Introduction

Les visas Fieldwire simplifient le processus d’approbation pour le matériel et les équipements qui devront être installés sur site. Les visas sont centralisés et accessibles à toutes les personnes impliquées dans le projet. Pour accéder à ce module, vous pouvez programmer une démo avec notre équipe commerciale ou acheter Business Plus.

 

Table des matières

• Comment activer la gestion de projet sur un projet

• Intégration à la gestion de projet

• Tableau des permissions des visas

• Comment définir une entreprise principale

• Intégration des visas

• La page du journal des visas

• Exporter les visas

• Recherche et filtrage des visas

• Importer les journaux de visas

• Le flux de travail des visas

• Panneau de détails

• Fil d’activité

• Observateurs

• Télécharger des visas

• Créer un visa

• Créer un brouillon de visa à partir d’un plan

• Demander la soumission

• Numérotation des visas

• Soumettre pour révision/ approbation

• Fournir une réponse (en attente d’approbation)

• Accepter et clôturer (en attente de clôture)

• Demander une resoumission (demandée)

• Clôturé

• Flux de travail plus rapide pour les visas

• Brouillon (Créer un visa)

• Demande ou suppression en masse des brouillons de visas

• Soumettre pour approbation

• Visas sur mobile

  • Android

  • iOS

 

Comment activer la gestion de projet sur un projet

Pour des informations sur les entreprises et comment activer la gestion de projet sur un projet, veuillez consulter cet article.

 

Intégration à la gestion de projet

Si vous accédez à l’onglet Visas pour la première fois, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous aider à démarrer avec la gestion de projet dans Fieldwire et configurer votre “Entreprise” sur le projet.

1. Ajoutez le nom de votre entreprise et cliquez sur le bouton "Suivant". Ce nom sera le même pour les RFIs et les visas sur le projet. Cependant, il n’est pas automatiquement rempli par les informations de “Entreprise” dans vos paramètres de profil.

2. Saisissez ensuite votre code entreprise, ce qui aidera vous et votre équipe à rester organisés tout au long du projet.

 

Exemple : dans ces captures d’écran, nous avons utilisé le nom d’entreprise ABC et le code ABC.

 

 

 

 

Tableau des permissions des visas

Points clés à noter :

• Toutes les permissions supposent que l’utilisateur appartient à la même entreprise que l’assigné actuel, sauf indication contraire.

• La “société soumettrice” est l’entreprise qui demande le visa, le reçoit en attente de révision et effectue l’action “Soumettre pour approbation”.

• Les administrateurs peuvent créer de nouveaux visas lorsqu’ils ne sont pas dans une entreprise (ni manager ni contributeur), puis se déplacer vers une entreprise en assignant un visa (ils seront automatiquement managers).

• Lorsque qu’une entreprise principale est définie sur le projet, les utilisateurs de l’entreprise non principale ne peuvent pas répondre au nom de quelqu’un d’autre, même s’ils sont ceux qui soumettent le visa à l’utilisateur de l’entreprise principale.

Permissions de l’entreprise principale (s’appliquent uniquement si une entreprise principale est définie) :

• Les visas créés et soumis directement pour révision à l’entreprise principale ne sont visibles par les autres utilisateurs de l’entreprise principale que si l’utilisateur assigné les consulte ou est ajouté en tant qu’observateur

 

Comment définir une entreprise principale

Pour vous assurer que toutes les RFIs et visas passent par votre “entreprise” dans Fieldwire, vous pouvez définir une entreprise principale.

1. Accédez à l’onglet Personnes du projet et cliquez sur "Définir entreprise principale" pour l’entreprise que vous souhaitez désigner comme principale..

 

1. Une fenêtre pop-up expliquera ce que les utilisateurs de l’entreprise principale peuvent faire par rapport aux utilisateurs des “Autres entreprises”.

2. Cliquez sur le bouton bleu "Définir entreprise principale". L’entreprise principale sera indiquée par une icône de couronne et le texte “Entreprise principale”.

 

La page du journal des visas

Tout individu associé à une entreprise, en tant que Manager ou Contributeur, peut accéder à l’onglet Visas, et voir chaque visa du projet indépendamment de son statut.

