Was sind "Sicherheitsaudit"-Formulare?

Überblick und Hintergrund

Fieldwire bietet ein "Formular"-Modul für die Business- und Premier-Stufen. Innerhalb dieses Moduls bieten wir vorgefertigte Formularvorlagen wie Leistungsanfrage, Tagesbericht, Inspektionsanfrage, Sicherheitsaudit, Zeit- und Materialzettel und Stundenzettel sowie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Formulare auf dem Konto zu erstellen. Sie können auch alle benutzerdefinierten Formulare aus Ihrem Projekt in Ihr Konto verschieben, um diese über Ihre Projekte zu verteilen. Ebenso können Sie alle Formulare aus Ihrem Konto in Ihre Projekte verschieben - schauen Sie sich diesen Artikel über Kontoformularvorlagen für weitere Informationen an. 

Das Formular für Sicherheitsaudits dient der Dokumentation der Sicherheitsbedingungen vor Ort. 

Mit Fieldwire können Sie ein Sicherheitsaudit sehr schnell und bequem auf dem Handy oder im Internet ausfüllen. Innerhalb der Vorlage können Sie:

• Informationen über Sicherheitsbeobachtungen vor Ort einpflegen.
• Fotos oder relevante Dateien beifügen.
• Weisen Sie das Formular der betreffenden Person zu, unterzeichnen Sie das Sicherheitsaudit und ändern Sie den Status auf "Eingereicht".

Formular des Sicherheitsaudits

Formularattribute

• Tagesberichtsnummer (#) - Fieldwire erzeugt automatisch eine Formularnummer, die nicht bearbeitet werden kann.
• Beschreibung - Ein freier Abschnitt, mit dem Sie den Titel des Sicherheitsaudits anpassen können. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Sicherheitsaudits nach Datum und Besatzung kennzeichnen möchten, können Sie das Datum als Beschreibung eingeben.
• Beauftragter - Die Person, die zu einem bestimmten Zeitpunkt für das Ausfüllen des Sicherheitsaudits verantwortlich ist. Sie haben die Möglichkeit, ein Sicherheitsaudit jemandem neu zuzuweisen, von dem Sie möglicherweise Input benötigen. Der Beauftragte erhält eine Benachrichtigung, wenn der Bericht eingereicht wurde.
• Status - Bei der Erstellung eines Sicherheitsaudits wird der Status standardmäßig auf "Entwurf" gesetzt. Sobald das Sicherheitsaudit abgeschlossen ist, kann es durch Auswahl von "Eingereicht" aus dem Dropdown-Menü übermittelt werden.
• Datum - Fieldwire übernimmt automatisch das Datum, an dem das Formular erstellt wurde, dieses kann jedoch geändert werden. 
• Fälligkeitsdatum - Der Formularersteller kann ein "Fälligkeitsdatum" hinzufügen, um den voraussichtlichen Tag anzugeben, bis zu dem das Formular ausgefüllt werden muss. Jeder Bauftragte und der Administrator können das Datum aktualisieren, nachdem das Formular erstellt wurde.

Hinweis: E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen werden 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum an den Formularempfänger gesendet. Wenn das Fälligkeitsdatum des Formulars geändert wird, wird die Benachrichtigung zurückgesetzt und 48 Stunden vor dem neuen Fälligkeitsdatum gesendet. Ändert sich der Empfänger, wird eine neue E-Mail versendet.

Hinweis: Projektadministratoren können Berechnungen in einer Tabelle mit den Eingabetypen Integer und Decimal erstellen. Lesen Sie mehr darüber hier.

Protokolle

• Allgemeine Beobachtungen - Standardmäßig wird Fieldwire mit vier verschiedenen Abschnitten ausgefüllt. Sie können allgemeine Sicherheitsaspekte ankreuzen, z. B. ob der Standort vor der Öffentlichkeit geschützt ist, ob Erste-Hilfe-Material vor Ort ist und ob der Fluchtweg frei ist. Das Kontrollkästchen enthält Optionen zur Kennzeichnung des Elements als "ja", "nein" oder "nicht zutreffend". Außerdem gibt es einen Abschnitt mit freien Notizen für zusätzliche Dokumentation.
• Zusätzliche Beobachtungen - In diesem Abschnitt können Sie verschiedene Sicherheitsbedenken, den Ort, Abhilfemaßnahmen und den Status der Sicherheitsbedenken dokumentieren. Sie können so viele Einträge hinzufügen, wie Sie für sinnvoll halten. 

