Übersicht
Die Verwaltung mehrerer Bauprojekte an verschiedenen Standorten kann eine Herausforderung sein. Oft müssen Projektmanager mit mehreren Anwendungen jonglieren, um den Überblick zu behalten. Dieser fragmentierte Ansatz macht es schwierig, einen klaren Echtzeit-Überblick über Aufgaben und Termine zu behalten.
Durch die Integration von Fieldwire mit Google Sheets, Microsoft Excel oder Smartsheet können Sie Aufgaben automatisch importieren und in einem zentralen projektübergreifenden Dashboard verfolgen. So müssen Sie nicht mehr zwischen Dokumenten, E-Mails und Projektmanagement-Programmen hin- und herwechseln, sondern können Termine, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten an einem Ort überwachen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Fieldwire mit Microsoft Excel, Google Sheets und Smartsheet verbinden, damit Sie Aufgaben projektübergreifend in einer einzigen, optimierten Ansicht effizient verwalten können.
Hinweis: Für allgemeine Fragen und Fehlerbehebungen im Zusammenhang mit Google Sheets, MS Excel oder Smartsheet wenden Sie sich bitte an den Google- oder Microsoft-Support. Das Fieldwire-Supportteam kann Ihnen bei Problemen im Zusammenhang mit der anfänglichen Erstellung des Dashboards helfen, aber diese Funktion ist in erster Linie ein Self-Service.
Hinweis: Noch sind nicht alle Screenshots in diesem Artikel auf Deutsch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.
Inhaltsübersicht
- Voraussetzungen
- Microsoft Excel und Google Sheets
- Smartsheet
Voraussetzungen
Um die Fieldwire-Integrationen mit Google Sheets, MS Excel und Smartsheet zu nutzen, benötigen Sie:
- Kontomanager-Berechtigung für ein Fieldwire-Konto. (siehe Was ist der Unterschied zwischen Kontomanager, Kontonutzer und Projektnutzer?)
- Ein Business- oder Business Plus-Abonnement. (Wie kann ich auf ein Pro-/Business-, oder Business Plus Konto upgraden?)
Microsoft Excel und Google Sheets
Demo-Video : Verknüpfung von MS Excel und Google Sheets
In diesem Video sehen Sie eine schrittweise Anleitung zur Verbindung von Fieldwire mit Google Sheets und MS Excel:
Microsoft Excel
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Fieldwire in MS Excel zu integrieren:
1. Gehen Sie in Fieldwire auf die Registerkarte "Integrationen" und wählen Sie Microsoft Excel.
2. Klicken Sie auf "+ Neues Dashboard" und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
3. Wählen Sie Projekte aus der Dropdown-Liste "Kontoprojekte" aus und klicken Sie auf "Dashboard generieren". Die Aufgaben aus diesen Projekten werden in Ihrem Dashboard enthalten sein.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie "Dashboard herunterladen".
Das Dashboard wird als Excel-Datei heruntergeladen.
Für MacOS:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf "Inhalt aktivieren".
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster „Mit Datenquelle verbinden“ auf "Verbinden".
- Wenn eine Warnung erscheint, klicken Sie auf OK.
- Gehen Sie auf die Registerkarte "Daten".
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Daten abrufen" und wählen Sie "Power Query-Editor starten".
- Klicken Sie auf "Optionen > Datenschutz".
- Aktivieren Sie die Option " Das Kombinieren von Daten aus mehreren Quellen wird zugelassen" und klicken Sie auf "OK".
- Schließen Sie Power Query-Editor und wählen Sie "Beibehalten", wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Sehen Sie sich den Prozess unten an:
Wenn nach Ausführung der obigen Schritte keine Daten angezeigt werden:
- Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Alle aktualisieren".
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "Verbinden".
- Klicken Sie erneut auf "Alles aktualisieren".
- Wählen Sie "Ja", um das Überschreiben der PivotTable zu bestätigen.