Les en-têtes fournissent un aperçu global de la nature, de l’ordre, du sujet et du statut des visas sur le projet.

Exemples d’en-têtes :

• #: #: Ajouté lorsque le Visa passe du statut Brouillon à Demandé, et numéroté soit par entreprise, où les Visas seront numérotés séquentiellement en fonction de l’entreprise qui effectue la soumission (le code de l’entreprise soumettrice sera utilisé comme préfixe), soit par clause techniques, où les Visas seront numérotés séquentiellement avec le numéro de la spécification comme préfixe (dans ce cas, si aucune spécification n’est liée, le numéro du Visa n’aura pas de préfixe).

• Spécification : Numéro et nom de section (CSI MasterFormat)

• Nom : Titre du visa

• Statut : Brouillon, Demandé, En attente de révision, En attente d’approbation, En attente de clôture, Clôturé, Annulé

• Date limite de soumission : Date à laquelle le visa doit être envoyé

• Date limite de réponse : Date à laquelle l’approbateur doit répondre

• Assigné actuel : Propriétaire actuel des actions du visa

• Type : Type de visa (plan de construction, échantillon, données produit, manuel O&M, garantie, rapport, certificat, maquette, autre)

• Date sur site : Date sur site du visa

• Référence #: Numéro de référence dans le visa

• Soumission reçue : Date à laquelle le visa a été mis en En attente de révision

• Envoyé pour approbation : Date à laquelle le visa a été mis en En attente d’approbation

• Réponse reçue : Date à laquelle le visa a été mis en En attente de clôture

• Temps de réponse : Différence en jours entre Envoyé pour approbation et Réponse reçue

Pour ajouter, supprimer ou trier les colonnes :

1. Cliquez sur l’icône ⚙ à côté des en-têtes

2. Cochez/décochez les colonnes

3. Déplacez-les pour réorganiser l’affichage

Exporter les visas

Si vous souhaitez créer un récapitulatif des visas de votre projet, vous pouvez cliquer sur le bouton Générer un rapport. Vous aurez alors la possibilité d’exporter vos données sous forme de rapport CSV ou de rapport PDF.

 

 

 

 

Votre rapport CSV ressemblera à ceci :

 

Pour exporter vos visas en lot, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque visa que vous souhaitez exporter.

2. Cliquez sur le menu déroulant Actions.

3. Sélectionnez Exporter les visas.

4. Dans l’e-mail que vous avez reçu, cliquez sur le bouton Télécharger les visas.

5. Cela téléchargera un dossier compressé (.zip) sur votre appareil.

6. Décompressez le fichier.

Les fichiers PDF des visas obtenus grâce à l’export en masse incluront désormais les pièces jointes directement dans les PDF. Ainsi, le partage de la documentation complète avec les parties prenantes concernées devient plus simple et rapide.

 

Si vous souhaitez exporter un visa individuel (y compris les pièces jointes PDF contenues dans le dernier bloc du visa, par exemple soumission, révision ou approbation), vous pouvez :

• Cliquer sur les 3 points à droite de la ligne du visa et sélectionner Télécharger le PDF,

• Ou le faire depuis le menu déroulant Actions à l’intérieur du visa lui-même.

Toutes les pièces jointes se trouvent derrière les pages de garde.

Note : Si la taille totale du fichier PDF exporté (y compris les pièces jointes ajoutées) dépasse la limite de 20 Mo pour les pièces jointes des e-mails, l’export ne sera pas inclus en pièce jointe. À la place, l’e-mail contiendra un bouton pour télécharger le PDF.

Si vous souhaitez demander la soumission d’un visa, vous pouvez le faire directement depuis la page Vue d’ensemble des visas en :

1. Cochez la case à gauche du visa concerné.

2. Cliquez sur le menu déroulant Actions.

3. Cliquez sur Demander un visa.

Une fenêtre modale s’ouvrira, comme si vous étiez dans un visa individuel, où vous pourrez sélectionner l’Assigné, les Observateurs et la date limite de visa.

 

Si vous souhaitez ajouter, supprimer ou modifier l’une des réponses aux visas qui apparaissent lors de l’approbation (ou du rejet) d’un visa, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Gérer les réponses.