Anhänge

• Foto / Datei - Hier können Sie ein Foto oder eine Datei mit Bezug zum Tag hochladen.
• 360 Foto - Im Business Plan haben Sie die Möglichkeit, beliebige 360º Fotos auf Fieldwire hochzuladen.
• Vorhandenes Foto - Mit der Option "Vorhandenes Foto" können Sie alle Fotos, die auf der Registerkarte "Fotos" gespeichert sind, an Ihr Formular anhängen.
• Vorhandene Datei - Mit dieser Option können Sie eine Datei verknüpfen, die bereits in Ihr Projekt hochgeladen wurde.
• Ausschnittplan - Hier ein Ausschnitt aus dem Plan, um die genaue Stelle hervorzuheben. Wenn zum Beispiel ein Vorfall in einem Keller aufgezeichnet wurde, könnten Sie diesen Abschnitt des Plans ausschneiden.

Hinweis: Sie können Dateien bis zu 200mb und Fotos bis zu 50mb hochladen.

Signatur

Im Abschnitt "Unterschrift" werden die Nutzer aufgefordert, eine elektronische Unterschrift im Web oder eine eigenhändige Unterschrift auf dem Handy zu leisten. Fieldwire fügt automatisch den Zeitstempel hinzu, mit dem das Formular unterzeichnet wurde, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Im Web können Sie oder jemand, der kein Fieldwire-Konto hat, Ihr Formular signieren:

Der Name des angemeldeten Benutzers wird als erste Signaturoption angezeigt.

Wählen Sie "Als eine andere Person unterschreiben", damit ein Benutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann.

Die Unterschrift eines Benutzers, der als er selbst unterschreibt, wird mit einem Datum, Uhrzeit, Gerätestempel sowie derFirma und der Berufsbezeichnung des Unterzeichners versehen, um zu zeigen, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterschrieben hat. Der Benutzer, der auf dem Gerät, von dem aus auf das Formular zugegriffen wurde, bei Fieldwire angemeldet ist, wird als Eigentümer des Geräts aufgeführt:

'Als Hannah Brown unterschrieben'

'Als jemand anderes unterzeichnen'

In den iOS- und Android-Versionen von Fieldwire können Sie das Formular auch von einem anderen Benutzer unterzeichnen lassen:  

Der Name des angemeldeten Benutzers wird als erste Signaturoption angezeigt.

Wählen Sie "Als eine andere Person unterschreiben", damit ein Benutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann.

Nachdem Sie festgelegt haben, wer das Formular unterschreiben soll, werden Sie aufgefordert, eine Freihandunterschrift in das Formular einzufügen, wenn Sie unterschreiben. Wenn eine andere Person das Formular unterschreibt, wird sie aufgefordert, ihren Namen einzugeben, bevor sie ihre Freihandunterschrift hinzufügt.

Jede Unterschrift wird mit einem Datums-, Zeit- und Gerätestempel versehen, aus dem hervorgeht, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterzeichnet hat.

Hinweis: Das Unternehmen und die Berufsbezeichnung des Unterzeichners werden noch nicht angezeigt, wenn das Formular auf dem Handy unterzeichnet wird.

Der Benutzer, der auf dem Gerät, von dem aus auf das Formular zugegriffen wurde, bei Fieldwire angemeldet ist, wird als Eigentümer des Geräts aufgeführt:

Formular als 'Hannah Brown' unterzeichnen

Formular 'Als jemand anderes' unterzeichnen

 

Einreichung von Formularen

Sobald die Pflichtfelder ausgefüllt sind und das Sicherheitsaudit unterzeichnet wurde, können Sie das Formular abschicken, indem Sie den "Status" auf "Eingereicht" ändern. Nachdem das Formular abgeschickt wurde, kann es nicht mehr bearbeitet werden, es sei denn, ein Projektadministrator ändert den Status zurück auf "Entwurf".

Der Ersteller des Formulars, der Beauftragte und der letzte Bearbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn das Formular abgeschickt wurde. Wenn Sie den ausgefüllten Sicherheitsaudit als PDF-Datei senden möchten, können Sie das Formular im Internet herunterladen. Wenn Sie weitere Informationen über das Einreichen von Formularen benötigen, lesen Sie diesen Artikel.

Weitere Informationen

• Informationen über Benachrichtigungen finden Sie in diesem Artikel
• Wenn Sie Fehlermeldungen aufgrund von nicht synchronisierten oder fehlenden Informationen erhalten, lesen Sie diesen Artikel
• Wenn Sie mehr über die anderen Formularoptionen von Fieldwire erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel