Introduction

Gérer plusieurs projets de construction sur différents sites peut être complexe, obligeant souvent les chefs de projet à jongler entre plusieurs applications pour suivre l’avancement. Cette approche fragmentée rend difficile le maintien d’une vue d’ensemble claire et en temps réel des tâches et des échéances. En intégrant Fieldwire avec Google Sheets ou Microsoft Excel, vous pouvez importer et suivre automatiquement les tâches dans un tableau de bord centralisé multi-projets. Cela réduit le besoin de basculer entre documents, e-mails et outils de gestion de projet, tout en vous aidant à suivre les échéances, les dépendances et les responsabilités en un seul endroit.
Ce guide vous expliquera comment connecter Fieldwire à MS Excel et Google Sheets pour gérer efficacement les tâches de plusieurs projets depuis une vue simplifiée.

Note: pour toute question générale ou de dépannage liée à Google Sheets ou MS Excel, veuillez contacter l’assistance de Google ou Microsoft.  Le support de  Fieldwire peut vous aider concernant la génération initiale du tableau de bord, mais cette fonctionnalité est principalement en libre-service.

Table des matières

• Conditions requises
• Demo Video :  Connexion MS Excel et Google Sheets
• Fieldwire & Microsoft Excel
• MacOS
• Windows PC
  • Utiliser les données dans Excel
• Fieldwire & Google Sheets
  • Connexion de Google Sheets à Fieldwire
• Optimiser votre tableau de bord
  • Créer une vu Gantt Chart
• FAQs
• Bonnes pratiques
• Smartsheet 
• Connexion de Smartsheet à Fieldwire
• Utilisation et optimisation de Smartsheet
• Smartsheet : dépannage et FAQ

Conditions requises :

Pour utiliser les intégrations Fieldwire avec Google Sheets et MS Excel, vous devez disposer de :

• Être propriétaire/gestionnaire de compte Fieldwire. (Voir Les niveaux d'autorisation de compte pour plus d’informations.)

• Un abonnement Business ou Business Plus. (Voir Comment passer à un compte Pro, Business ou Business Plus.)

Demo Video :  Connexion MS Excel et Google Sheets

Regardez cette vidéo pour un guide pas-à-pas sur la connexion de Fieldwire à Google Sheets et MS Excel

Fieldwire & Microsoft Excel:

Suivez ces étapes pour intégrer Fieldwire à Microsoft Excel : 

1. Dans Fieldwire, accédez à l’onglet Intégrations et sélectionnez Microsoft Excel.

2. Cliquez sur + Nouveau tableau de bord et saisissez un nom explicite.

3. Sélectionnez des projets dans le menu déroulant Projets du compte, puis cliquez sur Générer le tableau de bord. Les tâches de ces projets seront incluses dans votre tableau de bord.

4. Cliquez sur le menu kebab (⋮) et sélectionnez Télécharger le tableau de bord.

• Le tableau de bord sera téléchargé sous forme de fichier Excel.

Pour macOS :

• Ouvrez le fichier Excel et cliquez sur Activer le contenu.

• Cliquez sur Se connecter dans la fenêtre contextuelle Connexion à la source de données.

• Si une alerte apparaît, cliquez sur OK.

• Allez dans l’onglet Données.

• Cliquez sur le menu déroulant Obtenir des données et sélectionnez Lancer l’Éditeur Power Query.

• Cliquez sur Options > Confidentialité.

• Activez Autoriser la combinaison de données provenant de plusieurs sources, puis cliquez sur OK.

• Fermez l’Éditeur Power Query en sélectionnant Conserver lorsqu’on vous le demande.

Suivez le processus ci-dessous :  

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, si les données n’apparaissent pas :

• Allez dans l’onglet Données et cliquez sur Actualiser tout.

• Cliquez sur Se connecter dans la fenêtre contextuelle.

• Cliquez de nouveau sur Actualiser tout.

• Sélectionnez Oui pour confirmer l’écrasement du tableau croisé dynamique.

• Vos tâches Fieldwire devraient maintenant être visibles !

Astuce : Vous pouvez modifier les onglets Mon tableau de bord et Diagramme de Gantt, mais ne modifiez pas Tâches de Fieldwire ni Sources, car ils alimentent le tableau de bord.

