Introducción
En este artículo explicaremos en detalle el uso de los archivos de Fieldwire en la versión web y en la versión para dispositivos iOS/Apple y Android. Un uso correcto de los archivos en Fieldwire permite administrar fácilmente elementos como RFIs, solicitudes de inspección, especificaciones, etc., además de ofrecer un nivel de integración adicional en todo el proyecto.
Tabla de contenidos
Pestaña Archivos en la versión web
Pestaña Archivos en la versión web
La pestaña "Archivos" de la versión web de Fieldwire permite hacer seguimiento de los archivos que hayas adjuntado a planos, además de los que subas directamente a la pestaña Archivos.
Fieldwire admite muchos tipos de archivos, como PDF, JPEG, PNG, CSV, TXT y KML, por nombrar algunos. Para consultar la lista completa de tipos de archivo aceptados, haz clic aquí. Aunque es posible almacenar en Fieldwire archivos creados en las aplicaciones Word y Excel de Microsoft Office, estos no se ven en la versión web (puedes exportarlos y abrirlos luego con las aplicaciones correspondientes en tu ordenador). En cambio, sí es posible ver archivos Excel en la aplicación para dispositivos móviles de Fieldwire.
Para abrir archivos PDF subidos a la pestaña Archivos que estén protegidos con contraseña, será necesario introducir la contraseña.
Los archivos PDF creados con iScanner se abrirán en la aplicación móvil normalmente. Si se abren desde la versión web de Fieldwire, el visor predeterminado para estos archivos es Adobe. (No se mostrará la extensión de archivo de los PDF en Fieldwire).
De igual forma, es posible subir archivos DWG y CAD a Fieldwire específicamente para fines de almacenamiento/distribución; no es posible abrir DWG y CAD en Fieldwire, pero puedes exportarlos desde Fieldwire.
Es posible subir archivos .MP4 y .MOV de menos de 200 MB a la pestaña "Archivos". Estos se reproducirán en el visor multimedia de Fieldwire y se incluirán como enlaces descargables en informes y exportaciones de tareas. Por el momento no se admiten otros tipos de archivos de vídeo, como .WMV, .AVI y .FLV.
Nota: El límite de tamaño para el contenido subido a la pestaña Archivos desde Fieldwire es de 200 MB. Si el contenido se sube a la carpeta "Archivos" en la sincronización bidireccional, el límite de contenido es de 200 MB.
Selecciona "+ Nuevo archivo" para subir nuevos archivos a la pestaña Archivos:
Nota: Los archivos subidos desde "+ Nuevo archivo" se almacenarán en "Todas las carpetas".
Tras seleccionar los archivos que quieres importar a Fieldwire, selecciona "Subir":
Para subir un archivo directamente a una carpeta específica, tendrás que hacer clic en la carpeta deseada y seguir los mismos pasos de antes.
Selecciona "+Nueva carpeta" para crear una nueva carpeta donde organizar tus archivos. También puedes crear subcarpetas para tener una organización más precisa:
Tras seleccionar un archivo, puedes hacer clic en "Acciones" para que te aparezca la opción de moverlo entre carpetas o directamente eliminarlo. También puedes exportar varios archivos a la vez. Cuando exportes un archivo, recibirás un enlace por correo electrónico para descargarlo.
Cómo ordenar/filtrar archivos
Para ordenar los archivos, puedes utilizar las opciones de la barra lateral izquierda: "Mis archivos" o "Todos los archivos", los encabezados de las columnas y la opción "Filtrar archivos".
Al seleccionar "Mis archivos", solo se verán los archivos que hayas subido. Si seleccionas "Todos los archivos", verás todos los archivos del proyecto, independientemente de quién haya subido el contenido.
En cuanto a los encabezados de columna, en Fieldwire puedes utilizar columnas para ordenar tus carpetas y archivos: Tipo, Nombre, Actualizado por, Última actualización y Enlaces. Para ordenar por una columna en concreto, solo tienes que hacer clic en ella.
"Tipo" indica el tipo de archivo: Documento de Word, hoja de cálculo de Excel, PDF, etc. "Nombre" se refiere al nombre del archivo en sí. "Actualizado por" se aplica a la persona que subió el documento o que lo editó/modificó/anotó recientemente en Fieldwire. "Última actualización" corresponde a la fecha y hora específicas en que el archivo se editó, se enlazó mediante un hipervínculo a otro lugar dentro de Fieldwire, se actualizó, etc. "Enlaces" se refiere al número de hojas de plano a las que está vinculado el archivo.
