Přehled
Technická schválení ve Fieldwire usnadňují proces schvalování u materiálů a vybavení, které bude na stavbě potřeba. Technická schválení jsou centralizovaná a přístup k nim mají všichni v projektu.
Obsah
- Jak v projektu aktivovat projektové řízení
- Začínáme s technickými schváleními
- Stránka záznamu technických schválení
- Pracovní postup u technických schválení
- Technická schválení na mobilním zařízení
Jak v projektu aktivovat projektové řízení
Pro informace o společnostech a postup jak v projektu aktivovat projektové řízení, přejděte na tento článek.
U technických schválení v současné době není žádný rozdíl mezi Manažery a Přispěvateli. Všichni uživatelé ve společnosti osoby odpovědné za technické schválení mohou v současné době s technickým schválením nakládat. Existují 3 skupiny uživatelů, které mají v závislosti na stavu technického schválení různá zobrazení, akce a oprávnění pro úpravy:
- Uživatelé ve společnosti odpovědné osoby – všichni uživatelé ve společnosti odpovědné osoby mohou v technickém schválení provádět akce.
- Uživatelé, kteří nejsou ve společnosti odpovědné osoby
- Uživatelé ze společnosti tvůrce technického schválení
Začínáme s technickými schváleními
Pokud jste novým uživatelem v projektu a záložku Technické schválení otevřete poprvé, uvidíte vyskakovací panel s tipy, jak v projektu nastavit svou společnost. Jestliže technické schválení již znáte z jiného projektu ve Fieldwire, můžete panel zavřít kliknutím na „X“ v pravém horním rohu a tuto sekci přeskočit.
Nejprve klikněte na „Začínáme“.
Dále budete požádáni o zadání názvu své společnosti. Název bude v projektu stejný pro Žádosti o informace i Technické schválení. Automaticky se však podle údajů o společnosti, které máte zadané v nastavení profilu nevyplní.
Dále budete požádáni o zadání kódu své společnosti.
A to je vše!
Stránka záznamu technických schválení
Kdokoli spojený se společností, ať již manažer, nebo přispěvatel, má k záložce Technické schválení přístup a může si v ní otevřít každé technické schválení v projektu (bez ohledu na jeho stav).
Nadpisy v této záložce poskytují celkový přehled povahy, pořadí, předmětu a stavu technických schválení v projektu. Tyto nadpisy jsou konkrétně popsány níže:
- Sekce: Sekce specifikací je kombinací čísla sekce specifikací (norma MasterFormat americké asociace CSI) a názvu sekce specifikací.
- #: Kód společnosti je udělován společností, která technické schválení vyžaduje, a je přidělen ve chvíli, kdy se stav technického schválení mění z „konceptu“ na „vyžádáno“.
- Název: Nadpis technického schválení, který je přidáván při jeho vytvoření.
- Stav: Současný stav technického schválení, který určuje, jaké akce jsou uživatelům dostupné – může být: „koncept“, „vyžádáno“, „čeká na kontrolu“, „čeká na schválení“, „čeká na uzavření“, „uzavřeno“ nebo „prázdno“.
- Odevzdat do: Uvedeno uživatelem, který o technické schválení žádá. Představuje datum, do kdy by mělo být technické schválení podáno žádajícímu uživateli.
- Schválit do: Datum, do kdy by měl zareagovat schvalovatel.
- Odpovědná osoba: Současný vlastník dalších akcí technického schválení.
Import záznamů technických schválení
Po přidání záložky Specifikace uživatelé mají možnost extrahovat ze specifikací údaje pro technické schválení. Více informací o extrakci údajů pro technické schválení najdete v tomto článku.
Uživatelé mohou z těchto extrahovaných technických schválení hromadně importovat technická schválení nebo mohou použít naši šablonu CSV pro import. Šablony CSV má 4 sloupce:
- Sekce specifikací: uživatel by měl zadat číslo spojené se sekcí specifikace v záložce Specifikace. Pokud číslo v buňce souboru CSV odpovídá číslu sekce specifikace v záložce Specifikace, oboje se automaticky propojí s Fieldwire.
- Název: textové pole k pojmenování technického schválení.
- Typ: uživatelé mohou vyplnit typ, který je ve Fieldwire podporován. Pokud si navzájem odpovídají, typ bude při importu automaticky vyplněn. Níže najdete seznam podporovaných typů technických schválení:
- Prováděcí dokumentace
- Ukázka
- Produktová data
- Návod k užívání a údržbě
- Záruka
- Výkaz
- Certifikát
- Zkouška
- Jiné
- Popis: textové pole, které slouží jako popis technického schválení.