- Ihre Fieldwire-Aufgaben sollten jetzt sichtbar sein!
Tipp: Sie können die Registerkarten "My Dashboard" und "Gantt Chart" ändern, aber nicht die "Tasks from Fieldwire" oder "Sources" bearbeiten, da diese das Dashboard steuern.
Beispiel für ein Dashboard:
Für Windows PC:
- Öffnen Sie die Excel-Datei
- Wenn eine Meldung „Geschützte Ansicht“ erscheint, schließen Sie Excel.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie "Eigenschaften", markieren Sie "Freigabe" und klicken Sie auf "OK".
- Öffnen Sie die Excel-Datei erneut und klicken Sie auf "Inhalt aktivieren".
- Wenn Sie dazu aufgefordert werden, markieren Sie "Datenschutzstufen ignorieren" und klicken Sie auf "Speichern".
- Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Alle aktualisieren".
- Wählen Sie "Ja", wenn Sie aufgefordert werden, die PivotTable zu überschreiben.
Schritte 1-3
Schritte 4-7
Tipp: Bearbeiten Sie Dashboards, aber nicht die "Tasks from Fieldwire" oder "Sources", da diese das Dashboard versorgen.
Daten in MS Excel verwenden
Dashboard-Ansicht
Wichtige Bereiche:
- In Zeile 1 wird der Synchronisierungsstatus angezeigt.
- Das Datum und die Uhrzeit der letzten Aktualisierung werden neben dem Synchronisationsstatus angezeigt.
- Die Spalten Empfänger, Status, Kategorie und Projektname (Zeilen 2-17) dienen als Aufgabenfilter.
- Die Aufgabendaten beginnen ab Zeile 20.
Ansicht des Gantt-Diagramms
Auf der Registerkarte „Gantt-Diagramm“ können Sie den Status der Aufgaben in Fieldwire nach sehen:
- Wählen Sie oben links ein Quartal (Q1, Q2 usw.) aus, um die Aufgaben für diesen Zeitraum anzuzeigen (wird auf der rechten Seite des Arbeitsblatts angezeigt).
- Blaue Aufgaben = Unerledigte Aufgaben.
- Grüne Aufgaben = Geprüfte Aufgaben.
Google Sheets
Einrichten der Integration
- Gehen Sie in Fieldwire auf die Registerkarte "Integrationen" und wählen Sie "Google Sheets".
- Klicken Sie auf "+ Neues Dashboard" und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
- Wählen Sie Projekte aus dem Dropdown-Menü "Kontoprojekte" und klicken Sie auf "Dashboard generieren".
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie "Dashboard herunterladen" (dies wird in die Dateien des Computers heruntergeladen).
Google Sheets mit Fieldwire verknüpfen
- Laden Sie die .xlsx-Datei in Google Drive hoch. Öffnen Sie die Datei.
- Klicken Sie auf "Zugriff zulassen", um eine Verbindung zu Fieldwire herzustellen.
- Die Aufgabeninformationen werden in die Registerkarte „Aufgaben aus Fieldwire“ importiert.
Wichtig: Bearbeiten Sie nicht die Registerkarte "Aufgaben aus Fieldwire", da sie das Dashboard steuert.
Wichtige Bereiche:
- Der Synchronisierungsstatus zwischen Fieldwire und Excel befindet sich oben in der Tabelle in Zeile 1. Wenn die Verbindung nicht erfolgreich war, wird dies ebenfalls an dieser Stelle angezeigt.
- Das Datum der letzten Datenaktualisierung befindet sich neben dem Synchronisierungsstatus.
- Die Spalten „Empfänger“, „Status“, „Kategorie“ und „Projektname“ oben auf der Seite (Zeile 3) dienen als Aufgabenfilter zum Auffinden von Aufgaben.
Alle von Fieldwire abgerufenen Aufgabeninformationen werden in den folgenden Zeilen angezeigt (etwa Zeile 7 und darunter)
Optimieren Ihrer Google Sheets-Dashboards
Vorschläge zur besseren Navigation.