Al hacer clic en el número indicado en "Enlaces", podrás ver a qué hojas de plano específicas está vinculado.
Al seleccionar "Filtrar archivos", puedes filtrar por quién actualizó un archivo, una etiqueta asociada al archivo, el nombre del archivo en sí y los filtros de tiempo.
Una vez subidos y organizados tus archivos PDF en la versión web, puedes verlos y hacer anotaciones en ellos.
Ver y editar archivos PDF
Al abrir un archivo PDF, tendrás varias opciones de interacción posibles.
Selecciona la opción "Ver" para ocultar las herramientas de anotación. En esta vista, o en cualquier otra, puedes seleccionar la opción de la izquierda en un archivo de varias páginas para expandir las páginas o los marcadores y saltar a una página en concreto. Si seleccionas la opción de la derecha, podrás ver los comentarios y las anotaciones asociadas al archivo:
Los administradores y miembros del proyecto también pueden elegir la opción "Anotar" para añadir anotaciones a mano alzada o cuadros de texto, o resaltar y subrayar texto legible en el PDF:
Los administradores y miembros del proyecto pueden elegir la opción "Formas" para añadir anotaciones a mano alzada, cuadrados, nubes o flechas al documento PDF:
La opción "Rellenar y firmar" permite firmar el formulario a los administradores y miembros del proyecto:
Las opciones adicionales de la derecha permiten ver el documento en pantalla completa, imprimirlo y/o descargarlo:
Si subes un documento a la pestaña Archivos y necesitas rotarlo, haz clic en el icono cuadrado situado en la esquina superior izquierda. A continuación, puedes hacer clic en el icono de la página, que rotará el PDF.
Nota: Para guardar la rotación, tendrás que hacer una anotación en el PDF y hacer clic en Guardar cuando se te indique
Nota: Los archivos adjuntos a tareas específicas no aparecerán en la página Archivos. Esto se debe a que los usuarios tienen distintos niveles de permisos: es decir, los administradores, los miembros y los colaboradores tienen diferentes tipos de acceso a la información del proyecto.
Nota: Puedes añadir un .pdf con texto editable e introducir ese texto en Fieldwire, lo cual resulta realmente práctico si tienes un archivo que utiliza tu equipo o empresa.
Subcarpetas
En la pestaña Archivos de Fieldwire, ahora los usuarios pueden crear varios niveles de carpetas en sus proyectos. Estas nuevas subcarpetas y estructuras de árbol harán mucho más sencillo organizar y localizar los archivos.
Nota: Si tienes un nivel Business y restringes el acceso a la carpeta principal con Control de acceso a archivos, esta restricción afectará a todas las demás subcarpetas de la carpeta principal. Consulta este artículo para obtener más información: ¿Qué es el control de acceso a archivos?
Crear una subcarpeta
Para crear una subcarpeta, primero tendrás que decidir dónde quieres que esté. Para ello, primero debes hacer clic en las carpetas principales correspondientes.
Tal como se muestra en el vídeo de arriba, la subcarpeta "04. Receipts 2022 - April" se colocó en las carpetas principales "01. Finances 2021 & 2022" y "02. Receipts 2022". Es decir, la estructura de carpetas que se muestra en el vídeo de arriba es la siguiente: 01. Finances 2021 & 2022 - 02. Receipts 2022 - 04. Receipts 2022 - April.
Nota: Las carpetas se ordenan de forma alfanumérica automáticamente.
Mover archivos
Con la nueva funcionalidad de subcarpetas, cuando muevas archivos entre carpetas, ahora podrás moverlos a todos los niveles de subcarpetas.
Para ello, primero tendrás que seleccionar la casilla que verás junto al "Tipo" de archivo. Luego, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona "Mover". A continuación, verás una ventana emergente que te mostrará dónde puedes mover esos archivos, incluidas las subcarpetas, que se muestran en el siguiente GIF.
Mover carpetas
Además de mover archivos, los usuarios pueden mover carpetas enteras (y sus correspondientes subcarpetas y archivos) y disponerlos dentro de otras carpetas.
Para ello, haz clic en los tres puntos que verás a la derecha de la carpeta que quieras mover. Una vez que hagas clic en los tres puntos, verás varias opciones, entre ellas "Mover". Al hacer clic en "Mover", te aparecerá una ventana emergente que te permitirá elegir dónde quieres colocar la carpeta.
