Question
Que se passe-t-il si je souhaite inviter mes sous-traitants sur mes projets ? Quels sont les avantages ou les inconvénients ?
Réponse
Les entreprises et les administrateurs de projet doivent souvent déterminer s'ils doivent ou non ajouter leurs sous-traitants à Fieldwire. Cet article présente quelques scénarios pertinents.
Gardez à l'esprit que le prix de Fieldwire est fixé par utilisateur. L'ajout de sous-traitants augmentera donc votre nombre d'utilisateurs, qu'ils soient invités en tant que suiveur, membre ou administrateur. Cependant, en ajoutant vos sous-traitants à votre abonnement Fieldwire, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Fieldwire, ce qui vous permet de gagner du temps et de l'argent sur vos projets.
Cas où nous recommandons d'ajouter vos sous-traitants à votre projet
Vous devriez ajouter vos sous-traitants si vous prévoyez qu'ils soient des contributeurs actifs à vos projets ; c'est-à-dire si vous attendez d'eux qu'ils ajoutent des annotations, créent et commentent des tâches, ajoutent des photos, etc.
Si vous souhaitez conserver un historique externe du travail que vos sous-traitants ont effectué sur site, optez pour une invitation à vos projets.
Lorsque vous ajoutez vos sous-traitants, ils ont également accès à toutes les informations les plus récentes du projet et peuvent consulter les nouveaux plans dès qu'ils sont téléchargés.
Plus important encore, toute l'équipe peut collaborer en temps réel. En ayant la possibilité de documenter et de communiquer les problèmes dès qu'ils surviennent sur le terrain, vous constituerez un dossier complet, horodaté et traçable de l'ensemble du projet.
Certains utilisateurs exploitent également des catégories spécifiques aux sous-traitants pour leurs corps d'état, en conjonction avec le niveau de permission "Suiveur", afin de s'assurer que les sous-traitants n'aient accès qu'aux tâches dont ils ont besoin.
Serai-je facturé si je choisis d'ajouter mes sous-traitants ?
Si vos sous-traitants possèdent leur propre abonnement payant, votre compte ne sera pas facturé.
Si les sous-traitants n'ont pas d'abonnement payant propre, le propriétaire du compte sera facturé d'un montant au pro-rata de leur utilisation. Certains propriétaires de compte choisissent de demander à leurs sous-traitants d'acheter leur propre abonnement Fieldwire avant d'être invités au projet. L'abonnement peut durer le temps du projet ; lorsque le sous-traitant n'a plus besoin d'accès, il peut résilier l'abonnement de son côté, et n'importe quel administrateur de projet peut retirer le sous-traitant du projet.
Alternativement, les utilisateurs disposant d'un abonnement annuel peuvent conserver des licences annuelles supplémentaires comme "sièges" pour couvrir tout sous-traitant supplémentaire qu'ils pourraient ajouter tout au long du projet. Comme les licences annuelles ne sont pas associées à des utilisateurs spécifiques, vous pouvez gérer un ensemble tournant d'utilisateurs et les ajouter ou les supprimer selon les besoins. Par exemple, si vous avez 2 licences annuelles et deux utilisateurs A et B, vous pouvez remplacer l'utilisateur B par l'utilisateur C ; puisqu'il y aura toujours deux utilisateurs et deux licences, les utilisateurs seront couverts et le propriétaire du compte ne recevra pas de frais d'excédent.
Si vous avez un abonnement mensuel et que vous invitez vos sous-traitants, vous ne paierez que pour la durée de leur présence sur le projet. Pour minimiser les coûts, il suffit de les retirer lorsqu'ils n'ont plus besoin d'être sur le projet.
Pour plus d'informations sur les tarifs, consultez l'article Tarification Fieldwire et dépassements.
Et si vous n'ajoutez pas vos sous-traitants à Fieldwire ?
Si vous choisissez de ne pas inviter vos sous-traitants sur Fieldwire, vous pouvez toujours les tenir informés des actualités du projet grâce aux fonctionnalités de partage de Fieldwire (telles que les rapports et les exportations de plans). Voici quelques options pour exporter du contenu :
- FAQ : Comment puis-je exporter (et imprimer) une copie de mon/mes plan(s) incluant les tâches ?
- Guide pratique : Comment configurer les tâches pour obtenir d'excellents rapports
- Comment télécharger (exporter) les versions précédentes d'un plan
Vous pouvez même partager des informations individuelles directement avec les sous-traitants, comme les tâches :
Remarque : le partage de plans, de rapports, de photos et de tâches de cette manière ne permet pas une collaboration en temps réel et ne capturera pas les commentaires ou les réponses des destinataires.