Fieldwire-Implementierungshandbuch

  • Julio Perez

 

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Warum eine ordnungsgemäße Implementierung wichtig ist

 

Die richtige Implementierung von Fieldwire kann die Arbeitsweise Ihrer Teams deutlich verbessern. Dieser Leitfaden enthält einige der besten Praktiken für die Implementierung von Fieldwire in Ihrem Unternehmen, ob groß oder klein.

 

Hier finden Sie einige Zitate und Beispiele, die Sie beim Durcharbeiten des Leitfadens inspirieren werden:

Power Design, eines der landesweit führenden Elektrounternehmen, war in der Lage, nahtlos und ohne Ausfallzeiten von PlanGrid auf Fieldwire umzustellen.

"Wir haben 227 Projekte in 15 Staaten und 100.000 verschiedene Dokumente, Aufgaben und Fotos ohne Ausfallzeiten übertragen" - Brad Moore, VDC Technology Manager bei Power Design

Die ordnungsgemäße Implementierung von Fieldwire half Ogilvie Fire Protection dabei, mehrere Aufgabenverwaltungssysteme durch Fieldwire zu ersetzen, um QA/QC-Inspektionen zu rationalisieren und die Terminplanung auf verschiedenen Baustellen in ganz England zu vereinfachen.

"Ich habe in der Vergangenheit viele andere mobile Technologien verwendet, die diese Aufgabe erfüllen sollten, aber Fieldwire ist die erste, die ich in fast 20 Jahren kennengelernt habe, die tatsächlich das tut, was sie zu tun vorgibt. - Bruce Ogilvie, Firmengründer von Ogilvie Fire Protection

 

Inhaltsverzeichnis

 

I. Identifizieren Sie Arbeitsabläufe: Wie werden Ihre Teams Fieldwire nutzen?

Die Entscheidung darüber, wie Ihre Teams Fieldwire nutzen werden, ist einer der ersten Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Implementierung. Eine der größten Stärken von Fieldwire ist die Fähigkeit, die individuellen Prozesse und Arbeitsabläufe eines Unternehmens abzubilden. Die Erstellung Ihrer Arbeitsabläufe ist nicht schwierig, aber die folgenden Schritte sorgen in der Regel für ein erfolgreiches Ergebnis:

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1. Versammeln Sie die richtigen Leute:

Die Entwicklung von Arbeitsabläufen für Ihr Unternehmen ist keine Einzelaufgabe. Es handelt sich um Prozesse, die von Ihren Teams tagtäglich genutzt werden. Daher ist der Beitrag der Teams der Schlüssel zum Erfolg und zur Rentabilität Ihrer Investition. Die Zusammenstellung eines Champion-Teams wird Ihnen helfen, einzigartige Arbeitsabläufe für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Im Folgenden finden Sie einige der idealen Personen, die Sie in diesen Schritt einbeziehen sollten, zusammen mit den entsprechenden Fähigkeiten und dem zeitlichen Engagement, das Sie von jeder Person erwarten sollten (je nach Größe Ihres Teams können viele dieser Aufgaben von derselben Person übernommen werden):

 

Champions/Power Users: 

Das sind Personen, die Fieldwire tagtäglich nutzen und Teams dabei unterstützen, das Gleiche zu tun. Sie entwickeln und befolgen standardisierte Arbeitsabläufe, um die Best Practices Ihres Unternehmens zu definieren. Dies umfasst: 

  1. Einrichtung neuer (Fieldwire-)Projekte
  2. Einladung relevanter Nutzer zu den Projekten
  3. Hochladen neuer und aktualisierter Zeichnungen
  4. Hyperlink-Dateien zu den Zeichnungen
  5. Verwalten der Integration von Fieldwire mit anderer Software

Typische Berufsbezeichnungen: Projektmanager, Projektingenieur, Projektadministrator, Projektkoordinator, Büromanager, IT-Administrator, Vorarbeiter, QC-Manager, Superintendent, Projektkoordinator, Vertragsverwalter

Erforderliche Fähigkeiten:

  • Personen, die sich für die Schaffung effektiverer Arbeitsabläufe begeistern.
  • Sie sollten mit ihrem Smartphone und ihrem Laptop vertraut sein.

