Présentation et contexte
Introduction
Le module de Livrables de la plateforme Fieldwire vous permet de rationaliser le processus de validation des matériaux et des équipements à installer sur le terrain. Les livrables sont centralisés et accessibles à tous les utilisateurs associés à chaque projet. Afin de pouvoir profiter de cette fonctionnalité, vous pouvez prendre rendez-vous avec notre équipe commerciale ou souscrire un abonnement Business Plus.
Sommaire
- Activation de la fonction de gestion de projet dans Fieldwire
- Gestion des livrables
- La page de visualisation des livrables
- Le processus de traitement des livrables
- Soumettre un livrable pour validation
- Création rapide de livrables
- Brouillon
- Soumettre pour approbation
- Utilisation des livrables depuis les applications mobiles
Activation de la fonction de gestion de projet dans Fieldwire
Pour obtenir plus d’informations sur l’activation de la fonction de gestion de projet et sur la gestion des entreprises, consultez cet article.
Concernant les livrables, Fieldwire n’établit aucune distinction entre les utilisateurs avec un profil de responsable et ceux avec un profil de contributeur. Tous les utilisateurs de l’entreprise du destinataire d’un livrable peuvent exécuter des actions sur le livrable en cours, indépendamment de son statut. La plateforme comprend trois groupes d’utilisateurs distincts qui disposent de vues, d’actions et d’autorisations de modification différentes en fonction du statut des livrables :
- Les utilisateurs qui font partie de l’entreprise à laquelle appartiennent les destinataires de livrables (ces utilisateurs peuvent tous exécuter des actions sur les livrables)
- Les utilisateurs qui ne font pas partie de l’entreprise à laquelle appartiennent les destinataires de livrables
- Les utilisateurs qui font partie de l’entreprise à laquelle appartiennent les émetteurs de livrables
Gestion des livrables
Lorsque vous cliquez sur l’onglet "Livrables" pour la première fois en tant que nouvel utilisateur sur un projet, une fenêtre apparaît automatiquement pour vous aider à configurer votre entreprise dans le cadre de ce projet. Si vous avez déjà utilisé la fonctionnalité des livrables dans le cadre d’un autre projet Fieldwire, vous pouvez cliquer sur le "X" dans le coin supérieur droit de cette fenêtre et ignorer la rubrique qui suit.
Dans un premier temps, vous devez cliquer sur "Commencer".
Ensuite, Fieldwire vous demande de saisir le nom de votre entreprise. Ce nom doit être identique pour les FQR et les livrables liés à un même projet. Toutefois, ce nom n’est pas renseigné automatiquement à partir des informations que vous avez saisies dans vos paramètres de profil sur votre entreprise.
Fieldwire vous demande ensuite de saisir votre code d’entreprise.
Vous avez terminé !
La page de visualisation des livrables
Tous les utilisateurs associés à une entreprise, qu’ils aient un profil de responsable ou de contributeur, peuvent accéder au module "Livrables". Ils sont en mesure de consulter tous les livrables du projet, indépendamment de leur statut.
Les en-têtes des colonnes de cette page vous fournissent un aperçu global de la nature, de l’ordre, du sujet et du statut des livrables du projet. Vous trouverez ci-dessous une définition détaillée de chacun de ces en-têtes :
- Clauses techniques : les libellés des clauses techniques sont une combinaison du numéro et du titre des sections de clauses techniques du répertoire normatif américain MasterFormat produit par le Construction Specifications Institute (CSI).
- # : les numéros des livrables sont une combinaison du code d’entreprise à laquelle le livrable est demandé et d’un chiffre indiquant leur ordre de création. Ces numéros sont ajoutés lorsque le statut des livrables passe de "Brouillon" à "Demandé".
- Nom : il s’agit du titre du livrable qui est indiqué lors de sa création.
- Statut : il s’agit du statut en cours du livrable ("Brouillon", "Demandé", "En attente d’examen", "En attente de validation", "En attente de clôture", "Validé" et "Invalide") qui détermine les actions auxquelles les utilisateurs peuvent avoir accès.
- Date d’envoi : il s’agit de la date à laquelle l’utilisateur devant envoyer le livrable doit le faire parvenir à l’utilisateur qui le demande. Cette échéance est indiquée par l’utilisateur qui demande le livrable.
- Date de validation : il s’agit de la date à laquelle l’utilisateur devant valider le livrable doit fournir une réponse.
- Destinataire actuel : il s’agit de l’utilisateur à qui sont actuellement assignées les prochaines actions liées aux livrables.
Importer des rapports de livrables
Depuis l’ajout de l’onglet Clauses techniques, vous pouvez extraire des informations sur les livrables à partir de la page des clauses techniques. Pour obtenir plus d’informations sur l’extraction d’informations relatives aux livrables, consultez cet article.
Vous pouvez importer des livrables par lots à l’aide de la fonction d’extraction des livrables ou en utilisant notre modèle d’importation au format CSV. Ce modèle au format CSV comporte 4 colonnes (modèle disponible uniquement en langue anglaise) :
- Specification Section (clauses techniques) : vous devez saisir le numéro associé au numéro de section de la clause technique dans l’onglet "Clauses techniques". Si le numéro de la cellule CSV correspond à un numéro de section de clause technique dans l’onglet Clauses techniques, les deux seront automatiquement liés dans Fieldwire.
- Name (nom) : il s’agit d’un champ de texte vous permettant de nommer le livrable.
- Type : vous devez renseigner un type de livrable pris en charge par Fieldwire. Si le type de livrable est compatible, il sera automatiquement renseigné lors de l’importation. Vous trouverez ci-dessous une liste des types de livrables pris en charge :
- Shop drawings (plans finalisés)
- Sample (échantillon)
- Product data (fiche technique)
- O&M manual (dossier de maintenance)
- Warranty (garantie)
- Report (rapport)
- Certificate (certificat)
- Mockup (maquette)
- Other (autres)
- Description : il s’agit d’un champ de texte qui vous permet de décrire les livrables.
Pour réussir le processus d’importation, vous devez respecter la structure des colonnes indiquées ci-dessus.
Lorsque votre fichier CSV est prêt à être importé, cliquez sur "+ Importer des livrables".
Ensuite, vous pouvez télécharger le rapport de livrables extrait au format CSV.
Le processus de traitement des livrables
La section "Activité"
Tout au long du processus du traitement des livrables, chaque utilisateur peut suivre le statut d’un livrable, savoir quand des informations ont été demandées ou envoyées et identifier l’utilisateur qui a demandé ou envoyé ces informations.
La section "Observateurs"
À côté de la section "Activité", la section "Observateurs" vous permet d’ajouter et de supprimer des observateurs lors de chaque étape du processus de traitement des livrables. Pour ajouter un observateur, vous devez cliquer sur "+ Observateur" et saisir le nom de l’utilisateur lié à l’entreprise concernée par votre projet. Pour supprimer cet observateur, cliquez sur le "x" qui apparaît lorsque vous passez le curseur de votre souris sur son nom.
Si l’utilisateur que vous souhaitez ajouter comme observateur ne fait pas partie de votre projet, vous pouvez l’inviter. Toutefois, veuillez noter que si ce nouvel utilisateur ne figure pas sur la liste des utilisateurs de votre compte, vous devrez payer des frais supplémentaires si vous ne possédez pas la ou les licences nécessaires pour prendre en charge cet utilisateur.
En plus de pouvoir ajouter des utilisateurs depuis la section "Observateurs", vous pouvez également ajouter/supprimer des observateurs à l’aide de certaines fenêtres contextuelles liées au processus de traitement des livrables.
Créer un livrable
Chaque utilisateur associé à une entreprise peut créer un livrable. Pour créer un livrable, cliquez sur l’onglet "Livrables", puis sur "+ Nouveau livrable" :
Vous pouvez indiquer un titre pour le livrable dans le champ "Nom", sélectionner le type de livrable dans le champ "Type", rechercher un nom ou un numéro de clause technique dans le champ "Clauses techniques" et saisir des détails sur le livrable dans le champ "Description". Parmi ces champs, seul le champ "Nom" est obligatoire pour créer un brouillon de livrable. Vous pouvez ajouter ou modifier des informations relatives aux champs "Nom", "Clauses techniques", "Type" et "Détails" d’un brouillon de livrable. Vous devez renseigner les champs obligatoires "Clauses techniques" et "Type" pour faire passer le statut du livrable à "Demandé".
Remarque : vous ne pouvez supprimer un livrable que lorsqu’il a le statut "Brouillon". Pour supprimer un livrable, cliquez sur le bouton du menu déroulant "Actions" situé à côté du bouton "Envoyer" pour faire apparaître l’option "Supprimer". Une fenêtre apparaît alors pour vous demander de confirmer la suppression du livrable. Il s’agit d’une action irréversible qui entraîne la suppression définitive du livrable.
