Le processus de traitement des Visas dans Fieldwire

Contexte

Les visas Fieldwire simplifient le processus d’approbation pour le matériel et les équipements qui devront être installés sur site. Les visas sont centralisés et accessibles à toutes les personnes impliquées dans le projet. Pour accéder à ce module, vous pouvez programmer une démo avec notre équipe commerciale ou acheter Business Plus.

Comment activer la gestion de projet sur un projet

Pour des informations sur les entreprises et comment activer la gestion de projet sur un projet, veuillez consulter cet article.

Intégration à la gestion de projet

Si vous accédez à l’onglet Visas pour la première fois, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous aider à démarrer avec la gestion de projet dans Fieldwire et configurer votre Entreprise sur le projet.

Ajoutez le nom de votre entreprise et cliquez sur le bouton "Suivant". Ce nom sera le même pour les FQRs et les Visas sur le projet. Cependant, il n’est pas automatiquement rempli par les informations de “Entreprise” dans vos paramètres de profil.

Saisissez ensuite votre code entreprise, ce qui aidera vous et votre équipe à rester organisés tout au long du projet.

Exemple : dans ces captures d’écran, nous avons utilisé le nom d’entreprise ABC et le code ABC.

Tableau des permissions des visas

Points clés à noter :

• Toutes les permissions supposent que l’utilisateur appartient à la même entreprise que le destinataire actuel, sauf indication contraire.

• La mention “*Entreprise émettrice” est l’entreprise qui crée le visa, demande le visa, le reçoit en attente d'examen et effectue l’action “Envoyer pour validation”.

• Les administrateurs peuvent créer de nouveaux visas lorsqu’ils ne sont pas dans une entreprise (ni responsable ni contributeur), puis se déplacer vers une entreprise en assignant un visa (ils seront automatiquement managers).

• Lorsque qu’une entreprise principale est définie sur le projet, les utilisateurs d'une autre entreprise ne peuvent pas répondre au nom de quelqu’un d’autre, même s’ils sont ceux qui envoient le visa à l’utilisateur de l’entreprise principale.

Permissions de l’entreprise principale (s’appliquent uniquement si une entreprise principale est définie) :

• Une fois qu'un visa quitte le statut Brouillon, tous les utilisateurs de l'entreprise principale (responsables ou contributeurs) peuvent le voir tout au long de sa procédure y compris lorsque le destinataire actuel appartient à une autre entreprise ou lorsqu’ils n’ont pas été ajoutés comme observateurs.

• Lorsqu’aucune entreprise principale n’est définie sur le projet, l’entreprise émettrice (responsables ou contributeurs) conserve la possibilité d’annuler une demande de validation dans n’importe quel statut autre que Brouillon. Cela signifie qu’un contributeur répertorié comme suiveur ou observateur peut annuler une demande de validation même s’il n’en est pas le destinataire actuel, à condition qu’il appartienne à l’entreprise émettrice.

Comment définir une entreprise principale

Pour vous assurer que toutes les RFIs et visas passent par votre “entreprise” dans Fieldwire, vous pouvez définir une entreprise principale.

1. Accédez à l’onglet Personnes du projet et cliquez sur "Définir entreprise principale" pour l’entreprise que vous souhaitez désigner comme principale..

Une fenêtre pop-up expliquera ce que les utilisateurs de l’entreprise principale peuvent faire par rapport aux utilisateurs des “Autres entreprises”.

Cliquez sur le bouton bleu "Définir entreprise principale". L’entreprise principale sera indiquée par une icône de couronne et le texte “Entreprise principale” à côté de son nom.

Si vous avez sélectionné par erreur la mauvaise entreprise principale, tout administrateur du projet peut la modifier en procédant comme suit :

1. Cliquez sur les trois points (⋮) à côté de l'icône Inviter des utilisateurs.
2. Sélectionnez Supprimer l'entreprise principale.

La page du journal des visas

Tout individu associé à une entreprise, en tant que Manager ou Contributeur, peut accéder à l’onglet Visas, et voir chaque visa du projet indépendamment de son statut.

Les en-têtes fournissent un aperçu global de la nature, de l’ordre, du sujet et du statut des visas sur le projet.

Exemples d’en-têtes :

• #: Ajouté lorsque le Visa passe du statut Brouillon à Demandé, et numéroté soit par entreprise, où les Visas seront numérotés séquentiellement en fonction de l’entreprise qui effectue la soumission (le code de l’entreprise soumettrice sera utilisé comme préfixe), soit par clause techniques, où les Visas seront numérotés séquentiellement avec le numéro de la spécification comme préfixe (dans ce cas, si aucune spécification n’est liée, le numéro du Visa n’aura pas de préfixe).

• Clauses techniques : Combinaison entre un numéro et nom de section de la clause technique (CSI MasterFormat)

• Nom : Titre du visa

• Statut : Statut actuel du Visa qui dicte les actions possibles pour les utilisateurs. Cela peut être Brouillon, Demandé, En attente d'examen, En attente de validation, En attente de clôture, Clôturé, Annulé

• Réponse : La réponse choisie par le destinataire lorsque le visa est en est dans le statut "En attention de validation"

• Envoi attendu le : Date avant laquelle le visa doit être envoyé, ajoutée par l'utilisateur qui crée le visa. cela reflète la date avant laquelle l'émetteur doit envoyer le visa.