Fachexperten:

Die Fachexperten sind mit den bestehenden Arbeitsabläufen vertraut und geben den Champions Feedback darüber, ob die vorgeschlagenen Fieldwire-Arbeitsabläufe ihren Bedürfnissen vor Ort entsprechen. Idealerweise sollten Sie einen Fachmann aus jedem relevanten Bereich Ihres Unternehmens einbeziehen.  

Typische Berufsbezeichnungen: Außendiensttechniker, Kostenplaner, Sicherheitskoordinator/Sicherheitsbeauftragter, QC-Manager

Erforderliche Fähigkeiten: Gründliche Kenntnis der Prozesse und Verfahren der jeweiligen Abteilung.

Executive Sponsor oder Billing Manager

Stellen Sie sicher, dass es in Ihrem Team eine Person gibt, die Ihr Fieldwire-Abonnement verwalten kann, indem Sie die Anzahl Ihrer Benutzer und Lizenzen auf Grundlage der Nutzung verwalten.

  1. Verwalten Sie die Lizenzen und Verlängerungen Ihres Fieldwire-Kontos
  2. Wie kann ich einen Benutzer zu meinem Konto oder meinen Projekten einladen oder entfernen?
  3. Archivieren Sie Projekte auf der Projektseite

Typische Berufsbezeichnungen: Betriebsleiter, Abteilungsleiter, CEO, Büroverwalter, Softwareverwalter, Champion PM

 

2. Schulung des Champion-Teams

Um die Standardarbeitsanweisungen festzulegen, die Ihre Fieldwire-Arbeitsabläufe definieren werden, ist es wichtig, dass Ihr Champion-Team ein grundlegendes Verständnis dafür hat, wie man ein Fieldwire-Projekt und sein Konto steuert. Hier finden Sie einige Ressourcen zur Selbstbedienung, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Jedermann:

  1. Fieldwire-Übersichtsvideo
  2. Fieldwire-Wissensdatenbank: Unsere Hilfsartikel-Datenbank
  3. Workflow-Webinarreihe

Champions/Power Users: 

  1. Wie man Projekte wie ein Profi einrichtet
  2. Wie kann ich ein Projekt erstellen und das Project Dashboard im Web verwenden?
  3. Wie kann ich Pläne hochladen?

Fachexperten:

  1. Erste Schritte mit Fieldwire
  2. Planansicht und Markierungstools (Mobile)
  3. Was ist eine Aufgabe?
  4. Was kann ich mit Aufgaben in den Fieldwire Mobile Apps (iOS und Android) machen?

Executive Sponsor oder Billing Manager: 

  1. Erste Schritte mit Fieldwire als Kontoinhaber/Manager
  2. Fieldwire-Preise und Mehrkosten

 

3. Erstellung eines Vorlagenprojektes:

Nachdem Ihr Champion-Team in der erfolgreichen Navigation und Nutzung von Fieldwire geschult wurde, kann es damit beginnen, den besten Gesamtprozess für Ihr Unternehmen zu definieren.

Sie können diese Vorlage für einen Leitfaden für bewährte Praktiken verwenden, um die Arbeitsabläufe und bewährten Praktiken Ihres Unternehmens zu dokumentieren.

