Introducción
La pestaña Formularios de Fieldwire permite a los usuarios generar formularios a partir de varias plantillas predeterminadas (Introducción a la pestaña Formularios), para generar los suyos propios (Introducción a los formularios y plantillas personalizados) o para subir y rellenar archivos PDF. Si el flujo de trabajo de tu equipo utiliza archivos PDF que requieren introducir datos, puedes utilizar Fieldwire para alojar, compartir y rellenar estos documentos.
Nota: Aunque nuestra función de archivos PDF editables está disponible en la versión web, para iOS y para Android, las versiones anteriores de la aplicación para dispositivos móviles no muestran los formularios creados con archivos PDF editables. Aquí puedes comprobar si estás utilizando la mejor y más reciente versión de Fieldwire: ¿Estoy usando el sistema operativo y la versión de la aplicación para dispositivos móviles más actualizados para Fieldwire?
Tabla de contenidos
- Archivos PDF editables en la versión web
- Archivos PDF editables en dispositivos móviles
- Preguntas frecuentes
Archivos PDF editables en la versión web
Cómo crear la plantilla
Para empezar, haz clic en "+Nuevo formulario" y, a continuación, en "+Nueva plantilla".
Verás dos opciones: "Crear nuevo" o "Importar de la cuenta". Haz clic en "Crear nuevo". Se abrirá el cuadro de diálogo modal "Crear plantilla de formulario":
Elige tu punto de partida en el menú desplegable:
Introduce el nombre de la plantilla y haz clic en "Subir archivo".
Arrastra y suelta (o utiliza la opción "Seleccionar archivo") para indicar qué PDF editable deseas subir y haz clic en el siguiente botón: "Subir archivo". El cuadro de diálogo modal "Crear plantilla de formulario" debería mostrar tu PDF:
Ahora, haz clic en "Crear". Verás la plantilla sin publicar:
- La sección "Permisos y estados" permite personalizar los permisos para cualquier formulario que se genere a partir de la plantilla.
- El archivo PDF se puede ver o reemplazar desde aquí. Haz clic directamente en el icono de PDF para verlo o pasa el cursor sobre este para que aparezca un icono de menú de tres puntos a la derecha (que también incluirá ambas opciones).
- El menú desplegable "Acciones" que verás cerca de la parte superior de la pantalla incluye cuatro opciones: Sustituir formulario PDF, Duplicar, Publicar en la cuenta o Eliminar. (Tienes más información sobre las plantillas de formularios de cuentas aquí: Plantillas de formularios de cuentas).
Puedes ver una vista previa de la plantilla mediante el botón "Vista preliminar" de la esquina superior derecha. Si quieres utilizar ya tu plantilla, haz clic en "Publicar".
Cómo generar y rellenar un formulario
¿Todo listo para crear un formulario? Haz clic en "+Nuevo formulario" en la esquina superior izquierda y selecciona la plantilla que se acaba de generar. Puedes introducir un nombre para el formulario en el cuadro de diálogo modal que aparece:
Al hacer clic en "Crear formulario", verás tu PDF editable junto con un panel de detalles de formulario y una sección de enlaces.
Utiliza la opción "Anotar" para elegir opciones de texto para rellenar el PDF, añadir comentarios, insertar imágenes, crear anotaciones y más:
Actualmente, es posible vincular tareas y planos a tus formularios PDF editables. Las tareas se pueden vincular directamente desde la interfaz del formulario: para crear un enlace a un plano, es necesario adjuntar el formulario a una hoja de plano desde la pestaña Planos.
Archivos PDF editables en dispositivos móviles
Los formularios PDF editables son algo distintos visualmente a los formularios que se crean directamente en Fieldwire. Tanto en iOS como en Android, podrás ver el nombre del formulario, el responsable y la fecha límite en el menú desplegable "Detalles". Todos estos campos pueden editarse mientras el formulario siga en estado "Borrador".