 

Recherche et filtrage des visas

• Barre de recherche spécifique aux visas

• Filtres :

  • Mes actions requises

  • Observés

  • En retard

  • Statut

  • Spécification

  • Type

  • Entreprise soumettrice

  • Assigné

  • Dernière mise à jour

 

Importer les journaux de visas

Les utilisateurs peuvent importer des visas en masse à partir des extractions de spécifications ou via un fichier CSV.

Colonnes CSV :

• Section de spécification

• Nom du visa

• Type

• Description

 

Les utilisateurs peuvent importer en masse des visas à partir de ces extractions de visas ou en utilisant notre modèle d’import CSV. Le modèle CSV comporte 4 colonnes :

• Section de spécification : l’utilisateur doit saisir le numéro associé au numéro de la section de spécification dans l’onglet Spécifications. Si le numéro dans la cellule CSV correspond à un numéro de section de spécification dans l’onglet Spécifications, les deux seront automatiquement liés dans Fieldwire.

• Nom : champ texte pour nommer le visa.

• Type : les utilisateurs peuvent renseigner un type pris en charge dans Fieldwire. Si le type correspond, il sera automatiquement rempli lors de l’importation. Liste des types de visas pris en charge :

  • Plans de construction

  • Échantillon

  • Données produit

  • Manuel O&M

  • Garantie

  • Rapport

  • Certificat

  • Maquette

  • Autre

• Description : champ texte pour décrire le visa.

Pour garantir le succès de l’importation, suivez le format des colonnes ci-dessus.

Lorsque votre fichier CSV est prêt à être importé, retournez dans l’onglet Visas et cliquez sur "+ Importer des visas". Vous pourrez alors télécharger le fichier CSV du journal des visas extrait.

 

 

Workflow de Visas

 

 

Flux de travail des visas

Panneau de détails

• Lier une spécification, ajouter une référence, type, délai, date sur site, description.

• Édition possible selon le statut et l’entreprise.

Fil d’activité

• Suivi de toutes les actions et mises à jour des visas.

Observateurs

• Ajouter ou retirer des observateurs à chaque étape du workflow.

Télécharger des visas

• Téléchargement PDF possible dans tous les statuts.

Créer un visa

1. Onglet Visas → + Nouveau visa

2. Ajouter Nom, Type, Section, Description

3. Créer le brouillon

Créer un brouillon de visa à partir d’un plan

• Ajouter un visa directement depuis un plan via le lien hypertexte Ajouter visa

Demander la soumission

• Remplir ou non les champs optionnels

• Cliquer Demander la soumission

• Assigner un responsable et éventuellement ajouter des observateurs

Numérotation des visas

• Par entreprise ou par spécification

Soumettre pour révision / approbation

• Joindre fichiers nécessaires

• Sélectionner assigné, réviseurs, CC, observateurs

• Définir date limite de réponse

• Cliquer Soumettre pour approbation

Fournir une réponse (en attente d’approbation)

• Répondre via menu déroulant de réponses

• Ajouter approbation ou rejet, pièces jointes et notes

Accepter et clôturer (en attente de clôture)

• Clôture non modifiable

• Notifications envoyées à créateurs et observateurs

Demander une resoumission

• Créer révision → statut Demandé

• Notifications dans le fil d’activité

Clôturé

• Notifications envoyées au soumetteur

• Possibilité de réouvrir

Annuler / Restaurer

• Option Unvoid pour restaurer un visa annulé

 

 

Créer un visa

Tout utilisateur faisant partie d’une “Entreprise” peut créer un Visa. Pour créer un Visa :

1. Accédez à l’onglet Visas

2. Sélectionnez + Nouveau visa ou cliquez sur le texte hyperlié Créer un visa

3. Ajoutez un Nom pour le visa

4. Choisissez le Type dans le menu déroulant

5. Recherchez le nom ou le numéro de la section de Spécification correspondant

6. Saisissez la Description du visa

7. Cliquez sur Créer un brouillon

Parmi ces champs, seul le Nom est requis pour créer initialement le brouillon. Vous pouvez toujours ajouter ou modifier le Nom, la Spécification, le Type et la Description pour un visa en statut Brouillon.