Dieser Leitfaden wird Ihnen helfen, die Grundlage für ein Vorlagenprojekt zu schaffen, das einen einheitlichen Standard für alle Ihre Projekte auf Fieldwire bieten kann. Ihre Best Practices sollten folgende Themen abdecken:

      1. Wer sind die Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen für Feedback, Kundenbetreuung, Workflow-Entwicklung usw. in Bezug auf die Software?
      2. Für wen gelten die Softwarelizenzen Ihres Unternehmens?
      3. Wie werden neue Nutzer zu Ihren Projekten eingeladen?
      4. Welche Aufgaben werden die Teams verwenden, um welche Arten von Arbeit zu verfolgen?
      5. Wie werden Sie das Folgende in Ihrem Vorlagenprojekt konfigurieren?
        • Planordner
        • Dateiordner
        • Aufgabenkategorien
        • Aufgaben-Status
        • Tags (Aufgaben, Pläne, etc.)
        • Berichte
        • Formulare

Hier finden Sie einige Ressourcen, die Ihnen typische Projektkonfigurationen für einige der wichtigsten Anwendungsfälle zeigen:

Beispiel für die Einrichtung eines Projekts nach Branche & Workflows

Projektaufbau nach Gewerken:

Gemeinsame Fieldwire-Workflows:

Beispiel-Workflows:

Schauen Sie sich unsere Webinare an, um branchenspezifische Workflows in Aktion zu sehen.

 

II. Präsentieren Sie Fieldwire dem Rest Ihres Geschäftsbereichs, Abteilung, Region oder Ihres Unternehmens

 

Nachdem Sie Ihre Standardarbeitsabläufe definiert haben, müssen Sie diese in Ihrem Team umsetzen. Ob Sie Ihre neuen Standards für ein oder zwanzig Teams einführen, der Prozess ist derselbe: Definieren Sie Ihre Schulungsgruppen und schulen Sie sie in den entsprechenden Arbeitsabläufen.

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1. Definieren Sie Ihre Benutzergruppen

Unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen mit 20 oder 2000 Mitarbeitern handelt, das Fieldwire für ein Projekt oder für eine ganze Region einführen möchte, ist es wichtig, die Mitarbeiter in den für ihre Arbeit relevanten Arbeitsabläufen zu schulen. Sie können Ihre Benutzergruppen z. B. nach Qualifikationsniveau, Projektteam oder Region segmentieren:

  • PM-Schulung
  • Vorarbeiter-Schulung
  • Grundlegende Schulung zum Thema Arbeitsabläufe
  • Fortgeschrittene Schulung zum Thema Arbeitsabläufe

Wie auch immer Sie die einzelnen Gruppen definieren, stellen Sie sicher, dass die Schulungen, die Sie vorbereiten, sich nur auf die relevanten Arbeitsabläufe dieser Gruppe konzentrieren.

 

2. Schulen Sie Ihre Benutzergruppen

Während Sie eine Demo oder Schulung direkt bei Fieldwire anfordern können, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie eine Fieldwire-Schulung veranstalten können, um sicherzustellen, dass Ihr Publikum den Stoff auch behält:

  1. Gestalten Sie die Schulung interaktiv:
  2. Stellen Sie den Mitgliedern offene Fragen, um sie zum Reden und zur Beschäftigung mit dem Thema zu bewegen:
    • Welche Möglichkeiten haben Sie, dieses Tool zu nutzen?
    • Wie könnte es Ihren Arbeitsablauf unterstützen?
    • Warum ist es wichtig, auf dieses Tool umzusteigen?  

  3. Machen Sie sie einprägsam und verwenden Sie Beispiele aus der Praxis:
    • Menschen neigen dazu, sich an Details zu erinnern, wenn sie als Teil einer Geschichte erzählt werden. Fügen Sie also Beispiele aus dem wirklichen Leben hinzu, wie der Arbeitsablauf erfolgreich genutzt wurde, um ein negatives Ergebnis zu vermeiden oder ein erfolgreiches Ergebnis zu fördern.

  4. Machen Sie es relevant: Eine erfolgreiche Schulung sollte so schnell wie möglich einen Nutzen bringen. Konzentrieren Sie sich auf Arbeitsabläufe, die unmittelbar nach der Schulung eingesetzt werden können.

  5. Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein oder zwei wichtige Arbeitsabläufe.
    • Der Versuch, zu viel abzudecken, kann dazu führen, dass die Nutzer sehr wenig behalten. Wenn Sie sich auf einen oder zwei Arbeitsabläufe konzentrieren, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Benutzer die Informationen behalten, viel größer.