Wandeln Sie die PivotTable in eine Tabelle um
- Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) in der unteren linken Ecke.
- Wählen Sie im Pivot-Tabellen-Editor "Zeilenbeschriftungen für alle Spalten wiederholen".
- Diese Änderung ermöglicht eine bessere Diagrammerstellung (Demo unten).
Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Google Sheets
- Klicken Sie auf "Einfügen > Zeitleiste".
- Wählen Sie die gewünschten Daten aus und klicken Sie auf "OK".
- Importierte Daten > Anpassen über das rechte Einstellungsfeld:
- Startdatum/Enddatum → Aufgabendauer.
- Kartentitel → Aufgabenname aus Fieldwire.
- Kartenfarbe → Optional, falls gewünscht, manuell einstellen (nicht aus Fieldwire importiert).
- Kartendetail → Optional, einschließlich „Empfänger“ (Empfänger der Aufgabe in Fieldwire).
- Kartengruppe → Organisieren Sie nach Kategorie, Status usw.
Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, werden Details angezeigt, einschließlich eines direkten Fieldwire-Links (Demo unten).
Häufige Fragen
Wie häufig wird die Seite aktualisiert?
Alle 24 Stunden. Die letzte Aktualisierungszeit wird auf dem Blatt "Mein Dashboard" angezeigt.
Kann ich jedes beliebige Projekt in mein Dashboard aufnehmen?
Ja, solange es zu Ihrem Konto gehört.
Ist das Dashboard öffentlich?
Jeder, der Zugriff auf die .xlsx-Datei hat, kann sie einsehen.
Kann ich mehrere Dashboards auf einmal haben?
Ja, mehrere Dashboards sind möglich.
Wie viele Aufgaben kann ich pro Dashboard haben?
- Excel: Bis zu 25.000 Aufgaben pro Dashboard.
- Google Sheets: Bis zu 4.000 Aufgaben pro Dashboard.
(Aufgaben, die am weitesten in der Zukunft liegen, werden entfernt, wenn die Grenzen überschritten werden).
Sind benutzerdefinierte Aufgabenattribute im .CSV-Export enthalten?
Ja! Benutzerdefinierte Aufgabenattribute erscheinen automatisch als eigene Spalten in exportierten Dashboards. Dies stellt sicher, dass jedes Team die neuesten benutzerdefinierten Daten in seinen CSV-Dateien sieht, ohne das Dashboard-Layout zu ändern. Für jedes benutzerdefinierte Aufgabenattribut fügen wir am Ende der .CSV-Datei eine neue Spalte hinzu (nach den Spalten Status und Letzte Aktualisierung).
Bewährte Praxisbeispiele
- Ändern Sie nicht die Registerkarten "Diagramm-Quellen", "Aufgaben von Fieldwire" oder "Quellen".
- Bearbeiten Sie nur das Blatt "Mein Dashboard" oder erstellen Sie benutzerdefinierte Blätter.
- Verwenden Sie die Gantt-Ansicht von Google Sheets für eine einfache Aufgabenverfolgung (siehe Demo-Video oben).
- Excel unterstützt keine Hyperlinks in PivotTabellen, fügen Sie daher Fieldwire-Links per Copy-Paste in Ihren Browser ein.
- Überprüfen Sie immer die Kopfzeile des Dashboards auf Aktualisierungsstatus/Datum und Verbindungsprobleme.
Problembehebung
Kompatibilitätswarnung
Wenn Sie die obige Anleitung zum Einrichten eines Excel-Dashboards befolgt haben, aber die unten stehende Fehlermeldung angezeigt wird, aktualisieren Sie bitte Ihre Excel-Instanz auf die neueste verfügbare Version.
Windows-Benutzer können Microsoft Excel aktualisieren, indem sie die App starten und zu Datei > Konto > Aktualisierungsoptionen > Jetzt aktualisieren navigieren.
