Onglet Intégrations : Sage Intacct (Beta) – Centre d'aide

Aperçu

L'intégration Sage Intacct (Beta) vous permet d'importer automatiquement les factures et ajustements publiés depuis Sage Intacct vers les Budgets Fieldwire en tant que coûts réels. Cela aide les équipes d'un projet à suivre les dépassements de budget et les coûts restants en quasi temps réel, sans échanges manuels avec la comptabilité.

Disponibilité (Beta)

Cette intégration est actuellement disponible en version Beta.
Exigence de licence : Abonnement Business Plus avec accès au module Budget.
Accès Beta : Pour activer cette intégration sur votre compte, veuillez contacter jherbulot@fieldwire.com.

Si la Beta est activée pour votre compte, l'intégration apparaîtra dans Fieldwire sous l'onglet Intégrations.

Vidéo Démo

Quelles données sont synchronisées depuis Sage Intacct vers Fieldwire

Factures publiées → Coûts réels dans les budgets Fieldwire
Ajustements publiés → Coûts réels dans les budgets Fieldwire

Remarque : Seules les factures et ajustements en statut Publié sont importés.

Fréquence de synchronisation

Les données sont rafraîchies environ toutes les cinq minutes.

Fonctionnement de l'intégration

Niveau du compte (Fieldwire)

Un administrateur connecte Sage Intacct à Fieldwire depuis l'onglet Intégrations.

Niveau du projet (Fieldwire)

Pour chaque projet :

Sélectionnez le projet Sage Intacct à lier à votre projet Fieldwire.
Créez une automatisation qui associe les postes budgétaires Fieldwire aux codes et types de coûts Sage Intacct.

Une fois configuré, Fieldwire reste synchronisé avec les factures et ajustements publiés depuis Sage Intacct.

Configurer l'intégration

Étape 1 : Installer l'application Fieldwire dans Sage Intacct

Dans Fieldwire, allez à l'onglet Intégrations et ouvrez l'intégration Sage Intacct.
Cliquez sur Télécharger le fichier XML de l'application.
Dans Sage Intacct :
- Ouvrez l'entité de niveau supérieur.
- Naviguez vers Application → Services de plateforme.
- Choisissez Installer l'application.
- Téléchargez le fichier XML téléchargé depuis Fieldwire.
- Cliquez sur Installer
- Terminez l'installation (cela peut prendre quelques minutes).
Retournez dans Fieldwire et cliquez sur Connecter le compte Sage Intacct.

Étape 2 : Créer ou confirmer votre budget Fieldwire

Avant de commencer :

Assurez-vous que votre projet Fieldwire a déjà un budget créé.
Les postes budgétaires doivent exister avant de pouvoir être associés aux codes de coûts Sage Intacct.

Étape 3 : Assurer que les codes et types de coûts Sage Intacct seront mappés

Pour que les données s'importent correctement, Sage Intacct doit respecter des règles de nommage spécifiques.

Convention de nommage des codes de coûts (obligatoire)

Les codes de coûts doivent être structurés comme suit :

[Niveau 1] [Niveau 2]
(avec un espace entre les niveaux)

Exemple :

05 12

Si vous utilisez des codes de coûts à trois niveaux

Si Sage Intacct inclut des codes de coûts comme :

05 12 00
05 12 33

Fieldwire effectuera le mappage en utilisant le premier code de coût par ordre alphanumérique (par ex., 05 12 00).

Mappage des types de coûts (obligatoire)

Les types de coûts doivent exister dans les deux systèmes et correspondre exactement :

M → Matériel
L → Main-d'œuvre
E → Équipement
SUB → Sous-traitant
O → Autre
CM → Marge sur coût

Si une facture ou un ajustement utilise un code ou type de coût qui n'existe pas ou ne correspond pas dans Fieldwire, il ne sera pas importé.

Étape 4 : Créer l'automatisation (niveau projet)

Ouvrez votre projet Fieldwire.
Allez dans Paramètres → Gérer les automatisations.
Créez une Nouvelle automatisation pour l'intégration Sage Intacct.
Sélectionnez :
- La bonne entité Sage
- Le projet Sage à lier à ce projet Fieldwire
Enregistrez l'automatisation.

Fieldwire associera automatiquement les postes budgétaires existants aux codes et types de coûts du projet Sage Intacct.

Qu'est-ce qui déclenche un import (et ce qui ne le fait pas)

Importations dans Fieldwire

Un coût réel est créé ou mis à jour lorsque :

Une facture ou un ajustement est publié dans Sage Intacct
L'entrée inclut :
- Un projet lié
- Un code de coût valide
- Un type de coût valide

N'est pas importé

Factures ou ajustements enregistrés en brouillon
Entrées sans projet
Entrées utilisant des codes ou types de coûts qui n'existent pas ou ne correspondent pas dans Fieldwire

Que se passe-t-il lorsque les données changent dans Sage Intacct

Mises à jour

Mise à jour de la note → met à jour le nom du coût réel dans Fieldwire
Mise à jour du montant → met à jour le montant du coût réel dans Fieldwire
Mise à jour du code ou type de coût :
- Un nouveau coût réel est créé sur le poste budgétaire correct
- Le coût réel précédent est supprimé
Mise à jour du projet :
- Si le nouveau projet est lié dans Fieldwire, le coût réel y est créé
- Le coût réel précédent est supprimé

Suppressions

La suppression d'une facture ou d'un ajustement supprime tous les coûts réels associés dans Fieldwire
La suppression d'une entrée individuelle supprime le coût réel associé

Bonnes pratiques

Pour simplifier la configuration et éviter les problèmes de mappage :

Utilisez des postes budgétaires cohérents dans tous vos projets Fieldwire.
Utilisez le catalogue standard des codes de coûts Sage Intacct autant que possible.

Dépannage

Ma facture ou mon ajustement n'apparaît pas dans Fieldwire

Vérifiez les points suivants :

La facture ou l'ajustement a-t-il été publié (et non enregistré en brouillon) ?
L'entrée inclut-elle un projet ?
Le code de coût et le type de coût existent-ils et sont-ils correctement associés à un poste budgétaire Fieldwire ?
Avez-vous attendu au moins cinq minutes pour que la synchronisation s'exécute ?

FAQ

Quelle est la fréquence de rafraîchissement ?

Toutes les cinq minutes.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

Nous recommandons d'utiliser les mêmes postes budgétaires dans tous vos projets Fieldwire et d'utiliser le catalogue standard des codes de coûts Sage. Ainsi, la configuration sera simplifiée.