Présentation
Gérer plusieurs projets de construction dans différents sites peut être un défi, obligeant souvent les chefs de projet à jongler avec plusieurs applications pour suivre l'avancement.
Cette approche fragmentée rend difficile le maintien d'une vue claire et en temps réel des tâches et des échéances.
En intégrant Smartsheet avec Fieldwire, vous pouvez importer et suivre automatiquement les tâches dans un tableau de bord centralisé multi-projets. Cela réduit le besoin de passer d'un document, d'un e-mail ou d'un outil de gestion de projet à un autre tout en vous aidant à surveiller les échéances, les dépendances et les responsabilités en un seul endroit.
Ce guide vous expliquera comment connecter Fieldwire à Smartsheet pour vous assurer de gérer efficacement les tâches à travers les projets depuis une vue unique et simplifiée.
Remarque : Pour les questions générales et le dépannage des bugs liés à Smartsheet, veuillez contacter leur équipe de support. L'équipe de support Fieldwire peut aider pour les problèmes liés à la génération initiale du tableau de bord, mais cette fonctionnalité est principalement en libre-service.
Table des matières
- Exigences
- Vidéo de démonstration : Connexion à Smartsheet
- Connexion de Smartsheet avec Fieldwire
- Dépannage
- FAQ
Exigences :
Pour utiliser les intégrations Fieldwire avec Smartsheet, vous aurez besoin de :
- Autorisation Gestionnaire de compte sur un compte Fieldwire. (voir Introduction aux niveaux d'autorisation de compte : Gestionnaires, Utilisateurs de compte et Utilisateurs de projet pour plus d'informations)
- Un abonnement Business ou Business Plus. (Comment passer à un compte Pro, Business ou Business Plus)
- Une licence Smartsheet Business (ou supérieure)
Vidéo de démonstration : Connexion à Smartsheet
Connexion de Smartsheet avec Fieldwire
Une fois que vous avez vérifié que vous disposez des niveaux d'autorisation appropriés, procédez comme suit :
- Allez dans l'onglet Intégrations dans Fieldwire et sélectionnez Smartsheet
- Cliquez sur Connecter un compte Smartsheet
- Entrez un nom significatif pour identifier le compte Smartsheet connecté et cliquez sur Connecter
- Cliquez sur Autoriser pour connecter Smartsheet à Fieldwire
- Cliquez sur + Nouveau tableau de bord
- Entrez un nom pour le tableau de bord et sélectionnez des projets dans le menu déroulant Projets du compte
- Cliquez sur Générer le tableau de bord
- Cliquez sur le menu kebab (⋮) et sélectionnez Ouvrir le tableau de bord (cela téléchargera le fichier sur l'ordinateur)
Étapes 1-4 :
Étapes 5-8 :
Utilisation et optimisation de la connexion Smartsheet <> Fieldwire
Une fois que le tableau de bord a fini de se générer :
- Accédez à Smartsheet.
- Les tâches Fieldwire sont désormais visibles dans Smartsheet et seront actualisées quotidiennement. (Voir la FAQ ci-dessous pour plus d'informations détaillées)
- Vous verrez un nouvel espace de travail nommé Fieldwire
- Cliquez sur l'espace de travail Fieldwire où vous verrez les tableaux de bord que vous avez générés
- Sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez consulter
- Vous pourrez voir toutes les données des tâches des projets que vous aviez sélectionnés lors de la première génération du tableau de bord, y compris une URL de tâche, qui vous mènera directement à cette tâche dans Fieldwire
- Pour vérifier le statut de la connexion et la dernière actualisation, cliquez sur le bouton Résumé sur le côté droit de la page
- Pour modifier la visualisation des données des tâches, vous pouvez cliquer sur l'onglet Grille dans Smartsheet et essayer les options listées
Dépannage
Demande d'accès
Si vous cliquez sur Ouvrir le tableau de bord et voyez l'écran montré dans la première capture d'écran ci-dessous, cela signifie que l'utilisateur qui a connecté Smartsheet à Fieldwire ne vous a pas donné la permission d'accéder au tableau de bord.
Pour y remédier, vous pouvez cliquer sur le bouton Demander l'accès.
Cependant, la meilleure façon de résoudre ce problème une bonne fois pour toutes est de demander à l'utilisateur qui a connecté Smartsheet à Fieldwire de partager l'accès à l'espace de travail. Cette personne doit :
- Aller dans l'espace de travail dans Smartsheet
- Faire un clic droit sur l'espace de travail
- Sélectionner Partager
- Partager l'espace de travail avec vous (et d'autres personnes qui ont besoin d'y accéder)
Niveau d'autorisation approprié
Un autre problème courant est de ne pas avoir les niveaux d'autorisation appropriés dans Smartsheet ou Fieldwire.
Pour Smartsheet, la meilleure façon de vérifier est de faire ce qui suit :
- Allez sur cette page : https://admin.smartsheet.com/true-up
- Vérifiez que l'utilisateur qui connecte Fieldwire à Smartsheet est un Membre
- S'il n'est pas Membre, il ne pourra pas configurer ni utiliser l'intégration
FAQ
À quelle fréquence le tableau de bord est-il actualisé ?
Les tableaux de bord sont actualisés chaque jour à 2h UTC.
Puis-je inclure n'importe quel projet dans mon tableau de bord ?
Tout projet appartenant à votre compte peut être inclus.
Le tableau de bord est-il public ?
Non, seules les personnes avec qui il est partagé via Smartsheet peuvent y accéder.
Puis-je avoir plusieurs tableaux de bord en même temps ?
Oui, vous pouvez créer jusqu'à 100 tableaux de bord.
Combien de tâches puis-je avoir par tableau de bord ?
Vous pouvez avoir jusqu'à 20 000 tâches par tableau de bord Smartsheet. S'il y a plus de 20 000 tâches dans un tableau de bord, nous supprimerons automatiquement les tâches sans date de début. Un avertissement sera affiché pour signaler que certaines tâches manquent.
Si la limite est toujours atteinte après avoir supprimé toutes les tâches sans date de début, alors nous supprimerons les tâches dont la date de début est la plus éloignée dans le futur jusqu'à ce que le tableau de bord contienne moins de 20 000 tâches au total.
Quelles sont les bonnes pratiques pour utiliser l'intégration Smartsheet avec Fieldwire ?
N'oubliez pas de vérifier la date de rafraîchissement et le statut de la connexion dans l'en-tête du tableau de bord. En cas de problème, nous le mentionnerons à cet endroit.