Überblick
Fieldwire bietet ein "Formular-Modul" für die Business- und Business Plus-Versionen an. Innerhalb dieses Moduls bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigenen benutzerdefinierten Formulare im Konto zu erstellen und die fünf Standardformularvorlagen hinzuzufügen. Sie können auch alle benutzerdefinierten Formulare aus Ihrem Projekt in Ihr Konto verschieben, um sie über Ihre Projekte zu verteilen. Ebenso können Sie alle Formulare von Ihrem Konto auf Ihre Projekte übertragen - weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel über Kontoformularvorlagen.
Aufgrund kürzlich durchgeführter, absichtlicher Änderungen erscheinen die fünf oben genannten Standardformularvorlagen nicht mehr automatisch in jedem neuen Projekt. Wenn Sie ein neues Firmenkonto mit Fieldwire erstellen, sehen Sie diese Standardformularvorlagen automatisch auf der Registerkarte "Vorlagen" in Ihrem Projekt-Dashboard. Wenn Sie bereits ein Fieldwire-Business-Konto erstellt haben, ist keines Ihrer bestehenden Projekte davon betroffen. Vielmehr werden Sie diese Änderungen nur bei neu erstellten Projekten sehen.
Darüber hinaus können Sie jederzeit eine der fünf Standardformularvorlagen hinzufügen, unabhängig davon, ob sie in Ihren Kontoformularvorlagen enthalten sind oder nicht:
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „+ Neues Formular".
- Bewegen Sie den Mauszeiger über „+ Neue Vorlage".
- Klicken Sie auf "Neu erstellen".
- Wählen Sie eine der fünf Standardformularvorlagen aus dem Dropdown-Menü "Beginnen mit...".
- (Optional) Aktualisieren Sie den Namen der Vorlage
- (Optional) Aktivieren Sie, ob es sich um eine "datierte Vorlage" handeln soll oder nicht.
- Klicken Sie auf "Erstellen".
Wenn Sie zuvor erstellte benutzerdefinierte Formularvorlagen in Ihren Projekten verwenden möchten, müssen Sie entweder ein bestehendes Projekt klonen oder diese benutzerdefinierten Formularvorlagen aus dem Konto importieren.
Egal, ob Sie online, offline, im Büro oder vor Ort sind, Sie können die Fieldwire-App verwenden, um Ihre Arbeitsstunden in einem einfachen Stundenzettel zu erfassen. In Fieldwire's Zeitplanformular können Sie:
- Erstellen und Ausfüllen von Stundenzetteln im Handumdrehen.
- Verfolgen der Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter.
- Erstellen einer genauen digitalen Historie der für ein Projekt aufgewendeten Stunden.
Zeitplan-Formular
Ausfüllen des Zeitplanformulars
Formularattribute
- Stundenzettel-Nummer (#) - Fieldwire erzeugt automatisch eine Formularnummer, die nicht bearbeitet werden kann.
- Beschreibung - Ein freier Abschnitt, in dem Sie den Titel des Stundenzettels anpassen können. Wenn Sie z. B. Ihre Stundenzettel nach Datum kennzeichnen möchten, können Sie den Datumsbereich (z. B. "6/11 - 6/17") als Beschreibung eingeben.
- Zuständige Person - Die Person, die für das Ausfüllen des Stundenzettels zu einer bestimmten Zeit verantwortlich ist. Sie haben die Möglichkeit, den Stundenzettel jemandem neu zuzuordnen, von dem Sie eventuell Beiträge benötigen.
- Status - Beim Erstellen eines Stundenzettels wird der Status standardmäßig auf "Entwurf" gesetzt. Sobald der Stundenzettel ausgefüllt ist, kann er durch Auswahl von "Eingereicht" aus der Dropdown-Liste eingereicht werden.
- Fälligkeitsdatum - Der Formularersteller kann ein "Fälligkeitsdatum" hinzufügen, um den voraussichtlichen Tag anzugeben, an dem das Formular ausgefüllt werden muss. Jeder Beauftragte und der Administrator können das Datum aktualisieren, nachdem das Formular erstellt wurde.
Hinweis: E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen werden 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum an den Formularempfänger gesendet. Wenn das Fälligkeitsdatum des Formulars geändert wird, wird die Benachrichtigung zurückgesetzt und 48 Stunden vor dem neuen Fälligkeitsdatum gesendet. Wenn sich der Beauftragte ändert, wird eine neue E-Mail gesendet.
Allgemeine Informationen
- Woche beginnend am - Wählen Sie den Beginn der Arbeitswoche, die Sie verfolgen möchten.
Stundenzettel
In diesem Abschnitt fügen Sie eine Position pro Mitarbeiter hinzu, indem Sie "+ Eintrag hinzufügen" wählen.
- Mitarbeiter - Ein Pflichtfeld zur Erfassung des Namens des Mitarbeiters, dessen Stunden dokumentiert werden sollen.
- Kommentar - In diesem Abschnitt können Sie Notizen zur Beschreibung der Aktivitäten eintragen oder den Kostencode hinzufügen. Zum Beispiel: "Betonschalungsaufbau für Wand W102".
- Montag/Dienstag/Mittwoch/Donnerstag/Freitag/Samstag/Sonntag - In jeder Zelle können Sie die pro Tag geleisteten Stunden erfassen. Montag - Sonntag ist die Standardwoche und kann nicht geändert werden.
Hinweis: Administratoren können die Formularvorlage so bearbeiten, dass sie die Berechnungseingabeart enthält, um die Gesamtstunden auf dem Stundenzettel zu berechnen. Um mehr zu erfahren, klicken Sie bitte hier.
