Einführung in die Funktion "Aufgaben" – Hilfebereich

Übersicht

Auf der Registerkarte "Aufgaben" können Sie jede Aufgabe in Ihrem Projekt verwalten und verfolgen. Unabhängig von der Art der Arbeit gibt es immer Fragen, Beobachtungen und/oder Probleme, die auf eine sichtbare und unkomplizierte Weise behandelt werden müssen. Fieldwire-Aufgaben ersetzen arbeitsintensive Telefonanrufe und E-Mails und dienen als Sammelbegriff für die Dokumentation der folgenden Punkte:

Fragen zur Qualitätssicherung oder - kontrolle
Beobachtungen von Abnahmen
Mängelliste oder Defizite
Sicherheitsprobleme
Informationsanfragen und Änderungsaufträge
Arbeitsfortschritt
Verzögerungen
Planung und Vorabkoordination
Abweichungen
Allgemeine Kommunikation und Sofortnachrichten zwischen Teammitgliedern
Und vieles mehr!

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Aufgabe?
Benutzerdefinierte Aufgabenattribute
- Filtern von Attributen
Aufgaben teilen
- Generieren eines QR-Codes
Erweiterte Aufgabenfunktionen

Was ist eine Aufgabe?

Um eine Aufgabe direkt auf dem Plan zu erstellen, öffnen Sie einfach einen beliebigen Plan auf der Registerkarte 'Pläne' und wählen Sie das Stecknadel-Symbol in der Makerierungs-Symbolleiste:

Die Darstellung weicht auf dem Mobilgerät leicht ab, aber Sie können es auch in der mobilen App ausführen:

Sobald Sie eine Aufgabe erstellt haben, können Sie schnell die Felder ausfüllen, die für Ihr Team und Ihre Arbeitsabläufe am wichtigsten sind. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Aufgabe mit allen ausgefüllten Attributen (rechte Seite) und einige Beispiele für Nachrichten und Anhänge, die Sie jederzeit hinzufügen können (linke Seite):

Aufgabeninhalt

Sie haben vielleicht bemerkt, dass unsere obige Beispielaufgabe eine Bauaktivität verfolgt: Aufzug EG. Auf der linken Seite sehen Sie die Korrespondenz (Sofortnachrichten und Anhänge) zwischen Katie, Andrew und John, einschließlich:

Aufgabennummer: Jeder Aufgabe wird eine Nummer zugewiesen. Diese Nummern sind für jede Aufgabe eindeutig und können innerhalb eines bestimmten Projekts nicht wiederholt werden. Wenn Sie eine Aufgabe gelöscht haben, können Sie die Aufgabe bis zu 30 Tage lang auf der Registerkarte Papierkorb wiederherstellen. Die Aufgabennummern können nicht geändert oder angepasst werden.
Aufgabentitel ("Aufzug EG" im Beispiel) - geben Sie Ihren Aufgaben praktische Titel, nach denen Sie später leicht suchen können. Titel dürfen maximal 255 Zeichen lang sein, und die erste Nachricht, die Sie der Aufgabe hinzufügen, wird automatisch zum Titel, wenn Sie das Titelfeld nicht bereits direkt festgelegt haben.
Eine verwandte Aufgabe, die eine verlinkte Aufgabe ist.
Eine Checkliste, welche die Initialen und das Datum, an dem jedes Objekt fertiggestellt wurde, wiedergibt. Diese Checklisten können von Vorlagen eingefügt werden, so dass die Aufgabeneinrichtung schnell erfolgen kann.
Schriftverkehr mit Zeit-und Datumsangabe.
- Hinweis: An dem Tag, an dem Sie eine Aufgabe erstellen, wird der Aufgabenname in der Rubrik Nachrichten mit der Uhrzeit der Erstellung angezeigt. Am darauffolgenden Tag erscheint das tatsächliche Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.
Eine detaillierte Plan-Markierung (als Planausschnitt bezeichnet), die Sie mit dem Büroklammer-Symbol anhängen können.
Ein Link zu einer PDF Datei.
Eine mit Markierungen versehendes Foto, dass Katie auf Ihrem Smartphone in Echtzeit aufgenommen hat.

Aufgabenanhänge

Die folgenden Elemente können mit Hilfe des Büroklammer-Symbols an eine Aufgabe angehängt oder hinzugefügt werden:

