Einführung in Aufgabenberichte in Fieldwire

Überblick

Fieldwire bietet drei Berichtsoptionen, die für Pro- und Business-Nutzer auf der Registerkarte "Aufgaben" von Fieldwire verfügbar sind. Das Ziel der Berichtsoptionen ist es, Aufgabendaten zu exportieren, damit Sie Ihr gesamtes Projekt erfassen und dokumentieren können. Die Erstellung von Aufgabenberichten ist ein schrittweiser Prozess, der mit dem Erhalt einer URL in einer E-Mail von support@fieldwire.com endet. Derzeit gibt es drei Möglichkeiten, Berichte zu erstellen:

• PDF-Zusammenfassung - Dies ist eher eine Aufzählung von Punkten (gut für einfache Mängellisten).
• Detaillierter PDF-Bericht - Ein detaillierter Bericht, der den gesamten Inhalt des Projekts enthält: Bilder, Anmerkungen, usw. (gut für tägliche Besprechungen mit dem Vorarbeiter). 
• Kompletter CSV (Excel)-Export - Ein Excel-Dump, der alle Informationen Ihres Projekts enthält (gut für Dokumentationszwecke, wenn ein Projekt endet - alternativ gut, wenn Sie benutzerdefinierte Analysen oder Berichte für Ihr Team erstellen möchten).

Sie wählen nicht nur die Art des Berichts aus, sondern legen auch fest, wer den Bericht erhalten soll. Sie können den Bericht an eine beliebige E-Mail-Adresse senden - der Empfänger muss weder ein Fieldwire-Konto haben noch zu Ihrem Projekt eingeladen sein. Sie können auch festlegen, dass Ihre Berichte wöchentlich oder monatlich verschickt werden.

Tipp: Sie können benutzerdefinierte Aufgabenstatus in Ihren Aufgabenberichten nutzen, wenn Sie diese in Ihrem Projekt zur Aufgabenerfassung verwenden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Benutzerdefinierte Aufgabenstatus

Hinweis: Fieldwire bietet auch Kontoberichte für Pro- und Business-Nutzer an. Dabei handelt es sich um .CSV-Berichte, die Aufgaben aus mehreren Projekten Ihres Kontos enthalten können. Weitere Informationen zu diesen Berichten und wie Sie diese erstellen können, finden Sie in diesem Artikel: Q&A: Kann ich einen Bericht erstellen, der Aufgaben aus mehreren Projekten enthält?

 

Inhaltsverzeichnis

• Die Schaltfläche "Berichte erstellen"
  • PDF-Zusammenfassungsbericht
  • Detaillierter PDF-Bericht
  • Vollständiger CSV-Export (Excel)
• Erstellen eines Berichts
• Anzeigen von Plänen und Dateien in Berichten
• Bedeutung des Pop-up-Fensters "Berichtserstellung fehlgeschlagen"?
• Optionen 'Berichte planen'

 

Die Schaltfläche "Berichte erstellen"

Wenn Sie in der Registerkarte Aufgaben auf die Schaltfläche "Berichte erstellen" klicken, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt. In diesem Fenster sehen Sie die Liste der Berichtsvorlagen. In jedem neuen Projekt werden Ihnen automatisch zwei Berichtsvorlagen zur Verfügung gestellt: "Alle Aufgaben (Zusammenfassung)" und "Offene Aufgaben (detailliert)". Zusätzlich zu diesen Berichtsvorlagen haben Sie die Möglichkeit, eigene Berichtsvorlagen für Aufgaben zu erstellen, indem Sie auf die blaue Schaltfläche „+ Neuer Bericht" klicken, die in der Abbildung unten zu sehen ist.

 

Wenn Sie den Mauszeiger über eine Aufgabenberichtsvorlage bewegen, sehen Sie drei Schaltflächen. Mit der Briefumschlag-Schaltfläche können Sie den Bericht per E-Mail versenden. Mit dem mittleren Symbol können Sie die Berichtsvorlage duplizieren. Mit der roten Mülleimer-Schaltfläche können Sie die Aufgabenberichtsvorlage löschen. Jede dieser Schaltflächen erfüllt ihren eigenen Zweck, aber jede dient dazu, den jeweiligen Prozess zu beschleunigen: Erstellung, Verteilung und Löschung.

Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabenberichtsvorlage löschen, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Sie ist dauerhaft gelöscht und Sie müssen die Vorlage neu erstellen.

