Présentation et contexte
Dans le cadre de la gestion de vos projets avec Fieldwire, le module de FQR vous permet de faire circuler le flux de données en provenance du terrain et de rapprocher les différentes parties prenantes. Les FQR permettent aux équipes de disposer de données neutres et de créer intuitivement un historique fiable sur l’ensemble du processus de FQR.
Note : pour intégrer ce module dans votre instance de Fieldwire, nous vous invitons à demander une démo auprès de notre équipe commerciale.
Sommaire :
- Activation de la fonction de gestion de projet dans Fieldwire
- Définir une entreprise principale : "Pilote'"
- Processus de traitement des FQR dans Fieldwire
- Visualiser des FQR
- Convertir une tâche en FQR
- Utiliser des FQR depuis l’application mobile
- Envoyer un commentaire au sujet de l’utilisation des FQR
Activation de la fonction de gestion de projet dans Fieldwire
Pour obtenir plus d’informations sur l’activation de la fonction de gestion de projet et sur la gestion des entreprises, consultez cet article.
Définir une entreprise principale : Pilote
Pour vous assurer que toutes les FQR et les livrables passent par votre "entreprise" dans Fieldwire, vous pouvez maintenant définir une entreprise principale - 'Pilote' . Pour commencer, vous devez d’abord accéder à l’onglet Personnes du projet, puis cliquer sur "Définir l'entreprise Pilote" pour l’entreprise que vous souhaitez considérer comme la "société principale".
Après avoir cliqué sur "Définir l'entreprise pilote", vous obtiendrez une fenêtre contextuelle qui indique ce que les utilisateurs de la société principale peuvent faire par rapport aux utilisateurs des "autres sociétés" qui n’ont pas été désignés pour être la société principale. Par exemple, les utilisateurs de l'entreprise Pilote peuvent envoyer des FQR à n’importe quelle société, mais les utilisateurs des "autres sociétés" de ce projet ne peuvent envoyer des FQR qu’à la société principale.
Une fois que vous aurez choisi une entreprise comme Pilote, vous devrez cliquer sur le bouton bleu "Définir l'entreprise Pilote " et une icône de couronne et mention "entreprise pilote" apparaitra à côté :
Processus de traitement des FQR dans Fieldwire
Toutes les FQR suivent le même processus de traitement dans Fieldwire. Une FQR peut avoir différents statuts en fonction de l’état d’avancement de son traitement. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous une explication des différents statuts que peuvent avoir les FQR dans Fieldwire :
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Statut de FQR |
Définition |
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Brouillon |
Lorsqu’un émetteur crée une FQR, son statut par défaut est "Brouillon". Tous les utilisateurs avec un profil de contributeur ou de responsable peuvent créer des brouillons de FQR. Lorsqu’un émetteur crée un brouillon de FQR, il peut poser la question qui s’y rapporte, faire des suggestions et indiquer son impact. Il peut également ajouter des tâches, des FQR et des plans associés. Seuls les utilisateurs avec un profil de responsable peuvent assigner un brouillon de FQR à une autre entreprise que la leur. Cette action fait passer son statut de "Brouillon" à "Ouvert". Les contributeurs ne peuvent réattribuer des brouillons de FQR qu’à des responsables au sein de leur entreprise. Cette action ne modifie pas le statut de la FQR qui reste "Brouillon". |
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Ouvert |
Le statut d’une FQR passe à "Ouvert" lorsqu’un utilisateur l’assigne à un destinataire et qu’il indique une échéance. C’est lors de cette étape que Fieldwire attribue un numéro à la FQR. Lorsqu’une FQR a un statut "Ouvert", le destinataire de la FQR peut répondre à la question, créer une FQR associée, réattribuer la FQR à un autre utilisateur de son entreprise pour qu’il la traite ou invalider la FQR.
