Nástroj „Žádosti o informace“, který je součástí projektového řízení aplikace Fieldwire, pomáhá rozšířit množství informací ze stavby a překlenout mezeru mezi různými partnery zainteresovanými v projektu. Žádosti o informace poskytují objektivní data a umožňují týmům vytvářet nespornou evidenci žádostí o informace.
Poznámka: Abyste mohli tuto funkci ve své aplikaci Fieldwire využívat, naplánujte si s naším obchodním týmem ukázku.
Obsah:
- Jak v projektu aktivovat projektové řízení
- Žádost o informace: pracovní postup
- Prohlížet žádosti o informace
- Žádosti o informace v mobilu
- Odeslat zpětnou vazbu
Jak v projektu aktivovat projektové řízení
Pro více informací o společnostech a postupu, jak v projektu aktivovat projektové řízení, najdete v tomto článku.
Žádost o informace: pracovní postup
Žádost o informace může mít podle fáze, ve které se nachází, různé „stavy“. Jelikož všechny žádosti o informace prochází stejnými fázemi, naleznete v níže uvedené tabulce popis jednotlivých stavů, kterými žádost o informace postupně prochází:
|
Stav žádosti o informace |
Definice |
|
Koncept |
Ve chvíli, kdy je žádost o informace vytvořena, nachází se ve stavu „Koncept“. Jak přispěvatelé, tak manažeři mohou vytvářet koncepty žádostí o informace. Po dobu, co se žádost o informace nachází ve stavu „Koncept“, můžete pokládat otázky, navrhovat řešení, poukazovat na dopady a doplňovat související úkoly, žádosti o informace nebo plány. Pouze manažeři mohou změnit stav žádosti o informace ze stavu „Koncept“ na stav „Otevřeno“ tím, že žádost přiřadí jiné společnosti. Přispěvatelé mohou pouze změnit přiřazení žádosti ve stavu „Koncept“ a přiřadit ji manažerovi ve své společnosti. Takto žádost zůstane ve stavu „Koncept“. |
|
Otevřeno |
Stav žádosti o informace se změní na „Otevřeno“ poté, co je určena „Odpovědná osoba“ a stanoven termín zhotovení. V tomto okamžiku bude žádosti přiděleno číslo. Ve stavu „Otevřeno“ může odpovědná osoba zodpovědět otázku, vytvořit související žádost o informace nebo žádost přidělit někomu jinému ve své společnosti, aby na ni odpověděl a tím se pokročilo v jejím vyřízení.
Pokud je odpověď obdržena mimo aplikaci Fieldwire, manažer, který žádost o informaci vytvořil, může odpovědět jménem odpovědné osoby prostřednictvím nabídky „Akce“. |
|
Čeká na vyřízení |
Po obdržení odpovědi se stav žádosti změní na „Čeká na vyřízení“ – žádost bude opět přidělena tomu, kdo ji vytvořil. V této fázi může tvůrce žádost přijmout a zavřít ji, zamítnout odpověď a žádost opět poslat původní odpovědné osobě pro objasnění, nebo žádost zneplatnit. |
|
Zavřeno |
Když je odpověď dostatečná, osoba, která žádost podala, ji „zavře“, čímž se celý pracovní postup ukončí a žádost není možné dále upravovat. |
|
Zneplatněno |
Pokud žádost o informace již není zapotřebí, je „zneplatněna“. Tato akce je nevratná a žádost o informace se stane needitovatelná. Podobně jako v případě stavu „Zavřeno“ všechny zainteresované strany obdrží o zneplatnění žádosti oznámení. |
Vytvořit žádost o informace (Koncept)
Jakýkoli uživatel, který je součástí „Společnosti“ může vytvářet nové žádosti o informace. Pro vytvoření nové žádosti o informace přejděte do záložky „Žádosti o informace“, klikněte na „+ Nová žádost o informace“ a následně uveďte název žádosti:
Poznámka: Název žádosti můžete později upravit – klikněte na ikonu tužky vedle názvu v konceptu žádosti.
Vznikne nový koncept žádosti o informace. „Otázka“ je jediné pole, které je třeba povinně vyplnit, aby žádost mohla být někomu přidělena. Otázku můžete doplnit o výřezy plánů, fotografie nebo soubory nahrané v projektu:
Poznámka: Můžete označovat pouze fotografie, které nahrajete přímo z vašeho zařízení jako nový soubor. U přiložených obrázků tato funkce nebude k dispozici.
Tvůrce žádosti o informace může uvést potenciální dopady žádosti na rozpočet a/nebo čas:
Existují-li jakékoli související žádosti o informace, tvůrce na ně může odkázat pomocí sekce „Projektové odkazy“:
Tvůrce může také prostřednictvím sekce „Projektové odkazy“ vytvořit nový úkol (nebo odkázat na již existující úkol):
Všichni manažeři nebo přispěvatelé ve vaší společnosti si mohou zobrazit koncept žádosti; pouze manažeři z vaší společnosti mohou žádost upravovat. Přímo v konceptu žádosti můžete koncept stáhnout nebo smazat pomocí rozbalovací nabídky „Akce“.
Hypertextový odkaz žádosti v jednostránkovém zobrazení plánu umožňuje uživatelům vytvořit žádost o informace přímo z plánu nebo k němu přiložit již existující žádost:
Když je k žádosti připojen plán, název přidruženého plánu / názvy přidružených plánů se zobrazí v sekci „Související plány“:
Kdokoli může kliknout na název plánu a zobrazit tak přidružený plán.
Poznámka: Z žádosti o informace jako takové není možné přiložit „Související plán“ – pro odkaz na žádost (nebo pro odkaz z žádosti na plán) raději použijte nástroj „Odkaz na žádosti o informace“ v jednostránkovém zobrazení plánu.
Žádost o informace: sledující
V jakékoli fázi zpracování žádosti o informace, nejčastěji však ve stavu „Koncept“, můžete k žádosti přidat „Sledující“, kteří budou informováni o průběhu vyřizování žádosti e-mailem:
Sledující budou informováni o průběhu vyřizování žádosti e-mailem, ale nebudou moct upravovat obsah žádosti, nebudou-li zároveň odpovědnou osobou nebo manažerem ve společnosti odpovědné osoby.
Při přidělování žádosti má uživatel možnost v projektu označit kohokoli jako sledujícího. Rovněž když se odpovědná osoba v žádosti změní, je daný uživatel automaticky přidán jako sledující.
Tvůrce žádosti o informace může přidávat sledující ze své společnosti (nebo jiných společností), když je žádost ve stavu „Koncept“, „Otevřeno“, „Zavřeno“ nebo „Zneplatněno“. Odpovědná osoba v žádosti může přidávat sledující ze své společnosti (nebo jiných společností), když je žádost ve stavu „Otevřeno“ a „Zavřeno“.
Přiřadit žádost o informace (Koncept > Otevřeno)
Jakmile je vyplněna otázka, zbarví se modře možnost „Přiřadit a odeslat“ – to znamená, že žádost může být odeslána k posouzení a odpovědi. Vyplněním „Otázky“ se stav žádosti změní ze stavu „Koncept“ na „Otevřeno“:
Po kliknutí na možnost „Přiřadit a odeslat“ zvolte příslušnou společnost, odpovědnou osobu, termín zhotovit do a můžete také přidat zprávu pro doplnění podrobností mimo žádost. (Poznámka: Zprávy se zobrazují v oznámeních e-mailem, pouze když je žádost o informace přiřazena, podána nebo zamítnuta).
Když zaškrtnete možnost „Zapnout připomínky e-mailem pro odpovědnou osobu“, odpovědná osoba obdrží 48 hodin před termínem zhotovit do oznámení e-mailem, že je třeba žádost o informace zodpovědět:
Manažeři mohou přiřadit žádost manažerovi nebo přispěvateli v jiné společnosti, čímž se stav žádosti změní ze stavu „Koncept“ na stav „Otevřeno“. Přispěvatelé mohou žádost přidělit manažerovi v rámci své společnosti.