 

PDF-Zusammenfassungsbericht

Der PDF-Zusammenfassungsbericht bietet einen schnellen Überblick über den Projektstatus, den Beauftragten und ob die Aufgabe an einen Plan angeheftet ist. Er bietet Ihnen eine Liste der Aufgaben des Projekts, damit Sie schnell und einfach sehen können, welche Aufgaben offen und welche geschlossen sind, damit Ihr Kunde auf dem Laufenden bleibt, ohne dass er Zugang zu Fieldwire benötigt. 

Tipp: Benutzen Sie die Filteroptionen, um sicherzustellen, dass Sie die relevanten Informationen sehen.

PDF-Zusammenfassungsbericht als Beispiel

Detaillierter PDF-Bericht

 

Ein hochgradig anpassbarer und detaillierter Bericht, der Aufgabenfotos, Checklisten und andere Anhänge enthalten kann und nach Zuständigem, Kategorie, Zeit usw. gefiltert werden kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Kunde nicht nur einen einfachen Überblick über das Projekt, sondern einen detaillierten Bericht wünscht. Dies eignet sich besonders gut für Aktualisierungen von Fertigstellungslisten, Fotos des Projektfortschritts und Begehungen.

Wenn Sie detaillierte Berichte erstellen, beachten Sie bitte, dass die Anzahl der Aufgaben, Fotos und zugehörigen Formulare, die in diesen Berichten enthalten sein können, begrenzt ist. Wenn Ihr Bericht mehr als diese Grenzen enthält, wird die Meldung "Berichtsgrenze überschritten" angezeigt, die diese Information enthält. Wenn Sie versuchen, den Bericht per E-Mail zu versenden, erhalten Sie die gleiche Meldung "Berichtsgrenze überschritten" in Ihrer E-Mail. Wie in der Meldung angegeben, müssen Sie die Größe des Berichts reduzieren, indem Sie ihn mit Hilfe von Berichtsaufgabenfiltern in mehrere Teile aufteilen, um den Bericht erfolgreich zu erstellen.

Tipp: Benutzen Sie die automatisch geplanten E-Mails, um wöchentlich oder monatlich Berichte an wichtige Interessengruppen zu senden.

Detaillierter PDF-Bericht als Beispiel

Vollständiger CSV-Export (Excel)

 

Ein Excel-Dokument mit allen Informationen zu Ihrem Projekt (gut für Dokumentationszwecke, wenn ein Projekt endet - alternativ gut, wenn Sie benutzerdefinierte Analysen oder Berichte für Ihr Team erstellen möchten).

Anwendungsfälle: Dokumentationszwecke bei Projektende oder Informationsübermittlung zwischen Projekten.

Tipp: Sie können die heruntergeladene CSV-Datei verwenden, um benutzerdefinierte Analysen in einer Drittsoftware wie Excel durchzuführen.

Muster-CSV-Bericht herunterladen

 

Erstellen eines Berichts

Schritt 1:

Gehen Sie auf die Registerkarte "Aufgaben" und wählen Sie "Berichte erstellen".

 

Schritt 2:

Wählen Sie die Art des Berichts, den Sie erstellen möchten.

Registerkarte Berichte

 

Schritt 3:

Wählen Sie die Optionen 'Sortieren nach' und 'Filtern nach', um sicherzustellen, dass Sie die relevanten Informationen in den Bericht aufnehmen.

 

Schritt 4:

Wenn der Bericht Informationen enthält, die Sie Ihren Empfängern nicht mitteilen möchten, empfehlen wir die Verwendung einer PDF-Bearbeitungssoftware, um den zusätzlichen Text zu entfernen.

Bitte beachten Sie: Sie müssen den Bericht herunterladen, Ihre Änderungen in der Bearbeitungssoftware vornehmen und den Bericht dann direkt von Ihrer geschäftlichen oder persönlichen E-Mail aus versenden.

 

Wenn Sie eine Kopie des Berichts per E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig senden möchten, können Sie deren E-Mail-Adressen unter "Empfänger" hinzufügen und dann "Teilen" und "E-Mail-Empfänger" auswählen.

 

Alternativ können Sie auch die Option „In meiner E-Mail öffnen“ wählen, um einen Link zum Bericht direkt an Ihre E-Mail zu senden. Sie können diese Option wählen, um eine E-Mail mit einem direkten Link zum Bericht zu starten.

Tipp: Der Empfänger muss weder ein Fieldwire-Konto haben noch zu Ihrem Projekt eingeladen werden, um als "Empfänger" hinzugefügt zu werden.

 

Oder wählen Sie die Option "Bericht herunterladen", um den Bericht direkt in Ihrem Browser herunterzuladen.

 

Schritt 5:

Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Bericht per E-Mail zu versenden, erhalten die "Empfänger" einen AWS-Link in einer E-Mail von Fieldwire. Klicken Sie auf den Link, um den Bericht herunterzuladen.
 