Si une réponse est fournie en dehors de Fieldwire, un responsable de l’entreprise émettrice la FQR peut répondre au nom du destinataire de la FQR depuis le menu "Actions". |
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En attente |
Le statut d’une FQR passe à "En attente" dès qu’une réponse est fournie. La FQR est alors renvoyée à son émetteur. Lors de cette étape, l’émetteur peut valider et fermer la FQR ou contester la réponse et la renvoyer au destinataire précédent pour plus de précisions. |
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Validé |
Lorsque la réponse fournie est jugée satisfaisante, l’émetteur doit clôturer le processus de traitement de la FQR en cliquant sur "Valider". La FQR ne peut plus être modifiée à la suite de cette action. Lorsque le statut d’une FQR passe à "Validé", toutes les parties prenantes reçoivent une notification. |
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Invalide |
Une FQR a un statut "Invalide" lorsque la question qui s’y rapporte n’est plus pertinente. Il s’agit d’une action irréversible qui ne permet plus de modifier la FQR ultérieurement. De la même manière que lorsque le statut d’une FQR passe à "Validé", toutes les parties prenantes reçoivent une notification lorsqu’une FQR devient invalide. |
Créer une FQR (statut "Brouillon")
Chaque utilisateur enregistré dans une entreprise peut créer des FQR. Pour créer une FQR, cliquez sur l’onglet "FQR", puis sur le bouton "+ Nouvelle FQR". Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez un nom pour cette nouvelle FQR :
Remarque : vous pouvez modifier ultérieurement le libellé de chaque FQR avec un statut "Brouillon" en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté de leur nom.
Lorsque vous créez un brouillon de FQR, vous ne devez renseigner que le champ obligatoire "Question" pour pouvoir l’assigner. Vous pouvez joindre à la question des plans, des photos ou des fichiers liés à votre projet :
Remarque : vous pouvez annoter toutes les photos directement à partir de votre appareil comme s’il s’agissait d’un nouveau téléchargement. Cette fonction n’est pas disponible pour les photos ajoutées en pièce jointe.
Lorsque vous créez une FQR, vous pouvez également indiquer son impact éventuel en termes de coût et/ou de planning :
Si vous souhaitez faire référence à des FQR existantes lors de la création de votre FQR, vous pouvez les associer depuis la section "Liens du projet" :
Vous pouvez également créer une nouvelle tâche (ou associer une tâche existante) depuis la section "Liens du projet" :
Tous les utilisateurs qui ont un profil de contributeur ou de responsable au sein de votre entreprise peuvent visualiser des FQR avec un statut "Brouillon", mais seuls les responsables peuvent les modifier. Cependant, tous les utilisateurs de votre entreprise peuvent supprimer ou télécharger au format PDF un brouillon de FQR depuis le menu déroulant "Actions".
Tous les utilisateurs peuvent également créer une nouvelle FQR ou ajouter un lien hypertexte vers une FQR existante directement à partir de la page de visualisation d’un plan :
Lorsqu’une FQR est associée à un plan, le nom de ce plan apparaît automatiquement dans la section "Plans associés" de la FQR :
Tous les utilisateurs peuvent accéder directement à un plan associé à une FQR en cliquant sur le nom de ce plan.
Remarque : vous ne pouvez pas ajouter un plan associé directement depuis un formulaire de FQR. Pour associer une FQR à un plan (ou qu’une FQR y fasse référence), vous devez utiliser l’outil "Ajouter un lien hypertexte vers une FQR" à partir de la page de visualisation du plan.
Section Activité
Tout au long du processus de FQR, tous les utilisateurs seront en mesure d'effectuer le suivi de l’état de FQR : en effet il est possible d'avoir accès aux informations concernant la date de la demande, ainsi que concernant la personne qui a demandé/soumis cette information :
En outre, chaque fois qu'une modification est effectuée dans "l’impact" ou dans "les notes" (voir l'image ci-dessous), cette information sera enregistrée dans l’onglet Activité afin que quiconque participe au projet puisse voir comment l’impact a évolué tout au long du cycle de vie de FQR :
Observateurs de FQR
À tout moment durant le processus de traitement d’une FQR, mais le plus fréquemment lorsque celle-ci a un statut "Brouillon", vous pouvez ajouter des observateurs de FQR qui recevront des notifications par e-mail sur l’évolution du traitement de la FQR :
Les observateurs reçoivent des notifications sur l’évolution du traitement de la FQR, mais ils ne peuvent pas en modifier le contenu, à moins d’être le destinataire de la FQR ou d’avoir le profil de responsable au sein de l’entreprise du destinataire de la FQR.
