Contexte
Fieldwire Plan Sync vous permet d’importer automatiquement des plans d’un projet Fieldwire vers un autre. Cette intégration est principalement conçue pour les sous-traitants qui travaillent avec des entreprises générales (GC) et ont besoin d’un accès continu aux plans approuvés du projet Fieldwire d’un GC tout en conservant la propriété et le contrôle de leurs propres données de projet. Plan Sync est une automatisation unidirectionnelle qui élimine les doubles téléchargements, réduit le travail manuel et maintient l’alignement des projets au fur et à mesure des modifications des plans.
IMPORTANT : Pour plus de clarté dans cet article, nous utiliserons les termes « Émetteur » et « Receveur ». « Émetteur » désigne le projet d’origine qui envoie les plans. « Receveur » désigne le projet vers lequel les plans sont envoyés.
Vidéo de démonstration
Exigences
Pour utiliser Fieldwire Plan Sync, toutes les conditions suivantes doivent être remplies :
- Le compte Receveur doit être souscrit à un abonnement Business ou Business Plus
- L’utilisateur créant l’automatisation doit être invité au projet Émetteur (admin ou suiveur)
- Une seule automatisation de plan peut exister par projet
- Un projet peut être soit un Émetteur ou un Receveur, jamais les deux
- Les projets Émetteur et Receveur doivent être hébergés dans la même région (US ↔ US ou EU ↔ EU)
- Les projets archivés ne peuvent pas être utilisés
- Les Bibliothèques de plans doivent être activées dans le projet Receveur
Si les Bibliothèques de plans ne sont pas déjà activées, il vous sera demandé de les activer lors de la configuration. Cela est nécessaire pour continuer.
Informations supplémentaires importantes sur la configuration :
- Un projet Receveur peut se connecter à un seul projet Émetteur, mais un projet Émetteur peut se connecter à plusieurs projets Receveurs.
- Si l’utilisateur ayant créé l’automatisation perd l’accès au projet Émetteur, l’automatisation s’arrêtera.
- Les bibliothèques de plans sont toujours appliquées dans le projet Receveur.
- Tous les plans importés résident dans des bibliothèques afin de séparer clairement les plans synchronisés de manière externe des plans que vous téléchargez manuellement et pour assurer un comportement cohérent avec d’autres intégrations telles que Google Drive et Microsoft SharePoint.
- IMPORTANT : Les bibliothèques importées utilisent les mêmes noms de bibliothèques que le projet Émetteur et n’incluent pas le nom du projet Émetteur.
Comment fonctionne Fieldwire Plan Sync
Fieldwire Plan Sync est une automatisation au niveau du projet et ne nécessite pas de connexion de comptes.
Projet Émetteur
- Le projet d’où proviennent les plans
- Typiquement détenu par un entrepreneur général (GC)
- Contient des plans téléchargés, révisés et approuvés
Projet Receveur
- Le projet où les plans sont importés
- Typiquement détenu par un sous-traitant
- Reçoit des mises à jour automatiques des plans tout en restant totalement indépendant
Le consentement est implicite via l’accès au projet. Si vous êtes invité à un projet, vous pouvez le sélectionner comme projet Émetteur. Si vous êtes ensuite retiré du projet Émetteur, l’automatisation s’arrêtera automatiquement. La synchronisation s’exécute en continu, et les mises à jour apparaissent généralement quelques minutes après les modifications dans le projet Émetteur.
Comment les plans sont organisés
Tous les plans importés via Fieldwire Plan Sync sont placés dans des bibliothèques de plans dans le projet Receveur.
- Les plans importés sont séparés des plans que vous téléchargez manuellement
- Les noms des bibliothèques correspondent aux noms des bibliothèques du projet Émetteur
- Le nom du projet Émetteur n'est pas inclus dans les titres des bibliothèques
- Le comportement est cohérent avec d’autres intégrations de plans telles que Google Drive et SharePoint
Configurer Fieldwire Plan Sync
Plan Sync est créé depuis le projet Receveur.
