La scheda dei file

Panoramica e introduzione

Questo articolo spiega come funziona la condivisione dei file nelle versioni web, iOS/Apple e Android di Fieldwire. Le funzioni di condivisione dei file offerte da Fieldwire consentono una facile gestione di procedure quali richieste di informazioni, richieste di sopralluogo, ecc. e forniscono un ulteriore livello di integrazione nel progetto.  

Indice

La scheda dei file nella versione web

La scheda "File" nella versione web di Fieldwire tiene traccia dei file che sono stati allegati alle planimetrie e di quelli aggiunti direttamente nella scheda dei file.

Cose importanti da sapere

• Fieldwire supporta la maggior parte dei file, tra cui PDF, JPEG, PNG, CSV, TXT e KML, giusto per indicarne alcuni. 
• Per una lista completa dei file supportati clicca qui. 
• I file creati con le applicazioni Word ed Excel di Microsoft Office possono essere archiviati in Fieldwire, ma non visualizzati nella versione web (puoi esportare i file e poi aprirli tramite le applicazioni corrispondenti sul tuo computer). Tuttavia, i file Excel possono essere visualizzati nell’app mobile di Fieldwire.

Personalizzare le autorizzazioni per l'accesso alle cartelle di file

Puoi personalizzare le autorizzazioni per i membri e i follower per quanto riguarda l'accesso alle cartelle di file.

Nota: questa funzione è attualmente disponibile solo con gli abbonamenti Business e Business Plus.

Per farlo:

1. Vai alla scheda Persone
2. Fai clic su Gestisci autorizzazioni
3. Fai clic su Modifica autorizzazioni
4. Passa alla tabella File
5. Fai clic su Gestisci accesso cartelle, che mostrerà tutte le cartelle di file attualmente presenti nel progetto
6. Fai clic sulla casella di controllo sotto Membro e/o Follower per le cartelle di file di cui desideri personalizzare l'accesso 
   • Se selezioni la casella di controllo sotto Membro, devi selezionare anche la casella di controllo sotto Follower. Tuttavia, se selezioni prima la casella di controllo per Follower, vedrai che anche la casella di controllo sotto Membro viene selezionata automaticamente.
7. Fai clic su Salva

Se sei un membro o un follower di un progetto in cui un amministratore ha rimosso la tua autorizzazione ad accedere a determinate cartelle di file, tali cartelle semplicemente non appariranno nel tuo progetto, ma potrai comunque vedere altre cartelle o singoli file che non sono inseriti in alcuna cartella.

Seleziona " + Nuovo file" per caricare nuovi file nella scheda dei file:

Nota: 

• I file che vengono aggiunti in questo modo vengono caricati di default nella cartella "Tutti i file". 

• Se scegli di allegare un nuovo file a un modulo, una copia di questo file apparirà nella scheda File sotto “Tutte le cartelle”, come documento “foglio sciolto”.

Dopo aver selezionato i file da importare in Fieldwire, seleziona “Carica file”:

 

Per caricare un file direttamente in una cartella specifica, devi fare clic sulla cartella desiderata e seguire la procedura descritta qui sopra. 

Seleziona "+Nuova cartella" per creare una nuova cartella per organizzare i file. Per dare maggiore struttura ai file, puoi creare delle sottocartelle:

Dopo aver selezionato un file, puoi fare clic su "Azioni" per selezionare l'opzione per spostare il file tra le cartelle o eliminarlo. Puoi anche esportare più file contemporaneamente. Quando un file viene esportato, il sistema ti invia via email il link da usare per scaricare il file.

 

Come ordinare/filtrare i file

Più ordinare i file usando le funzioni sulla barra laterale a sinistra, "I miei file" o "Tutti i file", le intestazioni delle colonne o la funzione "Filtra file".

Attivando la vista "I miei file", il sistema mostra solo i documenti che l'utente ha aggiunto di persona. Selezionando "Tutti i file", il sistema mostra tutti i file del progetto, indipendentemente da chi li ha aggiunti. 

Fieldwire offre inoltre una serie di colonne che aggiungono ulteriori informazioni e consentono di ordinare cartelle e file in base ai criteri desiderati: Tipo, Nome, Aggiornato da, Ultimo aggiornamento e Collegamenti. È così possibile ordinare file e cartelle secondo i parametri scelti, semplicemente cliccando sopra la colonna di riferimento.