Žádost o informace zůstane ve stavu „Koncept“, dokud ji manažer nepřiřadí jinému manažerovi nebo přispěvateli v jiné společnosti. Chcete-li, aby se k žádosti vyjádřila strana mimo vaši společnost, vytvořte související žádost o informace.
Změnit přiřazení žádosti
Je-li nutné dříve přiřazenou žádost přiřadit někomu jinému, manažeři mohou žádost přiřadit kterémukoli uživateli v rámci společnosti. Přispěvatelé mají také možnost přiřadit žádost někomu jinému; přispěvatel ale musí být v daný okamžik zároveň odpovědnou osobou a žádost může přiřadit pouze manažerovi v rámci své společnost.
Změnit přiřazení v mé společnosti
V nabídce „Akce“ může manažer nebo přispěvatel nejdříve přiřadit žádost jinému manažerovi nebo přispěvateli v rámci své společnosti. Nově určená odpovědná osoba stejně jako všichni sledující v žádosti poté obdrží oznámení e-mailem. Změna přiřazení je v žádosti pro zajištění transparentnosti zachycena v sekci „Aktivita“. Původní odpovědné osoby budou navíc do žádosti přidány jako sledující.
Zodpovědět nebo přeposlat žádost o informace (Otevřeno > Čeká na vyřízení)
Jakmile je žádost o informace přiřazena, nově určená odpovědná osoba (a příslušní sledující) obdrží e-mail s informací, že stav žádosti se změnil ze stavu „Koncept“ na stav „Otevřeno“.
Otevřené žádosti a žádosti čekající na vyřízení budou moct zobrazit všichni uživatelé v obou zainteresovaných společnostech: společnosti, která žádost vytvořila, a společnosti, které byla žádost přiřazena. Všichni manažeři v dané společnosti budou moct navíc zobrazovat a upravovat žádost o informace jménem odpovědné osoby.
Akce manažerů ve stavu „Otevřeno“:
Akce manažerů ve stavu „Čeká na vyřízení“:
Samy odpovědné osoby budou mít několik možností, jak dále postupovat – odpovědná osoba může prostřednictvím nabídky „Akce“ přiřadit žádost někomu ve společnosti, nebo ji zneplatnit. Odpovědná osoba může také jednoduše zodpovědět otázku v žádosti:
Vytvořit související žádost o informace
Je-li žádost ve stavu „Otevřeno“ nebo „Zavřeno“, tvůrce a odpovědná osoba (stejně jako příslušní manažeři ve společnosti zainteresovaní v žádosti) mohou vytvořit „Související žádost o informace“ nebo „Přiložit existující žádost o informace“ pomocí rozbalovací nabídky „Související žádost o informace“ v sekci „Projektové odkazy“.
Rozhodne-li se uživatel vytvořit související žádost o informace, dostane možnost naklonovat a přenést určité prvky z žádosti:
- Zahrnout otázky, návrhy nebo dopady
- Zahrnout přílohy otázek
Navíc můžete dát žádosti nový název.
Poznámka: Vytvořením související žádosti o informace nenaklonuje stejnou skupinu sledujících. Osoba, která související žádost o informace vytvořila, se stane odpovědnou osobou v žádosti ve stavu „Koncept“.
Zneplatnit žádost o informace
Dojde-li ke „Zneplatnění“ žádosti o informace, nebude možné již nikdy žádost upravit, protože se její stav změní trvale na „Zneplatněno“. Využijte tuto možnost, jen pokud budete očekávat, že žádost o informace již nebude potřeba.
