Einführung in die Funktion "Aufgaben" – Hilfebereich

Übersicht

Auf der Registerkarte "Aufgaben" können Sie jede Aufgabe in Ihrem Projekt verwalten und nachverfolgen. Unabhängig von der Art der Arbeit gibt es immer Fragen, Beobachtungen und/oder Probleme, die auf eine sichtbare und unkomplizierte Weise behandelt werden müssen. Fieldwire-Aufgaben ersetzen arbeitsintensive Telefonanrufe und E-Mails und dienen als Sammelbegriff für die Dokumentation der folgenden Punkte:

Fragen zur Qualitätssicherung oder - kontrolle
Beobachtungen von Abnahmen
Mängelliste oder Defizite
Sicherheitsprobleme
Informationsanfragen und Änderungsaufträge
Arbeitsfortschritt
Verzögerungen
Planung und Vorabkoordination
Abweichungen
Allgemeine Kommunikation und Sofortnachrichten zwischen Teammitgliedern
Und vieles mehr!

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Aufgabe?
Berechtigungen zum Erstellen von Aufgaben anpassen
Filtern und Sortieren innerhalb einer Aufgabe
Benutzerdefinierte Aufgabenattribute
- Filtern mit benutzerdefinierten Attributen
Aufgaben teilen
Erweiterte Aufgabenfunktionen

Was ist eine Aufgabe?

Um eine Aufgabe direkt auf dem Plan zu erstellen, öffnen Sie einfach einen beliebigen Plan auf der Registerkarte 'Pläne' und wählen Sie das Stecknadel-Symbol in der Makerierungs-Symbolleiste:

Die Darstellung weicht auf dem Mobilgerät leicht ab, aber Sie können es auch in der mobilen App ausführen:

Sobald Sie eine Aufgabe erstellt haben, können Sie schnell die Felder ausfüllen, die für Ihr Team und Ihre Arbeitsabläufe am wichtigsten sind. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Aufgabe mit allen ausgefüllten Attributen (rechte Seite) und einige Beispiele für Nachrichten und Anhänge, die Sie jederzeit hinzufügen können (linke Seite):

Aufgabeninhalt

Sie haben vielleicht bemerkt, dass unsere obige Beispielaufgabe eine Bauaktivität abbildet: Aufzug EG. Auf der linken Seite sehen Sie die Korrespondenz (Sofortnachrichten und Anhänge) zwischen Katie, Andrew und John, einschließlich:

Aufgabennummer: Jeder Aufgabe wird eine Nummer zugewiesen. Diese Nummern sind für jede Aufgabe eindeutig und können innerhalb eines bestimmten Projekts nicht wiederholt werden. Wenn Sie eine Aufgabe gelöscht haben, können Sie die Aufgabe bis zu 30 Tage lang auf der Registerkarte Papierkorb wiederherstellen. Die Aufgabennummern können nicht geändert oder angepasst werden.
Aufgabenname ("Aufzug EG" im Beispiel) - geben Sie Ihren Aufgaben praktische Namen, nach denen Sie später leicht suchen können. Aufgabennamen dürfen maximal 255 Zeichen lang sein, und die erste Nachricht, die Sie der Aufgabe hinzufügen, wird automatisch zum Namen, wenn Sie das Namensfeld nicht bereits direkt festgelegt haben.
Eine verwandte Aufgabe, die eine verlinkte Aufgabe ist.
Eine Checkliste, welche die Initialen und das Datum, an dem jedes Objekt fertiggestellt wurde, wiedergibt. Diese Checklisten können von Vorlagen eingefügt werden, so dass die Aufgabeneinrichtung schnell erfolgen kann.
Schriftverkehr mit Zeit-und Datumsangabe.
- Hinweis: An dem Tag, an dem Sie eine Aufgabe erstellen, wird der Aufgabenname in der Rubrik Nachrichten mit der Uhrzeit der Erstellung angezeigt. Am darauffolgenden Tag erscheint das tatsächliche Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.
Eine detaillierte Plan-Markierung (als Planausschnitt bezeichnet), die Sie mit dem Büroklammer-Symbol anhängen können.
Ein Link zu einer PDF Datei.
Eine mit Markierungen versehendes Foto, dass Katie auf Ihrem Smartphone in Echtzeit aufgenommen hat.