• Envoi reçu le : Date à laquelle le visa a été basculé dans le statut "En attente d'examen" lorsque le Visa ne suit pas la procédure "Soumettre au nom de"

  • Si par contre le Visa suit la procédure "Soumettre au nom de", cette date est celle renseignée dans le champ "Reçu le" de la fenêtre "Soumettre au nom de"

• Envoyé pour validation : Date à laquelle le visa a été mis dans le statut "En attente de validation"

• Réponse attendue le : Date à laquelle l’approbateur doit répondre

• Réponse reçue : Date à laquelle le visa a été mis en "En attente de clôture" lorsque le Visa ne suit pas la procédure "Soumettre au nom de"

  • Si par contre le Visa suit la procédure "Soumettre au nom de", cette date est celle renseignée dans le champ "Réponse reçue le" de la fenêtre "Soumettre au nom de"

• Temps de réponse : Différence en jours entre Envoyé pour validation et Réponse reçue

• Examinateurs : Affiche les utilisateurs qui ont été ajoutés comme examinateurs du Visa et s'ils ont déjà répondu ou non

• Destinataire actuel : Propriétaire actuel des actions du Visa

• N° Référence : Numéro de référence renseigné dans la description du Visa, souvent utilisé pour référencer un autre système de numération que celui utilisé sur Fieldwire

• Type : Type de visa (plan de construction, échantillon, données produit, manuel O&M, garantie, rapport, certificat, maquette, autre)

• Date sur site : Date sur site renseignée dans la Description du Visa

Pour ajouter, supprimer ou trier les colonnes :

1. Cliquez sur l’icône ⚙ à côté des en-têtes

   • Cela ouvre la liste des noms de colonnes de vos Visas

2. Cochez/décochez les colonnes désirées

3. Cliquez sur l'icône de réorganisation pour glisser / déposer les noms des en-têtes selon votre préférence d'affichage

Vous pouvez revenir à l'affichage par défaut en cliquant sur "Réinitialiser" en bas de la liste.

Remarque : Les modifications apportées aux colonnes visibles (ainsi qu’à leur ordre d’affichage) dans ce tableau sont conservées sur l’ensemble de vos projets. Toutefois, ces préférences sont propres à chaque utilisateur. Ainsi, si vous modifiez les colonnes visibles ou leur ordre, ces changements ne seront pas appliqués lorsqu’un autre utilisateur se connectera aux mêmes projets.

Exporter les visas

Si vous souhaitez créer un récapitulatif des visas de votre projet, vous pouvez cliquer sur le bouton Générer un rapport. Vous aurez alors la possibilité d’exporter vos données sous forme de rapport CSV ou de rapport PDF.

On the CSV report, you will be able to see several key details from the submittal including, Specification, Submittal number, Revision, Status, and Assignee to name just a few of the columns. 

Pour exporter vos visas en lot, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque visa que vous souhaitez exporter.

2. Cliquez sur le menu déroulant Actions.

3. Sélectionnez Exporter les visas.

4. Dans l’e-mail que vous avez reçu, cliquez sur le bouton Télécharger les visas.

5. Cela téléchargera un dossier compressé (.zip) sur votre appareil.

6. Décompressez le fichier.

Les fichiers PDF des visas obtenus grâce à l’export en masse incluront désormais les pièces jointes directement dans les PDF. Ainsi, le partage de la documentation complète avec les parties prenantes concernées devient plus simple et rapide.

Note : Si la taille totale du fichier PDF exporté (y compris les pièces jointes ajoutées) dépasse la limite de 20 Mo pour les pièces jointes des e-mails, l’export ne sera pas inclus en pièce jointe. À la place, l’e-mail contiendra un bouton pour télécharger le PDF.

Si vous souhaitez demander l'envoi d’un visa, vous pouvez le faire directement depuis la page Vue d’ensemble des Visas en :

1. Cochez la case à gauche du visa concerné.

2. Cliquez sur le menu déroulant Actions.

3. Cliquez sur Demander l'envoi

Une fenêtre modale s’ouvrira, comme si vous étiez dans un visa individuel, où vous pourrez sélectionner le Destinataire, les Observateurs et la date attendue d'envoi du Visa

Si vous souhaitez ajouter, supprimer ou modifier l’une des réponses aux visas qui apparaissent lors de la validation (ou du rejet) d’un visa, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Gérer les réponses.

Recherche et filtrage des visas

• Action de ma part requise : Affiche les visas qui peuvent être retrouvés dans l'onglet Mes Visas.

• Observateur : Affiche les visas dont l'utilisateur est observateur.

• En retard : Affiche les visas dans le statut En attente de validation qui ont dépassé la date "Réponse attendue le". Cela vous aidera à rester toujours à jour de vos actions attendues.

• Statut : La phase dans laquelle le Visa se situe : Brouillon, Demandé, En attente d'examen, En attente de validation, En attente de clôture, Clôturé, Vide.

• Clauses techniques : Donne la liste des clauses techniques auxquelles sont attachés les visas créés.

• Type : Filtre par le type de visa selon Plans finalisés, Exemple, Données produit, Dossier de maintenance, Garantie, Rapport, Certificat, Maquette, Plans, Autre.

• Entreprise émettrice du visa : Filtre par entreprise qui a créé et envoyé le visa dans le projet.

• Destinataire : Filtre sur l'utilisateur actuellement désigné comme destinataire du visa.

• Dernière mise à jour : Filtre par date de dernière modification du visa

Importer des visas

Si vous souhaitez importer vos visas dans votre projet, vous pouvez le faire directement dans l'onglet Visas. Vous pouvez télécharger de nouveaux visas qui seront au statut Brouillon lors du téléchargement, ou si vous avez finalisé un visa en dehors de Fieldwire mais que vous souhaitez tout de même l'avoir dans Fieldwire pour référence, vous pouvez importer des visas Clôturés.

Visas en brouillon

Pour importer des visas en brouillon, vous devriez commencer par l'onglet Clauses techniques. Dans cet onglet, vous avez la possibilité d'extraire les visas directement. Pour plus d'informations sur l'extraction des informations de visa, veuillez consulter cet article. 