Foto / Datei - Hochladen eines Fotos oder einer Datei, die mit der Aufgabe verbunden ist.
- Hinweis: Wenn Sie einer Aufgabe ein neues Foto hinzufügen, wird es auch auf der Registerkarte "Fotos" angezeigt. Neue Dateien werden jedoch nur an die Aufgabe angehängt und nicht auf der Registerkarte "Dateien" angezeigt.
- Hinweis - Wenn Sie ein neues Foto zu einer Aufgabe hinzufügen und es dann aus der Aufgabe löschen, wird es aus der Registerkarte Fotos entfernt.
360° Foto - Mit einem Business oder Business Plus-Abo können Sie die mit einer Ricoh Theta oder anderen 360° Kamera aufgenommene Fotos anhängen.
Bestehendes Foto - Die Option “Bestehendes Foto” ermöglicht Ihnen, jedes Foto, das in der Registerkarte “Fotos” gespeichert ist, Ihrem Formular anzuhängen.
- Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Foto zur Aufgabe hinzufügen und es dann löschen, wird es nicht aus der Registerkarte Fotos entfernt.
Vorhandene Datei - Mit dieser Option können Sie eine Datei verlinken, die bereits für Ihr Projekt hochgeladen wurde.
- Wenn Sie vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an den Aufgaben anhängen, können Sie einfach in das Suchfeld klicken, um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten scrollen, um die richtige Datei zu finden.
Formular - ein bestehendes Formular anhängen, oder eine neue Formularvorlage der Aufgabe hinzufügen.
Link (URL) - Hyperlink einer Webseite zu einer Aufgabe hinzufügen.
Google Drive - Das Hochladen jeder Art von Dateien, Blättern oder Folien, die zu Ihrer Aufgabe gehören.
Planausschnitte - Fügen Sie hier einen Ausschnitt des Plans ein, um die genaue Stelle zu markieren.

Aufgabenanhänge sind sehr nützlich, denn Sie ermöglichen Ihnen das Einfügen von Fortschrittsfotos, relevanten Formularen und Dateien sowie von Planausschnitten, welche die genaue Position der Aufgabe auf dem Planblatt zeigen - und zwar innerhalb der Aufgabe selbst.

Aufgabenattribute

Benutzerdefinierte Aufgabenattribute können zum Filtern von Aufgaben verwendet werden. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Aufgaben“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“. Dort werden Sie feststellen, dass jedes benutzerdefinierte Aufgabenattribut, das aktiviert ist, als spezifisches Feld angezeigt wird, nach dem Sie Aufgaben filtern können.

Außerdem werden bei der Suche nach einem Standort automatisch alle Unterstandorte angezeigt, so dass es einfacher ist, die Aufgaben zu filtern, die mit einem bestimmten Standort oder Unterstandort verbunden sind.

Benutzerdefinierte Aufgabenattribute

Mit benutzerdefinierten Aufgabenattributen können Sie mit ein Business-Abo Attribute hinzufügen und nicht benötigte Attribute entfernen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Aufgaben so anzupassen, dass Sie projektspezifische Informationen erfassen können, z. B. geschätzte Arbeitsstunden im Vergleich zu tatsächlichen Arbeitsstunden, Prozentsatz der Aufgabenerledigung oder etwas ganz anderes.

Hinweis: Wenn Sie Zugriff auf die Fieldwire-API haben und über die API auf benutzerdefinierte Aufgabenattribute zugreifen möchten, finden Sie weitere Informationen auf unserer Entwicklerseite.

Hinweis: Sie können benutzerdefinierte Aufgabenattribute von einem Projekt zu einem anderen klonen, wenn Sie das Projekt klonen (weitere Informationen hier: Wie kann ich Projekte klonen?).

Projektadministratoren können in den Projekteinstellungen benutzerdefinierte Aufgabenattribute erstellen und bearbeiten. Um Aufgabenattribute zu erstellen, klicken Sie auf "Attribute verwalten" unter dem Abschnitt "Aufgaben".

Von dort aus klicken Sie als Administrator auf "+ Benutzerdefiniertes Attribut hinzufügen", wählen dann den Attributtyp "Kurztext", "Anzahl" oder "Liste" und benennen das Attribut. Attribute müssen eindeutige Namen haben. Abschließend wählen Sie "Erstellen", um ein neues Aufgabenattribut anzulegen. Derzeit können bis zu 20 benutzerdefinierte Aufgabenattribute pro Projekt erstellt werden.

Um benutzerdefinierte Attribute hinzuzufügen oder zu entfernen, können Projektadministratoren die Attribute ein- oder ausschalten, wie das Kästchen im Screenshot unten neben "1." zeigt. Durch das Ein- und Ausschalten von Attributen werden diese Attribute zu allen Aufgaben hinzugefügt oder entfernt, unabhängig davon, ob sie neu erstellt werden oder bereits vorhanden sind. Sie können auch bestimmte Standardattribute ausschalten: Plan, Ort, Arbeitszeit, Kosten und Tags.

Außerdem können die Text- und Zahlentyp-Attribute bearbeitet/umbenannt werden, indem Sie auf das Stiftsymbol neben dem Namen klicken, wie im Screenshot unten im Feld neben "2" zu sehen.

