Wie kann ich ein Formular veröffentlichen, übermitteln, herunterladen und weiterleiten? – Hilfebereich

Überblick

Die Veröffentlichung eines Formulars ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das Formular für alle Benutzer Ihres Projekts verfügbar ist. Sobald eine Vorlage veröffentlicht ist, können Sie Formulare erstellen, übermitteln, herunterladen und teilen. Dieser Artikel behandelt die Veröffentlichung eines Formulars und die Voraussetzungen für das Absenden von Formularen, wie z.B. das Hinzufügen Ihrer Unterschrift, wie Sie bestätigen, dass Ihr Formular abgesendet wurde, was nach dem Absenden geschieht, wer automatisch aktualisiert wird und wie Sie Ihr ausgefülltes Formular per E-Mail an weitere Personen senden können.

Inhaltsverzeichnis

Die Veröffentlichung von Formularen aufheben und Formulare veröffentlichen

Wenn Sie Änderungen an einer Formularvorlage vornehmen möchten, müssen Sie zunächst die Veröffentlichung der Formularvorlage aufheben. Wenn eine Formularvorlage unveröffentlicht ist, können Sie kein neues Formular mit dieser Vorlage erstellen.

Um die Veröffentlichung einer Formularvorlage rückgängig zu machen, klicken Sie einfach auf die drei Punkte ganz rechts und wählen Sie "Veröffentlichung rückgängig machen":

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Hinweis: Diese Optionen unterscheiden sich je nachdem, ob Sie Administrator, Mitglied oder Follower des Projekts sind. Weitere Informationen über Projektberechtigungsstufen finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower.

Darüber hinaus kann eine Formularvorlage auch über die Seite Formular-Editor wieder freigegeben werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Formularbearbeitungsseite aufzurufen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten ganz rechts auf der Formularvorlage und wählen Sie dann "Vorlage verwalten".
Wählen Sie das Formular aus dem Dropdown-Menü "Vorlagen verwalten" in der oberen rechten Ecke aus.

Um die Veröffentlichung des Formulars rückgängig zu machen, wählen Sie die Option "Rückgängig machen" in der oberen rechten Ecke. Nun können Sie Änderungen an der Vorlage vornehmen:

Um eine unveröffentlichte Formularvorlage zu veröffentlichen, klicken Sie noch einmal auf die 3 Punkte ganz rechts und wählen Sie „Veröffentlichen“:

Um ein unveröffentlichtes Formular zu veröffentlichen, wählen Sie die Option "Veröffentlichen" in der oberen rechten Ecke des Moduls zur Vorlagenerstellung, damit das Formular für die Personen in Ihrem Projekt sichtbar und bearbeitbar wird:

Einreichen von Formularen

Nachdem Sie alle obligatorischen Abschnitte des Formulars ausgefüllt haben, können Sie es abschicken, indem Sie den Abschnitt Status oben von "Entwurf" auf "Eingereicht" ändern:

Alternativ können Sie auch die Option "Status aktualisieren und schließen" wählen und den Status des Formulars von "Entwurf" auf "Eingereicht" ändern.

Hinweis: Wenn ein Projekt-Mitglied oder Follower das Formular nicht erstellt hat oder dem Formular zugewiesen ist, wird die Schaltfläche ausgeblendet.

Wenn Sie versuchen, ein Formular abzuschicken, ohne ein obligatorisches Formularfeld auszufüllen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die das auszufüllende Formularfeld angibt:

Hinweis: Die Status "Entwurf" und "Eingereicht" bezeichnen die Zustände "bearbeitbar" und "nicht bearbeitbar". Formularstatus sind anpassbar, die Logik ist jedoch statisch. Erforderliche Felder müssen ausgefüllt werden, bevor das Formular in einen "nicht bearbeitbaren" Status versetzt wird.

Was passiert, wenn ein Formular übermittelt wird?

Die Person, die das Formular erstellt hat, der das Formular zugewiesen ist oder das Formular zuletzt bearbeitet hat, werden in der Webversion benachrichtigt und erhalten eine Push-Benachrichtigung auf jedem Mobilgerät, das mit einem Fieldwire-Konto verbunden ist. Wenn Sie also weitere Personen haben, die das ausgefüllte Formular sehen möchten, müssen Sie die nachstehenden Anweisungen befolgen, um das Formular herunterzuladen und es per E-Mail an die gewünschte Person zu senden.

Was ist, wenn ich ein Formular nach dem Absenden bearbeiten muss?

Wenn Sie ein Projektadministrator sind, können Sie auf das Dropdown-Menü "Status" klicken, um es von "Eingereicht" in "Entwurf" zu ändern, damit Sie das Formular erneut bearbeiten können.

Wenn Sie kein Projektadministrator sind, können Sie sich an einen Projektadministrator wenden, um die Bearbeitungen anzufordern oder ihn zu bitten, den Status von "Eingereicht" in "Entwurf" zu ändern.

Hinweis: Sie können das Formular bearbeiten, wenn es sich wieder im "Entwurfsstatus" befindet - allerdings müssen Sie das Formular erneut herunterladen und per E-Mail an die entsprechende Person senden.

Was bedeutet "Formular unvollständig"?

Es kann vorkommen, dass Sie ein Formular abschicken möchten, aber die Fehlermeldung "Formular unvollständig" erhalten:

Fehlermeldung in der Webversion:

Fehlermeldung in der mobilen App:

Die Fehlermeldung "Formular unvollständig" bedeutet, dass der Inhalt des Formulars noch nicht vollständig mit Fieldwire synchronisiert wurde. Das kann daran liegen, dass eine andere Person dasselbe Formular bearbeitet, aber auf einem anderen Gerät, oder dass der Inhalt des Formulars fertiggestellt wurde und mit dem Fieldwire-Server synchronisiert wurde, aber der fertiggestellte Inhalt noch nicht vollständig synchronisiert ist.

Lösungen für die Fehlermeldung "Formular unvollständig"

Warten Sie im Web ein paar Minuten und versuchen Sie dann die folgenden Schritte zur Fehlerbehebung:

Führen Sie in Ihrem Browser-Fenster mit der Tastenkombination "Control + R" (Windows) bzw. "Befehl + R" (Mac) einen Hard Refresh durch.
Überprüfen Sie, ob Sie eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung haben
- Sie können die Geschwindigkeit Ihrer Netzwerkverbindung überprüfen, indem Sie sich diesen Artikel ansehen: Ist die Internetgeschwindigkeit meines mobilen Geräts schnell genug für Fieldwire?
Überprüfen Sie, ob die Zeit auf Ihrem Computer genau stimmt.
- wenn die Zeit auf Ihrem Computer vor- oder nachgeht, werden Änderungen möglicherweise nicht gespeichert
  - Wie verwaltet man Zeitserver unter Windows?
  - Einstellen der Zeitzone auf dem Mac

Nehmen Sie Kontakt zu anderen Teammitgliedern auf, um zu überprüfen, wer das Formular möglicherweise bearbeitet.

Je nachdem, wie Ihr Team Fieldwire nutzt, können Sie sogar eine Aufgabe erstellen und diese dem Team zuweisen!

Wenn Sie die Fehlermeldung "Formular unvollständig" auf iOS oder Android erhalten:

Stellen Sie sicher, dass das Betriebssystem Ihres Geräts und Fieldwire auf dem neuesten Stand sind.
- Prüfen, Sie, ob Sie die neueste Fieldwire-Version nutzen.
Gehen Sie in der Fieldwire-App auf die Seite Formulare und wischen Sie mit dem Finger auf dem Bildschirm nach unten.
- Dadurch wird die Seite neu synchronisiert. Sie sollten einen blauen Balken sehen, der sich am oberen Rand des Bildschirms bewegt
Deaktivieren Sie das Projekt und aktivieren Sie es erneut.

Herunterladen und Versenden von Formularen per E-Mail

Auf der Registerkarte "Formulare" haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Formulare sowohl als PDF- als auch als CSV-Dateien zu exportieren. Eine Möglichkeit, Ihre Formulare als PDF oder CSV zu exportieren, besteht darin, die Registerkarte "Formulare" im linken Menü eines beliebigen Projekts auf Business oder Business Plus aufzurufen, auf die Formularvorlage zu klicken, deren Formulare Sie exportieren möchten, und das Kontrollkästchen neben der "Vorlage und Nummer" des Formulars anzuklicken.

Exportieren von Formularen als PDF oder CSV-Dateien

Danach müssen Sie zum Dropdown-Menü "Aktionen" navigieren, den Mauszeiger auf "Formulare exportieren" setzen und dann PDF oder CSV auswählen. Wenn Sie dieselben Schritte ausführen und zusätzlich mehrere Kontrollkästchen anstelle von nur einem aktivieren, können Sie mehrere Formulare als PDF oder CSV exportieren. Unabhängig davon, ob Sie ein oder mehrere Formulare exportieren, wird eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen der Formulare an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Tipp: Wenn Sie das weiße Feld links neben dem Ordnertitel auswählen, werden alle Formulare in diesem Ordner ausgewählt.

Sie können ebenfalls ein einzelnes Formular herunterladen, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Formular klicken und "Exportieren" wählen. Im Gegensatz zu dem oben beschriebenen Ablauf wird Ihnen bei dieser Option keine E-Mail geschickt. Stattdessen wird die Datei direkt als PDF-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen.

Formular-Export als PDF-Datei:

Formular-Export als CSV-Datei:

Hinweis: Das im Formularexport angezeigte Datum/Uhrzeit basiert auf der Zeitzone des Projekts; Sie können dies auf der Registerkarte 'Einstellungen' des Projekts überprüfen oder ändern. Das in der Formularschnittstelle angezeigte Datum und die Uhrzeit basieren auf der lokalen Zeitzone.

Die maximale Anzahl von Formularen, die auf einmal aus Ihrem Projekt exportiert werden können, beträgt 250. Wenn Sie früher versucht haben, mehr als diese Zahl zu exportieren, erhielten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die besagte, dass der Export diese Grenze überschritten hat. Diese E-Mail-Benachrichtigung wurde durch eine In-App-Meldung mit dem Titel "Exportlimit überschritten" ersetzt.

Formulare in der Webversion per E-Mail versenden:

Klicken Sie im Web auf der Registerkarte „Formulare“ auf die Formularvorlage, deren Formulare Sie per E-Mail versenden möchten, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Formular und wählen Sie „E-Mail“:

Nachdem Sie die E-Mail-Option ausgewählt haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt. Hier können Sie die E-Mail-Adresse eingeben, die Betreff-Zeile aktualisieren, eine Nachricht hinzufügen und auswählen, ob das Formular als PDF oder CSV gesendet werden soll oder nicht:

Pro Person können nicht mehr als 250 Formularexporte pro Tag per E-Mail versendet werden. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, können Sie keine weitere Formularexporte per E-Mail senden, bis 24 Stunden seit der 250. E-Mail vergangen sind, und Sie erhalten die folgende Meldung:

Formulare in der mobilen App per E-Mail versenden:

Wenn Sie ein einzelnes Formular auf Ihrem mobilen Gerät anzeigen, können Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke klicken, die Ihnen Optionen zum Teilen des Formulars mit anderen bieten. Sie können die Option "PDF exportieren" nutzen, um eine PDF-Version des Formulars herunterzuladen, oder den Link "Formular freigeben" des Formulars.

Wenn Sie die Option "Formularlink freigeben" wählen, werden mehrere verschiedene Apps angezeigt, von denen eine im folgenden Beispiel "Google Mail" ist. Sie können den Formularlink auch über andere Methoden senden, z. B. über andere E-Mail- oder Nachrichten-Apps.

Hinweis: Sie müssen in der Standard-App "Mail" von Apple angemeldet sein, um eine E-Mail von Ihrem Gerät aus zu versenden.

Sobald Sie die App, z. B. Gmail, ausgewählt haben, werden Sie dorthin weitergeleitet, wo Sie einen direkten Link zum Formular per E-Mail versenden können. Beachten Sie jedoch, dass die Person(en), an die Sie den Link senden, Zugang zu Ihrem Fieldwire-Projekt benötigen, um das Formular anzuzeigen.

Weitere Informationen:

Diese Artikel enthalten weitere Informationen über die Verwendung von benutzerdefinierten Formularen: