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Übersicht
Die Verwaltung mehrerer Bauprojekte an verschiedenen Standorten kann eine Herausforderung sein. Oft müssen Projektmanager mit mehreren Anwendungen jonglieren, um den Überblick zu behalten. Dieser fragmentierte Ansatz macht es schwierig, einen klaren Echtzeit-Überblick über Aufgaben und Termine zu behalten.
Durch die Integration von Fieldwire mit Microsoft Excel können Sie Aufgaben automatisch importieren und in einem zentralen projektübergreifenden Dashboard verfolgen. So müssen Sie nicht mehr zwischen Dokumenten, E-Mails und Projektmanagement-Programmen hin- und herwechseln, sondern können Termine, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten an einem Ort überwachen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Fieldwire mit Microsoft Excel verbinden, damit Sie Aufgaben projektübergreifend in einer einzigen, optimierten Ansicht effizient verwalten können.
Hinweis: Für allgemeine Fragen und Fehlerbehebungen im Zusammenhang mit MS Excel wenden Sie sich bitte an den Google- oder Microsoft-Support. Das Fieldwire-Supportteam kann Ihnen bei Problemen im Zusammenhang mit der anfänglichen Erstellung des Dashboards helfen, aber diese Funktion ist in erster Linie ein Self-Service.
Hinweis: Noch sind nicht alle Screenshots in diesem Artikel auf Deutsch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.
Inhaltsübersicht
- Voraussetzungen
- Demo-Video : Verknüpfung von MS Excel
- Microsoft Excel
- Daten in MS Excel verwenden
- Problembehebung
- Häufige Fragen
Voraussetzungen
Um die Fieldwire-Integrationen mit MS Excel zu nutzen, benötigen Sie:
- Kontomanager-Berechtigung für ein Fieldwire-Konto. (siehe Was ist der Unterschied zwischen Kontomanager, Kontonutzer und Projektnutzer?)
- Ein Business- oder Business Plus-Abonnement. (Wie kann ich auf ein Pro-/Business-, oder Business Plus Konto upgraden?)
Demo-Video : Verknüpfung von MS Excel
In diesem Video sehen Sie eine schrittweise Anleitung zur Verbindung von Fieldwire mit MS Excel:
Microsoft Excel
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Fieldwire in MS Excel zu integrieren:
1. Gehen Sie in Fieldwire auf die Registerkarte "Integrationen" und wählen Sie Microsoft Excel.
2. Klicken Sie auf "+ Neues Dashboard" und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.
3. Wählen Sie Projekte aus der Dropdown-Liste "Kontoprojekte" aus und klicken Sie auf "Dashboard generieren". Die Aufgaben aus diesen Projekten werden in Ihrem Dashboard enthalten sein.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie "Dashboard herunterladen".
Das Dashboard wird als Excel-Datei heruntergeladen.
Für MacOS:
- Öffnen Sie die Excel-Datei und klicken Sie auf "Inhalt aktivieren".
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster „Mit Datenquelle verbinden“ auf "Verbinden".
- Wenn eine Warnung erscheint, klicken Sie auf OK.
- Gehen Sie auf die Registerkarte "Daten".
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Daten abrufen" und wählen Sie "Power Query-Editor starten".
- Klicken Sie auf "Optionen > Datenschutz".
- Aktivieren Sie die Option " Das Kombinieren von Daten aus mehreren Quellen wird zugelassen" und klicken Sie auf "OK".
- Schließen Sie Power Query-Editor und wählen Sie "Beibehalten", wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Sehen Sie sich den Prozess unten an:
Wenn nach Ausführung der obigen Schritte keine Daten angezeigt werden:
- Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Alle aktualisieren".
- Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "Verbinden".
- Klicken Sie erneut auf "Alle aktualisieren".
- Wählen Sie "Ja", um das Überschreiben der PivotTable zu bestätigen.
- Ihre Fieldwire-Aufgaben sollten jetzt sichtbar sein!
Tipp: Sie können die Registerkarten "My Dashboard" und "Gantt Chart" ändern, aber nicht die "Tasks from Fieldwire" oder "Sources" bearbeiten, da diese das Dashboard steuern.
Beispiel für ein Dashboard:
Für Windows PC:
- Öffnen Sie die Excel-Datei
- Wenn eine Meldung „Geschützte Ansicht“ erscheint, schließen Sie Excel.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie "Eigenschaften", markieren Sie "Freigabe" und klicken Sie auf "OK".
- Öffnen Sie die Excel-Datei erneut und klicken Sie auf "Inhalt aktivieren".
- Wenn Sie dazu aufgefordert werden, markieren Sie "Datenschutzstufen ignorieren" und klicken Sie auf "Speichern".
- Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf "Alle aktualisieren".
- Wählen Sie "Ja", wenn Sie aufgefordert werden, die PivotTable zu überschreiben.
Schritte 1-3
Schritte 4-7
Tipp: Bearbeiten Sie Dashboards, aber nicht die "Tasks from Fieldwire" oder "Sources", da diese das Dashboard versorgen.
Daten in MS Excel verwenden
Dashboard-Ansicht
Wichtige Bereiche:
- In Zeile 1 wird der Synchronisierungsstatus angezeigt.
- Das Datum und die Uhrzeit der letzten Aktualisierung werden neben dem Synchronisationsstatus angezeigt.
- Die Spalten Empfänger, Status, Kategorie und Projektname (Zeilen 2-17) dienen als Aufgabenfilter.
- Die Aufgabendaten beginnen ab Zeile 20.
Ansicht des Gantt-Diagramms
Auf der Registerkarte „Gantt-Diagramm“ können Sie den Status der Aufgaben in Fieldwire nach sehen:
- Wählen Sie oben links ein Quartal (Q1, Q2 usw.) aus, um die Aufgaben für diesen Zeitraum anzuzeigen (wird auf der rechten Seite des Arbeitsblatts angezeigt).
- Blaue Aufgaben = Unerledigte Aufgaben.
- Grüne Aufgaben = Geprüfte Aufgaben.
Problembehebung
Kompatibilitätswarnung
Wenn Sie die obige Anleitung zum Einrichten eines Excel-Dashboards befolgt haben, aber die unten stehende Fehlermeldung angezeigt wird, aktualisieren Sie bitte Ihre Excel-Instanz auf die neueste verfügbare Version.
Windows-Benutzer können Microsoft Excel aktualisieren, indem sie die App starten und zu Datei > Konto > Aktualisierungsoptionen > Jetzt aktualisieren navigieren.
Mac-Benutzer navigieren zu Hilfe > Nach Updates suchen. Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnement haben, werden die Updates in der Regel automatisch durchgeführt, aber Sie können sie auch manuell überprüfen.
Detaillierte Schritte für Windows:
- Öffnen Sie Excel: Starten Sie die App Microsoft Excel.
- Gehen Sie zu Konto: Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie dann "Konto" aus den Optionen auf der linken Seite.
- Optionen aktualisieren: Unter "Produktinformation" finden Sie "Aktualisierungsoptionen".
- Jetzt aktualisieren: Klicken Sie auf "Jetzt aktualisieren", um den Aktualisierungsvorgang zu starten.
- Folgen Sie den Anweisungen: Excel sucht nach Updates, lädt sie herunter und wendet sie an.
- Möglicherweise müssen Sie Excel während des Aktualisierungsvorgangs schließen.
Detaillierte Schritte für Mac:
- Öffnen Sie Excel: Starten Sie die App Microsoft Excel.
- Gehen Sie zur Hilfe: Klicken Sie auf das Menü "Hilfe" in der oberen Menüleiste.
- Nach Updates suchen: Wählen Sie "Nach Updates suchen" aus dem Menü "Hilfe".
- Folgen Sie den Anweisungen: Der Aktualisierungsvorgang wird gestartet. Möglicherweise müssen Sie Excel nach der Aktualisierung neu starten.
Häufige Fragen
Kann ich jedes Projekt in mein Dashboard aufnehmen?
Ja, solange es zu Ihrem Konto gehört.
Ist das Dashboard öffentlich?
Jeder, der Zugriff auf die .xlsx-Datei hat, kann sie sehen.
Kann ich mehrere Dashboards auf einmal haben?
Ja, mehrere Dashboards werden unterstützt.
Wie viele Aufgaben kann ich pro Dashboard haben?
- Excel: Bis zu 25.000 Aufgaben pro Dashboard.
- Google Sheets: Bis zu 4.000 Aufgaben pro Dashboard. (Aufgaben, die am weitesten in der Zukunft liegen, werden entfernt, wenn die Grenzen überschritten werden).
Ja! Benutzerdefinierte Aufgabenattribute werden in exportierten Dashboards auf der Registerkarte „Aufgaben aus Fieldwire“ automatisch als eigene Spalten angezeigt. So wird sichergestellt, dass jedes Team die aktuellsten benutzerdefinierten Daten in seinen CSV-Dateien sieht, ohne das Layout des Dashboards ändern zu müssen. Für jedes benutzerdefinierte Aufgabenattribut fügen wir auf der Registerkarte „Aufgaben aus Fieldwire“ ganz am Ende der CSV-Datei (nach den Spalten „Status“ und „Letzte Aktualisierung“) eine neue Spalte hinzu.