovat zúčastněné strany. Naše výkazy stačí jednou přednastavit a pak se posílají automaticky každý týden nebo měsíc, takže jejich vytvářením nebudete ztrácet čas. Tento praktický návod vás provede nastavením nejčastějších výkazů, které vy nebo váš tým budete chtít ve Fieldwire nastavit. Také se v něm dozvíte, jak správně nastavit úkoly, aby zachytily nejrelevantnější informace, které chcete zahrnout do výkazů pro sebe i svůj tým.
Při správném používání data o úkolech zaznamenáte rovnou na stavbě a pak se automaticky pomocí výkazů rozešlou jednotlivým zúčastněným stranám. Není k tomu třeba žádné následné zpracování poznámek ze stavby ani žádný další software.
Jak Fieldwire pomáhá s vytvářením výkazů?
- Sdílejte výkazy o pokroku, seznamy vad a nedodělků a poznámky i předávací protokoly ze stavby se všemi zúčastněnými stranami. Každému bude mít přístup k úkolům a atributům úkolů, které jsou pro něj relevantní.
-
- Sdílejte výkazy s kýmkoli, i když nemá účet Fieldwire.
-
- Přizpůsobte si šablony výkazů a filtrujte je podle atributů úkolů, které jsou pro zúčastněné nejdůležitější.
-
- Zdokumentujte si informace o úkolech a kategorizujte je pomocí relevantních atributů.
-
- Naplánujte automatické rozesílání výkazu na denní nebo týdenní bázi.
Obsah
1a. Přednastavení zdrojů úkolu a výkazu
Vytváření a dokončování velkých úkolů
3a. Vytváření výkazů seznamů vad a nedodělků
3b. Vytváření výkazů o postupu
3c. Vytváření předávacích protokolů
Zjistěte, jak výkazy ve Fieldwire využívají jiné společnosti
Používání úkolů
Úkoly jsou základní funkcionalitou, díky které můžete ve Fieldwire sledovat postup práce. Mohou nahradit e-maily, zprávy a dokonce i telefonáty a být jediným zdrojem nejaktuálnějších informací na stavbě. Úkoly jsou ve Fieldwire používány různými způsoby a umožňují zdokumentovat:
- Problémy při kontrole kvality
- Pozorování z kontrolních dnů
- Položky ze seznamu vad a nedodělků
- Bezpečnostní problémy
- Žádosti o informace a žádosti o změny
- Pokrok prací
- Zpoždění
- Návrhy a představební koordinace
- Odchylky
- Běžnou komunikaci a rychlé zprávy mezi členy týmu
Tato sekce představí vám představí nejlepší způsoby, jak s úkoly a jejich atributy pracovat tak, aby z nich váš tým vytěžil co nejvíce.
1a. Přednastavení zdrojů úkolu a výkazu k úspoře času
Než začnete vytvářet úkoly, doporučujeme přednastavit si ve webové verzi Fieldwire podobu úkolů, abyste zorganizovali a standardizovali informace, které v nich chcete zaznamenávat a následně zahrnout do výkazů.
Nastavení kategorií pro organizaci úkolů:
| Kategorie je možné si v každém projektu upravit podle svých představ. Lze je snadno použít k roztřídění úkolů podle řemesel, oborů, týmů nebo dalších primárních skupin. Lze je přidávat i během doby trvání projektu podle potřeby, ale je užitečné jich alespoň několik vytvořit již na samém začátku. Například když plánujete úkoly související se seznamy vad a nedodělků, zvažte přidání kategorie „Kontroly“. |
Vytváření šablon kontrolních seznamů pro standardizaci a zjednodušení postupů:
|
V rámci seznamů vad a nedodělků doporučujeme používat šablony kontrolního seznamu. Ušetříte tak čas a zajistíte konzistenci. Jde o seznamy položek úkolů, které si můžete upravit zcela podle svých představ. Pro každý typ úkolu si můžete uložit specifický kontrolní seznam, aby s ním mohl váš tým pracovat. Když přidáte šablonu, název kontrolního seznam se přidá jako štítek. To vám umožní rychle filtrovat úkoly, které tento kontrolní seznam používají. V záložce „Nastavení“ můžete vytvořit i několik šablon kontrolních seznamů najednou, abyste proces seznamů vad a nedodělků standardizovali. Zajistíte tak, že pokaždé budou použity stejné kroky a doporučené postupy, a to bez ohledu na to, kdo je za úkol odpovědný. |
|
Vytváření umístění, aby bylo možné sledovat, kde je práce hotova:
|
