Aperçu
Les utilisateurs de Fieldwire disposant d'un abonnement Business ou Business Plus ont la possibilité de configurer des intégrations entre leur compte et/ou leurs projets Fieldwire et Google Drive.
Cette intégration est disponible pour l'onglet Fichiers et l'onglet Plans ; l'objectif de connecter Google Drive à vos projets Fieldwire est que vous pourrez importer des éléments directement depuis l'application vers Fieldwire. Il s'agit de synchronisations multiples unidirectionnelles (et non d'une synchronisation bidirectionnelle) qui maintiennent vos applications synchronisées ; il est donc important que vous définissiez et désigniez si Fieldwire ou Google Drive sera votre « source de vérité ».
Note : Les projets connectés à Google Drive peuvent désormais prendre en charge plusieurs connexions de comptes ! Cela signifie que vous pouvez synchroniser des fichiers provenant de différents comptes ou répertoires avec vos projets Fieldwire.
Note : Cet article concerne spécifiquement Google Drive. Si vous n'êtes pas intéressé par l'utilisation de cette application mais souhaitez tout de même en savoir plus sur la connexion d'applications et la configuration d'automatisations, veuillez consulter ces articles :
- Onglet Intégrations : Configuration d'une connexion
- Onglet Intégrations : Configuration d'une automatisation
Limites :
- Workato ne sera pas illimité comme notre synchronisation bidirectionnelle. Il est limité à une utilisation équitable, et nous vous contacterons si vous approchez de votre limite.
- Les connexions d'intégration peuvent être effectuées via l'un des navigateurs suivants : Google Chrome, Microsoft Edge ou Firefox. Safari et le navigateur Brave ne peuvent pas du tout être utilisés pour les connexions Google Drive.
Table des matières
- Vidéo de démonstration
- Configuration d'une connexion à Google Drive
- Configuration d'une automatisation avec Google Drive
- Questions fréquemment posées
- Dépannage
Vidéo de démonstration
Configuration d'une connexion à Google Drive
L'intégration Google Drive est beaucoup plus rapide à configurer ; cependant, avant de le faire, vous devez encore une fois vous assurer que vous disposez des niveaux d'autorisation appropriés au niveau du compte et du projet. (Pour plus d'informations sur les autorisations au niveau du compte, consultez cet article : Introduction aux niveaux d'autorisation du compte : Managers, utilisateurs du compte et utilisateurs du projet). Pour créer une connexion avec Google Drive, vous avez besoin des éléments suivants :
- Un compte Business ou Business Plus
- Être un gestionnaire de compte (ou propriétaire) dans Fieldwire
- Un accès de niveau administrateur sur l'application que vous souhaitez connecter à Fieldwire.
Une fois que vous avez vérifié que vous disposez des niveaux d'autorisation appropriés, vous devez :
- Aller à l'onglet Intégrations sur la page d'accueil de votre compte
- Sélectionner l'application Google Drive
- Cliquer sur le bouton bleu intitulé Connecter un compte Google Drive
- Nommer la connexion comme vous le souhaitez ; le nom par défaut sera toujours « [nom de l'application] - [Prénom & Nom dans les paramètres de votre profil Fieldwire] ».
- Une fois que vous avez choisi un nom, cliquez sur le bouton bleu Suivant.
Une fois la connexion établie, vous devriez voir Connexion réussie en vert. Ensuite, cliquez sur Fermer. Vous pourrez voir le nom de votre compte connecté dans la section « Compte connecté » et une bannière verte en haut indiquera que vous pouvez désormais configurer des automatisations dans l'onglet Paramètres de vos projets.
Connexion de plusieurs comptes Google Drive
Pour connecter plusieurs comptes Google Drive :
- Allez à l'onglet Intégrations
- Sélectionnez l'application Google Drive
- Cliquez sur + Connecter un compte supplémentaire
- À partir de là, suivez toutes les étapes listées ci-dessus dans la section Configuration d'une connexion à Google Drive
Configuration d'une automatisation avec Google Drive
Après avoir créé votre connexion à Google Drive au niveau du compte, vous pouvez créer une « automatisation » dans vos projets. Cependant, pour rappel, avant de le faire, vous devez vous assurer que vous disposez des niveaux d'autorisation appropriés au niveau du projet. (Pour plus d'informations sur les autorisations au niveau du projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux d'autorisation du projet : administrateurs, membres et suiveurs).
Les automatisations sont là où la magie opère - elles facilitent la connexion de Fieldwire à l'une de vos applications de gestion documentaire. Pour créer une automatisation, vous avez besoin des éléments suivants :
- Être administrateur du projet dans Fieldwire où vous souhaitez créer l'automatisation
- Accès à l'onglet Paramètres du projet dans Fieldwire
- Accédez au projet spécifique où vous souhaitez créer l'automatisation.
- Allez à l'onglet Paramètres et, sur le côté droit
- Faites défiler jusqu'à la section Applications et
- Cliquez sur le bouton Gérer les automatisations.
- Cela vous dirigera vers une nouvelle page où toutes les automatisations créées pour ce projet spécifique seront listées.
Pour créer une automatisation avec Google Drive :
- Cliquez sur le bouton + Nouvelle automatisation, ce qui fera apparaître une nouvelle fenêtre contextuelle.