Mac-Benutzer navigieren zu Hilfe > Nach Updates suchen. Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnement haben, werden die Updates in der Regel automatisch durchgeführt, aber Sie können sie auch manuell überprüfen.
Detaillierte Schritte für Windows:
- Öffnen Sie Excel: Starten Sie die App Microsoft Excel.
- Gehen Sie zu Konto: Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie dann "Konto" aus den Optionen auf der linken Seite.
- Optionen aktualisieren: Unter "Produktinformation" finden Sie "Aktualisierungsoptionen".
- Jetzt aktualisieren: Klicken Sie auf "Jetzt aktualisieren", um den Aktualisierungsvorgang zu starten.
- Folgen Sie den Anweisungen: Excel sucht nach Updates, lädt sie herunter und wendet sie an.
- Möglicherweise müssen Sie Excel während des Aktualisierungsvorgangs schließen.
Detaillierte Schritte für Mac:
- Öffnen Sie Excel: Starten Sie die App Microsoft Excel.
- Gehen Sie zur Hilfe: Klicken Sie auf das Menü "Hilfe" in der oberen Menüleiste.
- Nach Updates suchen: Wählen Sie "Nach Updates suchen" aus dem Menü "Hilfe".
- Folgen Sie den Anweisungen: Der Aktualisierungsvorgang wird gestartet. Möglicherweise müssen Sie Excel nach der Aktualisierung neu starten.
Häufige Fragen (Für MS Excel und Google Sheets)
Wie häufig wird die Seite aktualisiert?
Alle 24 Stunden. Der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung wird auf der Seite "Mein Dashboard" angezeigt.
Kann ich jedes Projekt in mein Dashboard aufnehmen?
Ja, solange es zu Ihrem Konto gehört.
Ist das Dashboard öffentlich?
Jeder, der Zugriff auf die .xlsx-Datei hat, kann sie sehen.
Kann ich mehrere Dashboards auf einmal haben?
Ja, mehrere Dashboards werden unterstützt.
Wie viele Aufgaben kann ich pro Dashboard haben?
Excel: Bis zu 25.000 Aufgaben pro Dashboard.
Google Sheets: Bis zu 4.000 Aufgaben pro Dashboard. (Aufgaben, die am weitesten in der Zukunft liegen, werden entfernt, wenn die Grenzen überschritten werden).
Smartsheet
Um projektübergreifende Smartsheet-Analysen nutzen zu können, benötigen Sie mindestens ein Business-Abonnement. Die Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Fieldwire-Aufgaben automatisch in Smartsheet zu importieren und zu verfolgen.
Demo-Video: Verbindung mit Smartsheet
Smartsheet mit Fieldwire verknüpfen
- Gehen Sie in Fieldwire auf die Registerkarte „Integrationen“ und wählen Sie Smartsheet
- Klicken Sie auf „Smartsheet-Konto verbinden“
- Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, um das verbundene Smartsheet-Konto zu identifizieren, und klicken Sie auf „Verbinden“
- Klicken Sie auf „Zulassen“, um Smartsheet mit Fieldwire zu verbinden
- Klicken Sie auf „+ Neues Dashboard“
- Geben Sie einen Namen für das Dashboard ein und wählen Sie Projekte aus dem Dropdown-Menü "Kontoprojekte"
- Klicken Sie auf „Dashboard generieren“
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie „Dashboard öffnen“ (dies wird in die Dateien des Computers heruntergeladen)
Schritte 1-4:
Schritte 5-8:
Nutzen und Optimieren der Smartsheet <> Fieldwire-Verbindung
Sobald die Erstellung des Dashboards abgeschlossen ist,
- Navigieren Sie zu Smartsheet.