Remarque : les clauses techniques figurant dans la section "Fichiers joints" ne peuvent être que des clauses techniques qui ont été téléchargées dans l’onglet "Clauses techniques". Pour modifier une clause technique de la section "Fichiers joints", passez le curseur de votre souris sur le fichier de clause technique correspondant et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage qui apparaît, puis sur "Supprimer".
Demander l’envoi d’un livrable
Lorsque vous avez terminé votre brouillon de livrable, vous pouvez cliquer sur le bouton du menu déroulant "Envoyer" pour faire apparaître l’option "Demander l’envoi". Lorsque vous cliquez sur "Demander l’envoi", une fenêtre apparaît vous demandant de renseigner les champs obligatoires "Entreprise", "Destinataire", "Observateurs" et "Date d’envoi". Vous pouvez également fournir des informations complémentaires dans le champ "Message".
La liste des entreprises et des destinataires de livrables que vous pouvez sélectionner provient des entreprises (et des utilisateurs au sein de chacune d’elles) qui sont répertoriées dans l’onglet "Équipe".
Lorsque vous avez renseigné les champs obligatoires, cliquez sur le bouton bleu "Demander" pour faire passer le statut du livrable à "Demandé". Cette action a pour effet d’envoyer le livrable au destinataire du livrable pour examen.
Une notification par e-mail est envoyée au nouveau destinataire du livrable pour lui indiquer de télécharger le livrable pertinent en pièce jointe dans Fieldwire :
Envoyer un livrable pour examen
Lorsque le destinataire du livrable reçoit la notification, il est invité à envoyer les fichiers pertinents pour examen. Le destinataire doit alors télécharger un ou plusieurs fichiers pertinents en cliquant sur le bouton bleu "Ajouter un envoi", puis sur "Joindre à partir de fichiers" pour les joindre à partir du module "Fichiers" ou sur "Télécharger un nouveau fichier" pour les joindre à partir de son appareil. Les documents téléchargés apparaissent dans la section "Fichiers joints". Il peut également fournir des informations complémentaires dans le champ "Notes" si nécessaire.
Le destinataire du livrable doit obligatoirement ajouter un ou plusieurs documents dans la section "Fichiers joints" pour pouvoir cliquer sur le bouton bleu "Soumettre". Lorsque le destinataire clique sur ce bouton, une fenêtre apparaît pour l’inviter à renvoyer le livrable à l’utilisateur qui le lui a demandé ou à un nouveau destinataire au sein de son entreprise. Il peut également ajouter des informations complémentaires à l’e-mail de notification dans le champ "Message" :
Lorsque le livrable est envoyé pour examen, le nouveau destinataire reçoit une notification par e-mail, et le statut du livrable passe à "En attente d’examen".
Soumettre un livrable au nom de
Lorsque le statut du livrable est "Demandé", tous les utilisateurs de l’entreprise de l’émetteur du livrable peuvent soumettre des informations au nom du destinataire du livrable.
Cette option permet à l’émetteur de prendre en charge le document et de le soumettre au nom de l’utilisateur qui a été invité à répondre. Concrètement, lorsque le document demandé est envoyé par e-mail et que vous avez besoin de le télécharger, l’émetteur (ou n’importe quel utilisateur de l’entreprise de l’émetteur) peut le télécharger sur Fieldwire afin de faire passer le document à l’étape suivante, à savoir "En attente d’examen". Lorsque la réponse concernant le livrable est envoyée, celle-ci est transmise à l’utilisateur initial qui en a fait la demande.
Soumettre un livrable pour validation
Lorsque le statut d’un livrable passe à "En attente d’examen", le nouveau destinataire du livrable examine et télécharge la pièce jointe fournie dans l’envoi initial. Dans la section "Examen", le destinataire du livrable doit télécharger un nouvel exemplaire de la pièce jointe initiale avec ses commentaires et peut fournir des informations complémentaires sur le contexte dans le champ "Notes".
Le destinataire doit examiner le ou les documents requis dans la section "Fichiers joints" pour pouvoir cliquer sur le bouton bleu "Soumettre" et envoyer le livrable à l’utilisateur devant les valider. Il ne s’agit pas nécessairement de l’utilisateur qui a créé ou envoyé le livrable pour examen :
Une notification par e-mail est envoyée au destinataire lorsque le statut du livrable change.