Aby byl import úspěšný, držte se formátu sloupců výše.
Když je váš soubor CSV připravený na import, klikněte na „+ Importovat technická schválení“.
Následně máte možnost nahrát extrahovaný záznam technického schválení ve formátu .CSV.
Pracovní postup u technických schválení
Záznam aktivit
Během pracovního postupu technického schválení mají všichni uživatelé přehled o stavu technického schválení, vědí, kdy byly informace vyžádány/podány i to, kdo je vyžádal/podal.
Sledující
Kromě záznamu aktivit budete moci v záložce Sledující v každém kroku pracovního postupu přidávat a odstraňovat sledující. K tomu stačí kliknout na „+Sledující“ a zadat jméno osoby ve společnosti vašeho projektu. Sledující můžete také odebrat kliknutím na „x“, které se objeví, když najedete kurzorem na jejich jméno.
Pokud daný uživatel není v současnosti v projektu, budete ho moci pozvat. Nezapomeňte však, že pokud uživatel, kterého zvete, není ve vašem účtu, bude vám účtován další poplatek (v případě, že nemáte dostupnou licenci, kterou by tento uživatel mohl využít).
Kromě přidávání sledujících v záznamu aktivit můžete také přidávat/odebírat sledující ve vyskakovacích panelech stavu u konkrétních technických schválení.
Vytvoření technického schválení
Jakýkoli uživatel, který je součástí „Společnosti“ může vytvářet technické schválení. Pro vytvoření technického schválení přejděte na záložku Technické schválení a vyberte možnost „+ Nové technické schválení“ nebo klikněte na „Vytvořit technické schválení“:
Přidejte „název“ technického schválení, vyberte „typ“, vyhledejte relevantní název nebo číslo sekce „specifikace“ a zadejte jeho „popis“. K vytvoření konceptu je nutné zadat pouze název. Uživatelé mohou v konceptu technického schválení „název“, „sekci“, „typ“ a „detaily“ dále přidávat a upravovat. Sekce a typ technického schválení jsou vyžadovány před přesunem do fáze „požadavek“.
Poznámka: Technické schválení je možné smazat jen ve fázi „koncept“. Pokud ho chcete smazat, klikněte na tlačítko „Akce“ vedle tlačítka „Požádat“ a zobrazí se vám možnost „Smazat“. Následně budete požádáni o potvrzení, že technické schválení chcete smazat. Když je technické schválení smazané, nebudete ho již moci obnovit.
Poznámka: Specifikace je propojena pouze se specifikacemi, které jste nahráli do záložky Specifikace. K úpravě „Specifikace“ najeďte myší na název souboru specifikaci a klikněte na ikonu nastavení, která se objeví, a pak na „Zrušit propojení“.
Požadavek na podání
Po dokončení „konceptu“ bude k dispozici možnost „Požadavek na podání“. Jakmile vyberete „Požadavek“, zadejte „Společnost“ a „Odpovědnou osobu“, přidejte „Sledující“ a datum „Odevzdat do“ a případně i volitelnou „Zprávu“.
Seznam dostupných společností a odpovědných osob je vyplněn společnostmi (a uživateli v nich), které jsou uvedené v záložce Lidé.
Po vyplnění všech povinných polí, vyberte „Požádat“ a změňte stav technického schválení na „Vyžádáno“. Technické schválení se odešle odpovědné osobě ke kontrole.
Nová odpovědná osoba obdrží e-mailem oznámení, ve kterém bude pokyn, aby k technickému schválení nahrála svou přílohu:
Odevzdání ke kontrole
Jakmile odpovědná osoba obdrží technické schválení, je pobídnuta, aby relevantní soubory podala ke kontrole. K tomu musí nahrát jednu nebo více relevantních příloh, ať již ze svého zařízení, nebo ze souborů projektu, a případně poskytnout Poznámky k podání.Když jsou nahrané přílohy technického schválení a volitelné zprávy, je dostupná možnost „Podat“. Jakmile ji odpovědná osoba zvolí, bude pobídnuta, aby technické schválení podala uživateli, který si ho od ní vyžádal. Také může v e-mailu s oznámením uvést volitelnou zprávu:
Po odeslání technického schválení ke kontrole nová odpovědná osoba obdrží e-mailem oznámení a stav technického schválení se změní na „Čeká na kontrolu“.
