Überblick und Hintergrund
Fieldwire bietet drei Berichtsoptionen, die für Premium-Benutzer auf der Registerkarte "Aufgaben" von Fieldwire verfügbar sind. Das Ziel der Berichtsoptionen ist es, Aufgabendaten zu exportieren, damit Sie Ihr gesamtes Projekt erfassen und dokumentieren können. Die Erstellung von Aufgabenberichten ist ein schrittweiser Prozess, der mit dem Erhalt einer URL in einer E-Mail von support@fieldwire.com endet. Derzeit gibt es drei Möglichkeiten, Berichte zu erstellen:
- PDF-Zusammenfassung - Dies ist eher eine Aufzählung von Punkten (gut für einfache Mängellisten).
- Detaillierter PDF-Bericht - Ein detaillierter Bericht, der den gesamten Inhalt des Projekts enthält: Bilder, Anmerkungen, usw. (gut für tägliche Besprechungen mit dem Vorarbeiter).
- Kompletter CSV (Excel)-Export - Ein Excel-Dump, der alle Informationen Ihres Projekts enthält (gut für Dokumentationszwecke, wenn ein Projekt endet - alternativ gut, wenn Sie benutzerdefinierte Analysen oder Berichte für Ihr Team erstellen möchten).
Hinweis: Sie können benutzerdefinierte Aufgabenstatus in Ihren Aufgabenberichten nutzen, wenn Ihr Projekt diese für die Aufgabenverfolgung verwendet. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Diese Funktion eignet sich hervorragend, um dem Kunden Aktualisierungen zukommen zu lassen, die nicht zum Projekt gehören.
Zusammen mit der Auswahl der Art des Berichts, den Sie erstellen möchten, bestimmen Sie auch, wer den Bericht erhalten soll. Sie können den Bericht an eine beliebige E-Mail-Adresse senden - der Empfänger muss weder ein Fieldwire-Konto haben noch zu Ihrem Projekt eingeladen sein. Außerdem können Sie Ihre Berichte so planen, dass sie wöchentlich oder monatlich verschickt werden.
Inhaltsverzeichnis
Vollständiger CSV-Export (Excel)
Wie erstellt man einen Bericht
Wie Pläne und Dateien in Berichten angezeigt werden
Was bedeutet das Pop-up-Fenster "Berichtserstellung fehlgeschlagen"?
Die Schaltfläche "Berichte erstellen"
Wenn Sie in der Registerkarte Aufgaben auf die Schaltfläche "Berichte erstellen" klicken, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt. In diesem Fenster sehen Sie die Liste der Berichtsvorlagen. In jedem neuen Projekt werden Ihnen automatisch zwei Berichtsvorlagen zur Verfügung gestellt: "Alle Aufgaben (Zusammenfassung)" und "Offene Aufgaben (detailliert)". Zusätzlich zu diesen Berichtsvorlagen haben Sie die Möglichkeit, eigene Berichtsvorlagen für Aufgaben zu erstellen, indem Sie auf die blaue Schaltfläche „+ Neuer Bericht" klicken, die in der Abbildung unten zu sehen ist.
Wenn Sie den Mauszeiger über eine Aufgabenberichtsvorlage bewegen, sehen Sie drei Schaltflächen. Mit der Briefumschlag-Schaltfläche können Sie den Bericht per E-Mail versenden. Mit dem mittleren Symbol können Sie die Berichtsvorlage duplizieren. Mit der roten Mülleimer-Schaltfläche können Sie die Aufgabenberichtsvorlage löschen. Jede dieser Schaltflächen erfüllt ihren eigenen Zweck, aber jede dient dazu, den jeweiligen Prozess zu beschleunigen: Erstellung, Verteilung und Löschung.
Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabenberichtsvorlage löschen, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Sie ist dauerhaft gelöscht und Sie müssen die Vorlage neu erstellen.
PDF-Zusammenfassungsbericht
Der PDF-Zusammenfassungsbericht bietet einen schnellen Überblick über den Projektstatus, den Beauftragten und ob die Aufgabe an einen Plan angeheftet ist. Er bietet Ihnen eine Liste der Aufgaben des Projekts, damit Sie schnell und einfach sehen können, welche Aufgaben offen und welche geschlossen sind, damit Ihr Kunde auf dem Laufenden bleibt, ohne dass er Zugang zu Fieldwire benötigt.