 

Il n’est possible de supprimer un visa que lorsqu’il est en statut Brouillon. Pour ce faire :

1. Cliquez sur le bouton Actions dans le menu déroulant

2. Lisez le message pop-up pour vous assurer que vous souhaitez effectuer cette action, car elle est permanente et vous ne pourrez pas récupérer le visa supprimé

3. Si vous souhaitez continuer, cliquez sur le bouton rouge Supprimer

 

Créer un brouillon de visa à partir d’un plan

Au lieu de créer un brouillon de visa depuis l’onglet Visas, vous pouvez également créer un Visa directement depuis un plan. Pour ce faire :

1. Cliquez sur l’icône de chaîne hypertexte dans la barre d’outils de Marquage

2. Choisissez l’option Ajouter un hyperlien de visa

3. Ajoutez un Nom pour le visa

4. Choisissez le Type dans le menu déroulant

5. Recherchez le nom ou le numéro de la section de Spécification correspondant

6. Saisissez la Description du visa

7. Cliquez sur Créer un brouillon

Comme indiqué ci-dessus, parmi ces champs, seul le Nom est requis pour créer initialement le brouillon.

 

Demander la soumission

Vous pouvez demander la soumission d’un visa sans remplir aucun des champs du visa. En fait, il est préférable de ne pas ajouter de pièces jointes si vous allez demander la soumission, car ces pièces jointes ne seront plus présentes sur le visa une fois la soumission demandée.

Pour changer le statut du visa de Brouillon à Demandé :

1. Remplissez les champs pertinents et optionnels dans le panneau Détails du visa :

   • Spécification

   • Numéro de référence

   • Type

   • Délai

   • Date sur site

   • Description

2. Cliquez sur le bouton bleu Envoyer (menu déroulant)

3. Sélectionnez Demander la soumission

4. Saisissez l’Assigné, obligatoire

5. Ajoutez des Observateurs, optionnel

6. Choisissez la date limite de soumission, obligatoire

7. Saisissez un Message, optionnel

8. Cochez/décochez la case pour activer ou désactiver les rappels par email pour l’assigné

9. Cliquez sur Demander

Le statut du visa passera à Demandé, et le visa sera envoyé à l’Assigné choisi pour révision.

 
Une notification par email sera envoyée au nouvel Assigné, l’invitant à télécharger la pièce jointe du visa sur le visa :

 

Une fois que la soumission du visa a été demandée et que le visa est passé au statut Demandé, l’entreprise soumettrice peut encore effectuer quelques actions sur le visa :

• Cliquez sur le bouton Actions dans le menu déroulant

• Sélectionnez Soumettre au nom de

  • Cela permet aux Managers de l’entreprise soumettrice de fournir une soumission sur le visa qu’ils auraient pu recevoir de l’extérieur de Fieldwire

• Sélectionnez Télécharger PDF

• Sélectionnez Envoyer par email

  • Cela permet aux Managers de l’entreprise soumettrice d’envoyer le visa par email à des utilisateurs extérieurs au projet

  • Les rapports PDF des visas incluent désormais les copies des pièces jointes téléchargées dans la section la plus récente (Soumission, Revue ou Approbation), au lieu de fournir uniquement des liens vers les pièces jointes

• Choisissez de Rendre le visa nul

• Remplissez les champs dans le panneau Détails à droite de l’écran

• Modifiez la date limite de soumission

  • Cela donne aux Managers de l’entreprise soumettrice la flexibilité de modifier la date en cas d’erreur sur la demande initiale ou si la date doit être changée pour une raison imprévue

Numérotation des visas

Lorsque le visa passe du statut Brouillon à Demandé, un numéro de visa est attribué. Celui-ci peut être numéroté par entreprise, où les visas seront numérotés séquentiellement en fonction de l’entreprise qui fournit la soumission. Le code de l’entreprise soumettrice sera utilisé comme préfixe.

Alternativement, vous pouvez choisir de numéroter par spécification, où les visas seront numérotés séquentiellement avec le numéro de spécification comme préfixe. Dans ce cas, si aucune spécification n’est liée, le numéro du visa n’aura pas de préfixe.