 

Schritt 6:

Öffnen Sie den heruntergeladenen Bericht auf Ihrem lokalen Gerät mit einem PDF-Viewer oder einer CSV-Anzeige-Software - je nach Art des Berichts.

Hinweis: In allen Aufgabenberichten wird die Schriftart Deja Vu Sans verwendet.

 

Anzeigen von Plänen und Dateien in Berichten

Sie können die Pläne zur zusätzlichen Dokumentation in die Berichte aufnehmen. Diese Pläne werden jedoch als Bild und nicht als PDF-Dateien angezeigt, aber sie zeigen die Symbole der Aufgabennadeln. Sie können wählen, ob Sie die Pläne aus Platzgründen als Miniaturbilder oder zur besseren Sichtbarkeit in voller Größe einfügen möchten.

Sie können Ihre markierten Pläne auch als PDF-Dateien exportieren. Sie benötigen den Adobe Reader, um sie korrekt anzuzeigen, mit den Markierungen zu interagieren und sogar zu sehen, wer die ursprünglichen Markierungen erstellt hat. Diese Markierungen enthalten jedoch keine Aufgabennadeln. Mit anderen Worten: Die Markierungen für die Planzeichnung werden im Export angezeigt, nicht aber die Symbole für die Aufgabennadeln.

Bitte beachten Sie: Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Hyperlinks in einem Planexport enthalten sind und welche nicht:

-

Automatischer Hyperlink	Manueller Plan-Hyperlink	Datei-Hyperlink	Aufgaben-Hyperlink	Leistungsbeschreibungs-Hyperlink	Foto- Hyperlink	Formular- Hyperlink	Informationsanfragen- Hyperlink	Markierungen, Symbole, Texte & Messungen
Pläne in detaillierten oder zusammenfassenden Aufgabenberichten im PDF-Format (in voller Größer oder nicht)	Nicht sichtbar	Sichtbar, aber nicht anklickbar	Sichtbar, aber nicht anklickbar	Sichtbar, aber nicht anklickbar	Nicht sichtbar	Sichtbar, aber nicht anklickbar	Nicht sichtbar	Nicht sichtbar
Exportierte Pläne	Nicht sichtbar	Sichtbar, aber nicht anklickbar	Sichtbar & anklickbar	Sichtbar, aber nicht anklickbar	Sichtbar & anklickbar	Sichtbar & anklickbar	Sichtbar & anklickbar	Sichtbar & anklickbar

 

Um mehr über den Export von Plänen im PDF-Format zu erfahren, lesen Sie bitte den Artikel 'Wie exportiere ich meine Pläne als PDFs'.

Wenn Sie eine Datei an eine Aufgabe anhängen und einen Bericht über die Aufgaben erstellen, wird die Datei in den Bericht aufgenommen, wenn sie kleiner als 2,5 MB ist. Wenn die Datei größer als 2,5 MB ist, wird sie über einen Hyperlink im Bericht zugänglich gemacht.

Zum Beispiel: 
- In diesem Bericht wird eine Spec-Datei erwähnt. Sie ist <2,5mb groß, daher ist die vollständige Datei am Ende des Berichts enthalten.
- In diesem Bericht wird eine andere Datei erwähnt. Sie ist >2,5mb groß, so dass nur der Hyperlink zur Datei enthalten ist.

Beispiel für einen zusammenfassenden Bericht:

 

Beispiel für einen detaillierten Bericht:

 

Bedeutung des Pop-up-Fensters "Berichtserstellung fehlgeschlagen"?

Wenn Sie versuchen, einen Bericht per E-Mail zu versenden oder herunterzuladen, und die Meldung "Berichtserstellung fehlgeschlagen" erhalten, bedeutet dies, dass der Bericht innerhalb eines Zeitfensters von einer Stunde zu oft erstellt wurde:

 

Das Limit liegt bei 10 Berichten pro Berichtsvorlage und Stunde.

Die Stunde beginnt herunterzuzählen, wenn der erste Bericht erstellt wurde.

Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie diese Mitteilung erhalten. In dieser Tabelle sind einige häufige Gründe aufgeführt, warum diese Mitteilung auftauchen kann:

 

Weitere Informationen

• Praktischer Leitfaden: Wie man Aufgaben für große Berichte konfiguriert
• Kann ich einen Bericht von meinem mobilen Gerät aus senden?
• Wie kann ich Berichte sortieren und filtern?
  
  

Schulungsvideo zur Erstellung von Berichten

 

Wie erstellt man Mängellistberichte in Fieldwire