Exemple de tableau de bord:

Pour un PC Windows :

1. Ouvrez le fichier Excel.

2. Si un message Affichage protégé s’affiche, fermez Excel.

3. Faites un clic droit sur le fichier, sélectionnez Propriétés, cochez Débloquer, puis cliquez sur OK.

4. Rouvrez le fichier Excel et cliquez sur Activer le contenu.

5. Lorsque vous y êtes invité, cochez Ignorer les niveaux de confidentialité, puis cliquez sur Enregistrer.

6. Allez dans l’onglet Données et cliquez sur Actualiser tout.

7. Si vous y êtes invité, sélectionnez Oui pour écraser le tableau croisé dynamique.

 Étapes 1 à 3

 Étapes 4-7

Astuce : Vous pouvez modifier les tableaux de bord, mais ne modifiez pas Tâches de Fieldwire ni Sources, car ces éléments alimentent le tableau de bord.

Utiliser les données dans Excel 

Vue du tableau de bord

Éléments clés à noter :

• La ligne 1 affiche le statut de synchronisation.

• La date et l’heure de la dernière actualisation sont indiquées à côté du statut de synchronisation.

• Les colonnes Attributaire, Statut, Catégorie et Nom du projet (lignes 2 à 17) servent de filtres pour les tâches.

• Les données des tâches commencent à partir de la ligne 20.

Vue du diagramme de Gantt

Dans l’onglet Diagramme de Gantt, vous pouvez voir le statut des tâches dans Fieldwire en :

• Sélectionnant un trimestre (T1, T2, etc.) en haut à gauche pour afficher les tâches de cette période (qui s’affichent sur la partie droite du tableau).

• Les tâches en bleu correspondent aux tâches incomplètes.

• Les tâches en vert correspondent aux tâches vérifiées.

Fieldwire & Google Sheets:

Configuration de l’intégration

• Allez dans l’onglet Intégrations dans Fieldwire et sélectionnez Google Sheets.

• Cliquez sur + Nouveau tableau de bord et saisissez un nom significatif.

• Sélectionnez les projets dans le menu déroulant Projets du compte puis cliquez sur Générer le tableau de bord.

• Cliquez sur le menu kebab (⋮) et choisissez Télécharger le tableau de bord (le fichier sera téléchargé sur l’ordinateur).

Connexion de Google Sheets à Fieldwire

1. Téléversez le fichier .xlsx sur Google Drive et ouvrez-le.

2. Cliquez sur Autoriser l’accès pour connecter la feuille à Fieldwire.

3. Les informations des tâches seront importées dans l’onglet Tasks from Fieldwire.
   
   
   Important : Ne modifiez pas l’onglet Tasks from Fieldwire, car il alimente le tableau de bord.

Points clés à noter :

• Le statut de la synchronisation entre Fieldwire et Excel se trouve en haut du tableau, à la ligne 1. Si la connexion a échoué, le message s’affichera au même endroit.

• La dernière date de mise à jour des données est affichée à côté du statut de synchronisation.

• Les colonnes Assigné à, Statut, Catégorie et Nom du projet en haut de la page (ligne 3) servent de filtres pour retrouver les tâches.

• Toutes les informations des tâches importées depuis Fieldwire s’affichent dans les lignes en dessous (à partir d’environ la ligne 7).

Optimisation de votre tableau de bord Google Sheets

Suggestions pour améliorer votre navigation

Convertir le tableau croisé dynamique en tableau

1. Cliquez sur Modifier (icône en forme de crayon) en bas à gauche.

2. Dans l’éditeur de tableau croisé dynamique, sélectionnez Répéter les étiquettes de ligne pour toutes les colonnes.

3. Ce changement permet une meilleure création de graphiques (démonstration ci-dessous).

Créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets

1. Cliquez sur Insertion > Chronologie.

2. Sélectionnez les données souhaitées puis cliquez sur OK.

3. Une fois les données importées, personnalisez le graphique via le panneau Paramètres à droite :

   • Date de début / Date de fin → Durée de la tâche.

   • Titre de la carte → Nom de la tâche depuis Fieldwire.

   • Couleur de la carte → Optionnel, à définir manuellement si souhaité (non importé de Fieldwire).

   • Détail de la carte → Optionnel, par exemple inclure « Assigné à » (la personne responsable dans Fieldwire).

   • Groupe de la carte → Organisez par catégorie, statut, etc.

Cliquer sur une tâche affiche ses détails, incluant un lien direct vers Fieldwire (démonstration ci-dessous).

FAQ : Questions fréquentes

À quelle fréquence les données sont-elles mises à jour ?
Toutes les 24 heures. L’heure de la dernière mise à jour s’affiche dans l’onglet Mon tableau de bord.

Puis-je inclure n’importe quel projet dans mon tableau de bord ?
Oui, tant qu’il appartient à votre compte.

Le tableau de bord est-il public ?
Toute personne ayant accès au fichier .xlsx peut le consulter.

Puis-je avoir plusieurs tableaux de bord en même temps ?
Oui, plusieurs tableaux de bord sont supportés.

Combien de tâches puis-je avoir par tableau de bord ?

• Excel : jusqu’à 25 000 tâches par tableau de bord.

• Google Sheets : jusqu’à 4 000 tâches par tableau de bord (les tâches les plus éloignées dans le temps seront supprimées si la limite est dépassée).

Les attributs personnalisés des tâches sont-ils inclus dans l'exportation .CSV ?

Oui ! Les attributs personnalisés des tâches apparaissent automatiquement comme leurs propres colonnes dans les tableaux de bord exportés. Cela garantit que chaque équipe voit les dernières données personnalisées dans ses fichiers CSV sans modifier la disposition du tableau de bord. Pour chaque attribut personnalisé de tâche, nous ajoutons une nouvelle colonne à la toute fin du fichier .CSV (après les colonnes Statut et Dernière actualisation).

Bonnes pratiques

• Ne modifiez pas les onglets Sources du graphique, Tasks from Fieldwire ou Sources.

• Modifiez uniquement l’onglet Mon tableau de bord ou créez des onglets personnalisés.

• Utilisez la vue Gantt de Google Sheets pour un suivi facile des tâches (voir la vidéo de démonstration ci-dessus).

• Excel ne supporte pas les liens hypertextes dans les tableaux croisés dynamiques : copiez-collez les liens Fieldwire dans votre navigateur.

• Vérifiez toujours l’en-tête du tableau de bord pour le statut de mise à jour, la date et d’éventuels problèmes de connexion.

Smartsheet

Pour utiliser l’analytique inter-projets dans Smartsheet, vous devez disposer d’un abonnement Business ou supérieur. Cette intégration vous permet d’importer automatiquement vos tâches Fieldwire et de les suivre directement dans Smartsheet.

Vidéo de démonstration : Connexion à Smartsheet

Connexion de Smartsheet avec Fieldwire

1. Dans Fieldwire, allez dans l’onglet Intégrations et sélectionnez Smartsheet.

2. Cliquez sur Connecter un compte Smartsheet.

3. Donnez un nom au compte connecté et cliquez sur Connecter, puis sur Autoriser.

4. Cliquez sur + Nouveau tableau de bord, nommez-le et choisissez les projets dans le menu Projets du compte.

5. Cliquez sur Générer le tableau de bord.

6. Pour accéder au tableau de bord, cliquez sur le menu kebab (⋮) et sélectionnez Ouvrir le tableau de bord.

Étapes 1-4 :

Étapes 5-8 :

Utilisation et optimisation de la connexion Smartsheet <> Fieldwire

• Accédez à Smartsheet.

• Les tâches Fieldwire sont désormais visibles dans Smartsheet et sont actualisées quotidiennement (voir la FAQ ci-dessous pour plus de détails).

• Repérez le nouvel Espace de travail nommé Fieldwire.

• Cliquez sur l’Espace de travail Fieldwire pour accéder aux tableaux de bord que vous avez générés.

• Sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez consulter.

• Vous pourrez voir toutes les données des tâches des projets sélectionnés lors de la génération du tableau de bord, y compris l’URL de la tâche, qui permet d’y accéder directement dans Fieldwire.

• Pour vérifier l’état de la connexion et la dernière actualisation, cliquez sur le bouton Résumé à droite de la page.

• Pour modifier la visualisation des données, cliquez sur l’onglet Grille dans Smartsheet et explorez les options disponibles.

Dépannage (Smartsheet)

Accès requis

Si, en cliquant sur Ouvrir le tableau de bord, vous voyez l’écran illustré dans la première capture ci-dessous, cela signifie que l’utilisateur ayant connecté Smartsheet à Fieldwire ne vous a pas donné la permission d’accéder au tableau de bord.
Pour résoudre ce problème, cliquez sur le bouton Demander l’accès.

Plus d'informations

• Comment utiliser la vue d’analyse des tâches
• Questions / Réponses : Puis-je générer un rapport contenant des tâches de plusieurs projets ?
• Onglet Intégrations : Configuration de SharePoint, Google Drive et Egnyte