Nachdem die Aufgabenattribute aktualisiert wurden, können die Aufgaben auf der Registerkarte Aufgaben etwa so aussehen:

So wird die Aufgabe auf dem mobilen Gerät aussehen:

Android:

iOS:

Filtern mit Attributen

Benutzerdefinierte Aufgabenattribute können zum Filtern von Aufgaben verwendet werden. Navigieren Sie dazu zur Registerkarte "Aufgaben" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufgaben filtern". Dort wird jedes benutzerdefinierte Aufgabenattribut, das aktiviert ist, als eine Option zum Filtern von Aufgaben angezeigt.

Aufgaben teilen

Ungeachtet des Fortschritts Ihrer Aufgabe können Sie diese auf 3 verschiedene Arten weiterleiten: per E-Mail direkt über Fieldwire, durch das Kopieren und Einfügen der Informationen oder durch den Export als PDF. So können Sie auch Projektmitglieder informieren, die Fieldwire nicht nutzen:

Hinweis: Jeder Benutzer kann maximal 50 Aufgaben-E-Mails pro Tag versenden. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, können Sie erst wieder eine Aufgaben-E-Mail versenden, wenn seit dem Versand der 50. E-Mails 24 Stunden vergangen sind:

Generieren eines QR-Codes

QR-Codes sind eine hilfreiche Methode, um Benutzern vor Ort sofortigen Zugriff auf eine Aufgabe oder eine Mängelliste zu geben. So erzeugen Sie einen QR-Code für eine bestimmte Aufgabe aus dem Web:

Navigieren Sie in Fieldwire in einem Desktop-Webbrowser zu der Aufgabe, für die Sie einen QR-Code erstellen möchten.
Wählen Sie dann in der Aufgabenansicht die Aktion "Teilen".
Wählen Sie 'QR-Code exportieren'.
Das QR-Code-PDF wird in einem neuen Fenster geöffnet.

Sobald ein QR-Code-PDF für eine Aufgabe generiert wurde, können Sie es ausdrucken und an einem geeigneten Ort vor Ort aufhängen.

Generieren und Anzeigen von QR-Codes auf dem Mobilgerät

QR-Codes für bestimmte Aufgaben können sowohl in der iOS- als auch in der Android-Anwendung angezeigt und heruntergeladen werden. QR-Codes können auf dem Handy verwendet werden, um schnell einen Verweis auf eine Aufgabe mit jemandem zu teilen, der in der Nähe steht, oder um sie direkt von Ihrem mobilen Gerät herunterzuladen und auszudrucken.
So zeigen Sie einen QR-Code auf dem Handy an:

Navigieren Sie in der Fieldwire iOS- oder Android-Anwendung zu der gewünschten Aufgabe, für die Sie einen QR-Code erstellen möchten.
Wählen Sie in iOs das Symbol "Teilen" am unteren Rand der Aufgabenansicht
Bei Android wählen Sie bitte die drei Punkte oben Rechts
Wählen Sie "QR-Code".

Von hier aus können Sie den QR-Code mit jemandem Nähe teilen, sodass die Person die Aufgabe sofort findet. Wenn Sie den QR-Code von Ihrem Mobiltelefon herunterladen möchten, wählen Sie in der Ansicht des Basis-QR-Codes "Als PDF herunterladen". PDF-Downloads von QR-Codes sind nur verfügbar, wenn das Gerät online ist und eine Verbindung zu WLAN oder Mobilfunkdaten besteht. Die Anzeige eines QR-Codes für eine Aufgabe setzt voraus, dass die Aufgabe zuvor synchronisiert worden ist.

Sobald die PDF-Datei heruntergeladen wurde, wählen Sie das Symbol "Freigeben" in der oberen rechten Ecke der PDF-Datei, um sie zu versenden oder direkt von Ihrem Mobilgerät aus zu drucken.

QR-Code auf dem Mobilgerät scannen

QR-Codes können mit der Kamera des Geräts oder mit dem QR-Code-Scanner in den Fieldwire Mobile Apps gescannt und geöffnet werden. So scannen Sie einen QR-Code in der Fieldwire-App:

Öffnen Sie in der Projektliste, Aufgabenliste oder Planliste die Suchleiste.
Tippen Sie auf das QR-Code-Scanner-Symbol ganz rechts in der Suchleiste.
Hinweis: Das QR-Code-Scanner-Symbol wird nur angezeigt, wenn sich kein Text in der Suchleiste befindet.
Fokussieren Sie den QR-Code-Scanner auf den QR-Code
Die verknüpfte Aufgabe wird automatisch in der iOS- oder Android-App geöffnet.

Erweiterte Aufgabenfunktionen

Da sich Ihre Projekte erweitern und Sie immer mehr Aufgaben ansammeln, haben wir eine Anzahl fortgeschrittener Funktionen entwickelt, die es Ihnen ermöglichen, Aufgaben auf sehr zeitsparende Weise zu verwalten:

Weitere Informationen

Anleitungsvideo zum Erstellen und Verwalten von Aufgaben im Web

Fortgeschrittene Aufgaben-Funktionen