Špendlík úkolu znázorňuje konkrétní polohu na plánu. Umístění je však možné používat k vymezení různých zón, podlaží, komplexů a dalších oblastí vaší stavby, abyste týmům mohli přesněji určit místo práce. Také můžete v záložce „Nastavení“ importovat několik umístění, a všem uživatelům Fieldwire tak vkládání umístění standardizovat. Umístění představují nejlepší způsob, jak konkrétně přidělit umístění a sledovat, kde byla po dokončení příslušných prací na daném místě provedena kontrola. |
Přidání štítků pro další vrstvu organizace úkolu v rámci vašich kategorií:
|
Přidejte na začátku projektu sadu štítků pomocí funkce „Správa štítků“ v záložce „Nastavení“. Štítky, které vytvoříte v průběhu práce, se zde také zaznamenají, aby pro vás bylo snazší postup standardizovat. O kategoriích uvažujte jako o svých hlavních sekcích úkolů a štítky vnímejte jako dodatečné filtry pro vyhledávání, které vám pomohou identifikovat a sledovat skupiny podobných úkolů v různých kategoriích. Třeba můžete vytvořit štítky pro úkoly, které potřebují zkontrolovat (např. „Vyžaduje kontrolu“) nebo mají být předány (např. „K předání“), a to bez ohledu na jejich kategorii. Štítky můžete z úkolů odebrat, pokud již nejsou relevantní. |
|
Přidejte v nastavení svoje logo:
|
Administrátoři projektu mohou prvky výkazů upravit v záložce Nastavení. Aktualizujte svou adresu projektu, nahrajte firemní logo a upravte barevnost banneru výkazu. Administrátoři projektu také mohou importovat a spravovat seznamy relevantních štítků, šablony kontrolních seznamů, umístění a šablony výkazů.
|
|
1b. Používání klíčových atributů úkolu
Každý atribut úkolu může tvůrce úkolu nastavit a lidé dokončující práci ho mohou kdykoli upravit podle potřeby. Jakékoli změny v atributu i jejich autor se automaticky zaznamenávají v sekci komentářů k úkolu.
Nastavení stavu úkolu, aby odrážel prioritu:
| Stav úkolu ukazuje prioritu případně fázi rozpracovanosti úkolu. Pomáhá určit, jak úkol přidělit a práci na místě zorganizovat. Po dokončení úkolů je pracovníci na stavbě označí jako „dokončené“ a odpovědná osoba se následně změní (nebo je přidána jako sledující) na člověka, který má práci po dokončení ověřit. Stav úkolu je používán v rámci celého vašeho projektu a je možné ho používat jako filtr ve výkazech úkolů k zachycení postupu skupin úkolů podle jednotlivých úrovní neodkladnosti. |
Nastavte odpovědnou osobu a sledující, abyste informovali lidi, kteří na úkolu mají pracovat:
|
Pole Odpovědná osoba použijte, abyste automaticky upozornili osobu, která má na úkolu začít pracovat. Pokud chcete zapojit několik lidí, přidejte je jako sledující. Sledující můžete upravovat (přidávat/odebírat) u několika úkolů najednou pomocí funkce „Hromadná úprava“ v záložce „Úkoly“. Odpovědná osoba i všichni sledující obdrží při každé změně u úkolu automatické upozornění. Odpovědnou osobu můžete kdykoli změnit. Například když různé části úkolu mají být provedeny různými členy týmu. Kdokoli, kdo v minulosti byl odpovědnou osobou úkolu, bude přidán jako sledující. Když bude k úkolu přidán nový obsah, dostane tak upozornění. |
Nastavení a aktualizace data zahájení a ukončení ke sledování trvání úkolů:
|
Data zahájení a ukončení představují hlavní způsob, jak nastavit harmonogram úkolu a koordinovat práci na místě. Přidejte při vytváření úkolu požadovaná data, ať máte jistotu, že harmonogram bude dodržen. Jak projekt postupuje, pomocí umístění a dat zahájení a ukončení můžete snadno a rychle koordinovat dodávky materiálů, práci různých profesí i kontroly. |
Vytváření a dokončování velkých úkolů na stavbě
Podoba úkolu (např. šablony kontrolních seznamů, atributy, umístění), kterou jste vytvořili ve webové verzi Fieldwire, je ve vašem projektu dostupná všem, kteří na stavbě používají naši mobilní aplikaci. Čím více informací v úkolech uvedete, tím podrobnější budou vaše výkazy. Obdobně platí, že čím více atributů úkolů použijete, tím více parametrů můžete při třídění a nastavování podrobných výkazů určit.