Fournir une réponse à un livrable (statut "En attente de validation")
Lorsque le statut du livrable passe à "En attente de validation", le destinataire du livrable, ou un autre utilisateur de l’entreprise du destinataire du livrable, doit fournir une réponse concernant le livrable. Pour fournir une réponse au livrable, le destinataire du livrable, ou un autre utilisateur de l’entreprise du destinataire du livrable, doit choisir une réponse à l’aide du menu déroulant de la section "Réponse" :
Le destinataire du livrable doit joindre un ou plusieurs fichiers pour pouvoir cliquer sur le bouton bleu "Envoyer" et renvoyer le livrable à l’utilisateur qui lui a transmis ou à un autre utilisateur de son entreprise. Le destinataire du livrable peut également fournir des informations complémentaires dans le champ "Notes".
Indépendamment de la réponse sélectionnée dans le menu déroulant, le statut du livrable passe à "En attente de clôture".
Une notification par e-mail est envoyée au destinataire lorsque le statut du livrable change.
Valider et fermer un livrable (statut "En attente de clôture")
Lorsque le statut d’un livrable passe à "En attente de clôture", le destinataire du livrable doit valider le livrable en cliquant sur le bouton bleu "Fermer". Le livrable ne peut plus être modifié à la suite de cette action. Lorsque le destinataire clique sur le bouton "Fermer", il doit notifier la réponse à l’émetteur initial et à tous les observateurs supplémentaires qu’il souhaite informer à l’aide de la fonction "Liste de distribution". Il peut également envoyer des informations complémentaires au sujet de la réponse dans le champ "Message" :
Une notification par e-mail est envoyée au destinataire lorsque le statut du livrable change.
Demander un nouvel envoi (statut "Demandé")
Si le destinataire du livrable souhaite que des modifications y soient apportées, il peut choisir de demander un nouvel envoi en cliquant sur le bouton "Créer une version" situé à côté du bouton "Fermer".
Lorsque le destinataire du livrable clique sur "Créer une version", une fenêtre apparaît pour lui demander de renseigner les champs "Destinataire", "Observateurs" et "Date d’envoi". (Le champ "Entreprise" ne peut pas être modifié. Un symbole d’interdiction apparaît lorsque vous passez le curseur de votre souris dessus.)
L’action de demander un nouvel envoi fait repasser le statut du livrable à "Demandé". Cette information apparaît dans la section "Activité".
Clôturer un livrable (statut "Validé")
Lorsque le statut du livrable est "Validé", une notification par e-mail est envoyée à l’émetteur pour lui permettre de visualiser la réponse et de télécharger la pièce jointe. Aucune action supplémentaire n’est requise.
Création rapide de livrables
Brouillon
Tout utilisateur faisant partie d’une « entreprise » peut créer des livrables. Pour faire cela, accédez à l’onglet Livrables et sélectionnez Nouveau livrable :
Ajoutez un « Nom », choisissez le « Type », recherchez le nom ou le numéro de section « Clause Technique» pertinent et entrez la « Description » du livrable. Seul le « nom » est requis pour créer un brouillon. Les utilisateurs peuvent toujours ajouter ou modifier le nom, la section, le type et les détails dans un brouillon de livrable. Les "Clauses Techniques" et le "Type" de livrables sont requis avant de passer à l’étape suivante.
Soumettre pour approbation
Une fois que vous avez joint ou téléchargé un fichier, vous devez cliquer sur le bouton bleu « Envoyer » et sélectionner « Soumettre pour approbation ».
Utilisation des livrables depuis les applications mobiles
La plupart des fonctionnalités relatives aux livrables ne sont actuellement disponibles que sur la plateforme web de Fieldwire. Néanmoins, vous pouvez visualiser les livrables depuis les applications mobiles Android et iOS.
Android
Ouvrez l’onglet "Livrables" pour visualiser tous les livrables qui ont été créés sur la plateforme web.
La plupart des informations relatives aux livrables sont grisées et ne sont pas accessibles. Toutefois, vous pouvez cliquer sur le lien "Voir tout l’historique" depuis votre appareil mobile.
iOS
Ouvrez l’onglet "Livrables" pour visualiser tous les livrables qui ont été créés sur la plateforme web.
La plupart des informations relatives aux livrables sont grisées et ne sont pas accessibles. Toutefois, vous pouvez cliquer sur le lien "Voir tout l’historique" depuis votre appareil mobile.