Přehled
Uživatelé Fieldwire s předplatným Business nebo Business Plus mají možnost nastavit integrace mezi svým účtem a/nebo projekty Fieldwire a Google Drive.
Tato integrace je dostupná pro záložky Soubory a Plány; účelem propojení Google Drive s vašimi projekty ve Fieldwire je, že budete moci přímo z aplikace do Fieldwire načítat položky. Jedná se o více jednosměrných synchronizací (nikoli obousměrnou synchronizaci), které udržují vaše aplikace synchronizované; proto je důležité, abyste si určili, zda bude Fieldwire nebo Google Drive vaším „zdrojem pravdy“.
Poznámka: Projekty propojené s Google Drive nyní mohou podporovat více připojení účtů! To znamená, že můžete synchronizovat soubory z různých účtů nebo adresářů do svých projektů ve Fieldwire.
Poznámka: Tento článek se týká konkrétně Google Drive. Pokud nemáte zájem o používání této aplikace, ale chcete se dozvědět více o připojování aplikací a nastavování automatizací, podívejte se prosím na tyto články:
Omezení:
- Workato nebude neomezený jako naše obousměrná synchronizace. Je omezen na spravedlivé používání a budeme vás kontaktovat, pokud se blížíte svému limitu.
- Připojení integrace mohou být realizována pomocí některého z následujících prohlížečů: Google Chrome, Microsoft Edge nebo Firefox. Safari a prohlížeč Brave nelze vůbec použít pro připojení Google Drive.
Obsah
- Ukázkové video
- Nastavení připojení k Google Drive
- Nastavení automatizace s Google Drive
- Často kladené otázky
- Řešení problémů
Ukázkové video
Nastavení připojení k Google Drive
Integrace Google Drive se nastavuje mnohem rychleji; před tím je však potřeba opět zkontrolovat, že máte správné úrovně oprávnění jak na účtu, tak v projektu. (Pro více informací o oprávněních na úrovni účtu si přečtěte tento článek: Úvod do úrovní oprávnění účtu: Manažeři, uživatelé účtu a uživatelé projektů). Pro vytvoření připojení k Google Drive potřebujete následující:
- Buď účet Business nebo Business Plus
- Být správcem účtu (nebo vlastníkem) ve Fieldwire
- Přístup na úrovni správce v aplikaci, kterou chcete připojit k Fieldwire.
Jakmile potvrdíte, že máte správné úrovně oprávnění, je potřeba:
- Přejít na záložku Integrace na domovské stránce vašeho účtu
- Vybrat aplikaci Google Drive
- Kliknout na modré tlačítko Připojit účet Google Drive
- Pojmenovat připojení dle libosti; výchozí název bude vždy "[název aplikace] – [Jméno a příjmení ve vašem nastavení profilu Fieldwire]".
- Po rozhodnutí o názvu klikněte na modré tlačítko Další.
Jakmile je připojení navázáno, měli byste vidět Úspěšné připojení zeleně. Poté klikněte na Zavřít. Pod sekcí „Připojený účet“ uvidíte název svého propojeného účtu a nahoře by se měla objevit zelená lišta s oznámením, že nyní můžete nastavovat automatizace v záložce Nastavení vašich projektů.
Připojení více účtů Google Drive
Pro připojení více účtů Google Drive:
- Přejděte na záložku Integrace
- Vyberte aplikaci Google Drive
- Klikněte na + Připojit další účet
- Poté postupujte podle stejných kroků uvedených výše v sekci Nastavení připojení k Google Drive
Nastavení automatizace s Google Drive
Poté, co jste vytvořili připojení k Google Drive na úrovni účtu, můžete ve svých projektech vytvořit „automatizaci“. Připomínáme však, že před tím musíte mít správné úrovně oprávnění v projektu. (Pro více informací o oprávněních na úrovni projektu si přečtěte tento článek: Úvod do úrovní oprávnění projektů: Správci, členové a sledující).
Automatizace jsou místem, kde se děje kouzlo – umožňují propojení Fieldwire s jednou z vašich aplikací pro správu dokumentů. Pro vytvoření automatizace potřebujete:
- Být správcem projektu ve Fieldwire, kde chcete automatizaci vytvořit
- Přístup k záložce Nastavení projektu ve Fieldwire
- Přejděte do konkrétního projektu, kde chcete automatizaci vytvořit.
- Přejděte na záložku Nastavení a na pravé straně
- Sjeďte dolů do sekce Aplikace a
- Klikněte na tlačítko Spravovat automatizace.
- Budete přesměrováni na novou stránku, kde budou vypsány všechny automatizace vytvořené pro daný projekt.
Pro vytvoření automatizace s Google Drive:
- Klikněte na tlačítko + Nová automatizace, čímž se zobrazí nové vyskakovací okno.