Odevzdat jménem
Jakmile je technické schválení ve stavu „Vyžádáno“, jakýkoli uživatel ve společnosti tvůrce technického schválení může informace podat jménem odpovědné osoby.
To tvůrci umožňuje převzít dokument a podat ho jménem uživatele, který byl požádán o reakci. Jinými slovy tedy pokud je vyžádané technické schválení odesláno e-mailem a potřebujete ho stáhnout, jako tvůrce (nebo kdokoli ze společnosti tvůrce) ho můžete nahrát do Fieldwire, aby bylo možné technické schválení přesunout do dalšího kroku: „Čeká na kontrolu“. Když se vrátí reakce na technické schválení, bude poslána původnímu uživateli, který ji vyžádal.
Odevzdání ke schválení
Když se technické schválení dostane do stavu „Čeká na kontrolu“, nová odpovědná osoba ho zkontroluje a stáhne přílohu zahrnutou v původním podání. Do sekce „Kontrola“ odpovědná osoba nahraje novou kopii původní přílohy se svými komentáři a případně k ní pro kontext přidá zprávu.
Po dokončení sekce přílohy odpovědná osoba může zvolit „Podat“ a poslat technické schválení příslušnému schvalovateli. Nemusí to nutně být osoba, která ho vytvořila nebo poslala na kontrolu:
Oznámení e-mailem je odesláno po změně stavu odpovědné osobě.
Poskytnutí reakce (čekání na schválení)
Když se technické schválení přesune do stavu „Čeká na schválení“, odpovědná osoba nebo jednotlivec spojený se společností odpovědné osoby bude muset na technické schválení reagovat. K poskytnutí reakce na technické schválení bude odpovědná osoba nebo jednotlivec ze společnosti odpovědné osoby muset vybrat odpověď z rozbalovací nabídky „Vybrat odpověď“:
Odpovědná osoba může případně zahrnovat „Poznámky ke schválení“, ale musí zahrnovat přílohu, aby bylo možné technické schválení poslat zpátky uživateli, který ho této osobě nebo jinému uživateli z její společnosti podal.
Bez ohledu na vybranou odpověď bude technické schválení přesunuto do stavu „Čeká na uzavření“.
Po změně stavu obdrží odpovědná osoba oznámení e-mailem.
Přijmutí a uzavření (čekání na uzavření)
Poté, co je technické schválení přesunuto do stavu „Čeká na uzavření“, odpovědná osoba bude muset technické schválení „Uzavřít“. Následně se technické schválení přesune do needitovatelného stavu. Po zvolení možnosti „Uzavřít“ má odpovědná osoba možnost volitelně poslat zprávu e-mailem původnímu tvůrci nebo jakémukoli sledujícímu, kterého chce zahrnout do „Distribučního seznamu“:
Po změně stavu je odpovědné osobě posláno oznámení e-mailem.
Vyžádání opětovného podání (vyžadováno)
Pokud však odpovědná osoba chce v technickém schválení provést úpravy, může využít možnosti „Vyžádat opětovné podání“ z rozbalovací nabídky po kliknutí na „Akce“ vedle tlačítka „Uzavřít“.
Po kliknutí na „Vyžádat opětovné podání“, odpovědná osoba uvidí vyskakovací panel s žádostí o vyplnění polí „Odpovědná osoba“, „Sledující“ a „Odevzdat do“. (Pole „Společnost“ bude zašedlé a nelze ho změnit.)
Vyžádání opětovného podání přesune technické schválení zpět do stavu „Vyžádáno“, což se odrazí i v záznamu aktivit.
Zavřeno
Když je technické schválení uzavřeno, zadavateli bude odesláno oznámení e-mailem, aby se na reakci podíval a stáhl si přílohu. Není vyžadována žádná další akce.
Technická schválení na mobilním zařízení
I když je většina funkcí technických schválení v současné době omezena používáním webové verze Fieldwire, stále si je lze zobrazit na zařízeních se systémy Android a iOS.
Android
Otevřete záložku „Technické schválení“, kde si můžete zobrazit jakákoli technická schválení, která byla vytvořena na webu.
Většina položek v technickém schválení bude šedá, ale na odkaz „Zobrazit veškerou historii“ bude na mobilních zařízeních možné kliknout.
iOS
Otevřete záložku „Technické schválení“, kde si můžete zobrazit jakákoli technická schválení, která byla vytvořena na webu.
Na většinu položek v technickém schválení nebude možné kliknout, ale na odkaz „Zobrazit veškerou historii“ bude na mobilních zařízeních fungovat.