Le format de numérotation des visas peut être géré dans les Paramètres du projet.

 

Soumettre pour révision

Après que l’Assigné a reçu le visa, il est invité à soumettre les fichiers pertinents pour révision. Pour ce faire, l’Assigné devra télécharger une ou plusieurs pièces jointes pertinentes :

1. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une soumission (menu déroulant)

2. Choisissez Joindre depuis les fichiers ou + Télécharger un nouveau fichier

   • Lors de la jonction de fichiers existants de votre projet au visa, vous pouvez simplement cliquer dans le champ de recherche et voir la liste de tous vos fichiers actuellement sur le projet. Faites défiler cette liste pour localiser le fichier correct.

3. Ajoutez des Notes, optionnel

4. Cliquez sur Soumettre

5. Choisissez un nouvel Assigné

6. Saisissez un Message, optionnel

7. Cliquez sur Soumettre dans le pop-up

Une fois le visa envoyé pour révision, le nouvel Assigné recevra une notification par email et le visa passera au statut En attente de révision.

 

Soumettre au nom de

Une fois que le visa est passé au statut Demandé, tout utilisateur de l’entreprise du créateur du visa peut soumettre des informations au nom de l’Assigné.

 

Cela permet au créateur de prendre en charge le document et de le soumettre au nom de l’utilisateur qui devait répondre. En d’autres termes, si la soumission demandée est renvoyée par email au demandeur et que vous devez la télécharger, cela permet au créateur (ou à tout utilisateur de l’entreprise du créateur) de téléverser le document dans Fieldwire afin que le visa puisse passer à l’étape suivante, En attente de révision. Lorsque la réponse au visa est renvoyée, elle sera délivrée à l’utilisateur original à qui elle avait été demandée.

Pour ajouter un niveau supplémentaire de transparence à cette étape du processus, il est obligatoire de fournir la date de réception de la soumission.

 

Soumettre pour approbation

Après avoir complété le Brouillon, un bouton bleu Envoyer (menu déroulant) sera disponible. En cliquant sur ce bouton bleu, vous verrez deux options : Demander la soumission et Soumettre pour approbation. Ce workflow détaillera l’option Soumettre pour approbation.

Pour pouvoir sélectionner l’option Soumettre pour approbation, vous devez d’abord joindre un fichier au visa. Pour ce faire :

1. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une soumission (menu déroulant)

2. Choisissez Joindre depuis les fichiers ou + Télécharger un nouveau fichier

   • Lors de la jonction de fichiers existants de votre projet au visa, vous pouvez simplement cliquer dans le champ de recherche et voir la liste de tous vos fichiers actuellement sur le projet. Faites défiler cette liste pour localiser le fichier correct.

3. Ajoutez des Notes, optionnel

4. Cliquez sur le bouton bleu Envoyer (menu déroulant)

5. Sélectionnez Soumettre pour approbation

 

Après avoir sélectionné Soumettre pour approbation, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez Utilisateur du projet ou Adresse email pour la ligne Assigner à

2. Choisissez un Assigné

   • Utilisateur du projet fournit un menu déroulant dans la ligne Assigné permettant d’assigner le visa directement à quelqu’un déjà présent sur le projet dans Fieldwire

   • Adresse email fournit un champ texte libre dans la ligne Assigné permettant d’assigner le visa à des utilisateurs externes qui ne sont pas actuellement sur le projet

3. Ajoutez des Relecteurs

   • Cette option est disponible si vous avez choisi Utilisateur du projet et que votre workflow nécessite que plusieurs personnes examinent le visa

4. Ajoutez des CC

   • Cette option est disponible si vous avez choisi Adresse email et que vous souhaitez que d’autres personnes, en dehors de Fieldwire, reçoivent une copie du visa

1. • 
     
     • L’enregistrement des personnes en CC est consigné dans le journal d’activité
       Ajoutez des Observateurs, ce n’est pas obligatoire pour soumettre le visa
       Ajoutez la date limite de réponse, ce champ est requis pour soumettre le visa
       Ajoutez un Message, optionnel
       Cliquez sur Soumettre

Note : Vous pouvez utiliser le menu déroulant Relecteurs pour assigner toute personne qui pourrait devoir fournir une réponse au visa, en plus de l’Assigné. Lorsqu’un utilisateur est désigné comme Relecteur, il devient automatiquement Observateur du visa (il disparaît du menu déroulant Observateurs).

Note: Il y a une case à cocher que vous pouvez activer ou désactiver pour envoyer des rappels par email à l’Assigné si vous assignez à un Utilisateur du projet ou à une Adresse email. Une fois ces champs remplis, la case à cocher à côté de Envoyer une copie du visa à l’Assigné est une nouvelle fonctionnalité : le système envoie automatiquement une copie par email à l’Assigné. Vous avez maintenant l’option de ne pas envoyer d’email à l’Assigné du visa.

Si vous choisissez d’assigner le visa à un Utilisateur du projet, cela déplacera le visa au statut En attente d’approbation, et une notification par email sera envoyée au nouvel Assigné pour l’inviter à approuver le visa dans Fieldwire.

Si vous assignez le visa à une Adresse email, l’Assigné recevra une copie du visa par email. Dans l’email, le nom du visa sera indiqué ainsi que des instructions précisant qu’il leur a été assigné et qu’ils doivent répondre à l’email avec leur révision du visa, ce qui enverra un email au créateur du visa afin que ce dernier puisse répondre au nom de l’Assigné.

 

Note : Seule la Société principale peut assigner des visas à des adresses email.

Une fois que le visa est assigné à l’adresse email, vous verrez que le champ Assigné dans l’en-tête est signalé pour indiquer qu’il s’agit d’un utilisateur externe. De plus, cette adresse email apparaîtra dans le flux d’activité, dans le tableau, et dans tous les rapports générés.

 

Une fois qu’une adresse email externe a été utilisée, vous pourrez la sélectionner à nouveau lors de l’assignation d’un visa à une adresse email pour tous les autres visas du projet. Cela permet d’accélérer le workflow, d’intégrer une validation automatique, et de prévenir les doublons ou les erreurs de format potentielles..

 

Une fois que le visa a été soumis pour approbation et qu’il est passé au statut En attente d’approbation, l’entreprise soumettrice peut encore effectuer plusieurs actions sur le visa :

• Cliquez sur le menu déroulant Actions

• Sélectionnez Répondre au nom de

  • Cela permet aux Managers de l’entreprise soumettrice de fournir une réponse au visa qu’ils ont pu recevoir depuis l’extérieur de Fieldwire

• Sélectionnez Télécharger PDF

• Sélectionnez Envoyer par email

  • Cela permet aux Managers de l’entreprise soumettrice d’envoyer le visa par email à des utilisateurs en dehors du projet

• Choisissez de Rendre le visa nul

• Choisissez de Restaurer le visa

  • La nouvelle action restaurer permet aux équipes de remettre facilement les visas annulés à leur statut précédent, préservant ainsi la continuité des données et réduisant le travail manuel

• Cliquez sur le bouton Réassigner

  • Mettez à jour l’Assigné du visa

  • Les Managers de l’entreprise soumettrice peuvent réassigner les visas, ce qui réduit les inefficacités lorsque l’Assigné original n’est pas disponible

• Ajoutez des Relecteurs

• Modifiez la date limite de réponse

  • Cela donne aux Managers de l’entreprise soumettrice la flexibilité de changer la date en cas d’erreur sur la soumission originale ou si la date doit être modifiée pour toute circonstance imprévue

 

Fournir une réponse (En attente d’approbation)

S’il n’y a pas de Relecteurs désignés, lorsque le visa passe au statut En attente d’approbation, l’Assigné (ou une personne associée à l’entreprise de l’Assigné) devra répondre au visa.

Pour fournir une réponse au visa, l’Assigné, ou une personne de l’entreprise de l’Assigné, devra choisir une réponse dans le menu déroulant Réponse :

 

Voici à quoi ressemble la fenêtre modale si des Relecteurs ont également été choisis :

 

 

En plus du menu déroulant Réponse, l’Assigné, les personnes associées à l’entreprise de l’Assigné, ou les Relecteurs devront Approuver ou Rejeter la révision. Pour ce faire, vous devrez cliquer sur le menu déroulant bleu Ajouter une révision.

En cliquant sur ce menu déroulant, vous verrez trois options : Réviser dans Fieldwire, Joindre depuis des fichiers, et + Télécharger un nouveau fichier.

 

Si vous sélectionnez Réviser dans Fieldwire, l’Assigné, la personne associée à l’entreprise de l’Assigné, ou le Relecteur pourra examiner les pièces jointes du visa. Pendant ce processus de révision, ils pourront ajouter des annotations, télécharger les pièces jointes, etc. Une fois la révision terminée, ils devront cliquer sur Enregistrer et joindre.
 
L’Assigné ou le Relecteur peut ensuite, facultativement, ajouter des Notes, mais doit inclure une pièce jointe afin de renvoyer le Visa à l’utilisateur qui le leur a soumis ou à un autre utilisateur de leur entreprise.

 

Si des Relecteurs ont également été ajoutés, mais n’ont pas encore fourni leurs réponses, l’Assigné verra cet avertissement avant d’envoyer sa réponse :

 

---

Indépendamment de la Réponse sélectionnée, le visa sera déplacé au statut En attente de clôture.
Une notification par email est envoyée à l’Assigné après le changement de statut.

 

Si le Relecteur réalise qu’il doit mettre à jour sa révision, sa réponse ou ses Notes, il peut le faire tant que le visa est encore au statut En attente d’approbation. Pour mettre à jour ces champs, le Relecteur devra :

• Cliquer sur le menu kebab (⋮)

• Cliquer sur Modifier la réponse

  • Cela permettra au Relecteur de modifier le texte dans la section Réponses supplémentaires

• Cliquer sur le bouton bleu Enregistrer

 

Lorsque qu’une Entreprise principale est définie sur le projet, les utilisateurs de l’Entreprise principale peuvent choisir de Répondre au nom de l’Assigné. Après avoir cliqué sur l’option Répondre au nom de, vous devrez :

• Ajouter une Révision

• Fournir une Réponse

• Mettre à jour la date de réception de la Réponse

• Fournir toute Note supplémentaire (facultatif)

Note : Les utilisateurs qui ne font pas partie de l’Entreprise principale ne verront pas cette option pour Répondre au

 

Accepter et Clôturer (En attente de clôture)

Après que le visa passe au statut En attente de clôture, l’Assigné devra Clore le visa, ce qui le rendra non modifiable.

Après avoir sélectionné Clore, l’Assigné a la possibilité d’envoyer un message email optionnel au créateur initial, aux Relecteurs, et à tout Observateur supplémentaire qu’il souhaite inclure dans la liste de diffusion :

Tous les utilisateurs ayant accès au visa pourront voir toutes les réponses publiées. L’Assigné et les Relecteurs pourront télécharger une copie PDF ou envoyer le visa par email.

Une notification par email est envoyée à l’Assigné et à tous les Relecteurs après le changement de statut.

 

Demander une nouvelle soumission (Demandé)

Cependant, si l’Assigné ne souhaite pas clore le visa, mais préfère que des modifications y soient apportées, il peut choisir Créer une révision.

Après avoir cliqué sur « Créer une révision », l’Assigné verra apparaître une fenêtre contextuelle lui demandant de remplir les champs « Assigné », « Observateurs » et « Date limite de soumission ».

 

La création de cette révision fera revenir le visa au statut Demandé, ce qui sera reflété dans le fil d’activité.

 

Clôturé

Une fois le visa clôturé, une notification par email sera envoyée au soumetteur pour consulter la réponse et télécharger la pièce jointe. Aucune action supplémentaire n’est requise, mais vous pouvez choisir de réouvrir le visa clôturé si nécessaire.

 

Annuler l’invalidation

Si un utilisateur commet une erreur ou si, pour une raison quelconque, un RFI ne devrait plus être annulé et est en fait encore nécessaire pour le projet, cela lui donne la flexibilité de le remettre hors du statut annulé. Après avoir annulé un visa, vous pouvez cliquer sur Actions et vous devriez voir l’option pour annuler l’invalidation d’un visa annulé.

 

Flux de travail plus rapide pour les Visas
Brouillon (Créer un Visa)

Tout utilisateur faisant partie d’une « Entreprise » peut créer un Visa. Pour créer un Visa, rendez-vous dans l’onglet Visas et sélectionnez « + Nouveau visa » ou cliquez sur « Créer un visa » :

 

Ajoutez un Nom pour le Visa, choisissez le Type, recherchez le nom ou le numéro de la section de Spécifications correspondant, et saisissez la Description du Visa. Parmi ces champs, seul le Nom est requis pour créer le Brouillon. Les utilisateurs peuvent toujours ajouter ou modifier le Nom, la Section, le Type et les Détails dans un Visa en Brouillon. La Section et le Type du Visa sont obligatoires avant de passer à l’étape suivante.

 

Demande ou suppression groupée de Visas en brouillon

Si les Visas sont au statut Brouillon / en attente de soumission, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour sélectionner autant de visas que vous souhaitez afin de faciliter une action groupée. Une fois vos visas sélectionnés, utilisez le menu déroulant Actions pour choisir Demander la soumission ou Supprimer pour tous les visas sélectionnés.

Remarque : Si tous les Visas sélectionnés ne sont pas au statut Brouillon, les options Demander la soumission et Supprimer seront grisées.

 

Soumettre pour approbation

Une fois que le Visa a été créé et qu’il est au statut Brouillon, vous pouvez accélérer le processus en le soumettant pour approbation. Cela permet de passer directement les étapes “Demandé” et “En attente de révision”.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton déroulant bleu Ajouter une soumission et joignez soit un fichier existant sur le projet, soit téléversez un nouveau fichier depuis votre ordinateur

Une fois que vous avez joint ou téléversé un fichier, vous devez cliquer sur le bouton déroulant bleu Envoyer et sélectionner Soumettre pour approbation.

 

 

Après avoir cliqué sur Soumettre pour approbation :

1. Sélectionnez soit Utilisateur du projet soit Adresse e-mail dans la ligne Assigner à :

   • Utilisateur du projet : permet de choisir directement quelqu’un déjà présent sur le projet dans Fieldwire via un menu déroulant.

   • Adresse e-mail : permet d’assigner le visa à un utilisateur externe non présent sur le projet via un champ texte libre.

2. Ajouter des relecteurs

   • Disponible si vous avez choisi Utilisateur du projet et que votre workflow nécessite plusieurs personnes pour réviser le visa.

3. Ajouter des CC

   • Disponible si vous avez choisi Adresse e-mail et souhaitez que d’autres personnes externes à Fieldwire reçoivent une copie du visa. Les adresses e-mail récemment utilisées apparaîtront automatiquement.

   • Le registre des personnes en CC est conservé dans le Journal d’activité.

4. Ajouter des observateurs (Watchers) – optionnel.

5. Ajouter la date limite de réponse – requis pour soumettre le visa.

6. Ajouter un message optionnel.

7. Cliquez sur Soumettre.

 

A ce stade, le visa suivra le même workflow que celui décrit dans la section Fournir une réponse (En attente d’approbation) ci-dessus.

 

Visas sur mobile

Bien que la plupart des fonctionnalités des visas soient actuellement limitées à la version web de Fieldwire, ils peuvent tout de même être consultés sur les appareils Android et iOS.

Android

1. Ouvrez l’onglet Visas pour voir tous les visas créés sur le web.

2. Vous pourrez consulter les détails, les statuts et les réponses associées, mais certaines actions (création, soumission pour approbation, etc.) restent réservées à la version web.

La plupart des éléments d’un visa seront gris sur mobile, mais le lien « Voir tout l’historique » reste cliquable, permettant de consulter l’historique complet des actions et mises à jour du visa directement depuis votre appareil..

iOS

Ouvrez l’onglet «Visas» pour consulter tous les visas qui ont été créés sur la version web.

La plupart des éléments d’un visa ne seront pas cliquables sur mobile, mais le lien « Afficher tout l’historique » reste visible, permettant de consulter l’historique complet du visa depuis votre appareil.