  6. Veranstalten Sie persönliche Schulungen, wenn Sie können. Zoom-Schulungen sind sehr hilfreich, aber persönliche Schulungen können effektiver sein, um Probleme der Benutzer zu beheben und sicherzustellen, dass die Benutzer sich engagieren und den Stoff aufnehmen. Wenn Sie genau demonstrieren können, wie der Benutzer einen bestimmten Arbeitsablauf in der Praxis durchführen wird, ist das ein großer Fortschritt!

 

3. Wiederholbarkeit des Prozesses für das Onboarding künftiger Mitarbeiter:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse im Best Practices Guide klar definiert sind.
  2. Erfassen Sie Ihre Schulung, wenn möglich. Die aufgezeichnete Schulung und die Best Practices-Dokumentation können als Onboarding Kit für neue Mitarbeiter dienen.

 

III. Umsetzung einer iterativen Verbesserungsstrategie  

Eine iterative Verbesserungsstrategie ermöglicht es Ihnen, das Feedback Ihres Teams zu sammeln und zu nutzen, um die Produktivität zu steigern und die Fieldwire-Workflows zu verbessern, sobald Möglichkeiten zur Rationalisierung aufgedeckt werden. Hier sind einige Techniken zur Unterstützung einer iterativen Feedbackschleife:

  1. Sammeln Sie wiederkehrendes Feedback in einem Standardrhythmus:
    • Planen Sie vierteljährliche oder jährliche Check-Ins mit Ihrem Champion-Team, um alle Fieldwire-Probleme oder mögliche Prozessverbesserungen zu besprechen. Hier sind einige Fragen, die Sie bei einem Check-in stellen können, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen:
      • Welche Prozesse funktionieren bei Fieldwire am besten?
      • Wie viel Zeit haben Sie mit Fieldwire gespart?
      • Welche Prozesse außerhalb von Fieldwire würden Sie gerne verbessern?
      • Was würde Ihnen helfen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen?
      • Wo verlieren Sie die meiste Zeit?
  2. Führen Sie vierteljährlich eine Umfrage unter allen Mitarbeitern durch, in der Sie sie um Feedback zur Software bitten, und planen Sie Folgesitzungen, um ihr Feedback zu verstehen:
    • Richten Sie eine Vorschlagsbox oder eine E-Mail ein, um fortlaufend Feedback zu sammeln. Teilen Sie Ihrem Team mit, wo es diese finden kann (Lesezeichen), und fügen Sie Aufforderungen wie die obigen Fragen ein, um das Feedback zu verdeutlichen, das Sie asynchron zu erhalten hoffen.
    • Google Forms und Survey Monkey sind kostenlose, einfache Optionen zur Erstellung benutzerdefinierter Formulare für Ihre vierteljährliche Umfrage und/oder Ihren Vorschlagskasten.  

  3. Dokumentieren Sie in Ihrem Best-Practice-Leitfaden den richtigen Prozess für die Übermittlung von Feedback an einen Champion oder eine Kontaktperson.

  4. Identifizierung neuer Wertschöpfungsbereiche
    • Wählen Sie auf Grundlage des Feedbacks einige neue Arbeitsabläufe bzw. Anpassungen bestehender Arbeitsabläufe aus, denen Sie Priorität einräumen. Von hier aus können Sie mit den oben beschriebenen Schritten Ihre neuen Arbeitsabläufe in Gang setzen!

  5. Aktualisierung Ihrer Prozessdokumentation
    • Wenn neue Mitarbeiter kommen und gehen und sich die Software weiterentwickelt, sollten Sie Ihren Best Practices Guide ständig aktualisieren und pflegen. Nutzen Sie die Werkzeuge in diesem Leitfaden, um Ihre Prozesse weiter zu verbessern, wenn neue Bereiche mit hohem Nutzen aufgedeckt werden!
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