Les utilisateurs peuvent importer en masse des visas à partir de ces extractions de visas ou en utilisant notre modèle d'importation CSV. Le modèle CSV comporte 4 colonnes :

1. Section des clauses techniques : l'utilisateur doit saisir le numéro associé à la section des clauses techniques dans l'onglet Clauses techniques. Si le numéro de la cellule CSV correspond à un numéro de section dans l'onglet Clauses techniques, les deux seront automatiquement liés dans Fieldwire. 
2. Nom : champ de texte pour nommer le visa.
3. Type : les utilisateurs peuvent renseigner un type pris en charge dans Fieldwire. S'ils correspondent, le type sera automatiquement rempli lors de l'importation. Voici une liste des types de visas pris en charge :
   1. Plans d'exécution
   2. Exemple
   3. Fiche technique
   4. Manuel d'exploitation et de maintenance
   5. Garantie
   6. Rapport
   7. Certificat
   8. Maquette
   9. Autre
4. Description : champ de texte pour décrire le visa.

Pour garantir le succès de l'importation, vous devez respecter le format des colonnes énumérées ci-dessus.

Lorsque votre fichier CSV est prêt pour l'importation, procédez comme suit :

1. Accédez à l'onglet Visas
2. Cliquez sur + Importer des visas
3. Sélectionnez l'option Outil d'importation des visas
4. Cliquez sur Télécharger un fichier CSV et faites glisser votre CSV dans la zone

Le traitement des fichiers commence automatiquement.

Visas fermés

Pour importer des visas fermés, procédez comme suit :

1. Accédez à l'onglet Visas
2. Cliquez sur + Importer des visas
3. Sélectionnez l'option Télécharger des fichiers de visas
4. Cliquez sur Sélectionner des fichiers ou faites glisser vos documents dans la zone
5. Cliquez sur Télécharger les fichiers

Tout fichier accepté comme pièce jointe dans un visa individuel sera accepté dans cette fenêtre d'importation. Pour le téléchargement, la limite est de 100 fichiers. Si vous souhaitez supprimer l'un des visas téléchargés, il vous suffit de cliquer sur l'icône de la corbeille à côté du visa que vous souhaitez supprimer.

Conseil : Si vous rencontrez une erreur lors du téléchargement de plusieurs fichiers à la fois, essayez de les télécharger par petits lots ou un par un. Certains utilisateurs ont signalé des erreurs lors du téléchargement de plusieurs fichiers PDF simultanément ; le téléchargement individuel résout généralement le problème.

Une fois le téléchargement terminé, vous serez redirigé vers un nouvel écran pour examiner vos visas téléchargés. Vous pouvez d'abord choisir l'entreprise émettrice. Ensuite, les colonnes Numéro et Fichier seront automatiquement remplies. 

Remarque : Nous vous recommandons de ne télécharger les visas que d'une seule entreprise à la fois lors d'une importation par lot, car vous ne pouvez affecter qu'une seule entreprise émettrice par téléchargement. Par exemple, si vous numérotez par entreprise, vous ne pouvez pas avoir plusieurs préfixes d'entreprise dans les visas créés à partir d'une seule importation par lot. Vous devrez les séparer en 2 importations distinctes, une pour chaque entreprise.

Pour les autres colonnes du tableau, procédez comme suit :

• Clauses techniques : Cliquez dans chaque cellule de cette colonne et sélectionnez la clause technique correspondante que vous souhaitez lier à ce visa clôturé particulier. Ce champ n'est pas obligatoire.
• Nom : Il s'agit d'un champ de texte libre, il suffit donc de saisir le nom que vous souhaitez donner au visa clôturé. Ce champ est obligatoire.
• Type : Cliquez dans chaque cellule de cette colonne et choisissez parmi les différents types énumérés ci-dessus, tels que Certificat ou Exemple. Ce champ n'est pas obligatoire.
• Réponse : Cliquez dans chaque cellule de cette colonne et sélectionnez la réponse, telle que Approuvé, Approuvé avec réserves, etc. que vous souhaitez associer à ce visa clôturé. Ce champ est obligatoire.
• Réponse reçue : Cliquez dans chaque cellule de cette colonne et sélectionnez la date à laquelle la réponse a été reçue. Ce champ n'est pas obligatoire.
• Numéro de référence : Il s'agit d'un champ de texte libre, il suffit donc de saisir un numéro de référence que vous souhaitez associer au visa clôturé. Ce champ n'est pas obligatoire.

Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires pour chaque visa, cliquez sur le bouton Importer N visas. Les visas clôturés seront désormais affichés dans l'onglet Visas de votre projet.

Remarque : Les visas clôturés importés seront numérotés de manière séquentielle, sur la base du nom du fichier. Dans la feuille de calcul de l'importateur, les fichiers sont classés par ordre alphanumérique en fonction du nom du fichier, et les numéros sont attribués de manière séquentielle par ordre croissant de haut en bas. C'est donc le nom du fichier qui détermine le numéro attribué à chaque visa.

Pour accélérer ce processus de saisie de données, vous pouvez copier et coller vos informations de visa directement à partir d'un tableur. Il vous suffit de vous assurer que les colonnes Nom et Réponse sont remplies afin d'importer vos visas clôturés.

Procédure de travail des visas

Panneau de détails

Dans le panneau de détails, vous pourrez lier vos clauses techniques, ajouter un numéro de référence, mettre à jour le « Type » de visa, ajouter le délai d'approvisionnement et la date sur site, ainsi qu'ajouter une description du visa lui-même. Vous pouvez également voir tous les plans liés.