Poté, co kliknete na možnost „Zneplatnit“, můžete pro poskytnutí doplňujících informací zaslat oznámení e-mailem odpovědné osobě a příslušným sledujícím v žádosti:
Poté, co je žádost zneplatněna, objeví se v záložce „Žádosti o informace“ ve stavu „Zneplatněno“:
V případě potřeby si mohou uživatelé i tak stáhnout kopii žádosti nebo ze zneplatněné žádosti vytvořit související žádost o informace:
Zodpovědět jménem odpovědné osoby
V případě potřeby mohou manažeři ve společnosti, která žádost vytvořila, „Odpovědět jménem“ odpovědné osoby pomocí nabídky „Akce“:
Rozhodne-li se tvůrce „Odpovědět jménem“ odpovědné osoby, aktivuje se pole „Odpověď“, avšak stávající odpovědná osoba nebude moci do žádosti již nic doplnit:
Posoudit odpověď
Pro pokročení ve vyřizování žádosti musí být pole „Odpověď“ vyplněno odpovědnou osobou, manažerem ze společnosti odpovědné osoby, nebo manažerem ve společnosti, která žádost vytvořila, který může odpovědět jménem odpovědné osoby:
Když je pole „Odpověď“ vyplněno, aktivuje se odpovědné osobě možnost „Odeslat odpověď“. Tím se žádost znovu přiřadí jejímu tvůrci, aby odpověď schválil:
Tvůrce žádosti může odpověď následně přijmout, zamítnout, nebo změnit přiřazení žádosti. Je-li odpověď zamítnuta, je žádost znovu poslána předchozí odpovědné osobě pro objasnění.
Přijmout (a zavřít)
Představte si, že odpověď, kterou jste obdrželi od odpovědné osoby, obsahuje veškeré informace, které potřebujete. V tom případě můžete o obsahu žádosti uvědomit více uživatelů pomocí obsaženého distribučního seznamu, díky kterému uvědomíte e-mailem vybrané uživatele o uzavření žádosti.
Distribuční seznam může obsahovat uživatele mimo obě společnosti vyřizující žádost o informace, ale aby se mohli na seznamu objevit, musí být do projektu přizváni.
Poté, co si navolíte svůj distribuční seznam, klikněte na „Přijmout a zavřít“, čímž se stav žádosti změní ze stavu „Otevřeno“ na stav „Zavřeno“. Všichni z distribučního seznamu obdrží e-mail, že žádost o informace byla uzavřena:
Zamítnout žádost o informace
Pokud odpověď, kterou jste obdrželi od odpovědné osoby, nezodpověděla vaši otázku, můžete odpověď zamítnout kliknutím na možnost „Akce“ a možnost „Zamítnout odpověď“. Žádost zůstane ve stavu „Otevřeno“ a bude odeslána zpět původní odpovědné osobě, aby svou odpověď podle potřeby upravila.
Sdílet žádost o informace
Stáhnout
V nabídce „Akce“ má odpovědná osoba, tvůrce nebo sledující možnost žádost stáhnout nezávisle na jejím současném stavu. Manažer ve společnosti odpovědné osoby může žádost rovněž stáhnout.
Poslat žádost o informace e-mailem
Uživatelé mohou nyní zasílat žádosti o informace přímo z aplikace Fieldwire jako soubory PDF, stejně jako Formuláře a Úkoly. Pro zajištění odpovědnosti bude akce zaznamenána v seznamu aktivit, aby existoval záznam o tom, jaké informace byly sdíleny a kdy.
Při každém kroku během vytváření žádosti o informace může uživatel při zobrazení žádosti kliknout na rozbalovací nabídku „Akce“ a následně na možnost „E-mail“.
Po kliknutí na možnost „E-mail“ se vám zobrazí vyskakovací okno, kam budete muset zadat e-mailové adresy příjemců. Navíc se vám zobrazí pole, ve kterém budete moc upravit předmět e-mailu. V neposlední řadě se vám zobrazí pole, do kterého můžete vepsat zprávu.
Po vyplnění všech požadovaných polí musíte kliknout na možnost „Odeslat“.
Zde je ukázka, jak bude odeslaný e-mail vypadat:
Zde je ukázka, jak bude vypadat odeslaná e-mailová příloha:
V neposlední řadě, jak bylo uvedeno výše, poté, co je e-mail odeslán, je v žádosti zaznamenán do seznamu aktivit:
Prohlížet žádosti o informace
V sekci „Žádosti o informace“ zvolte příslušnou kategorii vlevo pro zobrazení pouze těch žádostí, ke kterým jste přiřazeni („Moje žádosti o informace“), žádostí, které sledujete („Sledované žádosti o informace“), nebo obou typů („Všechny žádosti o informace“):
Žádosti o informace můžete třídit také pomocí sloupců v záložce „Žádosti o informace“ – zvolte příslušný sloupec a třiďte žádosti vzestupně nebo sestupně:
- Číslo žádosti o informace (#): Používá kód společnosti, aby bylo jasné, kdo žádost vytvořil a v jakém pořadí byly žádosti vytvořeny.
