Vlastní stavy úkolu – Centrum podpory

Přehled

Možnost vytvořit vlastní stavy úkolu vám umožňuje nastavit si vlastní pracovní postup na základě jedinečných stavů úkolu.

Předplatná: Dostupné ve verzi Pro, Business a Business Plus.
Oprávnění: Vlastní stavy úkolu mohou vytvářet administrátoři projektu. Členové projektu a sledující mohou využívat stavy v úkolech, které vytvořili, nebo ke kterým jsou přiřazeni.
Platformy: Web, iOS a Android.

Co jsou výchozí stavy úkolu?

Výchozí stavy úkolu, jako například ty, které jsou dostupné ve verzi Basic, jsou řazeny posloupně. Jsou rozlišeny různými „Typy“ a „Stavy“ a řídí se pracovním postupem od otevřeného přes sledovaný po ověřený. Ověřený úkol nemůže předcházet sledovaný úkol, který nemůže předcházet otevřený úkol.

Stavy souvisí také s projektovými oprávněními, např. jen určitá oprávnění mohou používat určité stavy úkolu.

Jak sledované, tak ověřené úkoly mají přiřazené datum a mohou být analyzovány pomocí filtrů, výkazů a grafů úkolů. To znamená, že aplikace Fieldwire zaznamená datum , kdy byl stav úkolu změněn ze „Sledováno“ na „Ověřeno“. To je obzvlášť důležité při používání časových filtrů.

Ověřené úkoly se také po určité době stanovené v záložce nastavení archivují.

Když se úkol poprvé vytvoří, je jeho výchozím stavem „Priorita 2“ (ale může být změněn na „Prioritu 1“ nebo „Prioritu 3“, podle předvídatelnosti práce). Stav úkolu se změní na „Dokončeno“, když odpovědná osoba dokončí práci, a na „Ověřeno“, když administrátor ověří, že práce, která se úkolem sleduje, je zcela dokončena. Posloupná sestupná logika je ilustrována v níže uvedeném schématu pomocí výchozích stavů.

Stav	Typ	Oprávnění
	Otevřeno	Administrátoři projektu, členové a sledující


	Sledováno
	Ověřeno	Pouze administrátor

Co jsou vlastní stavy úkolu?

Vlastní stavy úkolu jsou řazeny stejně posloupně jako výchozí stavy úkolu. Vlastní stavy úkolu se vždy řídí pracovním postupem od otevřeného přes sledovaný po ověřený. Podobně jako u výchozích stavů úkolu nemůže ověřený úkol předcházet sledovanému úkolu, který nemůže předcházet otevřenému úkolu.

Hlavní rozdíly jsou v tom, že máte možnost určit si vlastní stavy úkolu, co se týče přiřazeného názvu, barvy, typu, oprávnění a pořadí:

Možnost zvolit název, barvu, typ, oprávnění a posloupnost stavů úkolu nabízí širokou paletu využití. Představte si například, že byste chtěli sledovat konkrétní záležitosti v procesu řešení vad a nedodělků – můžete si nastavit jednoduchý pracovní postup pro sledování práce od stavu „Před provedením kontroly“ po „Schváleno“.

V níže uvedeném příkladu odpovídá stav „Otevřený“ (výchozí) stavu „před provedením kontroly“ – toto je výchozí stav při vytvoření úkolu. Stav úkolu se změní na „Závada“ a tedy na „Naplánováno“, když je vada zaregistrována a začne její oprava. „Probíhá“ a „Schváleno subdodavatelem“ odpovídají stavu „Sledováno“, protože datum, kdy byl tento stav zadán, použijete ve výkazech a filtrech. (Zároveň jsme zajistili, že pouze administrátoři a členové mohou měnit úkoly na stav „Schváleno subdodavatelem“.) „Schváleno generálním dodavatelem“ odpovídá stavu „Ověřeno“ a „Pouze administrátor“ může potvrdit, že věc byla zcela vyřešena:

Poté, co kliknete na „Uložit“, vidíte jednotlivé stavy a můžete je začít používat v nabídce „Atributy úkolu“:

Stavy na webu	Stavy v mobilu (iOS):

A vidíte je ve zobrazení Kanban:

Navíc je budete moci použít ve filtrech úkolu, ve výkazech a při zobrazování analýz úkolu. Vlastní stavy úkolu vnímejte jako základní způsob, jak určit vhodný pracovní postup pro to, co byste ve svém projektu rádi sledovali.

Jak vytvořím vlastní stavy úkolu?

Administrátoři projektu mohou vytvářet vlastní stavy úkolu v projektové možnosti „Nastavení“.

Klikněte na „Spravovat stavy“ pro zobrazení okna „Spravovat stavy“:

Zde můžete upravit název, barvu, typ, oprávnění a pořadí stavů. Můžete také přidávat nové stavy. V projektu jich můžete mít až sedm, nebo minimálně tři.