"Tipo" indica il tipo di file: documento Word, foglio Excel, PDF, ecc. "Nome" si riferisce al nome del file. "Aggiornato da" indica la persona che ha aggiunto il documento o che lo ha modificato/cambiato/annotato in Fieldwire. "Ultimo aggiornamento" indica la data e l'ora in cui il file è stato modificato, aggiornato, collegato a un altro elemento in Fieldwire e così via. "Collegamenti" indica a quanti fogli di planimetria il file è stato associato. 

Facendo clic sul numero sotto "Collegamenti", il sistema mostra i singoli fogli di planimetria a cui il file è associato.

Selezionando "Filtra file" è possibile filtrare i documenti in base a chi li ha caricati, a un tag associato al file, al nome del file e ai filtri temporali. 

Una volta caricati e organizzati nella versione web, i file diventano consultabili ed è possibile inserirvi annotazioni.

Visualizzazione e modifica dei PDF 

Aprendo un file PDF, è possibile interagirvi in vari modi.

Seleziona "Visualizza" per nascondere gli strumenti di annotazione. In questa vista, o in qualsiasi altra, è possibile selezionare l'opzione a sinistra per espandere le pagine o i segnalibri, in un file a più pagine, saltando a quella specifica pagina. Selezionando l'opzione a sinistra, puoi vedere i commenti e le annotazioni associate al file: 

Admin e member del progetto possono fare clic su "Annota" per aggiungere annotazioni libere, caselle di testo o evidenziare e sottolineare qualsiasi testo leggibile nel PDF:

Admin e member del progetto possono fare clic su "Forme" per aggiungere annotazioni libere, rettangoli, nuvole o frecce al documento PDF: 

La scheda "Compila e firma" consente agli admin e ai member del progetto di compilare e firmare il modulo:

 

Con gli altri pulsanti sulla destra è possibile passare alla modalità a schermo intero o stampare e/o scaricare il documento: 

Se si carica un documento nella scheda File e si desidera ruotarlo, fare clic sull'icona quadrata situata nell'angolo superiore sinistro. È quindi possibile fare clic sull'icona della pagina per ruotare il PDF.

Nota: Per salvare la rotazione, è necessario eseguire un'annotazione sul PDF e fare clic su Salva quando richiesto.

Nota: i file allegati ad attività specifiche non vengono mostrati nella pagina dei file. Ciò è dovuto ai diversi livelli di autorizzazione tra gli utenti: admin, member e follower hanno livelli differenziati di autorizzazioni per l'accesso alle informazioni del progetto. 

Nota: è possibile caricare file .pdf compilabili e inserire poi il testo in Fieldwire; questa funzione è molto comoda se si deve lavorare su un particolare file utilizzato dal team o in azienda. 

Sottocartelle

Nella scheda dei file, gli utenti possono ora creare più livelli di cartelle per i progetti Fieldwire. Queste nuove sottocartelle e strutture ad albero agevolano l'organizzazione dei file e la loro individuazione.

Nota: se si è al livello Business e si limita l'accesso alla cartella principale con il Controllo dell'accesso ai file, questa restrizione si ripercuote su tutte le altre sottocartelle della cartella principale. 

Creare una sottocartella

Per creare una sottocartella, occorre innanzitutto stabilire dove si desidera collocarla e per farlo è necessario fare clic sulle relative cartelle superiori.

Come mostrato nel video qui sopra, la sottocartella "04. Ricevute 2022 - Aprile" è stata inserita nelle cartelle padre "01. Finanze 2021 e 2022" e "02. Ricevute 2022". In altre parole, la struttura delle cartelle mostrata nel video precedente è la seguente: "01. Finanze 2021 e 2022" -> "02. Ricevute 2022" -> "04. Ricevute 2022 - Aprile". 

Nota le cartelle sono ordinate automaticamente in modo alfanumerico.

Spostare file

Con la nuova funzionalità delle sottocartelle, quando si spostano i file tra le cartelle, ora è possibile spostarli in tutti i livelli delle sottocartelle.

Per farlo, è necessario prima selezionare la casella di spunta accanto al "Tipo" di file. Poi bisogna cliccare sul menu a discesa "Azioni" e selezionare "Sposta". Verrà visualizzata una finestra pop-up che indica dove è possibile spostare i file, comprese le sottocartelle, come nella GIF qui sotto.

Spostare cartelle

Oltre a spostare i file, gli utenti possono spostare intere cartelle (e le relative sottocartelle e file) e inserirle in altre cartelle.

Per farlo, clicca sui tre punti a destra della cartella da spostare. Appariranno così alcune opzioni, una delle quali è "Sposta". Clicca su "Sposta" per aprire la finestra pop-up che consente di scegliere dove posizionare la cartella.