- Vyberte Google Drive jako aplikaci, kterou chcete propojit s projektem Fieldwire
- Vyberte účet Sharepoint, který chcete propojit s projektem Fieldwire (pokud máte připojeno více účtů Sharepoint)
- Vyberte buď Načíst složku Google Drive do souborů Fieldwire nebo Načíst plány Google Drive do plánů Fieldwire
- Klikněte na Vytvořit koncept
- Klikněte na modré tlačítko Vybrat složku
- Vyberte složku Google Drive, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire (můžete vybrat také podsložky).
- Na GIFu níže vytváříme automatizaci mezi Fieldwire a Google Drive tak, aby soubory ve složce „My Demo folder“ v Google Drive byly automaticky synchronizovány se záložkou Soubory ve Fieldwire.
- Klikněte na Připojit
Po kliknutí na „Připojit“ tlačítko „Vybrat složku“ zmizí a stav se změní na „Připojuji se“. Po dokončení synchronizace se stav změní na „Připojeno“. Pod sekcí „Složka Google Drive“ je uvedena cesta „My Drive / Fieldwire / My Demo folder“, která ukazuje cestu k souborům, ze kterých bude Fieldwire načítat. Jak je uvedeno v sekci „Složka Fieldwire“, složka, kterou jste vybrali, se synchronizuje přímo do zobrazení „Všechny soubory“ ve vašem projektu. V tomto případě tedy soubory ve složce „My Demo folder“ budou načteny do Fieldwire.
Nyní, když přejdete na záložku Plány nebo Soubory ve Fieldwire, uvidíte vybranou složku Google Drive a všechny soubory, které v ní byly.
Automatizace pro Google Drive a plány Fieldwire
Jakmile máte navázané připojení mezi Google Drive a Fieldwire, můžete vytvořit automatizaci pro synchronizaci plánů uložených v Google Drive přímo do Fieldwire. Postupujte podle těchto kroků:
- Přejděte do konkrétního projektu, kde chcete automatizaci vytvořit.
- Přejděte na záložku Nastavení a na pravé straně sjeďte dolů do sekce Aplikace
- Klikněte na tlačítko Spravovat automatizace.
- Klikněte na tlačítko + Nová automatizace, čímž se zobrazí nové vyskakovací okno.
- V okně vyberte Google Drive jako aplikaci, kterou chcete propojit s projektem Fieldwire.
- Vyberte Načíst plány Google Drive do plánů Fieldwire
- Klikněte na „Vytvořit koncept“.
Sledujte proces níže:
Po dokončení výše uvedených kroků proveďte následující:
- Klikněte na modré tlačítko Vybrat složku, zobrazí se vyskakovací okno
-
Vyberte složku Google Drive, kterou chcete synchronizovat s Fieldwire
- Na GIFu níže vytváříme automatizaci mezi Fieldwire a Google Drive tak, aby plány ve složce „Project electrical“ v Google Drive byly automaticky synchronizovány se záložkou Plány ve Fieldwire.
- Poznámka: Nejlepší je začít s prázdnou složkou v Google Drive, protože pouze nové plány ve složce budou synchronizovány do Fieldwire. Existující plány ve složce nebudou synchronizovány.
- Klikněte na Připojit
- Po vytvoření automatizace můžete přidávat plány do složky Google Drive, které budou automaticky synchronizovány do záložky Plány ve Fieldwire.
Jakmile jsou plány synchronizovány z Google Drive do Fieldwire, záložka Plány by měla zobrazovat přesně stejné plány, které jsou ve vaší složce Google Drive.
Často kladené otázky
Jak dlouho trvá, než se změny provedené v Google Drive projeví ve Fieldwire po nastavení automatizace?
Pokud změníte velké množství plánů (100+), můžete očekávat, že změny se ve Fieldwire projeví až během několika hodin.
Jaká jsou omezení?
- Automatizace sledují pouze změny , které nastanou ve synchronizované složce. To znamená, že nejprve musíte automatizaci vytvořit a teprve poté do ní přidávat soubory nebo plány.
- Jedná se o jednosměrnou synchronizaci; změny provedené ve Fieldwire nebudou zrcadleny v Google Drive nebo Sharepoint.
- Na projekt může existovat pouze jedna automatizace pro Plány.
- Limit počtu plánů, které lze aktuálně synchronizovat, je 1 000.
- Na rozdíl od naší synchronizace Box/Dropbox/OneDrive smazání plánu nebo souboru v Google Drive/Sharepoint nezpůsobí smazání těchto dat ve Fieldwire.
- Maximální velikost PDF, které lze použít, je 200 MB.
Jak doporučujeme tuto automatizaci používat?
- Vyberte prázdnou složku v Google Drive.
- Vytvořte ve Fieldwire automatizaci, která se váže k této složce.
- Přetáhněte své soubory nebo plány do složky Google Drive.
Řešení problémů
Pokud se setkáte s jakýmikoli problémy při nastavení nebo používání integrace, podívejte se prosím na tento článek: Záložka Integrace: Řešení problémů.