Aufgabenanhänge

Die folgenden Elemente können mit Hilfe des Büroklammer-Symbols an eine Aufgabe angehängt oder hinzugefügt werden:

Foto / Datei - Hochladen eines Fotos oder einer Datei, die mit der Aufgabe verbunden ist.
- Hinweis: Wenn Sie einer Aufgabe ein neues Foto hinzufügen, wird es auch auf der Registerkarte "Fotos" angezeigt. Neue Dateien werden jedoch nur an die Aufgabe angehängt und nicht auf der Registerkarte "Dateien" angezeigt.
- Hinweis - Wenn Sie ein neues Foto zu einer Aufgabe hinzufügen und es dann aus der Aufgabe löschen, wird es aus der Registerkarte Fotos entfernt.
360°-Foto - Mit einem Business oder Business Plus-Abo können Sie die mit einer Ricoh Theta oder anderen 360°-Kamera aufgenommene Fotos anhängen.
Bestehendes Foto - Die Option “Bestehendes Foto” ermöglicht Ihnen, jedes Foto, das in der Registerkarte “Fotos” gespeichert ist, Ihrem Formular anzuhängen.
- Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Foto zur Aufgabe hinzufügen und es dann löschen, wird es nicht aus der Registerkarte Fotos entfernt.
Vorhandene Datei - Mit dieser Option können Sie eine Datei verlinken, die bereits für Ihr Projekt hochgeladen wurde.
- Wenn Sie vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an den Aufgaben anhängen, können Sie einfach in das Suchfeld klicken, um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten scrollen, um die richtige Datei zu finden.
Formular - ein bestehendes Formular anhängen, oder eine neue Formularvorlage der Aufgabe hinzufügen. Wenn Sie ein bestehendes oder neues Formular mit einer Aufgabe verknüpfen, wird der Status des verknüpften Formulars angezeigt, damit Sie ihn schnell erkennen können.
Link (URL) - Hyperlink einer Webseite zu einer Aufgabe hinzufügen.
Google Drive - Das Hochladen jeder Art von Dateien, Blättern oder Folien, die zu Ihrer Aufgabe gehören.
Planausschnitte - Fügen Sie hier einen Ausschnitt des Plans ein, um die genaue Stelle zu markieren.

Aufgabenanhänge sind sehr nützlich, denn Sie ermöglichen Ihnen das Einfügen von Fortschrittsfotos, relevanten Formularen und Dateien sowie von Planausschnitten, welche die genaue Position der Aufgabe auf dem Planblatt zeigen - und zwar innerhalb der Aufgabe selbst.

Aufgabenattribute

Auf der rechten Seite sehen Sie Aufgabenattribute, mit denen Sie Ihre Aufgabendaten verwalten und filtern können. Diese Attribute bilden das Grundgerüst der Fieldwire-Aufgabenmanagementfunktionen und sind der Mechanismus, mit dem Sie die Effizienz Ihrer Projekte verbessern können:

Anpassen des Aufgabenstatus
- Sie können entweder die Standardstatus verwenden (im Basic-Abonnement) oder benutzerdefinierte Aufgabenstatus nutzen (wenn das Projekt zu einem Pro-Abo oder höher gehört)
Aufgaben kategorisieren
Aufgabe Benutzern zuweisen, die Sie zu Ihrem Projekt eingeladen haben
Den Ort der Aufgabe anpassen
Start- und Enddatum anpassen, um die Aufgabe zu planen
- Benutzer werden automatisch an das Fälligkeitsdatum der ihnen zugewiesenen Aufgaben erinnert.
Kosten hinzufügen
Tags für die Nachverfolgung und Berichterstattung hinzufügen
Beobachter hinzufügen, die Updates zur Aufgabe erhalten

Berechtigungen zum Erstellen von Aufgaben anpassen

Wenn Sie Administrator eines Projekts sind, können Sie die Berechtigungen für Mitglieder und Follower hinsichtlich der Erstellung von Aufgaben anpassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Hinweis: Diese Funktion ist derzeit nur für Business- und Business Plus-Abonnements verfügbar.

Klicken Sie auf "Berechtigungen bearbeiten"
2. Klicken Sie auf das Kästchen unter Mitglied und/oder Follower für die Zeile "Aufgaben erstellen"
- Wenn Sie nur das Kontrollkästchen unter Mitglied aktivieren, müssen Sie auch das Kontrollkästchen unter Follower aktivieren. Wenn Sie jedoch zuerst das Kontrollkästchen für Follower aktivieren, wird das Kontrollkästchen unter Mitglied automatisch mit aktiviert.
Klicken Sie auf "Änderungen speichern"

Tipp: Wie beim Start der Bearbeitung von Berechtigungen angegeben, kann derzeit nur eine begrenzte Anzahl von Berechtigungen bearbeitet werden. Wenn Sie Feedback haben oder Sie sich andere bearbeitbare Berechtigungen wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an support@fieldwire.com.