- Sélectionnez Google Drive comme application avec laquelle vous souhaitez connecter votre projet Fieldwire
- Choisissez le compte Sharepoint que vous souhaitez connecter à votre projet Fieldwire (si vous avez plusieurs comptes Sharepoint connectés)
- Sélectionnez soit Importer un dossier Google Drive dans les fichiers Fieldwire ou Importer des plans Google Drive dans les plans Fieldwire
- Cliquez sur Créer un brouillon
- Cliquez sur le bouton bleu Sélectionner un dossier
- Sélectionnez le dossier Google Drive que vous souhaitez synchroniser avec Fieldwire (vous pouvez également sélectionner des sous-dossiers).
- Dans le GIF ci-dessous, nous créons une automatisation entre Fieldwire et Google Drive afin que les fichiers du dossier « Mon dossier de démo » dans Google Drive soient automatiquement synchronisés avec l'onglet Fichiers dans Fieldwire.
- Cliquez sur Connecter
Après avoir cliqué sur « Connecter », le bouton « Sélectionner un dossier » disparaît et le statut change en « Connexion en cours ». Puis, une fois la synchronisation terminée, le statut passera à « Connecté ». De plus, sous la section « Dossier Google Drive », il est indiqué « Mon Drive / Fieldwire / Mon dossier de démo » pour indiquer le chemin du fichier que Fieldwire va importer. Comme indiqué sous la section « Dossier Fieldwire », le dossier que vous avez sélectionné sera synchronisé directement avec la vue « Tous les fichiers » de vos projets. Ainsi, dans ce cas, les fichiers contenus dans le « Mon dossier de démo » seront importés dans Fieldwire.
Maintenant, lorsque vous naviguez vers l'onglet Plans ou l'onglet Fichiers dans Fieldwire, vous verrez le dossier Google Drive que vous avez sélectionné ainsi que tous les fichiers contenus dans ce dossier.
Automatisation pour Google Drive et les plans Fieldwire
Une fois que vous avez établi la connexion entre Google Drive et Fieldwire, vous pouvez créer une automatisation pour synchroniser les plans que vous avez stockés dans Google Drive directement vers Fieldwire. Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Accédez au projet spécifique où vous souhaitez créer l'automatisation.
- Allez à l'onglet Paramètres et, sur le côté droit, faites défiler jusqu'à la section Applications
- Cliquez sur le bouton Gérer les automatisations.
- Cliquez sur le bouton + Nouvelle automatisation, ce qui fera apparaître une nouvelle fenêtre contextuelle.
- Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Google Drive comme application avec laquelle vous souhaitez connecter votre projet Fieldwire.
- Sélectionnez Importer des plans Google Drive dans les plans Fieldwire
- Cliquez sur « Créer un brouillon ».
Regardez le processus ci-dessous :
Une fois les étapes ci-dessus terminées, faites ce qui suit :
- Cliquez sur le bouton bleu Sélectionner un dossier, et une fenêtre contextuelle apparaîtra
-
Sélectionnez le dossier Google Drive que vous souhaitez synchroniser avec Fieldwire
- Dans le GIF ci-dessous, nous créons une automatisation entre Fieldwire et Google Drive afin que les plans du dossier « Électrique du projet » dans Google Drive soient automatiquement synchronisés avec l'onglet Plans dans Fieldwire.
- Note : Il est préférable de commencer avec un dossier vide dans Google Drive car seuls les nouveaux plans dans le dossier seront synchronisés avec Fieldwire. Les plans existants dans un dossier ne seront pas synchronisés.
- Cliquez sur Connecter
- Une fois l'automatisation créée, vous pouvez ajouter vos plans au dossier Google Drive, qui seront automatiquement synchronisés avec l'onglet Plans dans Fieldwire.
Une fois les plans synchronisés de Google Drive vers Fieldwire, votre onglet Plans devrait afficher exactement les mêmes plans que ceux présents dans votre dossier Google Drive.
Questions fréquemment posées
Une fois qu'une automatisation est configurée, combien de temps faut-il pour que les modifications apportées dans Google Drive s'affichent dans Fieldwire ?
Si vous modifiez un grand nombre de plans (plus de 100), vous pouvez vous attendre à ce que cela prenne jusqu'à quelques heures pour que les changements soient reflétés dans Fieldwire.
Quelles sont les limitations ?
- Les automatisations ne suivent que les modifications qui se produisent dans le dossier synchronisé. Cela signifie que vous devez d'abord créer l'automatisation, puis y ajouter vos fichiers ou plans.
- Il s'agit d'une synchronisation unidirectionnelle ; les modifications effectuées dans Fieldwire ne seront pas reflétées dans Google Drive ou Sharepoint.
- Une seule automatisation pour les plans peut exister par projet.
- La limite actuelle du nombre de plans pouvant être synchronisés est de 1 000.
- Contrairement à notre synchronisation Box/Dropbox/OneDrive, la suppression d'un plan ou d'un fichier dans Google Drive/Sharepoint ne résultera pas en la suppression de cette donnée dans Fieldwire.
- La taille maximale des fichiers PDF pouvant être utilisés est de 200 Mo.
Comment recommandons-nous d'utiliser cette automatisation ?
- Choisissez un dossier vide dans Google Drive.
- Créez l'automatisation dans Fieldwire liée à ce dossier.
- Glissez et déposez vos fichiers ou plans dans le dossier Google Drive.
Dépannage
Veuillez consulter cet article si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration ou de l'utilisation de l'intégration : Onglet Intégrations : Dépannage.