Esportare file dalle cartelle

Oltre a poter esportare uno o più file, gli utenti possono esportare intere cartelle, comprese le loro sottocartelle.

Per farlo, clicca sui tre punti a destra della cartella (o delle sottocartelle) da esportare. Dopo aver cliccato sui tre punti, fai clic su "Esporta file". Il processo di esportazione si avvia immediatamente e il sistema genera una notifica via email.

In questa email troverai il link a un file .zip che dovrai scaricare e decomprimere. Una volta decompresso il file, a seconda di quante sottocartelle ci sono, vedrai qualcosa di simile all'esempio nella schermata qui sotto.

I file su iOS

Tutti i file e le cartelle (e le relative sottocartelle) caricati nella versione web vengono visualizzati anche nella versione mobile di Fieldwire. Questi file e cartelle rispecchieranno esattamente quelli presenti sul web. Se ci sono differenze tra ciò che si vede nella versione web e ciò che si vede sul dispositivo iOS, segui i passaggi del nostro articolo sui problemi di sincronizzazione iOS.

Come nella versione web, puoi fare clic su "Le mie cartelle" per vedere solo i file che hai aggiunto direttamente tu. Oppure su "Tutte le cartelle" per vedere tutti i file importati da tutti i partecipanti al progetto. Puoi inoltre usare la barra di ricerca per cercare file specifici per nome: 

Seleziona l'icona blu "+" nell'angolo in alto a destra e scegli i file da aggiungere. Connesso il dispositivo al WiFi e completata la sincronizzazione, i file diventano disponibili anche nella versione web:

Come nella versione web di Fieldwire, è possibile caricare i file dal proprio iPad o da Box, Dropbox e Google Drive. 

Attenzione: la dimensione massima dei file è di 50 MB. 

La barra degli strumenti dei file 

Dopo aver aperto il file PDF, fai clic su "Annota" per vedere il menu a discesa degli strumenti per apporre commenti, annotazioni o firme direttamente sul documento in Fieldwire: 

Annota: 

Seleziona la voce "Annota" per accedere agli strumenti di annotazione. Gli strumenti di annotazione includono:

• Diversi modi per evidenziare.
• Diversi tipi di penne.
• Uno strumento per aggiungere commenti.
• Diversi tipi di sottolineatura. 

Su Android

Tutti i file e le cartelle (e le relative sottocartelle) caricati nella versione web vengono visualizzati anche nella versione mobile di Fieldwire. Questi file e cartelle rispecchieranno esattamente quelli presenti sul web. Se ci sono differenze tra ciò che si vede nella versione web e ciò che si vede sul dispositivo Android, segui i passaggi del nostro articolo sui problemi di sincronizzazione Android.

Come nella versione web, puoi fare clic su "Le mie cartelle" per vedere solo i file che hai aggiunto direttamente tu. Oppure su "Tutte le cartelle" per vedere tutti i file importati da tutti i partecipanti al progetto. Puoi inoltre usare la lente di ingrandimento per cercare file specifici per nome: 

Seleziona l'icona blu "+" nell'angolo in basso a destra e scegli i file da aggiungere. Connesso il dispositivo al WiFi e completata la sincronizzazione, i file diventano disponibili anche nella versione web.  

Attenzione: se alleghi un file a un'attività e poi crei un report della stessa attività, il file verrà incluso a patto che non superi i 2,5 MB. Se il file supera queste dimensioni sarà accessibile tramite un collegamento ipertestuale incluso nel report. 

 

La barra degli strumenti dei file

Una volta aperto un file PDF, è possibile accedere ad alcuni strumenti aggiuntivi per interagirvi:

• La lente d'ingrandimento consente di cercare testo e frasi vettoriali dentro il PDF. 
• La funzione di condivisione consente di condividere i file tramite email, Bluetooth e qualsiasi altra applicazione di condivisione presente sul dispositivo. 
• La casella degli strumenti di annotazione include diverse opzioni. 

La barra degli strumenti di annotazione: 

La barra degli strumenti di annotazione è composta dai seguenti strumenti: 

• Casella di testo
• Penne
• Forme e linee 
• Funzione firma 
• Evidenziatore
• Barrato  

Maggiori informazioni

Queste risorse forniscono ulteriori informazioni su ciò che è possibile caricare su Fieldwire. 

• Che tipi di file di planimetrie supporta Fieldwire?

Video tutorial sui file e collegamenti ipertestuali in Fieldwire