- Ouvrez le projet Receveur
- Allez dans Paramètres
- Sélectionnez Gérer les automatisations
- Cliquez sur + Nouvelle automatisation
- Choisissez l’application Fieldwire Automatisations
- Sélectionnez Importer des plans d’un autre projet
- Cliquez sur Créer un brouillon
Si l’option d’automatisation n’est pas disponible, survolez pour voir le message : « Vous ne pouvez avoir qu’une seule automatisation de plan par projet. »
- Si demandé, activez les bibliothèques de plans pour continuer
- Sélectionnez le projet Émetteur
- Les projets sont listés par ordre alphabétique
- Le propriétaire du compte est indiqué entre parenthèses
- La recherche n’est pas sensible à la casse
- Choisissez ce que vous souhaitez synchroniser
- Bibliothèques entières
- Dossiers spécifiques au sein des bibliothèques
- Sélectionner tout pour synchroniser tous les dossiers existants et futurs
- Notes sur la sélection des dossiers :
- Les plans non classés ne sont pas affichés sauf si « Sélectionner tout » ou la bibliothèque complète est choisie
- Si une bibliothèque n’a pas de dossiers, tous les dossiers futurs dans cette bibliothèque seront synchronisés automatiquement
- Notes sur la sélection des dossiers :
- Examinez le résumé de la synchronisation
- Cliquez sur Connecter
Une synchronisation initiale s’exécute immédiatement, suivie de mises à jour automatiques continues.
Que se passe-t-il après la configuration
Une fois connecté :
- L’automatisation apparaît dans Paramètres > Gérer les automatisations
- Le statut est affiché comme Connecté
- Les bibliothèque et dossiers sélectionnés sont visibles mais ne peuvent pas être modifiés
Pour modifier ce qui est synchronisé, l’automatisation doit être supprimée puis recréée.
Lorsqu’une automatisation Fieldwire-to-Fieldwire Plan Sync est créée, tous les administrateurs du projet Émetteur reçoivent une notification par e-mail. L’automatisation peut être bloquée en retirant l’utilisateur du projet Émetteur.
Ce qui se synchronise automatiquement
Les mises à jour suivantes dans le projet Émetteur sont synchronisées vers le projet Receveur :
- Nouveaux plans téléchargés
- Nouvelles versions de plans (remplaçant les versions existantes)
- Résolutions de conflits
- Renommages de plans
- Renommages de dossiers
- Renommages de bibliothèques
- Plans déplacés dans des dossiers synchronisés
- Plans ou dossiers supprimés puis restaurés
- Nouveaux dossiers et bibliothèques (si « Sélectionner tout » a été utilisé)
Ce qui ne se synchronise pas
Les actions suivantes n’affectent pas le projet Receveur :
- Les mises à jour effectuées dans le projet Receveur ne sont jamais renvoyées
- La suppression de plans, dossiers ou versions dans le projet Émetteur ne les supprime pas dans le Receveur
- Le changement de l'ordre des versions de plans
- Les annotations et marquages sur les plans
- Les hyperliens vers des fichiers, visas ou autres objets
Notifications
- Les nouvelles versions de plans peuvent déclencher des notifications par e-mail
- Les notifications dépendent des paramètres individuels de notification des utilisateurs
FAQ
À quelle fréquence la synchronisation a-t-elle lieu ?
Les mises à jour se synchronisent généralement en quelques minutes.
Plusieurs sous-traitants peuvent-ils se connecter au même projet GC ?
Oui. Plusieurs projets Receveurs peuvent se connecter au même projet Émetteur.
Comment un GC peut-il bloquer l’importation des plans depuis son projet ?
Tous les administrateurs du projet reçoivent un e-mail lors de la création de l’automatisation. Retirer l’utilisateur du projet arrêtera l’automatisation.
S’agit-il d’une synchronisation bidirectionnelle ?
Non. Plan Sync est uniquement unidirectionnel.
Puis-je limiter les plans qui sont synchronisés ?
Oui. Vous pouvez sélectionner des collections ou dossiers spécifiques lors de la configuration.
Les collections sont-elles obligatoires ?
Oui. Les collections de plans sont toujours requises.
L’Émetteur doit-il avoir un plan Business ?
Non. Seul le compte Receveur nécessite un plan Business.