Lorsque vous assignez une FQR, vous pouvez désigner comme observateur n’importe quel autre utilisateur impliqué sur votre projet. Chaque fois que le destinataire d’une FQR change, cet utilisateur est automatiquement ajouté comme observateur.
L’émetteur d’une FQR peut ajouter des observateurs de son entreprise (ou d’autres entreprises) lorsque la FQR a un statut "Brouillon", "Ouvert, "Validé" ou "Invalide". Le destinataire d’une FQR peut ajouter des observateurs de son entreprise (ou d’autres entreprises) lorsque la FQR a un statut "Ouvert" ou "Validé".
Assigner une FQR (statut "Brouillon" à "Ouvert")
Vous devez obligatoirement saisir du texte dans le champ "Question" pour pouvoir cliquer sur le bouton bleu "Assigner et envoyer". Cette action a pour effet d’envoyer la FQR au destinataire pour qu’il y réponde. Poser une question dans le formulaire et désigner un destinataire pour son traitement permet de faire passer le statut de la FQR de "Brouillon" à "Ouvert" :
Lorsque vous cliquez sur "Assigner et envoyer", une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous devez renseigner les champs obligatoires "Entreprise", "Destinataire" et "Échéance" pour la FQR. Vous pouvez également ajouter des informations complémentaires au sujet de la question dans le champ "Message" si nécessaire. (Remarque : les commentaires du champ "Message" n’apparaissent dans les notifications par e-mail que lorsqu’une FQR est assignée, envoyée ou contestée).
Si vous cochez la case "Permettre au destinataire de recevoir des rappels par mail", le destinataire de la FQR recevra une notification par e-mail 48 heures avant l’échéance pour lui rappeler que la FQR nécessite une réponse :
Les responsables peuvent assigner une FQR à des utilisateurs d’autres entreprises qui ont un profil de contributeur ou de responsable. Cette action fait passer le statut de la FQR de "Brouillon" à "Ouvert". En revanche, les contributeurs ne peuvent assigner une FQR qu’à des responsables de leur entreprise.
Le statut d’une FQR préparée par un contributeur restera "Brouillon" jusqu’à ce qu’un responsable de son entreprise la réattribue à un autre responsable ou contributeur d’une autre entreprise. Si un contributeur souhaite qu’un autre utilisateur extérieur à son entreprise réponde à une FQR, il doit créer une FQR associée.
Répondre à une FQR ou l’assigner (statut "Ouvert" à "En attente")
Lorsque vous assignez une FQR, le destinataire désigné (y compris les observateurs concernés) reçoit un e-mail pour l’informer que le statut de la FQR est passé de "Brouillon" à "Ouvert".
Lorsque vous assignez des FQR à une autre entreprise que la vôtre, les FQR avec un statut "Ouvert" ou "En attente" sont visibles par tous les utilisateurs des deux entreprises concernées : l’entreprise émettrice et l’entreprise à laquelle la FQR a été assignée. De plus, tous les responsables rattachés à cette autre entreprise peuvent visualiser et modifier ces FQR au nom du ou des destinataires désignés pour leur traitement.