Tipp: Benutzen Sie die Filteroptionen, um sicherzustellen, dass Sie die relevanten Informationen sehen.
PDF-Zusammenfassungsbericht als Beispiel
Detaillierter PDF-Bericht
Ein hochgradig anpassbarer und detaillierter Bericht, der Aufgabenfotos, Checklisten und andere Anhänge enthalten kann und nach Zuständigem, Kategorie, Zeit usw. gefiltert werden kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Kunde nicht nur einen einfachen Überblick über das Projekt, sondern einen detaillierten Bericht wünscht. Dies eignet sich besonders gut für Aktualisierungen von Fertigstellungslisten, Fotos des Projektfortschritts und Begehungen.
Wenn Sie detaillierte Berichte erstellen, beachten Sie bitte, dass die Anzahl der Aufgaben, Fotos und zugehörigen Formulare, die in diesen Berichten enthalten sein können, begrenzt ist. Wenn Ihr Bericht mehr als diese Grenzen enthält, wird die Meldung "Berichtsgrenze überschritten" angezeigt, die diese Information enthält. Wenn Sie versuchen, den Bericht per E-Mail zu versenden, erhalten Sie die gleiche Meldung "Berichtsgrenze überschritten" in Ihrer E-Mail. Wie in der Meldung angegeben, müssen Sie die Größe des Berichts reduzieren, indem Sie ihn mit Hilfe von Berichtsaufgabenfiltern in mehrere Teile aufteilen, um den Bericht erfolgreich zu erstellen.
Tipp: Benutzen Sie die automatisch geplanten E-Mails, um wöchentlich oder monatlich Berichte an wichtige Interessengruppen zu senden.
Detaillierter PDF-Bericht als Beispiel
Vollständiger CSV-Export (Excel)
Ein Excel-Dokument mit allen Informationen zu Ihrem Projekt (gut für Dokumentationszwecke, wenn ein Projekt endet - alternativ gut, wenn Sie benutzerdefinierte Analysen oder Berichte für Ihr Team erstellen möchten).
Anwendungsfälle: Dokumentationszwecke bei Projektende oder Informationsübermittlung zwischen Projekten.
Tipp: Sie können die heruntergeladene CSV-Datei verwenden, um benutzerdefinierte Analysen in einer Drittsoftware wie Excel durchzuführen.
Muster-CSV-Bericht herunterladen
Wie erstellt man einen Bericht
Schritt 1:
Gehen Sie auf die Registerkarte "Aufgaben" und wählen Sie "Berichte erstellen".
Schritt 2:
Wählen Sie die Art des Berichts, den Sie erstellen möchten.
Registerkarte Berichte
Schritt 3:
Wählen Sie die Optionen 'Sortieren nach' und 'Filtern nach', um sicherzustellen, dass Sie die relevanten Informationen in den Bericht aufnehmen.
Schritt 4:
Wenn Sie eine Kopie des Berichts per E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig senden möchten, können Sie deren E-Mail-Adressen unter "Empfänger" hinzufügen und dann "Freigeben" und "E-Mail" auswählen.
Oder wählen Sie die Option "Download", um den Bericht direkt in Ihrem Browser herunterzuladen.
Tipp: Der Empfänger muss weder ein Fieldwire-Konto haben noch zu Ihrem Projekt eingeladen werden, um als "Empfänger" hinzugefügt zu werden.
Schritt 4:
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Bericht per E-Mail zu versenden, erhalten die "Empfänger" einen AWS-Link in einer E-Mail von Fieldwire. Klicken Sie auf den Link, um den Bericht herunterzuladen.
Schritt 5:
Öffnen Sie den heruntergeladenen Bericht auf Ihrem lokalen Gerät mit einem PDF-Viewer oder einer CSV-Anzeige-Software - je nach Art des Berichts.
Wie Pläne und Dateien in Berichten angezeigt werden
- Sie können die Pläne zur zusätzlichen Dokumentation in die Berichte aufnehmen. Diese Pläne werden jedoch als Bild und nicht als PDF-Dateien angezeigt.
Sie können Ihre markierten Pläne auch als PDF-Dateien exportieren. Zurzeit können Sie dies auf der Seite des individuellen Plans tun. Sie benötigen den Adobe Reader, um sie korrekt anzuzeigen. Der Export ermöglicht es Ihnen, das markierte Endblatt anzuzeigen, mit den Markierungen zu interagieren und sogar zu sehen, wer die ursprünglichen Markierungen erstellt hat.