Unterschrift
Im Abschnitt "Unterschrift" werden die Nutzer aufgefordert, eine elektronische Unterschrift im Web oder eine eigenhändige Unterschrift auf dem Handy zu leisten. Fieldwire fügt automatisch den Zeitstempel hinzu, mit dem das Formular unterzeichnet wurde, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Im Web können Sie oder jemand, der kein Fieldwire-Konto hat, Ihr Formular signieren:
| Der Name des angemeldeten Benutzers wird als erste Signaturoption angezeigt. | Wählen Sie "Als eine andere Person unterschreiben", damit ein Benutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann. |
Die Unterschrift jedes Benutzers, der als er selbst unterschreibt, wird von einem Datum, einer Uhrzeit, einem Gerätestempel sowie der Firma und Berufsbezeichnung des Unterzeichners begleitet, um anzuzeigen, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterzeichnet hat. Der Benutzer, der auf dem Gerät, von dem aus auf das Formular zugegriffen wurde, bei Fieldwire angemeldet ist, wird als Eigentümer des Geräts aufgeführt:
| 'Als unterzeichnen' |
| 'Als jemand anderes unterzeichnen' |
In den iOS- und Android-Versionen von Fieldwire können Sie das Formular auch von einem anderen Benutzer unterzeichnen lassen:
| Der Name des angemeldeten Benutzers wird als erste Signaturoption angezeigt. | Wählen Sie "Als eine andere Person unterschreiben", damit ein Benutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann. |
Nachdem Sie festgelegt haben, wer das Formular unterschreiben soll, werden Sie aufgefordert, eine Freihandunterschrift in das Formular einzufügen, wenn Sie unterschreiben. Wenn eine andere Person das Formular unterschreibt, wird sie aufgefordert, ihren Namen einzugeben, bevor sie ihre Unterschrift leistet.
Jede Unterschrift wird mit einem Datums-, Zeit- und Gerätestempel versehen, aus dem hervorgeht, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterzeichnet hat.
Der Benutzer, der auf dem Gerät, von dem aus auf das Formular zugegriffen wurde, bei Fieldwire angemeldet ist, wird als Eigentümer des Geräts aufgeführt:
| Formular als 'Andrew White' unterzeichnen |
| Formular 'Als jemand anderes' unterzeichnen |
Mehrere Unterschriften
In jedem Unterschriftsabschnitt eines Formulars können die Nutzer nun entscheiden, wie viele Unterschriften mindestens in einem Abschnitt erforderlich sind und wie viele Unterschriften maximal in einem Abschnitt möglich sind. Dadurch wird verhindert, dass die Nutzer mehrere Signaturabschnitte in ein Formular einfügen müssen.
Um dies zu tun, müssen die Nutzer die Veröffentlichung der Formularvorlage, die sie bearbeiten möchten, aufheben und auf das Bleistiftsymbol klicken, wie in der Abbildung unten gezeigt.
Nach Anklicken des Stiftsymbols können die Nutzer die "Mindestanzahl der Unterschriften" und die "maximale Anzahl der Unterschriften" auswählen.
Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass der Abschnitt Unterschrift ein Pflichtfeld ist, müssen Sie die "Mindestanzahl von Unterschriften" auf "0" setzen.
Obwohl mobile Nutzer die Anzahl der minimalen oder maximalen Unterschriften, die auf einem Formular benötigt werden, nicht bearbeiten können, können sie mehrere Unterschriften unter einem Unterschriftenabschnitt sehen/hinzufügen, wie durch die "Minimale Anzahl von Unterschriften" unddie "Maximale Anzahl von Unterschriften" auf der Formularvorlage festgelegt.
Einreichung von Formularen
Sobald die Pflichtfelder ausgefüllt und der Stundenzettel unterschrieben ist, senden Sie das Formular ab, indem Sie die Option "Status aktualisieren und schließen" auswählen und den "Status" auf "Eingereicht" ändern:
Nachdem das Formular abgeschickt wurde, kann es nicht mehr bearbeitet werden, es sei denn, ein Projektadministrator ändert den Status zurück auf "Entwurf".
Der Ersteller des Formulars, der Beauftragte und der letzte Bearbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn das Formular abgeschickt wurde. Wenn Sie den ausgefüllten Stundenzettel als PDF-Datei senden möchten, können Sie das Formular im Internet herunterladen. Wenn Sie weitere Informationen über das Einreichen von Formularen benötigen, lesen Sie diesen Artikel.
1-Wege-Synchronisation
Zeitnachweisformulare können über eine 1-Wege-Synchronisierungsverbindung bei Cloud-Speicheranbietern (Box, Dropbox, OneDrive) gesichert werden. Wenn eine dieser Integrationen aktiv ist, werden Formulare, die auf einen nicht bearbeitbaren Status (d. h. "Eingereicht") aktualisiert wurden, in Box/Dropbox/OneDrive kopiert und in ihren entsprechenden Unterordnern gespeichert. Der Name des Unterordners entspricht dem Namen der Formularvorlage, die zur Erstellung des Formulars verwendet wurde (in diesem Fall "Zeitnachweisformular").
Weitere Informationen
- Informationen über Benachrichtigungen finden Sie in diesem Artikel.
- Wenn Sie Fehlermeldungen aufgrund von nicht synchronisierten oder fehlenden Informationen erhalten, lesen Sie diesen Artikel.
- Wenn Sie mehr über die anderen Formularoptionen von Fieldwire erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.