Jak vytvořit a aktualizovat úkoly na tabletech a mobilních zařízeních:
|
1. Umístěte na plán špendlík úkolu. Pokud na plánu již máte úkoly, které chcete upravit nebo aktualizovat, stačí vybrat daný špendlík úkolu. 2. Upravte atributy úkolu pomocí možnosti „Upravit“. 3. Zadejte kategorii, umístění, datum zahájení a ukončení a odpovědnou osobu. Také zde můžete upravit stav úkolu. 4. Kontrolní seznam přidáte pomocí možnosti +. Následně vyberte kontrolní seznam – jediným kliknutím na úkol můžete přidat všechny šablony, které jste vytvořili ve webové verzi. 5. Jakmile máte přidané příslušné informace pro sledování, začněte v úkolu zadávat příslušné fotografie, zprávy a soubory. Pamatujte, že všechny tyto atributy můžete během trvání úkolu upravit. Nezapomeňte tedy údaje jako datum ukončení nebo stav úkolu průběžně aktualizovat. |
Vytváření skvělých výkazů
Výkazy můžete generovat v záložce „Úkoly“. Vyberte možnost „Generovat výkazy“ a „Nový výkaz“, pak zadejte a uložte název výkazu:
Šablony výkazů: Fieldwire uloží každý výkaz, který vytvoříte, jako plně nastavenou šablonu, takže ho kdykoli můžete jediným kliknutím znovu použít. Také se můžete vrátit a šablonu upravit. Výkazy v projektu také můžete duplikovat a při vytváření nových projektů je klonovat ze stávajících projektů ve svém účtu.
Kromě toho také můžete použít sekci „Zahrnout“ ve vyskakovací nabídce výkazu a zobrazit si pouze ten obsah úkolu, který je podle vás relevantní (plány, fotografie, soubory, videa, zprávy, data zahájení a ukončení atd.) pro daný výkaz, který vytváříte. Veškerý obsah, který se rozhodnete zahrnout, je při prohlížení výkazů v prohlížeči PDF přístupný pomocí hypertextových odkazů na zmiňovaný obsah. Např.: V prohlížeči Acrobat Reader.
Řazení výkazu: Výkazy Fieldwire vám ve vyskakovací nabídce výkazu v sekci „Seřadit podle“ umožňují řadit a seskupovat úkoly, které máte uvedené ve výkazu, podle tří různých atributů. První atribut, který vyberete bude primární skupinou, do které budou vaše úkoly ve výkazu tříděny. Druhý atribut bude používán k dalšímu třídění úkolů v rámci seskupení dle prvního atributu a třetí atribut bude seskupovat úkoly v rámci skupin vytvořených prvními dvěma atributy.
Například třídění dle „data ukončení, kategorie a priority“ bude probíhat v tomto pořadí. Vygeneruje se výkaz, ve kterém jsou úkoly nejdříve uvedené od nejnovějších po nejstarší a úkoly se stejným datem ukončení jsou uspořádané do skupin jako kategorie. V sekci dle dnů a kategorii podsekcí jsou úkoly seřazené podle priority/fáze rozpracovanosti. P1 je uváděna první, P2 druhá a P3 třetí.
Naopak když se rozhodnu výkaz seřadit podle „priority, kategorie a data ukončení“ v tomto pořadí, vygeneruje se výkaz, kde budou nejvýše uvedeny úkoly s nejvyšší prioritou a úkoly se stejnou prioritou budou uspořádané do skupin jako kategorie. V sekci dle priority a kategorii podsekcí jsou úkoly seřazené podle data ukončení. Nejnovější úkoly jsou uvedené první.
Ujistěte se, že vy i členové vašeho týmu pečlivě tyto atributy úkolů vyplňujete, aby je bylo možné použít pro vygenerování přesně takového výkazu, jaký potřebujete.
3a. Vytváření výkazů seznamů vad a nedodělků
Seznamy vad a nedodělků jsou obvyklou součástí dokončování projektů. Pomáhají zajistit, že váš tým odvede co nejlepší práci. Úkoly ve Fieldwire lze nastavit s konkrétními atributy, které jsou pro váš projekt a tým relevantní. Když si vygenerujete výkaz seznamu vad a nedodělků, budete mít jistotu, že se na nic nezapomene.
Několik parametrů se opravdu vyplatí použít, když generujete výkaz seznamu vad a nedodělků:
- Typ: „Podrobné PDF“ – tato sekce vám umožní přesně si zvolit, jaké atributy úkolů a obsah (např. kontrolní seznamy, zprávy atd.) chcete do výkazu zahrnout.
- Zahrnout: „kontrolní seznamy“, „zprávy“, „fotografie“. Jakékoli informace, jaké chcete do úkolů souvisejících s vadami a nedodělky, si můžete nechat ve výkazu zobrazit.
