Resumen
Disponibilidad (Beta)
- Esta integración está actualmente disponible en versión Beta.
- Requisito de licencia: Plan Business Plus con acceso al módulo de Presupuesto.
- Acceso Beta: Para habilitar esta integración en tu cuenta, por favor contacta a jherbulot@fieldwire.com.
Si la versión beta está habilitada para tu cuenta, la integración aparecerá en Fieldwire bajo la pestaña Integraciones.
Video de demostración
Qué datos se sincronizan de Sage Intacct a Fieldwire
- Facturas Publicadas → Costos Reales en los Presupuestos de Fieldwire
- Ajustes Publicados → Costos Reales en los Presupuestos de Fieldwire
Nota: Solo se importan Facturas y Ajustes en estado Publicado.
Frecuencia de sincronización
- Los datos se actualizan aproximadamente cada cinco minutos.
Cómo funciona la integración
Nivel de cuenta (Fieldwire)
- Un administrador conecta Sage Intacct a Fieldwire desde la pestaña Integraciones.
Nivel de proyecto (Fieldwire)
Para cada proyecto:
- Selecciona el proyecto Sage Intacct que deseas vincular a tu proyecto en Fieldwire.
- Crea una automatización que asocie los elementos de línea del presupuesto de Fieldwire con los códigos de costo y tipos de costo de Sage Intacct.
Una vez configurado, Fieldwire se mantiene sincronizado con las Facturas y Ajustes publicados desde Sage Intacct.
Configurar la integración
Paso 1: Instalar la aplicación de Fieldwire en Sage Intacct
- En Fieldwire, ve a la pestaña Integraciones y abre la integración de Sage Intacct.
- Haz clic en Descargar archivo XML de aplicación.
- En Sage Intacct:
- Abre la entidad de nivel superior.
- Navega a Aplicación → Servicios de Plataforma.
- Selecciona Instalar Aplicación.
- Sube el archivo XML descargado desde Fieldwire.
- Haz clic en Instalar
- Completa la instalación (esto puede tardar unos minutos).
- Regresa a Fieldwire y haz clic en Conectar cuenta Sage Intacct.
Paso 2: Crear o confirmar tu presupuesto en Fieldwire
Antes de mapear:
- Asegúrate de que tu proyecto en Fieldwire ya tenga un presupuesto creado.
- Los elementos de línea del presupuesto deben existir antes de poder mapearlos a los códigos de costo de Sage Intacct.
Paso 3: Asegúrate de que los códigos y tipos de costo de Sage Intacct se puedan mapear
Para que los datos se importen correctamente, Sage Intacct debe seguir reglas específicas de nomenclatura.
Convención de nombres para códigos de costo (obligatorio)
Los códigos de costo deben estructurarse como:
[Nivel 1] [Nivel 2]
(con un espacio entre los niveles)
Ejemplo:
05 12
Si usas códigos de costo de tres niveles
Si Sage Intacct incluye códigos de costo como:
05 12 0005 12 33
Fieldwire mapeará usando el primer código de costo alfabéticamente (por ejemplo, 05 12 00).
Mapeo de tipos de costo (obligatorio)
Los tipos de costo deben existir en ambos sistemas y coincidir exactamente:
- M → Material
- L → Mano de obra
- E → Equipo
- SUB → Subcontratista
- O → Otro
- CM → Margen de costo
Si una factura o ajuste usa un código o tipo de costo que no existe o no se mapea correctamente en Fieldwire, no se importará.
Paso 4: Crear la automatización (nivel de proyecto)
- Abre tu proyecto en Fieldwire.
- Ve a Configuración → Administrar automatizaciones.
- Crea una Nueva automatización para la integración de Sage Intacct.
- Selecciona:
- La entidad Sage correcta
- El proyecto Sage para vincular con este proyecto de Fieldwire
- Guarda la automatización.
Fieldwire mapeará automáticamente los elementos de línea del presupuesto existentes con los códigos y tipos de costo del proyecto Sage Intacct.
Qué desencadena una importación (y qué no)
Importaciones a Fieldwire
Se crea o actualiza un Costo Real cuando:
- Una Factura o Ajuste es publicado en Sage Intacct
- La entrada incluye:
- Un proyecto vinculado
- Un código de costo válido
- Un tipo de costo válido
No se importa
- Facturas o Ajustes guardados como Borrador
- Entradas sin proyecto
- Entradas que usan códigos o tipos de costo que no existen o no se mapean en Fieldwire
Qué sucede cuando los datos cambian en Sage Intacct
Actualizaciones
- Actualizar el memo → actualiza el nombre del Costo Real en Fieldwire
- Actualizar el monto → actualiza el monto del Costo Real en Fieldwire
- Actualizar el código o tipo de costo:
- Se crea un nuevo Costo Real en el elemento de línea del presupuesto correcto
- Se elimina el Costo Real anterior
- Actualizar el proyecto:
- Si el nuevo proyecto está vinculado en Fieldwire, el Costo Real se crea allí
- Se elimina el Costo Real anterior
Eliminaciones
- Eliminar una Factura o Ajuste elimina todos los Costos Reales asociados en Fieldwire
- Eliminar una entrada individual elimina el Costo Real asociado
Mejores prácticas
Para agilizar la configuración y evitar problemas de mapeo:
- Usa elementos de línea del presupuesto consistentes en todos tus proyectos de Fieldwire.
- Usa el catálogo estándar de códigos de costo de Sage Intacct siempre que sea posible.
Solución de problemas
Mi Factura o Ajuste no aparece en Fieldwire
Verifica lo siguiente:
- ¿La Factura o Ajuste fue publicado (no guardado como borrador)?
- ¿La entrada incluye un proyecto?
- ¿Existen y se mapean correctamente el código y tipo de costo a un elemento de línea del presupuesto en Fieldwire?
- ¿Has esperado al menos cinco minutos para que se ejecute la sincronización?
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia se actualizan los datos?
Cada cinco minutos.
¿Cuáles son las mejores prácticas?
Recomendamos usar los mismos elementos de línea del presupuesto en todos tus proyectos de Fieldwire y utilizar el catálogo estándar de códigos de costo de Sage. De esta forma, la configuración será más sencilla.