Um mehr über den Export von Plänen im PDF-Format zu erfahren, lesen Sie bitte den Artikel 'Wie exportiere ich meine Pläne als PDFs'.
Wenn Sie eine Datei an eine Aufgabe anhängen und einen Bericht über die Aufgaben erstellen, wird die Datei in den Bericht aufgenommen, wenn sie kleiner als 2,5 MB ist. Wenn die Datei größer als 2,5 MB ist, wird sie über einen Hyperlink im Bericht zugänglich gemacht.
Zum Beispiel:
- In diesem Bericht wird eine Spec-Datei erwähnt. Sie ist <2,5mb groß, daher ist die vollständige Datei am Ende des Berichts enthalten.
- In diesem Bericht wird eine andere Datei erwähnt. Sie ist >2,5mb groß, so dass nur der Hyperlink zur Datei enthalten ist.
Beispiel für einen zusammenfassenden Bericht:
Beispiel für einen detaillierten Bericht:
Was bedeutet das Pop-up-Fenster "Berichtserstellung fehlgeschlagen"?
Wenn Sie versuchen, einen Bericht per E-Mail zu versenden oder herunterzuladen, und die Meldung "Berichtserstellung fehlgeschlagen" erhalten, bedeutet dies, dass der Bericht innerhalb eines Zeitfensters von einer Stunde zu oft erstellt wurde:
Das Limit liegt bei 10 Berichten pro Berichtsvorlage und Stunde.
Die Stunde beginnt herunterzuzählen, wenn der erste Bericht erstellt wurde.
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie diese Mitteilung erhalten. In dieser Tabelle sind einige häufige Gründe aufgeführt, warum diese Mitteilung auftauchen kann:
| Grund: | Lösung: | Wie: |
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Eine Berichtsvorlage wird innerhalb einer Stunde mehr als zehn Mal hintereinander erstellt; auf jeden Bericht werden neue Filter angewendet. |
Klonen Sie die Berichtsvorlage, und passen Sie die Filter des geklonten Berichts an. |
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Mehrere Benutzer erstellen gleichzeitig dieselbe Berichtsvorlage. |
Fügen Sie weitere E-Mails unter dem Abschnitt Empfänger hinzu. |  |
Normalerweise sollten Sie diese Grenze nicht erreichen. Denken Sie einfach daran, worüber Sie speziell berichten möchten, und nutzen Sie das Feld "Empfänger", um den Bericht an die entsprechenden Beteiligten zu senden.
Optionen 'Berichte planen'
Sie können auswählen, wann die Berichte gesendet werden sollen, und sogar planen, dass der Bericht automatisch wöchentlich oder monatlich gesendet wird.
Der Bericht wird um 5 Uhr morgens in der für das Projekt festgelegten Zeitzone verschickt. In der Dropdown-Liste für Bericht planen können Sie wöchentlich oder monatlich auswählen und den Tag (wöchentlich) oder das Datum (monatlich) angeben.
Schritt 1: Wählen Sie 'Wöchentlich' oder 'Monatlich'.
Schritt 2: Wählen Sie einen oder mehrere Tage, wenn Sie "Wöchentlich" wählen, oder einen Tag des Monats, wenn Sie "Monatlich" wählen:
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Hinweis: Wenn das Projekt archiviert wird, werden weiterhin automatische wöchentliche/monatliche Berichte gesendet. Der Bericht kann gelöscht werden oder Sie können das automatische Senden deaktivieren.
Zum Löschen gehen Sie zu Aufgaben > Berichte erstellen und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol ganz rechts neben dem Bericht, den Sie löschen möchten.
Um das automatische Senden zu deaktivieren, gehen Sie zu Aufgaben > Berichte generieren und wählen Sie den Bericht aus, den Sie bearbeiten möchten. Aktualisieren Sie die Einstellung Wöchentlich/Monatlich auf Jetzt freigeben und klicken Sie auf das X oben rechts, um den Bericht zu schließen und zu speichern.
Weitere Informationen
- Praktischer Leitfaden: Wie man Aufgaben für große Berichte konfiguriert
- Kann ich einen Bericht von meinem mobilen Gerät aus senden?
- Wie kann ich Berichte sortieren und filtern?
Schulungsvideo zur Erstellung von Berichten