Actions réalisables par des responsables sur des FQR avec un statut "Ouvert" :
Actions réalisables par des responsables sur des FQR avec un statut "En attente" :
Le destinataire d’une FQR dispose d’autres options pour son traitement. Depuis le menu "Actions", il peut l’invalider ou l’assigner à un autre utilisateur de son entreprise en cliquant sur "Réassigner à un collègue". Le destinataire d’une FQR peut également décider de répondre à la question :
Note : Seule la société responsable peut attribuer des FQR
Réassigner à un collègue
Tous les utilisateurs qui ont un profil de contributeur ou de responsable peuvent réassigner une FQR à un autre responsable ou contributeur de leur entreprise depuis le menu "Actions" en cliquant sur "Réassigner à un collègue". Cette action a pour effet d’envoyer une notification par e-mail au nouveau destinataire de la FQR et à tous les observateurs concernés. Dans une optique de transparence, chaque action de ce type apparaît dans la section "Activité" de la FQR. Par ailleurs, le destinataire initial de la FQR est ajouté comme observateur.
Créer une FQR associée
Lorsqu’une FQR a un statut "Ouvert", "En attente" ou "Validé", l’émetteur et le destinataire de la FQR, ainsi que les utilisateurs avec un profil de responsable au sein des entreprises concernées par la FQR, peuvent "Créer une FQR" associée ou "Joindre la FQR existante" depuis le menu déroulant "FQR associée" dans la section "Liens du projet".
Lorsque vous créez une FQR associée, vous pouvez dupliquer certains éléments de la FQR initiale en cochant ou non les options suivantes :
- Inclure une question, une suggestion et l’impact
- Inclure les questions en pièces jointes
Vous pouvez également donner un nom à cette nouvelle FQR.
Remarque : lorsque vous créez une FQR associée, vous ne dupliquez pas automatiquement les observateurs impliqués dans la FQR initiale. De plus, lorsque vous créez une FQR associée, vous devenez le destinataire du nouveau brouillon de FQR créé.
Invalider une FQR
Lorsque vous invalidez une FQR, son statut devient "Invalide" de façon définitive. Il s’agit d’une action irréversible qui ne permet plus de modifier la FQR ultérieurement. Vous ne devez utiliser cette option que si vous pensez que la question qui s’y rapporte n’est plus pertinente.
Lorsque vous cliquez sur l’option "Invalide", vous devez renseigner le champ obligatoire "Message" pour fournir des informations complémentaires pertinentes dans la notification par e-mail qui est envoyée au destinataire de la FQR et aux observateurs éventuels :
Lorsque vous invalidez une FQR, celle-ci apparaît sur la page de visualisation des FQR avec le statut "Invalide" :
Vous pouvez toujours télécharger une copie de la FQR ou créer une FQR associée à partir d’une FQR invalide :
Répondre au nom du destinataire d’une FQR
Les utilisateurs avec un profil de responsable au sein de l’entreprise émettrice d’une FQR peuvent répondre à la question qui s’y rapporte à la place du destinataire de la FQR en cliquant sur l’option "Répondre au nom de" depuis le menu "Actions" :
Lorsque l’émetteur d’une FQR clique sur "Répondre au nom de", une fenêtre s’ouvre avec un champ "Réponse" dont le contenu apparaîtra directement dans la section "Réponse" du formulaire. Cette action a pour effet de ne plus permettre au destinataire de la FQR de fournir une réponse à la question :
Consulter la réponse à une FQR
Pour traiter une FQR, le destinataire de la FQR doit renseigner le champ "Réponse". Tous les utilisateurs avec un profil de responsable au sein de l’entreprise du destinataire ou de l’entreprise émettrice de la FQR peuvent également fournir une réponse au nom du destinataire de la FQR :
Vous devez obligatoirement saisir du texte dans le champ "Réponse" pour pouvoir cliquer sur le bouton bleu "Envoyer la réponse". Cette action a pour effet de réassigner la FQR à l’émetteur pour qu’il en valide la réponse :
L’émetteur de la FQR peut ensuite décider de valider, de contester ou de réassigner la FQR. S’il conteste la réponse, la FQR est renvoyée au destinataire précédent pour plus de précisions.
Valider (et fermer) une FQR
Lorsque la réponse que vous avez reçue du destinataire de la FQR contient toutes les informations dont vous avez besoin, vous pouvez en notifier le contenu à plusieurs utilisateurs à l’aide d’une liste de distribution intégrée qui informe les utilisateurs sélectionnés par e-mail de la clôture du processus de traitement de la FQR.
La liste de distribution peut inclure des utilisateurs extérieurs aux deux entreprises concernées par la FQR. Néanmoins, ces utilisateurs doivent être invités à prendre part au projet afin d’apparaître sur la liste de distribution.
Après avoir sélectionné votre liste de distribution, vous devez cliquer sur "Accepter et fermer". Cette action a pour effet de modifier le statut de la FQR de "Ouvert" à "Validé". Tous les utilisateurs de la liste de distribution reçoivent un e-mail les informant de la clôture du processus de traitement de la FQR :
Contester une FQR
Si la réponse que vous recevez de la part du destinataire de la FQR ne répond pas à votre question, vous pouvez la contester en cliquant sur l’option "Contester la réponse" depuis le menu déroulant "Actions". Cette action ne modifie pas le statut de la FQR, qui reste "Ouvert", et la renvoie au destinataire initial de la FQR pour qu’il apporte les modifications nécessaires à sa réponse.
Partager une FQR
Télécharger une FQR
Les destinataires, les émetteurs ou les observateurs de FQR peuvent télécharger un PDF d’une FQR, indépendamment de son statut en cours, depuis le menu "Actions". Les utilisateurs qui ont un profil de responsable au sein de l’entreprise du destinataire de la FQR peuvent également télécharger un PDF de la FQR.
Envoyer une FQR par e-mail
Vous pouvez envoyer des PDF de FQR par e-mail directement depuis Fieldwire, de la même façon que pour les formulaires et les tâches. Dans une optique de transparence, cette action est enregistrée dans la section "Activité" de la FQR pour conserver une trace du type de renseignements communiqués et de leur date d’envoi.
Au cours de chaque étape du processus de traitement d’une FQR, les utilisateurs qui accèdent à la FQR peuvent cliquer sur l’option "E-mail" du menu déroulant "Actions".
Lorsque vous cliquez sur l’option "E-mail", une fenêtre apparaît avec trois champs. Le champ "Destinataires" vous permet de saisir les adresses e-mail des utilisateurs concernés. Le champ "Sujet" est renseigné de façon automatique, mais vous pouvez le modifier pour adapter l’objet de votre e-mail. Et le champ "Message" vous permet de saisir des informations complémentaires éventuelles si nécessaire.
Une fois les deux premiers champs obligatoires renseignés, vous pouvez cliquer sur le bouton "Envoyer".
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la présentation des e-mails reçus :
Vous trouverez ci-dessous un exemple de présentation des pièces jointes envoyées par e-mail :
Pour rappel, une trace des e-mails envoyés est enregistrée dans la section "Activités" des FQR :
Visualiser des FQR
Dans le module FQR sur la gauche, vous pouvez isoler les FQR qui vous sont assignées (Mes FQR) ou pour lesquelles vous êtes observateur (FQR observées), ou encore afficher l’ensemble des FQR (Toutes les FQR) en cliquant sur les catégories correspondantes :
Vous pouvez également trier les FQR à l’aide des colonnes de la page de présentation des FQR. Pour trier les FQR par ordre croissant ou décroissant, vous devez cliquer sur la colonne correspondante :
- Numéro de la FQR (#) : il est composé du code de l’entreprise émettrice de la FQR et d’un numéro correspondant à l’ordre de création de la FQR.
- Nom : il s’agit du nom de la FQR qui a été attribué au moment de sa création.
- Statut : il s’agit du stade de traitement en cours de la FQR (Brouillon, Ouvert, En attente, Validé, ou Invalide).
- Échéance : il s’agit de la date à laquelle la FQR doit être validée.
- Entreprise : il s’agit de l’entreprise associée au destinataire actuel de la FQR. Le nom de l’entreprise qui figure ici est amené à être modifié lorsqu’un nouveau destinataire appartenant à une autre entreprise est désigné pour la FQR.
Filtrer des FQR
Vous pouvez filtrer les FQR depuis la page de visualisation des FQR :
Lorsque vous cliquez sur "Filtrer les FQR", vous pouvez filtrer les FQR en fonction des paramètres ci-dessous :
Statut : il s’agit du stade de traitement en cours des FQR (Brouillon, Ouvert, En attente, Validé, ou Invalide).
Entreprise destinataire : il s’agit de l’entreprise à laquelle les destinataires de FQR sont associés.
Destinataire : il s’agit de l’utilisateur actuellement désigné pour traiter les FQR.
Dernière mise à jour : il s’agit de la date à laquelle les données des formulaires de FQR ont été modifiées pour la dernière fois.
Convertir une tâche en FQR
Si vous avez déjà des observations (photos) sur vos tâches que vous souhaitez utiliser pour créer une nouvelle FQR, vous pouvez le faire directement à partir de la tâche elle-même.
Pour Le faire, vous devrez ajouter des photos dans votre tâche. Ensuite, vous devrez cliquer sur l’icône de trombone dans la tâche et sélectionner « FQR ». Une fois que vous sélectionnez "Nouvelle FQR ", une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de nommer la FQR et de sélectionner ou de désélectionner une case pour inclure les photos existantes de la tâche dans la nouvelle FQR. Enfin, cliquez sur « Créer un brouillon » pour créer la nouvelle FQR :
Utiliser des FQR depuis l’application mobile
Vous pouvez consulter des FQR, indépendamment de leur statut (Brouillon, Ouvert, En attente, Validé ou Invalide), depuis votre appareil mobile en sélectionnant l’onglet "FQR". Vous pouvez également créer et renseigner des brouillons de FQR depuis votre appareil mobile. Vous pouvez notamment ajouter des questions, indiquer une échéance, inclure des pièces jointes et modifier l’impact tout en restant sur le terrain. En revanche, vous ne pouvez modifier le statut des FQR que par l’intermédiaire de la plateforme web.
Créer des FQR depuis l’application mobile
De la même manière qu’avec la plateforme web, vous pouvez créer de nouvelles FQR à partir de vos appareils mobiles en sélectionnant l’onglet FQR, puis en appuyant sur le bouton bleu "+", comme illustré ci-dessous.
Renseigner des FQR depuis l’application mobile
Lorsque vous créez un brouillon de FQR depuis votre appareil mobile, vous pouvez renseigner les champs "Question", "Échéance", "Pièces jointes", "Impact", etc. Vous pouvez également consulter les tâches, les FQR et les plans associés lorsque vous visualisez une FQR depuis votre appareil mobile.
Visualiser des FQR validées depuis l’application mobile
De la même manière qu’avec la plateforme web, vous pouvez visualiser le contenu des FQR validées depuis votre appareil mobile :
| Question | Suggestion / Impact | Réponse |
Trier des FQR depuis l’application mobile
Depuis l’onglet "FQR" de l’application mobile, vous pouvez trier les FQR par statut, numéro, nom et échéance afin de trouver plus rapidement le document dont vous avez besoin :
Statut : il s’agit du stade de traitement en cours de la FQR (Brouillon, Ouvert, En attente, Validé, ou Invalide).
Numéro : il s’agit du numéro unique attribué automatiquement lors de la création de la FQR.
Nom : il s’agit du titre donné à la FQR.
Échéance : il s’agit de la date à laquelle la FQR doit être validée.
Rechercher des FQR validées depuis l’application mobile
Sélectionnez la loupe et tapez le nom de la FQR validée que vous recherchez :
Envoyer un commentaire au sujet de l’utilisation des FQR
Dans le cadre de notre volonté de créer un outil de gestion du processus de FQR le plus intuitif possible, vos commentaires au sujet de l’utilisation des formulaires de FQR nous intéressent :
Plus d'informations :