- Die Fieldwire-Aufgaben sind nun in Smartsheet sichtbar und werden täglich aktualisiert. (Detaillierte Informationen finden Sie in den Häufigen Fragen weiter unten)
- Sie sehen, dass es einen neuen Arbeitsbereich mit dem Namen Fieldwire gibt
- Klicken Sie auf den Fieldwire-Arbeitsbereich, in dem Sie die Dashboards sehen, die Sie erstellt haben
- Wählen Sie das Dashboard aus, das Sie anzeigen möchten
- Sie können alle Aufgabendaten der Projekte sehen, die Sie zuvor bei der ersten Erstellung des Dashboards ausgewählt haben, einschließlich einer Aufgaben-URL, die Sie direkt zu dieser Aufgabe in Fieldwire führt
- Um den Status der Verbindung und die letzte Aktualisierungszeit zu überprüfen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zusammenfassung" auf der rechten Seite
- Um die Visualisierung der Aufgabendaten zu ändern, können Sie in Smartsheet auf die Registerkarte "Raster" klicken und die dort aufgeführten Optionen ausprobieren
Problembehebung (Smartsheet)
Zugriff erforderlich
Wenn Sie auf "Dashboard öffnen" klicken und den im ersten Screenshot unten gezeigten Bildschirm sehen, bedeutet dies, dass der Benutzer, der Smartsheet mit Fieldwire verbunden hat, Ihnen keine Berechtigung für den Zugriff auf das Dashboard erteilt hat.
Um dies zu beheben, können Sie auf die Schaltfläche "Zugriff anfordern" klicken.
Der beste Weg, dieses Problem ein für alle Mal zu lösen, ist jedoch, den Benutzer, der Smartsheet mit Fieldwire verbunden hat, zu bitten, den Zugriff auf den Arbeitsbereich freizugeben. Dazu muss diese Person:
- Zum Arbeitsbereich in Smartsheet gehen
- Mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereich klicken
- "Freigeben" wählen
- Den Arbeitsbereich für sich selbst (und andere, die Zugriff darauf benötigen) freigeben
Häufige Fragen für Smartsheet
Wie häufig wird die Anzeige aktualisiert?
Die Dashboards werden jeden Tag um 2 Uhr UTC aktualisiert.
Kann ich jedes Projekt in mein Dashboard aufnehmen?
Jedes Projekt, das zu Ihrem Konto gehört, kann einbezogen werden.
Ist das Dashboard öffentlich?
Nein, Personen können nur darauf zugreifen, wenn sie es über Smartsheet freigeben.
Kann ich mehrere Dashboards auf einmal haben?
Ja, Sie können bis zu 100 Dashboards erstellen.
Wie viele Aufgaben kann ich pro Dashboard haben?
Sie können bis zu 20.000 Aufgaben pro Smartsheet-Dashboard haben. Wenn ein Dashboard mehr als 20.000 Aufgaben enthält, werden Aufgaben ohne Startdatum automatisch entfernt. Es wird eine Warnung angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass einige Aufgaben fehlen.
Wenn das Limit immer noch erreicht ist, nachdem wir alle Aufgaben ohne Startdatum entfernt haben, werden wir die Aufgaben entfernen, deren Startdatum am weitesten in der Zukunft liegt, bis das Dashboard unter 20.000 Gesamtaufgaben fällt.
Gibt es irgendwelche Beschränkungen für Smartsheet?
Smartsheet-Konten, die auf Smartsheet.eu gehostet werden, können diese Integration zu Beginn nicht nutzen. Wir werden Smartsheet-Konten, die in der EU gehostet werden, einige Wochen nach dem Start unterstützen.
Dies sollte nur begrenzte Auswirkungen haben, da bisher nur US-amerikanische Fieldwire-Kunden eine Smartsheet-Integration angefordert haben. Hinzu kommt, dass Smartsheet-Daten für EU-Kunden nicht standardmäßig auf Smartsheet.eu gehostet werden.
Was sind die besten Praktiken für die Nutzung der Smartsheet-Integration mit Fieldwire?
Vergessen Sie nicht, das Aktualisierungsdatum und den Status der Verbindung in der Kopfzeile des Dashboards zu überprüfen. Wenn ein Problem auftritt, werden wir es dort erwähnen.