- Název: Název žádosti o informace uvedený při vytvoření žádosti.
- Stav: Stav, ve kterém se žádost nachází (Koncept, Otevřeno, Čeká na odpověď, Zavřeno, Zneplatněno).
- Termín zhotovit do: Datum, kdy se očekává, že bude žádost uzavřena.
- Společnost: Souvisí se současnou odpovědnou osobou v žádosti a mění se s tím, jak se mění odpovědná osoba v žádosti.
Filtrovat žádosti o informace
V záložce „Žádosti o informace“ máte možnost žádosti filtrovat:
Poté, co kliknete na možnost „Filtrovat žádosti o informace“, můžete žádosti filtrovat podle níže uvedených parametrů:
Stav: Fáze, ve které se žádost v současnosti nachází; Koncept, Otevřeno, Čeká na vyřízení, Zavřeno, nebo Zneplatněno.
Společnost: Společnost, ke které je přiřazena odpovědná osoba.
Odpovědná osoba: Osoba přiřazená v daném okamžiku k žádosti.
Naposledy aktualizováno: Kdy byl formulář naposledy upraven.
Žádosti o informace v mobilu
Žádosti o informace můžete nyní ve svém mobilním zařízení zobrazovat pomocí záložky „Žádosti o informace“ v jakémkoli stavu (Koncept, Otevřeno, Čeká na odpověď, Zavřeno, Zneplatněno). Žádosti lze nyní navíc vytvářet a ve stavu „Koncept“ vyplňovat v mobilním zařízení. To znamená, že uživatelé mohou ze stavby také přidávat otázky, termín zhotovení, přílohy nebo dopady. V současnosti můžete však stav žádosti o informace změnit pouze ve webové aplikaci.
Vytvořit žádosti o informace v mobilu
Stejně jako na webu mohou nyní uživatelé vytvářet nové žádosti o informace ve svých mobilních zařízeních tak, že přejdou do záložky „Žádosti o informace“ a kliknou na modré tlačítko „+“, jak je znázorněno níže.
Vyplnit žádosti o informace v mobilu
Po vytvoření žádosti v mobilu mohou uživatelé vyplnit pole „Otázka“, „Termín zhotovit do“, „Přílohy“, „Dopad“ atd., zatímco žádost zůstává ve stavu „Koncept“. Uživatelé mohou navíc při zobrazení žádosti o informace v mobilu zobrazovat související úkoly, žádosti o informace nebo plány.
Prohlédnout dokončenou žádost o informace v mobilu
Stejně jako na webu si můžete obsah související s dokončenou žádostí o informace prohlédnout také v mobilu:
| Otázka | Návrh/dopad | Odpověď |
Třídit žádosti o informace v mobilu
Ze záložky „Žádosti o informace“ můžete třídit žádosti v mobilu podle stavu, čísla, názvu a termínu zhotovení, abyste našli požadovaný dokument rychleji:
Stav: Stav, ve kterém se žádost nachází (Koncept, Otevřeno, Čeká na odpověď, Zavřeno, Zneplatněno).
Číslo: Jedinečné číslo automaticky přidělené žádosti při jejím vytvoření.
Název: Název žádosti o informace.
Termín zhotovit do: Datum, do kdy by měla být žádost o informace zodpovězena.
Vyhledat žádost o informace v mobilu
Pro vyhledání jakékoli dokončené žádosti o informace klikněte na ikonu lupy a uveďte její název:
Odeslat zpětnou vazbu
Budeme velmi rádi, když nám napíšete zpětnou vazbu, protože naším cílem je vytvořit co nejintuitivnější nástroj pro správu žádostí o informace: