Contexte
Fieldwire propose trois types de rapports qui sont disponibles depuis l'onglet Tâches pour nos abonnées Pro, Business et Premier.
Nos rapports vous permettent d'exporter toutes les données saisies dans vos tâches afin de documenter votre projet. Vous pouvez générer des rapports dont vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail de la part de support@fieldwire.com. Ces rapports peuvent être employés dans de nombreuses manières : pour compiler vos listes de réserves, informer vos clients du progrès du chantier, inspections QSE.
Il existe trois manières de générer un rapport dans Fieldwire :
- PDF sommaire : une liste de vos tâches
- PDF détaillé : un rapport détaillé qui peut inclure les photos, les pièces-jointes, les messages et les listes de contrôle.
- CSV : un fichier type Excel qui contient toutes les informations sur vos tâches. Le rapport CSV est très utile pour créer une archive à la fin du projet ou pour vous aider à analyser vos données au cours du projet.
N.B. : Vous pouvez employez les statuts personnalisés des tâches ou des attributs personnalisés (si vous êtes un abonné Business) dans vos rapports.
Astuce : Vous désignez le destinataire de votre rapport. Vous pouvez ainsi l'envoyer à n’importe quelle adresse email ; il n'est pas nécessaire que le destinataire ait de compte chez Fieldwire. Vous pouvez également programmer l'envoi quotidien, hebdomadaire ou mensuel de vos rapports à l'avance.
Table des matières
L'affichage de plans et de fichiers dans un rapport
Que signifie le message 'Echec de la génération du rapport'
Le rapport PDF sommaire
Le rapport sommaire offre une synthèse de votre projet.
Cas d'usage : Exportez un rapport sommaire lorsque vous avez besoin d'une liste de tâches à compléter ou une liste de tâche terminée.
Vous pouvez appliquer des filtres pour vous assurer que seules les informations pertinentes sont incluses.
Télécharger un exemple d'un rapport sommaire
Le rapport PDF détaillé
Le rapport détaillé est un rapport compréhensif et personnalisable. Vous pouvez y inclure de nombreux éléments comme des photos, des messages ou des fichiers. Vous pouvez également trier et filtrer le rapport par catégorie ou responsable.
Cas d'usages : Listes des réserves, visites de chantier
Astuce : Programmer votre rapport pour l'envoyer automatiquement aux parties prenantes le lundi matin.
Télécharger un exemple d'un rapport détaillé
N.B : lorsque vous générez des rapports détaillés, veuillez noter qu’il y a des limites au nombre de tâches, de photos et de formulaires qui peuvent être inclus rapports. Si votre rapport dépasse ces limites, vous verrez le message « Limite de rapport dépassée » . Si vous essayez d’envoyer le rapport par mail, vous recevrez le même message « Dépassement de limite de rapport » dans votre mail. Comme l’indique le message, afin de générer le rapport avec succès, vous devrez réduire la taille du rapport en le divisant en plusieurs parties à l’aide de filtres de tâches de rapport.
Le rapport CSV
Le rapport CSV peut être ouvert dans un logiciel tel Excel ou Google Sheets pour vous aider à générer une archive de projet ou pour vous permettre d'analyser vos données.
Cas d'usage : Documentation ou transfert d'informations entre vos projets.
Télécharger un exemple de rapport CSV
Comment générer un rapport ?
Étape 1 :
Naviguez vers l’onglet Tâches et cliquez sur le bouton « Générer des rapports ».
Étape 2 :
Sélectionnez le type de rapport souhaité :
Étape 3 :
Appliquez les options « Trier par » et « Filtres de tâches » pour inclure les informations souhaitées dans le rapport.
Étape 4 :
Si vous souhaitez recevoir envoyer le rapport par mail ou l'envoyer à plusieurs destinataires, renseignez les courriels des destinataires sous « Destinataires », puis sélectionnez « Partager » et « Email ».
Vous pouvez également télécharger le rapport.
Nota : Le destinataire n’a pas besoin d’avoir un compte Fieldwire pour recevoir un rapport.
Étape 5 :
Si vous envoyez le rapport par mail, les destinataires recevront un lien AWS (Amazon Web Services) dans le corps d’un mail envoyé par support@fieldwire.com
Cliquez sur le lien pour télécharger le rapport.
Étape 6 :
Ouvrir le rapport avec un lecteur PDF ou CSV en fonction du type de rapport demandé.
L'affichage de plans et de fichiers dans un rapport
Vous pouvez inclure vos plans au sein d'un rapport. Néanmoins le plan joint au rapport est une image et non pas un PDF.
Vous pouvez télécharger vos plans sous format PDF depuis l'onglet Plans. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez exporter et visualiser toutes les annotations apportées aux plans.
Pour en savoir plus, consultez cet article.
Si votre tâche contient un fichier, le fichier sera inclus au sein du rapport s'il est de moins de 2,5 Mo. Si le fichier est d'une taille supérieure à 2,5 Mo, le fichier sera inclus dans le rapport en tant que hyperlien que vous pouvez ouvrir pour visualiser dans un navigateur web.
Pourquoi reçois-je le message : « Échec de la génération du rapport » ?
Si vous tentez d’envoyer ou de télécharger un rapport et vous recevez le message : Échec de la génération du rapport, le rapport aurait déjà été généré dix fois dans l’espace d’une heure.
Nous fixons une limite de 10 rapports, par modèle de rapport, par heure.
L’heure commence à décompter lorsque vous générez votre premier rapport.
Il pourrait avoir plusieurs raisons pour laquelle vous recevez ce message.
Ce tableau détaille les raisons les plus fréquentes :
| Raison | Solution | Comment résoudre le problème ? |
| Un modèle de rapport a été généré dix fois de suite ; l’utilisateur a appliqué de nouveaux filtres à chaque rapport. | Dupliquer le modèle et modifier les filtres sur le rapport dupliqué. | |
| Plusieurs utilisateurs génèrent le même rapport en même temps. | Rajouter plusieurs destinataires au lieu d’un seul lorsque vous choisissez les destinataires. |
En règle générale, vous ne devriez pas atteindre cette limite. Gardez en tête les informations vous souhaitez inclure dans le rapport et envoyer le rapport aux destinataires appropriés.
Programmer un rapport
Programmez vos rapports pour les envoyer régulièrement à votre équipe.
Le rapport sera envoyé à 5h00 en fonction du fuseau horaire choisi dans les paramètres de projet.
Depuis le menu déroulant choisissez la fréquence de l'envoi (hebdomadaire ou mensuel).
Choisissez le(s) jour(s) de la semaine ou du mois auxquels vous souhaitez envoyer le rapport.
N.B. : Si votre projet est archivé, les rapports programmés continueront à être envoyés. Pensez à annuler l'envoi des rapports avant d'archiver votre projet si vous ne souhaitez plus continuer à recevoir ces rapports.
Pour supprimer un rapport, cliquez sur 'Générer des rapports' puis sélectionnez la corbeille à côté du nom du rapport que vous souhaitez supprimer.
Pour annuler l'envoi programmer, cliquez sur 'Générer des rapports' puis ouvrez le rapport et mettez à jour les paramètres depuis la section 'Planifier l'envoi'. Cliquez sur le X en haut à droite de l'écran pour sauvegarder les modifications.
Tutoriel vidéo
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