- Tuto sekci si ve svém výkazu můžete zcela upravit na míru. Například můžete chtít vynechat z výkazu, který se odesílá klientovi, „Zprávy“. Pokud bude potřeba něco nahradit a vy chcete, aby dotyčný člověk měl kompletní balíček informací, možná budete chtít zahrnout „Soubory“. Nebo můžete chtít zahrnout „Plány“, protože osoba, které výkaz posíláte, nemá k Fieldwire přístup.
- Seřadit podle: Tento výkaz je seřazen podle „kategorie“, „umístění“ a „čísla úkolu“.
- Kategorie: Vyberte příslušnou kategorii, do které úkoly ze seznamu vad a nedodělků spadají.
- Stavy: Můžete oddělit nebo třídit úkoly podle kategorie. Například můžete odeslat subdodavateli jeho „Otevřené položky“, ale projektantovi, po kterém chcete ověření, „Splněné úkoly“. „Výkaz „Ověřeno“ můžete poslat rovnou klientovi.
Následující výkaz je pouze z jednoho úkolu, takže neobsahuje mnoho informací. Čím více informací do úkolů přidáte, tím podrobnější budou vaše výkazy. Na konec výkazů můžete dokonce zahrnout i kopie odkazovaných plánů.
V náhledu výše jsme odstranily některé odkazy na různé plány. Pokud chcete vidět i vynechaný obsah, stáhněte si kompletní výkaz. Když výkaz otevřete v prohlížeči PDF, uvidíte přiložené plány a budete moci otevřít přiložené fotografie.
Vzorový výkaz vad a nedodělků v angličtině si můžete stáhnout zde.
As an added note, when generating Detailed Reports, please be aware that there are limits to how many tasks, photos, and related forms that can be on these reports. If your report includes more than these limits, you'll see the "Report limit exceeded" message as shown in the screenshot below. In addition, if you try to email the report, you'll receive the same "Report limit exceeded" message in your email. As the message states, in order to generate the report successfully, you'll need to reduce the size of the report by splitting it into several parts using report task filters.
Při generování podrobných výkazů, berte prosím na vědomí, že je omezen počet úkolů, fotografií a souvisejících formulářů, které mohou být součástí těchto výkazů. Pokud váš přehled obsahuje více než tyto limity, zobrazí se zpráva „Překročen limit“, jak je znázorněno na snímku obrazovky níže. Pokud se pokusíte odeslat přehled e-mailem, obdržíte e-mail se stejnou zprávou „Překročen limit“. Chcete-li úspěšně vygenerovat výkaz, budete muset zmenšit jeho velikost rozdělením na několik částí pomocí filtrů.
3b. Vytváření výkazu o pokroku
Investor nebo zástupce investora potřebuje vědět, jak vše probíhá, aniž by musel nutně být neustále fyzický přítomný na stavbě. Výkazy PDF ve Fieldwire mu poskytnou vhled do postupu, lze je třídit dle kategorie, stavu, odpovědné osoby a/nebo dalších atributů úkolu relevantních pro příslušné typy pokroku prací, které chcete zahrnout (např. umístění).
Při vytváření přehledu o pokroku nezapomeňte použít některé z těchto parametrů:
- Typ: „PDF shrnutí“ je rychlý přehled úkolů. Informace, které obsahuje, nejsou tak podrobné jako u jiných typů výkazů, takže se skvěle hodí pro celkový výkaz o pokroku.
- Seřadit podle: „Datum dokončení“, pak „Priorita“ a „Kategorie“ úkoly seřadí podle data dokončení (skutečného nebo předpokládaného), pak priority a nakonec kategorie, aby jednotlivé profese byly seskupené společně. Skvěle tak uvidíte, co již bylo dokončeno, co se bude dokončovat v dohledné době, i u čeho je třeba nově nastavit prioritu a dokončit to dříve.
- Filtry úkolů: U výkazu o pokroku se můžete zaměřit na úkoly, které zbývá dokončit (stavy P1, P2, P3), nebo ty, které již byly provedeny (stavy „Dokončeno“ nebo „Ověřeno“). Podle toho, jaké stavy chcete ve svém výkazu zahrnout, můžete dokonce vytvořit dva odlišné výkazy a ukázat tak pokrok v „Otevřených“ i „Dokončených“ úkolech. Můžete je také seřadit podle různých odpovědných osob.
- Časové filtry: Pro týdenní výkaz o pokroku zvolte, že chcete zahrnout všechny úkoly, které byly upraveny v „Posledním… týdnu“. Získáte tak přehled všech úkolů, které byly v minulém týdnu upraveny, ale můžete použít i ostatní možnosti v tomto filtru a vygenerovat výkaz po měsících, dnech nebo dokonce pro vybrané časové období.