Sehen Sie sich den Prozess hier an:

Wenn Sie Mitglied oder Follower eines Projekts sind, in dem ein Administrator Ihnen die Berechtigung zum Erstellen von Aufgaben entzogen hat, wird die Schaltfläche „+ Neue Aufgabe“ auf der Registerkarte „Aufgaben“ ebenso wie alle anderen Schaltflächen zum Erstellen von Aufgaben im gesamten Projekt ausgegraut. Außerdem können Sie keine Aufgaben in Plänen kopieren/einfügen.

Filtern und Sortieren innerhalb einer Aufgabe

Sie können Nachrichten innerhalb von Aufgaben sortieren und filtern, um schnell die relevantesten Kontexte und Konversationen zu finden. Gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zur Registerkarte "Aufgaben"
Klicken Sie auf eine einzelne Aufgabe
Um innerhalb der Aufgabe zu filtern, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche "Alle"
Wählen Sie zwischen „Alle“, „Nachrichten“, „Anhänge“ oder „Verlauf“.
- "Alle" zeigt alle Nachrichten, Anhänge und Metadaten innerhalb der Aufgabe an.
- "Nachrichten" zeigt nur die Nachrichten innerhalb der Aufgabe an und blendet die anderen Aufgabeninhalte aus.
- "Anhänge" zeigt nur die Anhänge wie Fotos, Dateien, Formulare usw. an.
- "Verlauf" zeigt nur die Metadaten der Aufgabe an.
Um diese Informationen innerhalb der Aufgabe zu sortieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Älteste zuerst", die sich dann in "Neueste zuerst" ändert

Hinweis: "Alle" und "Älteste zuerst" sind die Standardeinstellungen, die Sie jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe aufrufen, ändern müssen.

Benutzerdefinierte Aufgabenattribute

Mit benutzerdefinierten Aufgabenattributen können Sie mit einem Business-Abo Attribute hinzufügen und nicht benötigte Attribute entfernen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Aufgaben so anzupassen, dass Sie projektspezifische Informationen erfassen können, z. B. geschätzte Arbeitsstunden im Vergleich zu tatsächlichen Arbeitsstunden, Prozentsatz der Aufgabenerledigung oder etwas ganz anderes.

Hinweis: Wenn Sie Zugriff auf die Fieldwire-API haben und über die API auf benutzerdefinierte Aufgabenattribute zugreifen möchten, finden Sie weitere Informationen auf unserer Entwicklerseite.

Hinweis: Sie können benutzerdefinierte Aufgabenattribute von einem Projekt zu einem anderen klonen, wenn Sie das Projekt klonen (weitere Informationen hier: Wie kann ich Projekte klonen?).

Projektadministratoren können in den Projekteinstellungen benutzerdefinierte Aufgabenattribute erstellen und bearbeiten. Um Aufgabenattribute zu erstellen, klicken Sie auf "Attribute verwalten" unter dem Abschnitt "Aufgaben".

Von dort aus klicken Sie als Administrator auf "+ Benutzerdefiniertes Attribut hinzufügen", wählen dann den Attributtyp "Kurztext", "Anzahl" oder "Liste" und benennen das Attribut. Attribute müssen eindeutige Namen haben. Abschließend wählen Sie "Erstellen", um ein neues Aufgabenattribut anzulegen. Derzeit können bis zu 20 benutzerdefinierte Aufgabenattribute pro Projekt erstellt werden.

Um benutzerdefinierte Attribute hinzuzufügen oder zu entfernen, können Projektadministratoren die Attribute ein- oder ausschalten, wie das Kästchen im Screenshot unten neben "1." zeigt. Durch das Ein- und Ausschalten von Attributen werden diese Attribute zu allen Aufgaben hinzugefügt oder entfernt, unabhängig davon, ob sie neu erstellt werden oder bereits vorhanden sind. Sie können auch bestimmte Standardattribute ausschalten: Plan, Ort, Arbeitszeit, Kosten und Tags.

Außerdem können die Text- und Zahlentyp-Attribute bearbeitet/umbenannt werden, indem Sie auf das Stiftsymbol neben dem Namen klicken, wie im Screenshot unten im Feld neben "2" zu sehen.

