Introduction
Les utilisateurs de Fieldwire disposant d’un abonnement Business ou Business Plus ont la possibilité de configurer des intégrations entre leur compte/projets Fieldwire et diverses plateformes tierces, y compris Docusign. Cette intégration permet aux clients d’envoyer leurs formulaires vers Docusign pour signature. L’intégration de Docusign avec Fieldwire comporte quelques exigences spécifiques de configuration, différentes des autres intégrations. Dans cet article, nous expliquerons ce qui distingue cette intégration et comment la configurer.
Remarque : Cet article se concentre spécifiquement sur la connexion et la configuration de l’intégration avec Docusign. Si vous êtes intéressé par d’autres intégrations ou par la configuration d’automatisations générales dans Fieldwire, consultez les articles suivants :
- Onglet Intégrations : Configuration d’une connexion
- Onglet Intégrations : Configuration d’une automatisation
Table des matières
Configurer une connexion avec Docusign
Comme mentionné précédemment, la connexion entre Fieldwire et Docusign diffère de l’intégration avec d’autres applications telles que Google Drive ou SharePoint. Avant d’essayer de connecter Docusign, vous devez vous assurer que vous disposez des niveaux d’autorisation appropriés dans Fieldwire et Docusign.
Pour créer la connexion, vous aurez besoin de :
Un compte Fieldwire avec les autorisations nécessaires
Un compte Docusign avec les autorisations nécessaires
Pour connecter Fieldwire à Docusign, suivez ces étapes :
Dans Fieldwire, cliquez sur l’onglet Intégrations.
Sélectionnez l’application Docusign.
Cliquez sur le bouton bleu Connecter le compte Docusign.
Saisissez un nom explicite pour identifier le compte Docusign connecté, puis cliquez sur Suivant.
Si vous êtes déjà connecté à Docusign, cliquez simplement sur le bouton Connecter.
Si vous n’êtes pas encore connecté, vous devrez saisir vos identifiants Docusign après avoir cliqué sur Connecter.-
Cliquez sur Fermer.
Configurer une automatisation avec Docusign
Après avoir établi la connexion entre Fieldwire et Docusign, procédez comme suit :
Allez dans l’onglet Projets
Sélectionnez le projet individuel dans lequel vous souhaitez mettre en place l’automatisation avec Docusign
Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en bas à gauche pour accéder à l’onglet Paramètres
Cliquez sur le bouton Gérer les automatisations à droite (il se peut que vous deviez un peu faire défiler la page vers le bas)
Cliquez sur + Nouvelle automatisation
Sélectionnez Docusign dans le menu déroulant Application
Sélectionnez Demander les signatures du formulaire Fieldwire dans Docusign dans le menu déroulant Automatisation
Cliquez sur Créer un brouillon
Cliquez sur le bouton Sélectionner les modèles de formulaire
Choisissez le modèle de formulaire que vous souhaitez ajouter à l’automatisation
Cliquez sur le bouton Ajouter à l’automatisation
Automatisation dans le formulaire individuel
Après avoir créé l’automatisation avec un (ou plusieurs) de vos modèles de formulaire, procédez comme suit:
Accédez à l’un des modèles de formulaire utilisés pour créer l’automatisation.
Ouvrez un formulaire individuel créé à partir de ce modèle.
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Cliquez sur le bouton Envoyer à Docusign situé à droite du formulaire.
Cette action exportera les informations du formulaire individuel sous forme de PDF vers Docusign en tant que nouvel envoi (envelope).
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Dans la fenêtre contextuelle, cliquez à nouveau sur Envoyer à Docusign.
Remarque : Toute modification apportée au formulaire après son envoi à Docusign ne sera pas transférée. Il est donc essentiel de vérifier que les informations du formulaire sont définitives avant l’envoi.
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Une fois le lien généré, cliquez sur Afficher dans Docusign.
Ce lien vous redirigera directement vers Docusign, où vous pourrez consulter le PDF du formulaire et effectuer d’autres actions (détaillées dans la section suivante).
Utiliser l’automatisation dans Docusign
Pour commencer à utiliser le PDF du formulaire et créer votre envoi (envelope) dans Docusign, suivez les étapes ci-dessous :
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des destinataires et ajoutez l’adresse e-mail des personnes à qui vous souhaitez envoyer le document via Docusign.
(Optionnel) Ajoutez d’autres documents depuis les fichiers de votre ordinateur en cliquant sur Téléverser (ou en glissant-déposant les fichiers dans cette zone).
(Optionnel) Sélectionnez un type d’envoi différent dans le menu déroulant Types d’enveloppes.
Cliquez sur Suivant.
Personnalisez ensuite votre formulaire avec les champs disponibles dans Docusign. Vous pouvez utiliser les champs standards tels que Signature, Initiales, Tampon ou encore Zone de texte (parmi d’autres options).
Une fois votre formulaire personnalisé et finalisé avec les champs Docusign, cliquez sur Envoyer en bas à droite de l’écran.
Remarque : Pour en savoir plus sur l’utilisation des différents champs et fonctionnalités de Docusign, consultez leur centre d’aide. Voici un lien vers l’une de leurs vidéos explicatives sur YouTube (la vidéo est pertinente dans son ensemble, mais démarre à 13:38 pour montrer la partie la plus utile concernant l’intégration Fieldwire <> Docusign).
À quoi ressemble le processus Docusign après avoir cliqué sur Envoyer ?
Après avoir cliqué sur Envoyer, le document Docusign sera envoyé aux adresses e-mail indiquées dans la section Ajouter des destinataires. Lorsqu’ils recevront l’e-mail, les destinataires pourront :
Cliquer sur Consulter le document dans l’e-mail.
Remplir les champs ajoutés au formulaire, tels que Signature, Initiales, Tampon ou Zone de texte.
Cliquer sur Terminer une fois tous les champs requis complétés.
Après la finalisation du document par le(s) destinataire(s)
Une fois que le document a été complété et finalisé par le(s) destinataire(s), vous pouvez retourner dans le formulaire sur Fieldwire et utiliser le lien généré.
En cliquant sur ce lien, vous serez redirigé vers Docusign, où le document apparaîtra avec le statut Terminé.
Enfin, en cliquant sur le PDF, vous pourrez voir tous les champs qui ont été ajoutés et remplis par le(s) destinataire(s).
FAQ
Le statut Docusign est-il suivi dans Fieldwire ?
Non, vous devez cliquer sur Ouvrir dans Docusign pour voir le statut le plus récent.
J’ai fait une erreur, puis-je renvoyer le formulaire à Docusign ?
Pas pour le moment. Vous devrez créer un nouveau formulaire.
Tout le monde peut-il cliquer sur le bouton “Envoyer à Docusign” ?
Toute personne ayant la permission de modifier le statut du formulaire dans Fieldwire peut créer un brouillon d’envoi dans Docusign, au nom de l’utilisateur qui a établi la connexion.
Après avoir cliqué sur “Envoyer à Docusign”, où se trouve le document ?
Le brouillon est stocké dans Agreements > Drafts, dans le compte de l’utilisateur qui a connecté Fieldwire à Docusign.
Tout le monde peut-il envoyer le brouillon Docusign pour signature ?
Non, uniquement une personne ayant accès à ce brouillon dans Docusign. Par défaut, cela concerne les administrateurs Docusign, mais les permissions sont flexibles et peuvent être adaptées à vos besoins. Vous devez contacter votre administrateur Docusign pour obtenir les permissions nécessaires.
Je ne peux pas accéder au formulaire envoyé à Docusign ni l’envoyer pour signature, que faire ?
Vous n’avez pas la permission Docusign pour consulter le formulaire et l’envoyer pour signature. Vous devez demander à un administrateur Docusign, comme la personne qui a connecté Fieldwire à Docusign, de partager ces documents avec vous.