Exportar archivos de carpetas
Además de exportar archivos de uno en uno y varios a la vez, los usuarios pueden exportar archivos de carpetas enteras y sus subcarpetas.
Para ello, haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la carpeta (y las subcarpetas) que quieras exportar. Haz clic en los tres puntos y luego en "Exportar archivos". Tras esto, se iniciará inmediatamente el proceso de exportación y recibirás una notificación en tu correo electrónico.
En el correo electrónico, verás un enlace a un archivo .zip que tendrás que descomprimir. Una vez descomprimido, en función de la cantidad de subcarpetas que tengas, es posible que veas algo similar a lo que se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Archivos en iOS
Todos los archivos y carpetas (y subcarpetas) que se hayan subido en la versión web aparecerán en la versión para dispositivos móviles de Fieldwire. Estos archivos y carpetas reflejarán exactamente lo que hay en la versión web. Si hay alguna diferencia entre lo que ves en la versión web y en tu dispositivo iOS, sigue los pasos detallados en el siguiente artículo: ¿Problemas de sincronización? Solución de problemas en un dispositivo iOS.
Al igual que en la versión web, también puedes filtrar por "Mis archivos", esto es, los archivos que has subido. O por "Todos los archivos", que son los archivos que han subido todas las personas del proyecto. Además, puedes usar la barra de búsqueda para buscar archivos específicos por su nombre:
Selecciona el icono azul "+" en la esquina superior derecha y elige los archivos que quieres subir. Una vez que conectes tu dispositivo a la red wifi y lo sincronices, esos archivos estarán disponibles en la versión web:
Al igual que en la versión web de Fieldwire, puedes subir archivos desde tus archivos locales en tu iPad, o desde Box, Dropbox y Google Drive.
Nota: El límite de tamaño de archivo es 50 MB.
Barra de herramientas de archivos
Tras abrir un PDF, selecciona la opción "Anotar" para mostrar las opciones que permiten añadir distintos tipos de anotaciones o una firma directamente en el documento en Fieldwire:
Anotar:
Al seleccionar "Anotar", podrás utilizar varias herramientas de anotación. Estas son:
- Varias formas de resaltar.
- Varios tipos de bolígrafos.
- Una herramienta de comentarios con notas rápidas.
- Varios tipos de subrayado.
En Android
Todos los archivos y carpetas (y subcarpetas) que se hayan subido en la versión web aparecerán en la versión para dispositivos móviles de Fieldwire. Estos archivos y carpetas reflejarán exactamente lo que hay en la versión web. Si hay alguna diferencia entre lo que ves en la versión web y en tu dispositivo Android, sigue los pasos detallados en el siguiente artículo: ¿Problemas de sincronización? Solución de problemas en un dispositivo Android.
Al igual que en la versión web, también puedes filtrar por "Mis archivos", esto es, los archivos que has subido. O por "Todos los archivos", que son los archivos que han subido todas las personas del proyecto. Además, puedes usar la lupa para buscar archivos específicos por nombre de archivo:
Selecciona el icono azul "+" en la esquina inferior derecha y elige los archivos que quieres subir. Una vez que conectes tu dispositivo a la red wifi y lo sincronices, esos archivos estarán disponibles en la versión web.
Nota: Si adjuntas un archivo a una tarea y generas un informe de las tareas, el archivo se incluirá en el informe si su tamaño es inferior a 2,5 MB. Si el archivo tiene más de 2,5 MB, será posible acceder a él a través de un hipervínculo en el informe.
Barra de herramientas de archivos
Al abrir un archivo PDF, tendrás acceso a algunas herramientas adicionales para interactuar con el archivo PDF:
- La lupa permite buscar texto y frases vectoriales en el propio archivo PDF.
- Con la función de compartir, podrás compartir archivos por correo electrónico, Bluetooth y cualquier otra aplicación con funcionalidad similar en tu dispositivo.
- La caja de herramientas de anotación incluye un accesorio de herramientas de anotación.
Barra de herramientas de anotación:
La caja de herramientas de anotación incluye las siguientes herramientas:
- Cuadro de texto
- Bolígrafos
- Anotaciones con formas y líneas
- Función de firma
- Subrayador
- Tachado
Más información
En estos recursos encontrarás más información sobre qué puedes subir a Fieldwire.