Descripción general
Gestionar múltiples proyectos de construcción en diferentes ubicaciones puede ser un desafío, a menudo requiriendo que los gerentes de proyecto manejen varias aplicaciones para mantenerse al tanto del progreso.
Este enfoque fragmentado dificulta mantener una visión clara y en tiempo real de las tareas y los plazos.
Al integrar Smartsheet con Fieldwire, puedes importar y rastrear automáticamente las tareas en un panel centralizado que abarca varios proyectos. Esto reduce la necesidad de cambiar entre documentos, correos electrónicos y herramientas de gestión de proyectos, mientras te ayuda a monitorear plazos, dependencias y responsabilidades en un solo lugar.
Esta guía te llevará paso a paso para conectar Fieldwire con Smartsheet, asegurando que puedas gestionar eficientemente las tareas a través de proyectos desde una vista única y optimizada.
Nota: Para preguntas generales y solución de problemas relacionados con Smartsheet, por favor contacta a su equipo de soporte. El equipo de Soporte de Fieldwire puede ayudar con problemas relacionados con la generación inicial del panel, pero esta función es principalmente de autoservicio.
Tabla de Contenidos
- Requisitos
- Video Demo: Conectando Smartsheet
- Conectando Smartsheet con Fieldwire
- Solución de Problemas
- Preguntas Frecuentes
Requisitos:
Para usar las integraciones de Fieldwire con Smartsheet necesitarás:
- Permiso de Administrador de Cuenta en una cuenta de Fieldwire. (consulta Introducción a los Niveles de Permiso de Cuenta: Administradores, Usuarios de Cuenta y Usuarios de Proyecto para más información)
- Una suscripción Business o Business Plus. (Cómo actualizar a una cuenta Pro, Business o Business Plus)
- Una Licencia Business de Smartsheet (o superior)
Video Demo: Conectando Smartsheet
Conectando Smartsheet con Fieldwire
Una vez que hayas confirmado que tienes los niveles de permiso adecuados, realiza lo siguiente:
- Ve a la pestaña Integraciones en Fieldwire y selecciona Smartsheet
- Haz clic en Conectar cuenta Smartsheet
- Introduce un nombre significativo para identificar la cuenta de Smartsheet conectada y haz clic en Conectar
- Haz clic en Permitir para conectar Smartsheet a Fieldwire
- Haz clic en + Nuevo panel
- Introduce un nombre para el panel y selecciona proyectos del menú desplegable Proyectos de la cuenta
- Haz clic en Generar panel
- Haz clic en el menú kebab (⋮) y selecciona Abrir panel (esto descargará el archivo en el equipo)
Pasos 1-4:
Pasos 5-8:
Utilización y Optimización de la Conexión Smartsheet <> Fieldwire
Una vez que el panel haya terminado de generarse:
- Navega a Smartsheet.
- Las tareas de Fieldwire ahora son visibles en Smartsheet y se actualizarán diariamente. (Consulta la sección de Preguntas Frecuentes a continuación para más detalles)
- Verás que hay un nuevo Espacio de trabajo llamado Fieldwire
- Haz clic en el Espacio de trabajo Fieldwire donde verás los paneles que has generado
- Selecciona el panel que deseas ver
- Podrás ver todos los datos de las tareas de los proyectos que seleccionaste al generar el panel, incluyendo una URL de tarea que te llevará directamente a esa tarea en Fieldwire
- Para verificar el estado de la conexión y la última vez que se actualizó, haz clic en el botón Resumen en el lado derecho de la página
- Para cambiar la visualización de los datos de las tareas, puedes hacer clic en la pestaña Cuadrícula dentro de Smartsheet y probar las opciones listadas allí
Solución de Problemas
Requiriendo Acceso
Si haces clic en Abrir panel y ves la pantalla mostrada en la primera captura a continuación, esto significa que el usuario que conectó Smartsheet a Fieldwire no te dio permiso para acceder al panel.
Para solucionarlo, puedes hacer clic en el botón Solicitar acceso.
Sin embargo, la mejor forma de resolver este problema de forma definitiva es pedirle al usuario que conectó Smartsheet a Fieldwire que comparta el acceso al espacio de trabajo. Esa persona debe:
- Ir al espacio de trabajo en Smartsheet
- Hacer clic derecho en el espacio de trabajo
- Seleccionar Compartir
- Compartir el espacio de trabajo contigo (y con otros que necesiten acceso)
Nivel de Permiso Adecuado
Otro problema común es no tener los niveles de permiso adecuados ni en Smartsheet ni en Fieldwire.
Para Smartsheet, la mejor forma de verificar es hacer lo siguiente:
- Ve a esta página: https://admin.smartsheet.com/true-up
- Verifica que el usuario que conecta Fieldwire a Smartsheet sea un Miembro
- Si no es un Miembro, no podrá configurar ni usar la integración
Preguntas Frecuentes
¿Con qué frecuencia se actualiza?
Los paneles se actualizan todos los días a las 2 a.m. UTC.
¿Puedo incluir cualquier proyecto en mi panel?
Cualquier proyecto que pertenezca a tu cuenta puede ser incluido.
¿El panel es público?
No, las personas solo pueden acceder si se les comparte a través de Smartsheet.
¿Puedo tener múltiples paneles al mismo tiempo?
Sí, puedes crear hasta 100 paneles.
¿Cuántas tareas puedo tener por panel?
Puedes tener hasta 20,000 tareas por panel de Smartsheet. Si hay más de 20,000 tareas en un panel, eliminaremos automáticamente las tareas sin fecha de inicio. Se mostrará una advertencia para alertar que algunas tareas están ausentes.
Si el límite sigue siendo superado después de eliminar todas las tareas sin fecha de inicio, entonces eliminaremos las tareas cuya fecha de inicio esté más lejana en el futuro hasta que el panel tenga menos de 20,000 tareas en total.
¿Cuáles son las mejores prácticas para usar la integración de Smartsheet con Fieldwire?
No olvides revisar la fecha de actualización y el estado de la conexión en el encabezado del panel. Si ocurre algún problema, lo mencionaremos allí.