- Plánování výkazu: Fieldwire uživatelům umožňuje rozesílání výkazů zautomatizovat. V takovém případě můžete výkaz o pokroku rozesílat kupříkladu na konci týdne, aby byl vidět celkový pokrok v úkolech z předchozího týdne. Případně pokud upřednostňujete měsíční výkaz o pokroku, můžete také naplánovat rozesílání výkazu na stejný den v měsíci.
Příkladový výkaz o pokroku uvedení níže vám umožňuje nahlédnout do všech úkolů, které byly upraveny v minulém týdnu, vidíte data ukončení úkolů i současná data ukončení. Opět platí, že čím více polí vyplníte a více položek ke každému úkolu přidáte, tím podrobnější budou vaše výkazy.
V příkladu uvedeném níže jsme odstranili některé odkazy na plány, ale kompletní výkaz si můžete stáhnout níže.
Když výkaz otevřete v prohlížeči PDF, uvidíte přiložené plány a budete moci otevřít přiložené fotografie. Kompletní výkaz si stáhněte zde.
3c. Vytváření předávacích protokolů
Na konci projektu můžete najednou vyexportovat celou jeho historii i s veškerou dokumentací. Výkazy ve formátu CSV vám umožňují zobrazení fotografií, informací o úkolech, označení a dalších dat o relevantních úkolech v projektu. Zároveň vám poskytují neuvěřitelně snadný způsob, jak si vygenerovat komplexní přehled všeho, co se v rámci dané práce událo.
V ideálním případě by váš předávací protokol měl obsahovat všechny příslušné informace, které jste přidali v průběhu projektu. Ujistěte se, že se svým týmem jednotně používáte kategorie, stavy, umístění atd. v úkolech, a to od prvního dne projektu. Tak budete mít jistotu, že se vám podaří vygenerovat výkaz, který bude obsahovat vše důležité.
Předávací protokoly je obvykle rychlé a snadné nakonfigurovat, protože by měly obsahovat všechny důležité informace přidané do vašich úkolů v průběhu projektu. Proto je důležité nakonfigurovat výkaz tak, aby vyhovoval vašemu preferovanému způsobu uvádění údajů o úkolech. Při určování toho, jak chcete svůj soubor CSV řadit, tedy nezapomeňte použít příslušné parametry.
- Typ: Typ výkazu „CSV“ shromažďuje data ze všech příslušných projektových informací. Vaše úkoly jsou uvedené v řádcích a data k úkolům jsou utříděna do sloupců. Bude obsahovat všechny informace o úkolu, odkazy na plány, fotografie a soubory i další. Po exportu umožní plné přizpůsobení a ovládání, jelikož se jedná o soubor ve formátu .csv, který můžete otevřít a dále analyzovat v Excelu nebo dalších programech.
- Seřadit podle: Jde o ty nejdůležitější parametry, které jsou třeba při vytváření předávacích protokolů. Doporučujeme seřadit podle „Plánu“, pak „Kategorie“ a „Čísla úkolu“. Tak si zajistíte, že uvidíte všechny úkoly související s každým vaším plánem. Seskupené budou podle kategorie. Číslo úkolu pomůže zachovat každý úkol ve skupině podle chronologického pořadí určeného datem vytvoření. Pokud upřednostňujete seznam v pořadí podle data dokončení úkolu před datem vytvoření, vyměňte číslo úkolu za „Datum ukončení“.
- Hashtagy: Zde si můžete vybrat konkrétní štítky, které chcete do výkazu zahrnout. Pokud vyberete „Všechny“, Fieldwire uvede všechny úkolu bez ohledu na jejich štítek. V závislosti na tom, jak vaše týmy štítky používají, tedy můžete pomocí štítků s výkazy pracovat přesněji.
- Časové filtry: S jejich pomocí můžete pracovat s časovým rámcem položek. Pokud chcete vidět celou historii, vyberte „Naposledy upraveno“ a „Za celou dobu“.
Výkaz si stáhněte a zobrazte zde.
Poznámka: Pokud výkaz obsahuje informace, které nechcete s příjemci sdílet, doporučujeme k jejich odebrání použít software pro úpravy souborů PDF.
Zjistěte, jak výkazy ve Fieldwire využívají jiné společnosti
Fieldwire k získání aktuálních výkazů používá řada zákazníků v Evropě i Americe. Podívejte se na příběhy zákazníků v angličtině, které ilustrují, jak efektivně využívat úkoly a následně i výkazy: