Praktický návod pro nastavení projektu z role generálního dodavatele – Centrum podpory

Přehled

Fieldwire si můžete přizpůsobit na míru. Společnosti tak mohou nastavení projektu na naší platformě uzpůsobit svým pracovním postupům (není to tak, že by se musely přizpůsobovat projektům ve Fieldwire). Vzhledem k tomu může však otevření nového projektu, který je zcela prázdný, zpočátku působit trochu děsivě.

Členové našeho stavebního týmu, včetně mě, sami pochází přímo z branže (většinou jde o vedoucí projektů nebo projektové manažery). Pracujeme s celou řadou týmů v jednotlivých fázích každého projektu.

Tento návod se zaměřuje na to, jak přistupovat k nastavení projektu z pohledu generálního dodavatele. Pokud tento pracovní postup odpovídá tomu, co ve Fieldwire hledáte, pošlete nám e-mail na support@fieldwire.com a vyžádejte si kopii tohoto projektu (který pro vás můžeme vytvořit v jakémkoli existujícím účtu ve Fieldwire).

Jak používat tento praktický návod pro nastavení šablony projektu pro generálního dodavatele

Projdeme s vámi celý proces nastavení projektové „Šablony“, tedy základy nastaveného projektu (které si dále můžete přizpůsobovat). Šablonu si můžete naklonovat pokaždé, když zakládáte nový projekt, abyste ušetřili při jeho nastavování čas a vytvořili ve společnosti standardní postupy.

Související příběhy zákazníků: Jak ostatní generální dodavatelé používají Fieldwire

Vytvoření projektu

Projekt může vytvořit jakýkoli vlastník účtu, jeho manažer nebo uživatel. Ve webové verzi Fieldwire přidejte nový projekt kliknutím na velké tlačítko „+“ na hlavním panelu projektů. Zde máte možnost klonovat stávající projekt. Tím se překopíruje nastavení projektu a vybrané atributy:

Úprava klíčových nastavení projektu

Jakýkoli administrátor projektu může upravovat nastavení projektu a většina nastavení je poměrně intuitivní. Úprava nastavení projektu je však zásadní k tomu, aby vám software usnadnil práci.

Jednou z klíčových věcí, které je třeba udělat nejdříve, je označit všechny vaše výkazy úkolů a exporty formulářů nahráním vašeho firemního loga. Otevřete svůj projekt ve Fieldwire a klikněte na ikonu nastavení v dolní části hlavní levé nabídky, následně klikněte na „Změnit logo“:

Nyní se můžete podívat na několik dalších nastavení projektu, která jsou velmi užitečná pro prvotní nastavení.

Nastavte časový rámec automatického archivování ověřených úkolů

Nejspíše se nebudete potřebovat odchýlit od nastaveného období dvou let, které budete mít každý den na očích. Úpravou období archivace úkolů můžete určit, jak dlouho chcete, aby se vaše ověřené úkoly zobrazovaly na hlavním panelu projektů.

Zamyslete se nad délkou trvání vašeho projektu a počtem úkolů, které předpokládáte, že v projektu budou. Ty mohou zahrnovat i vady, seznamy vad a nedodělků, plánované práce, plány před úkolem atd. Vzhledem k časové ose a kvalitě jistě chcete, aby se na hlavním panelu projektu zobrazovaly jen úkoly s nejvyšší prioritou. I tak se však vždy můžete vrátit k archivovaným úkolům a vytvořit nezpochybnitelný výkaz dokončené práce.

Optimalizace nastavení mobilního úložiště

Jak dlouho bude váš projekt trvat? Kolik revizí výkresů je třeba provést na stavbě na mobilním zařízení? Kolik stránek máte v projektu a jak velké úložiště má vaše typické mobilní zařízení?
Jestliže pracujete na šestiletém projektu s více než 20 revizemi a na stavbě opravdu potřebujete mít přístup k aktuálním výkresům, podle kterých stavíte, doporučím vám nastavení aplikovat na jednu nebo maximálně dvě revize, abyste si nezaplnili úložiště

Jeden průměrně velký soubor plánu ve Fieldwire zabere na úložišti mobilního zařízení 6 MB (typické rozpětí je 2 MB – 10 MB). Pokud například máte ve Fieldwire 200 plánů a každý z nich má nahraných 5 revizí, projekt může zabrat zhruba 6 GB místa v paměti, v případě, že nastavení nijak neupravíte. Snížení počtu revizí (verzí) plánů, které se synchronizují na mobilní úložiště, pomáhá snížit využité úložiště mobilního zařízení.

Vytvoření přednastavených kontrolních seznamů

Jaký typ práce vyžaduje opakující se kroky? Generální dodavatelé, kteří obvykle spravují seznamy vad a nedodělků, mívají opakující se seznam, který využívají v každé části budovy, jednotky atd. Generální dodavatelé také v projektu řídí bezpečnost, vytváří kontrolní seznamy pro kontrolu všech bezpečnostních položek.

Vyberte „Spravovat kontrolní seznamy“:

Zvolte „Vytvořit kontrolní seznam“ a přidejte seznamy k úkolů, u kterých se kroky opakují:

Záložka Nastavení projektu

Vytvoření struktury složky plánů

Administrátoři projektu mohou vytvořit nové složky plánů výběrem záložky Plány a následně možnosti „+ Nová složka“:

Většina struktur složek pro generální dodavatele odpovídá sadám výkresů. Složky plánů jsou přirozeně řazeny podle sekvenčních čísel a dále podle abecedy. Proto vaše typická struktura „šablonové“ složky bude nejspíše podobná následujícímu příkladu, kde struktura složky odráží sadu výkresů každé profese:

Jak používat záložku plánů na webu?

Vytvoření struktury složky souborů

K vytvoření nové složky souborů vyberte záložku „Soubory“ a následně „+Nová složka“. Nové složky souborů mohou vytvářet pouze administrátoři projektů:

Většina generálních dodavatelů má strukturu složky, která odpovídá veškeré doplňující dokumentaci, kterou potřebujete při projektu mít.

Podobně jako složky plánů jsou složky souborů přirozeně řazeny podle sekvenčních čísel a dále podle abecedních znaků.

Struktura vaší typické „šablonové“ složky tedy bude podobná následujícímu příkladu:

Jak používat záložku plánů na webu?

Vytvoření kategorií

Administrátoři projektů mohou vytvářet kategorie. Stačí v dolní části seznamu kategorií vybrat možnost „+ Nová kategorie“.

Kategorie jsou hlavním nástrojem pro třídění a filtrování „úkolů“ ve vašem projektu. Úkoly jsou položky seznamů vad a nedodělků, vady, plánované práce, plánované kontroly, obecně věci, které je třeba udělat, atd. Pro generální dodavatele se kategorie obvykle rovnají profesím pracujícím na projektu. Úkoly tak lze třídit podle profesí. Také si můžete vygenerovat výkaz úkolů pro každou profesi.

Struktura vaší typické „šablonové“ kategorie tedy bude podobná následujícímu příkladu:

Definování vlastních stavů úkolů

Administrátoři projektů mohou vlastní stavy úkolů vytvářet dvěma způsoby:

Úprava ze záložky Nastavení:

Úprava ze záložky Úkoly (Poznámka: tato možnost je dostupná, pouze pokud je v projektu alespoň jeden úkol)

Vlastní stavy úkolů odpovídají pracovním postupům vaší společnosti. Vlastní stavy umožňují lepší přehled nad plánováním a dokončováním práce. Existují tři typy stavů: otevřeno, sledováno a ověřeno.

Typ stavu	Význam	Důležitost pro generálního dodavatele
Otevřeno (výchozí)	Výchozí stav úkolu, který úkol má po vytvoření	Jako generální dodavatel většinou vidím na stavbě zaznamenané vady, takže můj otevřený (výchozí) stav je „Vada“.
Otevřeno	Značí jakoukoli rozdělanou práci	Jak je zřejmé, práce zatím nebyla dokončena.
Sledováno	Úkoly, které byly dokončeny, ale zatím nebyly zkontrolovány a ověřeny	Jelikož generální dodavatel většinou řídí několik profesí, stav „Sledováno“ je většinou používán pro okamžik, kdy dílčí profese dokončí práci.
Ověřeno	Úkoly, které budou archivovány na základě nastavení archivace.	Tato práce byla zkontrolována interním dohledem nebo týmem pro kontrolu kvality a je zcela dokončena.

Vzhledem k tomu je typický „šablonový“ postup vlastních stavů úkolu podobný následujícímu:

Vlastní stavy úkolu

Nastavení šablon výkazů

Pro nastavení výkazu přejděte do záložky „Úkoly“ a zvolte „Generovat výkazy“. Jak bylo zmíněno v sekci o vytváření kategorií, výkazy lze nastavit, aby se řadily podle kategorie, a rozesílat je podle profesí. Nejčastěji generální dodavatel rozešle výkazy o vadách a nedodělcích jednotlivým profesím. Zde je seznam šablon:

K vytvoření výkazu vad a nedodělků pro každou profesi, vyberte „Nový výkaz“. Následně v sekci „Stav“ zvolte „Závada“ a v části „Kategorie“ vyberte konkrétní profesi. Poté do příjemců přidejte všechny, kteří by daný výkaz měli obdržet:

Pokud chcete svoje nastavení zduplikovat a použít pro jinou profesi, najeďte na výkaz a vyberte „duplikovat“:

Praktický návod: Jak nakonfigurovat úkoly pro získání skvělých výkazů

Nastavení formulářů

Ve Fieldwire je připravených 6 šablon formulářů, které nejspíše pokryjí 90 % případů, kdy formuláře jako generální dodavatel budete potřebovat:

Pokud potřebujete, můžete si tyto šablony upravit, aby odpovídaly standardům vaší společnosti, nebo si můžete vytvořit další:

Co jsou vlastní formuláře?

Klonování vaší „šablony“ projektu

Teď již máme nakonfigurované základní prvky vaší struktury projektu a můžete šablonu projektu naklonovat, kdykoli vám to při zakládání nového projektu ušetří čas a zajistí konzistenci. Chceme, abyste si užili ušetřený čas, který vám počáteční investice přinese. Příště přejděte na vytvoření projektu, zvolte svůj „šablonový“ projekt z rozbalovací nabídky a ujistěte se, že zkopírujete kategorie, zkopírujete stavy, zkopírujete výkazy, zkopírujete formuláře, zkopírujete složkya zkopírujete nastavení.

Pokud se vám toto nastavení projektu líbí nebo si myslíte, že by bylo dobrým výchozím bodem, pošlete nám e-mail na adresu support@fieldwire.com a vyžádejte si kopii této šablony.

Jak mohu klonovat projekty?

Jak další generální dodavatelé Fieldwire využívají

Podívejte se, jak Fieldwire využívají další generální dodavatelé k zjednodušení koordinace a řešení vad se smluvními partnery na stavbě. Používáním šablony projektu výše si můžete rychle tyto pracovní postupy otestovat, abyste lépe porozuměli tomu, jak přínosné mohou pro vaši společnost být.