Nachdem die Aufgabenattribute aktualisiert wurden, können die Aufgaben auf der Registerkarte Aufgaben etwa so aussehen:

So wird die Aufgabe auf dem mobilen Gerät aussehen:

Android:

iOS:

In der Web-App können Sie Aufgabenattribute löschen, um Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen und Ihre Liste übersichtlich zu halten.

Filtern mit benutzerdefinierten Attributen

Benutzerdefinierte Aufgabenattribute können zum Filtern von Aufgaben verwendet werden. Navigieren Sie dazu zur Registerkarte "Aufgaben" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufgaben filtern". Dort wird jedes benutzerdefinierte Aufgabenattribut, das aktiviert ist, als eine Option zum Filtern von Aufgaben angezeigt.

Außerdem werden bei der Suche nach einem Standort automatisch alle Unterstandorte angezeigt, so dass es einfacher ist, die Aufgaben zu filtern, die mit einem bestimmten Standort oder Unterstandort verbunden sind.

Aufgaben teilen

Ungeachtet des Fortschritts Ihrer Aufgabe können Sie diese auf 3 verschiedene Arten weiterleiten: per E-Mail direkt über Fieldwire, durch das Kopieren und Einfügen der Informationen oder durch den Export als PDF. So können Sie auch Projektmitglieder informieren, die Fieldwire nicht nutzen:

Hinweis: Jeder Benutzer kann maximal 50 Aufgaben-E-Mails pro Tag versenden. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, können Sie erst wieder eine Aufgaben-E-Mail versenden, wenn seit dem Versand der 50. E-Mails 24 Stunden vergangen sind:

Generieren eines QR-Codes

QR-Codes sind eine hilfreiche Methode, um Benutzern vor Ort sofortigen Zugriff auf eine Aufgabe oder eine Mängelliste zu geben. So erzeugen Sie einen QR-Code für eine bestimmte Aufgabe aus dem Web:

Navigieren Sie in Fieldwire in einem Desktop-Webbrowser zu der Aufgabe, für die Sie einen QR-Code erstellen möchten.
Wählen Sie dann in der Aufgabenansicht die Aktion "Teilen".
Wählen Sie 'QR-Code erstellen'.
Das QR-Code-PDF wird in einem neuen Fenster geöffnet.

Sobald ein QR-Code-PDF für eine Aufgabe generiert wurde, können Sie es ausdrucken und an einem geeigneten Ort vor Ort aufhängen.

Generieren und Anzeigen von QR-Codes auf dem Mobilgerät

QR-Codes für bestimmte Aufgaben können sowohl in der iOS- als auch in der Android-Anwendung angezeigt und heruntergeladen werden. QR-Codes können auf dem Handy verwendet werden, um schnell einen Verweis auf eine Aufgabe mit jemandem zu teilen, der in der Nähe steht, oder um sie direkt von Ihrem mobilen Gerät herunterzuladen und auszudrucken.
So zeigen Sie einen QR-Code auf dem Smartphone an:

Navigieren Sie in der Fieldwire iOS- oder Android-Anwendung zu der gewünschten Aufgabe, für die Sie einen QR-Code erstellen möchten.
Wählen Sie in iOs das Symbol "Teilen" am unteren Rand der Aufgabenansicht
Bei Android wählen Sie bitte die drei Punkte oben Rechts
Wählen Sie "QR-Code".

Von hier aus können Sie den QR-Code mit jemandem Nähe teilen, sodass die Person die Aufgabe sofort findet. Wenn Sie den QR-Code von Ihrem Mobiltelefon herunterladen möchten, wählen Sie in der Ansicht des Basis-QR-Codes "Als PDF herunterladen". PDF-Downloads von QR-Codes sind nur verfügbar, wenn das Gerät online ist und eine Verbindung zu WLAN oder Mobilfunkdaten besteht. Die Anzeige eines QR-Codes für eine Aufgabe setzt voraus, dass die Aufgabe zuvor synchronisiert worden ist.

Sobald die PDF-Datei heruntergeladen wurde, wählen Sie das Symbol "Freigeben" in der oberen rechten Ecke der PDF-Datei, um sie zu versenden oder direkt von Ihrem Mobilgerät aus zu drucken.