Administrátoři projektu mohou otevřít okno „Spravovat stavy“ ze zobrazení Kanban tím, že kliknou na ikonu ozubeného kola ve sloupci vedle názvu stavu:

Pro přidání nového stavu klikněte na možnost „+Nový stav“ a následně zadejte název stavu:

Nový stav se automaticky zobrazí v kategorii „Otevřený“ a bude dostupný všem uživatelům. Odtud upravte barvu, typ, oprávnění a pořadí pro zdokonalení vašeho pracovního postupu:

Poznámka: U stavu „Ověřeno“ můžete mít nastaveno pouze jedno oprávnění.

Pro smazání stavu klikněte na ikonu odpadkového koše vpravo od stavu:

Kde použiji vlastní stavy úkolu?

Své vlastní stavy úkolu můžete použít v řadě funkcí aplikace Fieldwire. Vytvořené vlastní stavy úkolu se propíší do všech funkcí, které využívají informace o úkolech.

V úkolu:

V úkolu můžete vlastní stavy úkolu využít pomocí rozbalovací nabídky „Stav“. Kromě toho můžete pro snadnou aktualizaci stavu (nebo pro změnu přiřazení) úkolu použít také symbol „@“ ve zprávě úkolu.

Symbol „@“ můžete použít také na mobilu v komentáři k úkolu a jednoduše zadat stav:

V záložce „Úkoly“ můžete také pomocí symbolu „@“ vyhledávat a filtrovat podle stavů:

Poznámka: Vaše vlastní stavy úkolu se objeví také ve všech úkolech, které jste zaslali e-mailem. Můžete na e-mail odpovědět a použít symbol „@“ následovaný stavem a změnit tak v aplikaci Fieldwire stav úkolu!

Při zobrazování úkolů:

Zobrazení Kanban:

Úkoly budou v zobrazení Kanban přeskupeny na základě pořadí vlastních stavů úkolu:

Stav úkolu můžete změnit také v zobrazení Kanban. Vyberte požadované úkoly, následně klikněte na „Akce“, odkud můžete úkoly přesunout do stavů „Sledováno“ a/nebo „Ověřeno“:

Úkoly můžete rovněž vyhledávat pomocí možnosti „Filtrovat úkoly“:

Ve výkazu:

Vlastní stavy úkolu můžete využít také ve výkazech úkolu. Stavy úkolu se zobrazí v sekci „Stavy“ v možnosti „Filtry úkolu“. Lze je využít v podrobném PDF výkazu, souhrnném výkazu, rovněž jako v CSV výkazu:

Často kladené dotazy

Jaký je rozdíl mezi stavy „Otevřený“ a „Sledováno“?

Stav úkolu „Otevřený“ znamená, že k úkolu není přiřazené žádné datum. Ke stavu úkolu„Sledováno“ (namísto stavu „Dokončeno“) je ve chvíli, kdy je na něj změněn stav úkolu, přiřazeno datum. Jak sledované, tak ověřené úkoly mají přiřazené datum a mohou být analyzovány pomocí filtrů, výkazů a grafů úkolů.

Otevřené stavy	Sledované stavy
Když je stav úkolu změněn na „Otevřený“, úkol nemá přiřazené datum. Umožňují, aby se nezahájené/neukončené úkoly zobrazovaly ve sloupcích „Zpožděné / Probíhá / Termín zhotovení dnes“.	Když je stav úkolu změněn na „Sledováno“, je úkolu přiřazeno datum (stejně jako v případě stavu „Ověřeno“). Uživatelé mohou u „Sledovaných“ úkolů použít v zobrazení úkolu a výkazech časové filtry. Ve výkazech úkolu se zobrazí, kdy byl stav úkolu změněn na stav „Sledováno“.

Mohu změnit u stavů oprávnění?

Můžete změnit oprávnění u všech stavů včetně stavu „Ověřeno“, kromě stavu „Otevřený“ (výchozí). U stavu „Otevřený“ (výchozí) bude oprávnění vždy nastaveno na „Všichni uživatelé“.

Lze vlastní stavy úkolu přenést do dalších projektů?

Vlastní stavy úkolu se vážou k jednotlivým projektům, ale uživatelé mohou již existující vlastní stavy při vytvoření nového projektu naklonovat. Můžete rovněž upravovat stavy úkolu v již existujícím projektu tak, že přejdete na stránku nastavení nebo stránku úkolu a kliknutím na ikonu ozubeného kola otevřete okno „Spravovat stav“ (poznámka: uživatel musí být administrátor projektu a verze projektu musí být Pro+).

Další informace

Více informací o využití úkolů v aplikaci Fieldwire naleznete v těchto článcích:

Video k vlastním stavům úkolu