Übersicht
Die Verwaltung mehrerer Bauprojekte an verschiedenen Standorten kann eine Herausforderung sein. Oft müssen Projektmanager mit mehreren Anwendungen jonglieren, um den Überblick zu behalten. Dieser fragmentierte Ansatz macht es schwierig, einen klaren Echtzeit-Überblick über Aufgaben und Termine zu behalten.
Durch die Integration von Fieldwire mit Google Sheets oder Microsoft Excel können Sie Aufgaben automatisch importieren und in einem zentralen projektübergreifenden Dashboard verfolgen. So müssen Sie nicht mehr zwischen Dokumenten, E-Mails und Projektmanagement-Programmen hin- und herwechseln, sondern können Termine, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten an einem Ort überwachen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Fieldwire mit Microsoft Excel und Google Sheets verbinden, damit Sie Aufgaben projektübergreifend in einer einzigen, optimierten Ansicht effizient verwalten können.
Hinweis: Für allgemeine Fragen und Fehlerbehebungen im Zusammenhang mit Google Sheets oder MS Excel wenden Sie sich bitte an den Google- oder Microsoft-Support. Das Fieldwire-Supportteam kann Ihnen bei Problemen im Zusammenhang mit der anfänglichen Erstellung des Dashboards helfen, aber diese Funktion ist in erster Linie ein Self-Service.
Hinweis: Noch sind nicht alle Screenshots in diesem Artikel auf Deutsch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.
Inhaltsübersicht
- Voraussetzungen
- Demo-Video : Verknüpfung von MS Excel und Google Sheets
- Fieldwire & Microsoft Excel
- Einrichten der Integration
-
So Optimieren Sie Ihre Google Sheets-Dashboards
- Häufige Fragen
- Bewährte Praxisbeispiele
- Weitere Informationen
Voraussetzungen
Um die Fieldwire-Integrationen mit Google Sheets und MS Excel zu nutzen, benötigen Sie:
- Kontomanager-Berechtigung für ein Fieldwire-Konto. (siehe Was ist der Unterschied zwischen Kontomanager, Kontonutzer und Projektnutzer?)
- Ein Business- oder Business Plus-Abonnement. (Wie kann ich auf ein Pro-/Business-, oder Business Plus Konto upgraden?)
Demo-Video : Verknüpfung von MS Excel und Google Sheets
In diesem Video sehen Sie eine schrittweise Anleitung zur Verbindung von Fieldwire mit Google Sheets und MS Excel:
Fieldwire & Microsoft Excel
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Fieldwire in MS Excel zu integrieren:
1. Gehen Sie in Fieldwire auf die Registerkarte "Integrationen" und wählen Sie Microsoft Excel.
2. Klicken Sie auf "+ Neues Dashboard" und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
3. Wählen Sie Projekte aus der Dropdown-Liste "Kontoprojekte" aus und klicken Sie auf "Dashboard generieren". Die Aufgaben aus diesen Projekten werden in Ihrem Dashboard enthalten sein.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie "Dashboard herunterladen".
-
Das Dashboard wird als Excel-Datei heruntergeladen.
Für MacOS:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf "Inhalt aktivieren".
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster „Mit Datenquelle verbinden“ auf "Verbinden".
- Wenn eine Warnung erscheint, klicken Sie auf OK.
- Gehen Sie auf die Registerkarte "Daten".
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Daten abrufen" und wählen Sie "Power Query-Editor starten".
- Klicken Sie auf "Optionen > Datenschutz".
- Aktivieren Sie die Option " Das Kombinieren von Daten aus mehreren Quellen wird zugelassen" und klicken Sie auf "OK".
- Schließen Sie Power Query-Editor und wählen Sie "Beibehalten", wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Sehen Sie sich den Prozess unten an:
Wenn nach Ausführung der obigen Schritte keine Daten angezeigt werden:
- Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Alle aktualisieren".
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "Verbinden".
- Klicken Sie erneut auf "Alles aktualisieren".
- Wählen Sie "Ja", um das Überschreiben der PivotTable zu bestätigen.
- Ihre Fieldwire-Aufgaben sollten jetzt sichtbar sein!
Tipp: Sie können die Registerkarten "My Dashboard" und "Gantt Chart" ändern, aber nicht die "Tasks from Fieldwire" oder "Sources" bearbeiten, da diese das Dashboard steuern.
Beispiel für ein Dashboard:
Für Windows PC:
-
Öffnen Sie die Excel-Datei
-
Wenn eine Meldung „Geschützte Ansicht“ erscheint, schließen Sie Excel.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie "Eigenschaften", markieren Sie "Freigabe" und klicken Sie auf "OK".
-
Öffnen Sie die Excel-Datei erneut und klicken Sie auf "Inhalt aktivieren".
-
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, markieren Sie "Datenschutzstufen ignorieren" und klicken Sie auf "Speichern".
-
Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Alle aktualisieren".
-
Wählen Sie "Ja", wenn Sie aufgefordert werden, die PivotTable zu überschreiben.
Schritte 1-3
Schritte 4-7
Tipp: Bearbeiten Sie Dashboards, aber nicht die "Tasks from Fieldwire" oder "Sources", da diese das Dashboard versorgen.
Daten in MS Excel verwenden
Dashboard-Ansicht
Wichtige Bereiche:
- In Zeile 1 wird der Synchronisierungsstatus angezeigt.