En ce qui concerne la clause technique liée dans le panneau de détails, il y a quelques points à noter. Une seule clause technique peut être liée à un visa, mais plusieurs visas peuvent être liés à une même clause technique. Si un visa n'a pas de clause technique liée, tout utilisateur ayant accès au visa peut en ajouter une. À l'inverse, tout administrateur ou l'utilisateur ayant créé le lien visa - clause technique peut supprimer ou remplacer la clause technique dans le visa.

Remarque : La clause technique n'est liée qu'aux clauses techniques que vous avez téléchargées dans l'onglet Clauses techniques. Pour modifier la « Clause technique », cliquez sur les 3 points verticaux à droite de la clause technique liée, puis cliquez sur « Supprimer ».

En plus de la clause technique, il y a des points importants à noter concernant les champs Type, Délai d'approvisionnement, Date sur site, Description et qui peut les modifier. Tant que le visa est en statut Brouillon, ces champs peuvent être modifiés par tout utilisateur pouvant voir le brouillon. Lorsque le visa est au statut Demandé, ces champs peuvent être modifiés à la fois par les utilisateurs de l'entreprise émettrice du visa ou par les utilisateurs de l'entreprise du destinataire du visa. Cela est également vrai pour les visas aux statuts En attente d'examen, En attente de validation et En attente de clôture. Enfin, ces champs peuvent être modifiés par les utilisateurs de l'entreprise émettrice du visa lorsque le visa est au statut Clôturé.

Le flux d'activité

Tout au long du processus de travail du visa, tous les utilisateurs pourront suivre le statut du visa, le moment où les informations ont été demandées/envoyées ainsi que la personne qui a demandé/envoyé ces informations.

Modification du dernier bloc d'envoi (Responsables de projet)

Les utilisateurs ayant le rôle de Responsable de projet peuvent modifier le bloc d'envoi de la dernière révision. Après avoir effectué des modifications, les responsables peuvent également envoyer par e-mail les PDFs mis à jour et les détails du visa directement aux destinataires et aux examinateurs.

Toutes les modifications apportées au dernier bloc d'envoi sont automatiquement suivies dans :

• Les reçus
• Le flux d'activité
• Les rapports
• Les exports

Observateurs

En plus du flux d'activité, dans l'onglet « Observateurs », vous pourrez ajouter et supprimer des « Observateurs » à chaque étape de la procédure de visa. Pour ce faire, vous devrez cliquer sur « +Ajouter un observateur » et saisir le nom de la personne dans l'entreprise de votre projet. Vous pouvez également supprimer cet observateur en cliquant sur le « x » qui apparaît en survolant son nom.

Remarque : Les observateurs de l'entreprise émettrice ainsi que le destinataire actuel ne peuvent pas être supprimés en tant qu'observateurs.

Si vous ajouter un observateur qui ne fait pas actuellement partie du projet, vous avez la possibilité de l'inviter. Cependant, veuillez noter que si le nouvel utilisateur que vous invitez ne fait pas partie de votre compte, des frais supplémentaires vous seront facturés si vous ne disposez pas de la ou des licences nécessaires pour couvrir cet utilisateur. 

En plus d'ajouter des observateurs dans le flux d'activité, vous pourrez également ajouter/supprimer des observateurs dans certaines fenêtres contextuelles de statut de visa.

Téléchargement des visas

Les visas, quel que soit leur statut, peuvent être téléchargés au format PDF à partir du menu déroulant « Actions » :

Remarque : Les visas au statut brouillon incluront les valeurs « En cours » dans le bloc d'envoi.

Remarque : Les rapports PDF de visa incluent désormais des copies des pièces jointes téléchargées dans la section la plus récente (Envoi, Examen ou Validation), au lieu de fournir uniquement des liens vers les pièces jointes.

Remarque : Si un Responsable de projet modifie le dernier bloc d'envoi, ces mises à jour seront reflétées dans l'exportation PDF et pourront être envoyées directement aux destinataires et aux examinateurs à partir du visa.

Créer un visa

Tout utilisateur faisant partie d’une Entreprise peut créer un Visa. Pour créer un Visa :

1. Accédez à l’onglet Visas

2. Sélectionnez + Nouveau visa ou cliquez sur le lien hypertexte Créer un visa

3. Ajoutez un Nom pour le visa

4. Choisissez le Type dans le menu déroulant

5. Recherchez le nom ou le numéro de la section de Clauses techniques correspondant

6. Saisissez la Description du visa

7. Cliquez sur Créer un brouillon

Parmi ces champs, seul le Nom est requis pour créer initialement le brouillon. Vous pouvez toujours ajouter ou modifier le Nom, la Spécification, le Type et la Description pour un visa en statut Brouillon.

Il est possible de supprimer un visa lorsqu’il est à l’état Brouillon. De plus, les responsables de projet de l'Entreprise émettrice peuvent supprimer les visas qui sont en statut Annulé.

Pour supprimer un visa en Brouillon :

1. Cliquez sur le bouton Actions dans le menu déroulant

2. Lisez le message de la fenêtre modale pour vous assurer que vous souhaitez effectuer cette action, car elle est permanente et vous ne restaurer pas récupérer le visa supprimé.

3. Si vous souhaitez continuer, cliquez sur le bouton rouge Supprimer

Créer un brouillon de visa à partir d’un plan

Au lieu de créer un brouillon de visa depuis l’onglet Visas, vous pouvez également créer un Visa directement depuis un plan. Pour ce faire :

1. Cliquez sur l’icône de lien hypertexte dans la barre d’outils de Marquage

2. Choisissez l’option Ajouter un lien de visa

3. Cliquez sur +Nouveau visa

4. Ajoutez un Nom pour le visa

5. Choisissez le Type dans le menu déroulant

6. Recherchez le nom ou le numéro de la section de Clause technique correspondante

7. Saisissez la Description du visa

8. Cliquez sur Créer un brouillon

Comme indiqué ci-dessus, parmi ces champs, seul le Nom est requis pour créer initialement le brouillon.

Demander l'envoi d'un visa

Vous pouvez demander l'envoi d'un visa sans remplir aucun des champs du visa. En fait, il est préférable de ne pas ajouter de pièces jointes si vous allez demander l'envoi, car ces pièces jointes ne figureront plus sur le visa si vous demandez l'envoi. Pour faire passer le visa du statut Brouillon au statut Demandé :

1. Remplissez les champs facultatifs pertinents sur le visa dans le panneau Détails
   • Clause technique
   • Numéro de référence
   • Type
   • Délai d'approvisionnement
   • Date sur site
   • Description
2. Cliquez sur le bouton bleu déroulant Envoyer.
3. Sélectionnez Demander l'envoi
4. Saisissez le Destinataire, ce qui est obligatoire
5. Ajoutez des Observateurs, ce qui est facultatif 
6. Choisissez la date d'Envoi attendu le, ce qui est obligatoire
7. Saisissez un Message facultatif
8. Cochez ou décochez la case pour activer (ou désactiver) les rappels par e-mail du destinataire.
9. Cliquez sur Demander

Le statut du visa passera à Demandé, et le visa sera envoyé au destinataire choisi pour examen. 

 
Une notification par e-mail sera envoyée au nouveau destinataire l'invitant à télécharger sa pièce jointe au visa :

Une fois que l'envoi du visa a été demandé et que le visa est passé au statut Demandé, l'entreprise émettrice peut encore effectuer quelques actions sur le visa :

• Cliquer sur le menu déroulant Actions
  • Sélectionner Soumettre au nom de
    • Cela permet aux Responsables de projet de l'entreprise émettrice de fournir un envoi sur le visa qu'ils auraient pu recevoir en dehors de Fieldwire
  • Sélectionner Télécharger le PDF
  • Sélectionner E-mail
    • Cela permet aux Responsables de projet de l'entreprise émettrice d'envoyer le visa par e-mail à des utilisateurs extérieurs au projet
      • Les rapports PDF de visa incluent désormais des copies des pièces jointes téléchargées dans la section la plus récente (Envoi, Examen ou Validation), au lieu de fournir uniquement des liens vers les pièces jointes.
  • Choisir d'Annuler le visa
• Remplir les champs du panneau Détails sur le côté droit de l'écran
• Modifier la date d'Envoi attendu le
  • Cela donne aux Responsables de projet de l'entreprise émettrice la flexibilité de modifier la date d'échéance au cas où une erreur aurait été commise lors de la demande initiale ou si la date doit être modifiée en raison d'une circonstance imprévue.

Numérotation des visas

Lorsque le visa passe du statut Brouillon au statut Demandé, le numéro de visa est attribué, lequel peut être numéroté par entreprise, où les visas seront numérotés de marnière séquentielle en fonction de l'entreprise qui fait l'envoi. Le code de l'entreprise émettrice sera utilisé comme préfixe. Alternativement, vous pouvez choisir de numéroter par clause technique, où les visas seront numérotés de marnière séquentielle avec le numéro de la clause technique comme préfixe. Dans ce cas, si aucune clause technique n'est liée, le numéro de visa n'aura pas de préfixe.

Le format du numéro de visa peut être géré dans les paramètres du projet :

Envoyer pour examen

Une fois que le destinataire a reçu le visa, il est invité à envoyer les fichiers correspondants pour examen. Le destinataire devra donc télécharger une ou plusieurs pièces jointes pertinentes. Pour ce faire :

1. Cliquez sur le bouton bleu déroulant Ajouter un envoi
2. Choisissez soit Joindre depuis l'onglet Fichiers, soit + Télécharger un nouveau fichier 
   • Lorsque vous joignez des fichiers existants de votre projet au visa, il vous suffit de cliquer dans le champ de recherche pour voir apparaître la liste de tous vos fichiers actuellement sur le projet. Vous pouvez faire défiler cette liste vers le haut ou vers le bas pour localiser le bon fichier.
3. Ajoutez des Notes facultatives.
4. Cliquez sur Envoyer
5. Choisissez un nouveau Destinataire
6. Fournissez un Message facultatif
7. Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle

Une fois le visa envoyé pour révision, le nouveau destinataire recevra une notification par e-mail et le visa passera au statut En attente d'examen. 

Soumettre au nom de

Une fois que le visa est passé au statut Demandé, tout utilisateur de l'entreprise de l'émetteur du visa peut envoyer des informations au nom du destinataire.

Cela permet à l'émetteur de prendre le contrôle du document et de le soumettre au nom de l'utilisateur à qui il a été demandé de répondre. En d'autres termes, si l'envoi demandé est renvoyé par e-mail à l'émetteur et que vous devez le télécharger, cela permet à l'émetteur (ou à tout utilisateur de l'entreprise de l'émetteur) de le télécharger sur Fieldwire afin que le visa puisse passer à l'étape suivante, En attente d'examen. Lorsque la réponse au visa est renvoyée, elle sera transmise à l'utilisateur initial qui a fait la demande.

Pour ajouter une couche supplémentaire de transparence dans cette partie du processus, vous devez indiquer la date à laquelle l'envoi a été reçue.

Demander la validation

Après avoir complété le Brouillon, un bouton bleu déroulant Envoyer sera disponible. En cliquant sur le bouton bleu déroulant, vous verrez deux options, Demander l'envoi et Demander la validation. Ce section portera sur l'option « Envoyer pour validation ».

Pour pouvoir sélectionner l'option Demander la validation, vous devez d'abord joindre un fichier au visa. Pour ce faire :

1. Cliquez sur le bouton bleu déroulant Ajouter un envoi
2. Choisissez soit Joindre depuis l'onglet Fichiers, soit +Télécharger un nouveau fichier 
   • Lorsque vous joignez des fichiers existants de votre projet au visa, il vous suffit de cliquer dans le champ de recherche pour voir apparaître la liste de tous vos fichiers actuellement sur le projet. Vous pouvez faire défiler cette liste vers le haut ou vers le bas pour localiser le bon fichier.
3. Ajoutez des Notes facultatives.
4. Cliquez sur le bouton bleu déroulant Envoyer
5. Sélectionnez Demander la validation

Après avoir sélectionné « Demander la validation », suivez ces étapes :

1. Sélectionnez soit Utilisateur du projet, soit Adresse e-mail pour la ligne Attribuer à
2. Choisissez un Destinataire 
   • Utilisateur du projet propose un menu déroulant dans la ligne Destinataire vous permettant d'attribuer le visa directement à quelqu'un déjà présent sur le projet dans Fieldwire
   • Adresse e-mail propose un champ de texte libre dans la ligne Destinataire vous permettant d'attribuer le visa à des utilisateurs externes ne faisant pas actuellement partie du projet
3. Ajoutez des Examinateurs 
   • Cette option est disponible si vous avez choisi Utilisateur du projet et que votre flux de travail nécessite que plusieurs personnes révisent le visa
4. Ajoutez des CC
   • Cette option est disponible si vous avez choisi Adresse e-mail et que vous souhaitez que d'autres personnes extérieures à Fieldwire reçoivent une copie du visa. Les e-mails récemment utilisés apparaîtront dans le champ CC. 
   • 
     • L'enregistrement des personnes mises en CC est capturé dans le journal d'activité
5. Ajoutez des Observateurs, non obligatoire pour soumettre le visa
6. Ajoutez la date de Réponse attendue le, ce champ est obligatoire pour soumettre le visa
7. Ajoutez un Message facultatif 
8. Cliquez sur Envoyer

Remarque : Vous pouvez utiliser le menu déroulant « Examinateurs » pour affecter toute personne susceptible de devoir fournir des réponses au visa en plus du destinataire. Lorsqu'un utilisateur est désigné comme examinateur, il devient automatiquement observateur sur le visa également (il disparaît du menu déroulant « Observateurs »).

Remarque : Il existe une case à cocher que vous pouvez sélectionner/désélectionner pour activer les rappels par e-mail du destinataire si vous l'attribuez à un utilisateur du projet ou à une adresse e-mail. Une fois ces champs remplis, la case à cocher à côté de « Permettre au destinataire de recevoir des rappels par e-mail » est une nouvelle fonctionnalité, car le système envoyait auparavant automatiquement une copie par e-mail au destinataire. Désormais, vous avez la possibilité de ne pas envoyer d'e-mail au destinataire d'un visa.

Si vous avez choisi d'attribuer le visa à un « Utilisateur du projet », cela fera passer le visa au statut « En attente de validation », et une notification par e-mail sera envoyée au nouveau destinataire l'invitant à valider le visa dans Fieldwire.

Si vous attribuez le visa à une « Adresse e-mail », le destinataire recevra une copie du visa par e-mail. Dans l'e-mail, il trouvera le nom du visa ainsi que des instructions indiquant qu'il a été affecté à ce visa et qu'il doit répondre à l'e-mail avec son examen du visa. Les réponses et les pièces jointes incluses dans la réponse sont automatiquement enregistrées dans le flux d'activité du visa pour le suivi.

Les destinataires utilisateurs du projet et les destinataires e-mail externes peuvent répondre directement aux e-mails d'affectation. Leurs réponses et pièces jointes apparaîtront automatiquement dans le flux d'activité du visa sans nécessiter de téléchargement manuel.

Remarque : Seule l'Entreprise principale peut attribuer des visas à des adresses e-mail. 

Une fois le visa attribué à l'adresse e-mail, vous verrez que le champ Destinataire dans l'en-tête est marqué pour indiquer qu'il s'agit d'un utilisateur externe. De plus, cette adresse e-mail apparaîtra dans le flux d'activité, dans le tableau et dans tous les rapports créés.

Une fois qu'une adresse e-mail externe est utilisée, vous pourrez la sélectionner à nouveau lors de l'attribution d'un visa à une adresse e-mail sur tous les autres visas du projet. Cela permet un flux de travail plus rapide ainsi qu'une validation intégrée et évite les doublons ou les erreurs de formatage potentielles.

Une fois que le visa a été envoyé pour validation et que le visa est passé au statut En attente de validation, l'entreprise émettrice peut encore effectuer quelques actions sur le visa :

• Cliquer sur le menu déroulant Actions
  • Sélectionner Répondre au nom de
    • Cela permet aux Responsables de projet de l'entreprise émettrice de fournir une réponse sur le visa qu'ils auraient pu recevoir de l'extérieur de Fieldwire
  • Sélectionner Télécharger le PDF
  • Sélectionner E-mail
    • Cela permet aux Responsables de projet de l'entreprise émettrice d'envoyer le visa par e-mail à des utilisateurs extérieurs au projet
  • Choisir d'Annuler le visa
• Cliquez sur le bouton Réattribuer
  • Mettre à jour le Destinataire du visa
    • Les Responsables de projet de l'entreprise émettrice peuvent réattribuer les visas, ce qui réduit les inefficacités lorsque le destinataire initial est indisponible.
  • Ajouter des Examinateurs
• Modifiez la date de Réponse attendue le
  • Cela donne aux gestionnaires de l'entreprise émettrice la flexibilité de modifier la date au cas où une erreur aurait été commise lors de l'envoi initial ou si la date doit être modifiée en raison d'une circonstance imprévue.

Fournir une réponse (En attente de validation)

S'il n'y a pas d'examinateur désigné, lorsque le visa passe en En attente de validation, le destinataire (ou la personne associée à l'entreprise du destinataire) devra répondre au visa. Pour fournir une réponse au visa, le destinataire devra choisir une réponse dans le menu déroulant Réponse :

Voici à quoi ressemble la fenêtre modale si des examinateurs ont également été choisis :

En plus du menu déroulant de réponse, le destinataire, les personnes associées à l'entreprise du destinataire ou les examinateurs devront approuver ou rejeter l'examen. Pour ce faire, vous devrez cliquer sur le menu déroulant bleu « Ajouter un examen ». En cliquant sur ce menu déroulant, vous verrez trois options : Examiner dans Fieldwire, Joindre depuis l'onglet Fichiers et +Télécharger un nouveau fichier. 

Si vous êtes gestionnaire dans l'entreprise du validateur (le destinataire actuel), vous pouvez réattribuer les visas en cliquant sur le bouton Réattribuer. Cela réduit les inefficacités lorsque le destinataire initial est indisponible.

Si vous sélectionnez Examiner dans Fieldwire, le destinataire, la personne associée à l'entreprise du destinataire ou l'examinateur pourra examiner la ou les pièces jointes de ce visa. Au cours de ce processus d'examen, ils pourront ajouter des annotations, télécharger la pièce jointe, etc. Une fois terminés, ils devront cliquer sur Enregistrer et joindre.

 
Le destinataire ou l'examinateur peut alors éventuellement inclure des « Notes », mais doit inclure une pièce jointe, afin d'Envoyer le visa à l'utilisateur qui le lui a soumis ou à un autre utilisateur de son entreprise.

Si des examinateurs ont également été ajoutés, mais n'ont pas encore ajouté leurs réponses, le destinataire verra cet avertissement avant d'envoyer sa réponse :

Indépendamment de la « Réponse » sélectionnée, le visa passera à « En attente de clôture ». Une notification par e-mail est envoyée au destinataire après le changement de statut.

Si l'examinateur se rend compte qu'il doit mettre à jour son Examen, sa Réponse ou ses Notes, il peut le faire tant que le visa est toujours au statut En attente de validation. Pour mettre à jour ces champs, l'examinateur devra :

1. Cliquer sur le menu kebab (⋮)
2. Cliquer sur Modifier la réponse
   • Ce faisant, le réviseur pourra modifier le texte dans la section Réponses supplémentaires
3. Cliquer sur le bouton bleu Enregistrer

Lorsqu'une entreprise principale est définie sur le projet, les utilisateurs de l'entreprise principale peuvent choisir de Répondre au nom du destinataire. Après avoir cliqué sur l'option Répondre au nom de, vous devrez

1. Ajouter une Révision
2. Fournir une Réponse
3. Mettre à jour la date de la Réponse reçue
4. Fournir des Notes supplémentaires (facultatif)

Remarque : Les utilisateurs qui ne font pas partie de l'entreprise principale ne verront pas cette option pour répondre au nom de même s'ils sont ceux qui envoient le visa à l'utilisateur de l'entreprise principale.

Répondre par e-mail

Les destinataires, y compris les utilisateurs de projet et les destinataires d'e-mails externes, peuvent répondre directement aux e-mails d'affectation. Leur réponse et tous les fichiers joints seront automatiquement enregistrés dans le flux d'activité du visa.

Lorsqu'un visa est rejeté pendant l'état En attente de validation, le motif du rejet et tous les fichiers joints sont affichés directement dans le corps du visa. Cela aide les équipes à comprendre rapidement pourquoi l'envoi a été rejeté et ce qui doit être corrigé avant de l'envoyer à nouveau.

Lorsqu'un examinateur rejette un envoi :

• Le motif du rejet apparaît dans le corps du visa.

• Toutes les pièces jointes incluses dans le rejet sont affichées à côté du motif.

Cela donne à l'entreprise émettrice un contexte clair pour résoudre les problèmes et envoyer à nouveau le visa plus rapidement.

Accepter et fermer (En attente de clôture)

Une fois que le visa passe en En attente de clôture, le destinataire devra « Fermer » le visa, ce qui le fera passer dans un état non modifiable. Après avoir sélectionné « Fermer », le destinataire a la possibilité d'envoyer un message électronique facultatif à l'émetteur initial, aux examinateurs et à tout observateur supplémentaire qu'il souhaite inclure dans la « Liste de diffusion » :

Tous les utilisateurs ayant accès au visa verront toutes les réponses qui ont été publiées. Le destinataire et les examinateurs pourront télécharger une copie PDF ou envoyer le visa par e-mail.

Une notification par e-mail est envoyée au destinataire et aux examinateurs après le changement de statut. 

Envoyer les visas approuvés vers les plans

Lorsqu'un visa est de type Plans ou Plans d'exécution, vous pouvez envoyer les fichiers approuvés directement vers l'onglet Plans pour traitement et visualisation.

Vous pouvez envoyer vers les Plans de deux manières :

Pendant la clôture et la diffusion :

1. Lors de la clôture d'un visa de type Plans ou Plans d'exécution, sélectionnez l'option Envoyer vers les plans dans la fenêtre modale Fermer et diffuser.

2. La fenêtre de téléchargement des plans s'ouvrira avec les fichiers du visa préchargés.

3. Une fois le traitement commencé, vous serez redirigé vers l'onglet Plans.

Après la fermeture d'un visa :

1. Ouvrez le visa fermé.

2. Cliquez sur le menu déroulant Actions.

3. Sélectionnez Envoyer vers les plans.

4. La fenêtre de téléchargement des plans s'ouvrira avec les fichiers du visa préchargés.

5. Une fois le traitement commencé, vous serez redirigé vers le module Plans.

Cela permet aux équipes de gérer les PDF de visas approuvés comme des plans sans avoir besoin de les télécharger à nouveau manuellement.

Créer une nouvelle révision (Demandé)

Toutefois, si le destinataire ne souhaite pas fermer le visa, mais souhaite au contraire que des modifications soient apportées au visa, il peut choisir de Créer une révision.

Après avoir cliqué sur « Créer une révision », le destinataire verra une fenêtre contextuelle lui demandant de remplir les champs « Destinataire », « Observateurs » et « Envoi attendu le ».

La création de cette révision fera repasser le visa au statut Demandé, et cela sera reflété dans le flux d'activité.

Clôturé

Une fois le visa clôturé, une notification par e-mail sera envoyée à l'émetteur pour qu'il puisse consulter la réponse et télécharger la pièce jointe. Aucune autre action n'est requise, mais vous pouvez choisir de rouvrir le visa fermé si nécessaire.

Désannuler

Si un utilisateur commet une erreur ou si, pour une raison quelconque, un visa ne doit plus être annulé et est en fait toujours nécessaire pour le projet, cela lui donne la flexibilité de le sortir du statut Annulé. Après avoir annulé un visa, vous pouvez cliquer sur actions et vous devriez voir l'option pour rétablir un visa annulé. 

Supprimer les visas annulés

Les Responsables de projet de l'entreprise de l'émetteur du visa peuvent supprimer les visas qui sont au statut « Annulé ». Ceci est utile si un visa a été créé accidentellement et sorti du statut Brouillon mais ne doit pas rester sur le projet.

Remarque : Les visas annulés supprimés sont définitivement supprimés. Ils n'apparaissent pas dans l'onglet Corbeille et ne peuvent pas être récupérés.

Procédure de travail plus rapide pour les visas

Brouillon (Créer un visa)

Tout utilisateur faisant partie d'une « Entreprise » peut créer un visa. Pour créer un visa, accédez à l'onglet Visas et sélectionnez « + Nouveau visa » ou cliquez sur « Créer un visa » : 

   

Ajoutez un « Nom » pour le visa, choisissez le « Type », recherchez le nom ou le numéro de la section de « Clause technique » correspondante, et saisissez la « Description » du visa. Parmi ces éléments, seul le « Nom » est obligatoire pour créer le brouillon. Les utilisateurs peuvent toujours ajouter ou modifier le « Nom », la « Section », le « Type » et les « Détails » dans un visa au statut Brouillon. La « Section » et le « Type » de visa sont requis avant de passer à l'étape suivante. 

Demande ou suppression groupée de visas au statut Brouillon

Si les visas sont au statut « Brouillon » ou en attente d'envoi, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour en sélectionner autant que vous le souhaitez afin de faciliter une action groupée. Une fois vos visas sélectionnés, utilisez le menu déroulant « Actions » pour choisir Demander l'envoi ou Supprimer pour tous les visas sélectionnés.

Remarque : Si tous les visas sélectionnés ne sont pas au statut « Brouillon », les options « Demander l'envoi » et « Supprimer » seront grisées. 

Envoyer pour validation

Une fois le visa créé et au statut Brouillon, vous pouvez accélérer le processus de visa en l'envoyant pour validation. Cela ignore les étapes « Demandé » et « En attente de révision ». Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton bleu déroulant « Ajouter un envoi » et soit joindre un fichier existant sur le projet, soit télécharger un nouveau fichier depuis votre ordinateur. 

Une fois que vous avez joint ou téléchargé un fichier, vous devez cliquer sur le bouton bleu déroulant « Envoyer » et sélectionner « Envoyer pour validation ».

Après avoir cliqué sur « Soumettre pour validation »,

1. Sélectionnez soit Utilisateur du projet, soit Adresse e-mail pour la ligne Attribuer à
2. Choisissez un Destinataire 
   • Utilisateur du projet propose un menu déroulant dans la ligne Destinataire vous permettant d'attribuer le visa directement à quelqu'un déjà présent sur le projet dans Fieldwire
   • Adresse e-mail propose un champ de texte libre dans la ligne Destinataire vous permettant d'attribuer le visa à des utilisateurs externes ne faisant pas actuellement partie du projet
3. Ajoutez des Examinateurs 
   • Cette option est disponible si vous avez choisi Utilisateur du projet et que votre flux de travail nécessite que plusieurs personnes révisent le visa
4. Ajoutez des CC
   • Cette option est disponible si vous avez choisi Adresse e-mail et que vous souhaitez que d'autres personnes extérieures à Fieldwire reçoivent une copie du visa. Les e-mails récemment utilisés apparaîtront dans le champ CC. 
     • L'enregistrement des personnes mises en CC est capturé dans le journal d'activité
5. Ajoutez des Observateurs, cela n'est pas obligatoire pour soumettre le visa
6. Ajoutez la date de Réponse attendue le, ce champ est obligatoire pour soumettre le visa
7. Ajoutez un Message facultatif 
8. Cliquez sur Envoyer

À ce stade, le visa suivra le même flux de travail que la section « Fournir une réponse (En attente de validation) » ci-dessus. 

Visas sur mobile

Les visas peuvent être consultés sur les applications Android et iOS. Sur Android, les utilisateurs peuvent également lier des visas existants directement aux plans depuis leur appareil mobile.

Pour plus d'informations sur la consultation des visas sur mobile et la liaison de visas existants aux plans sur Android, consultez Visas sur mobile (Android et iOS).

Plus d'informations

• Débuter avec les FQR dans Fieldwire
• Abonnements Pro et Business : les fonctionnalités dont vous bénéficiez et comment les configurer

Tutoriel sur les visas

Visas