En el menú desplegable "Detalles", verás el formulario PDF. Para editar el formulario, pulsa sobre él en la aplicación Fieldwire. Al hacerlo, el formulario estará en estado editable, como si el archivo se hubiera subido a la pestaña Archivos.
Nota importante: En su estado actual, si se añade un cuadro de texto (el símbolo "T" mayúscula al editar el PDF) en Android, se dañará el PDF y los usuarios de la versión web no podrán accedan a él. Por lo tanto, es sumamente importante no añadir ningún cuadro de texto al PDF en Android.
Cuando termines de editar el formulario, puedes cambiar el estado de "Borrador" a "Enviado" haciendo clic en "Actualizar estado" y luego en "Cerrar", o haciendo clic en "Borrador" en la esquina superior izquierda del formulario.
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir copias impresas de archivos PDF?
Sí, aunque no se podrán editar. Solo se pueden utilizar de esta manera los archivos PDF en formato editable; de hecho, un PDF impreso se considera un "PDF plano".
¿Puedo añadir campos personalizados a un PDF editable?
Aunque puedes añadir muchos tipos de anotaciones a tus archivos PDF editables en Fieldwire, para crear un campo nuevo tendrás que utilizar un editor de PDF.
¿Se pueden utilizar cálculos y menús desplegables personalizados en archivos PDF editables?
Si tu plantilla de PDF editable incluye cálculos o menús desplegables personalizados, ¡entonces sí! (Eso sí, ten en cuenta que no será posible añadir nuevos cálculos o menús desplegables dentro de la interfaz de Fieldwire).
Si subo una imagen a mi formulario PDF editable ¿se guardará en la pestaña Fotos?
A diferencia de las imágenes que se adjuntan a uno de nuestros formularios predeterminados o personalizados, las imágenes que se inserten en un formulario PDF editable no se guardarán automáticamente en la pestaña Fotos. Pero puedes subirlas manualmente a la pestaña Fotos siempre que lo necesites.
¿Puedo configurar un campo obligatorio en un PDF editable?
Es posible configurar cuáles son los campos obligatorios en el propio PDF (fuera de Fieldwire), pero la aplicación Fieldwire no aplica los campos obligatorios en este momento.
¿Los archivos PDF protegidos con contraseña son compatibles?
¡Sí! Cada vez que abra el archivo PDF, el usuario tendrá que introducir la contraseña. Fieldwire no guarda la contraseña, por lo que será necesario volver a introducirla para cada sesión.
¿Qué sucede si varios usuarios editan un PDF editable a la vez?
Fieldwire utiliza un sistema de resolución de conflictos para garantizar que no se pierdan datos durante la sincronización o en el modo sin conexión. Por tanto, no debería haber problema si varios usuarios editan el mismo formulario simultáneamente.
¿Puedo hacer seguimiento de los cambios realizados en un PDF editable o de quién o quiénes hicieron los cambios?
No, actualmente, los PDF editables no cuentan con una función de control de versiones. Una vez que se envía el formulario final, esa la única versión que se puede ver.
¿Existen restricciones en cuanto al tamaño de archivo o al número de campos de un PDF editable?
No aplicamos restricciones específicas respecto a esto, pero recomendamos tener en cuenta que trabajar con formularios grandes o complejos afecta al rendimiento.
¿Afecta esta nueva función a alguna funcionalidad con formularios personalizados o predeterminados que existiera antes?
No, los formularios que ya tengas no sufrirán cambios, ni tampoco los flujos de trabajo de formularios personalizados. Se trata simplemente una expansión de las capacidades de formularios de Fieldwire.
¿Es posible utilizar archivos PDF editables sin conexión?
¡Sí! Al igual que sucede con el resto de las funciones de nuestra aplicación para dispositivos móviles, cualquier cambio realizado sin conexión se sincronizará una vez que el dispositivo vuelva a estar en línea.