- Das Datum und die Uhrzeit der letzten Aktualisierung werden neben dem Synchronisationsstatus angezeigt.
- Die Spalten Empfänger, Status, Kategorie und Projektname (Zeilen 2-17) dienen als Aufgabenfilter.
- Die Aufgabendaten beginnen ab Zeile 20.
Ansicht des Gantt-Diagramms
Auf der Registerkarte „Gantt-Diagramm“ können Sie den Status der Aufgaben in Fieldwire nach sehen:
- Wählen Sie oben links ein Quartal (Q1, Q2 usw.) aus, um die Aufgaben für diesen Zeitraum anzuzeigen (wird auf der rechten Seite des Arbeitsblatts angezeigt).
- Blaue Aufgaben = Unerledigte Aufgaben.
- Grüne Aufgaben = Geprüfte Aufgaben.
Fieldwire & Google Sheets
Einrichten der Integration
- Gehen Sie in Fieldwire auf die Registerkarte "Integrationen" und wählen Sie "Google Sheets".
- Klicken Sie auf "+ Neues Dashboard" und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
- Wählen Sie Projekte aus dem Dropdown-Menü "Kontoprojekte" und klicken Sie auf "Dashboard generieren".
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie "Dashboard herunterladen" (dies wird in die Dateien des Computers heruntergeladen).
Google Sheets mit Fieldwire verknüpfen
- Laden Sie die .xlsx-Datei in Google Drive hoch. Öffnen Sie die Datei.
- Klicken Sie auf "Zugriff zulassen", um eine Verbindung zu Fieldwire herzustellen.
- Die Aufgabeninformationen werden in die Registerkarte „Aufgaben aus Fieldwire“ importiert.
Wichtig: Bearbeiten Sie nicht die Registerkarte "Aufgaben aus Fieldwire", da sie das Dashboard steuert.
Wichtige Bereiche:
- Der Synchronisierungsstatus zwischen Fieldwire und Excel befindet sich oben in der Tabelle in Zeile 1. Wenn die Verbindung nicht erfolgreich war, wird dies ebenfalls an dieser Stelle angezeigt.
- Das Datum der letzten Datenaktualisierung befindet sich neben dem Synchronisierungsstatus.
- Die Spalten „Empfänger“, „Status“, „Kategorie“ und „Projektname“ oben auf der Seite (Zeile 3) dienen als Aufgabenfilter zum Auffinden von Aufgaben.
Alle von Fieldwire abgerufenen Aufgabeninformationen werden in den folgenden Zeilen angezeigt (etwa Zeile 7 und darunter)
So Optimieren Sie Ihre Google Sheets-Dashboards
Vorschläge zur besseren Navigation.
Wandeln Sie die PivotTable in eine Tabelle um
- Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) in der unteren linken Ecke.
- Wählen Sie im Pivot-Tabellen-Editor "Zeilenbeschriftungen für alle Spalten wiederholen".
- Diese Änderung ermöglicht eine bessere Diagrammerstellung (Demo unten).
Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Google Sheets
- Klicken Sie auf "Einfügen > Zeitleiste".
- Wählen Sie die gewünschten Daten aus und klicken Sie auf "OK".
- Importierte Daten > Anpassen über das rechte Einstellungsfeld:
- Startdatum/Enddatum → Aufgabendauer.
- Kartentitel → Aufgabenname aus Fieldwire.
- Kartenfarbe → Optional, falls gewünscht, manuell einstellen (nicht aus Fieldwire importiert).
- Kartendetail → Optional, einschließlich „Empfänger“ (Empfänger der Aufgabe in Fieldwire).
- Kartengruppe → Organisieren Sie nach Kategorie, Status usw.
Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, werden Details angezeigt, einschließlich eines direkten Fieldwire-Links (Demo unten).
Häufige Fragen
Wie häufig wird die Seite aktualisiert?
Alle 24 Stunden. Die letzte Aktualisierungszeit wird auf dem Blatt "Mein Dashboard" angezeigt.
Kann ich jedes beliebige Projekt in mein Dashboard aufnehmen?
Ja, solange es zu Ihrem Konto gehört.
Ist das Dashboard öffentlich?
Jeder, der Zugriff auf die .xlsx-Datei hat, kann sie einsehen.
Kann ich mehrere Dashboards auf einmal haben?
Ja, mehrere Dashboards sind möglich.
Wie viele Aufgaben kann ich pro Dashboard haben?
- Excel: Bis zu 25.000 Aufgaben pro Dashboard.
- Google Sheets: Bis zu 4.000 Aufgaben pro Dashboard.
(Aufgaben, die am weitesten in der Zukunft liegen, werden entfernt, wenn die Grenzen überschritten werden).
Bewährte Praxisbeispiele
- Ändern Sie nicht die Registerkarten "Diagramm-Quellen", "Aufgaben von Fieldwire" oder "Quellen".
- Bearbeiten Sie nur das Blatt "Mein Dashboard" oder erstellen Sie benutzerdefinierte Blätter.
- Verwenden Sie die Gantt-Ansicht von Google Sheets für eine einfache Aufgabenverfolgung (siehe Demo-Video oben).
- Excel unterstützt keine Hyperlinks in PivotTabellen, fügen Sie daher Fieldwire-Links per Copy-Paste in Ihren Browser ein.
- Überprüfen Sie immer die Kopfzeile des Dashboards auf Aktualisierungsstatus/Datum und Verbindungsprobleme.