QR-Code auf dem Mobilgerät scannen

QR-Codes können mit der Kamera des Geräts oder mit dem QR-Code-Scanner in den Fieldwire Mobile Apps gescannt und geöffnet werden. So scannen Sie einen QR-Code in der Fieldwire-App:

Öffnen Sie in der Projektliste, Aufgabenliste oder Planliste die Suchleiste.
Tippen Sie auf das QR-Code-Scanner-Symbol ganz rechts in der Suchleiste.
Hinweis: Das QR-Code-Scanner-Symbol wird nur angezeigt, wenn sich kein Text in der Suchleiste befindet.
Fokussieren Sie den QR-Code-Scanner auf den QR-Code
Die verknüpfte Aufgabe wird automatisch in der iOS- oder Android-App geöffnet.

Bitte beachten Sie, dass es einige Einschränkungen beim Scannen eines QR-Codes vom Mobilgerät oder dem mobilen Fieldwire Scanner gibt:

Wenn Sie keinen Zugriff auf das verlinkte Projekt haben, können Sie nicht auf den verlinkten Plan zugreifen.
Wenn Sie die Fieldwire-App nicht auf Ihrem mobilen Gerät installiert haben, wird der Link im mobilen Browser geöffnet.

Zusätzlich zu den oben erwähnten Einschränkungen ist es wichtig, auch die folgenden Einschränkungen zu beachten:

Sie können keinen QR-Code erstellen, der direkt mit einem Foto auf der Registerkarte "Fotos" verknüpft ist, da einzelne Fotos keine eigene URL haben. Die Erstellung eines QR-Codes für ein Foto würde lediglich die Registerkarte „Fotos“ der Fieldwire-App öffnen.
Das Öffnen eines QR-Codes, der mit einer bestimmten Datei auf der Registerkarte "Dateien" verknüpft ist, funktioniert weder unter iOS noch unter Android. Beide mobilen Apps öffnet sich die Registerkarte "Dateien" und nicht die gewünschte Datei.
Links zu Einreichungen und Leistungsbeschreibungen funktionieren nicht.

Etiketten mit Hilti QR-Codes scannen

Wenn Sie mit den vorgedruckten QR-Codes von Hilti vertraut sind, dann wissen Sie, dass es sie in 3 Formaten gibt: einzelne Aufkleber, Rollen und Tafeln. Diese vorgedruckten QR-Codes lassen sich nahtlos in Fieldwire Aufgaben integrieren und verbinden, um einen einfachen Zugriff auf der Baustelle zu ermöglichen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Suchen Sie Ihre physischen QR-Codes, um sie für das Einscannen in Fieldwire vorzubereiten
Öffnen Sie die Fieldwire App auf Ihrem Android- oder iOS-Mobilgerät
Wählen Sie das Projekt aus, in dem diese Informationen gespeichert werden sollen
Klicken Sie auf die Registerkarte "Aufgaben"
Wählen Sie die einzelne Aufgabe aus, in die Sie diese Informationen einscannen möchten
[Auf Android] Wählen Sie das Büroklammer-Symbol
[Auf iOS] Wählen Sie das +-Symbol
Wählen Sie "Hilti QR-Code-Aufkleber" aus, die auf die Kamera Ihres Mobilgeräts zugreift
Scannen Sie den QR-Code, den Sie mit dieser Fieldwire-Aufgabe verbinden möchten

Hinweis: Wenn Sie bereits über Hilti QR-Codes verfügen, möchten Sie vielleicht einen alphanumerischen QR-Code scannen und mit einer Fieldwire-Aufgabe verknüpfen, damit Sie alle älteren Aufkleber aufbrauchen können. Jetzt können Sie die 12-stelligen alphanumerischen QR-Codes in Fieldwire-Aufgaben scannen, verknüpfen, anzeigen (und entfernen).

Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie den Link zu diesem QR-Code in der Aufgabe sehen.

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Wenn Sie auf den QR-Code-Link klicken, können Sie sehen, wer ihn verlinkt hat und wann er verlinkt wurde, was vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

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Sie können diese Informationen auch anzeigen, wenn Sie die Aufgabe über den Web-Browser aufrufen.

Erweiterte Aufgabenfunktionen

Da sich Ihre Projekte erweitern und Sie immer mehr Aufgaben ansammeln, haben wir eine Anzahl fortgeschrittener Funktionen entwickelt, die es Ihnen ermöglichen, Aufgaben auf sehr zeitsparende Weise zu verwalten:

Weitere Informationen

Anleitungsvideo zum Erstellen und Verwalten von Aufgaben im Web

Fortgeschrittene Aufgaben-Funktionen