Panoramica
- Se desideri saperne di più su come connettere app e automazioni in generale, consulta questi articoli:
- Se non conosci il modulo Budget di Fieldwire, dai un'occhiata a questo articolo per approfondire:
Come Funziona l’Integrazione
- Le spese vengono create in QuickBooks Online
- Ogni spesa deve:
- Essere associata a un Progetto
- Utilizzare un Prodotto o Servizio che corrisponda a una Voce di Budget di Fieldwire
- Una volta salvata in QuickBooks Online, la spesa crea automaticamente un corrispondente Costo Effettivo in Fieldwire
Questo permette ai team di:
- Monitorare la spesa effettiva rispetto al budget
- Eliminare l’inserimento dati duplicato
- Mantenere QuickBooks come sistema finanziario ufficiale
Configurare una Connessione a QuickBooks Online
Prima di configurare l'integrazione, assicurati di avere i livelli di permesso corretti per account e progetto in Fieldwire.
Requisiti
Per connettere QuickBooks Online con Fieldwire, ti serviranno:
- Un abbonamento Fieldwire Business Plus
- Accesso alla scheda Integrazioni a livello di account
- Un account valido di QuickBooks Online
Video Tutorial
Istruzioni Dettagliate
- Vai alla scheda Integrazioni nella homepage del tuo account Fieldwire.
- Individua QuickBooks Online e cliccaci sopra.
- Seleziona Connetti account QuickBooks Online.
- Fornisci un Nome e clicca su Avanti
- Accedi al tuo account QuickBooks Online quando richiesto.
- Una volta connesso, vedrai che nessun progetto è ancora collegato. Questo sarà gestito tramite un'automazione.
A questo punto, la connessione a livello di account è completa. Successivamente, configurerai l'automazione del progetto.
Configurare un’Automazione con QuickBooks Online
Le automazioni controllano come i dati fluiscono tra QuickBooks Online e Fieldwire.
Requisiti
Per creare un'automazione, devi:
- Essere Amministratore del progetto Fieldwire
- Avere accesso alla scheda Impostazioni Progetto
Creare l’Automazione
- Vai al Progetto che vuoi collegare a QuickBooks Online
- Vai alla scheda Impostazioni.
- Scorri fino alla sezione Integrazioni sul lato destro
- Clicca su Gestisci automazioni.
- Seleziona + Nuova automazione.
- Scegli QuickBooks Online.
- Seleziona Importa spese da QuickBooks Online nei Costi Effettivi di Fieldwire.
- Clicca su Crea bozza
Abbinare le Voci di Budget con gli Articoli di Servizio di QuickBooks
Fieldwire tenta automaticamente di abbinare:
- Prodotti e Servizi di QuickBooks
con
- Voci di Budget di Fieldwire
Vedrai un riepilogo che mostra quante voci di budget sono state abbinate con successo.
Se gli Articoli Non Corrispondono
Se una o più voci di budget non hanno un articolo di servizio corrispondente in QuickBooks:
- Apri QuickBooks Online.
- Vai a Prodotti e servizi.
- Fai clic sul pulsante del menu a discesa Nuovo.
- Fai clic su Servizio per creare un nuovo articolo di servizio.
- Nel campo Nome, assegna un nome all'articolo di servizio utilizzando il seguente formato: Tier1Code.Tier2Code.CostType
- Esempio: 02.04.L - Facciata
- Ai fini della corrispondenza è necessario solo il codice. Le descrizioni sono facoltative. Nell'esempio precedente, "Facciata" è la descrizione.
-
Assicurati che la casella Acquisti sia selezionata per l'articolo di servizio.
- Gli articoli di servizio per i quali gli acquisti non sono abilitati potrebbero non essere disponibili durante la creazione di fatture o spese in QuickBooks Online e non potranno essere utilizzati dall'integrazione finché non saranno selezionabili in tali transazioni.
- Fai clic su Salva e chiudi per salvare l'articolo di servizio.
- Torna a Fieldwire e ripeta la procedura di configurazione dell'automazione.
- Verifica che tutte le voci di budget siano ora associate correttamente.
Risoluzione dei problemi: gli articoli di servizio non vengono visualizzati nelle fatture o nelle spese in QuickBooks Online
Se in QuickBooks Online esiste un Prodotto o servizio, ma non viene visualizzato durante la creazione di una fattura o di una spesa, la causa più comune è che l'articolo non è abilitato per gli acquisti. Per risolvere il problema:
- Apri QuickBooks Online.
- Vai a Prodotti e servizi.
- Individua e apri il prodotto o servizio che non viene visualizzato nella fattura o nella spesa.
- Verifica che l'opzione Acquisti sia abilitata per l'articolo.
- Se non è abilitata, seleziona la casella Acquisti e salva le modifiche.
- Torna alla fattura o alla spesa e cerca nuovamente il prodotto o servizio.
Una volta abilitata l'opzione Acquisti, l'articolo dovrebbe essere disponibile per la selezione nelle fatture e nelle spese. Nota: se non è possibile selezionare un prodotto o servizio in una fattura o in una spesa, verifica che gli acquisti siano abilitati prima di proseguire con la configurazione dell'integrazione Fieldwire.
Completare la Configurazione dell’Automazione
Una volta che tutte le voci di budget sono abbinate:
- Clicca su Seleziona progetto QuickBooks Online.
- Scegli il progetto QuickBooks che corrisponde al tuo progetto Fieldwire.
- Clicca su Connetti.
Vedrai una breve panoramica di come i dati sono mappati tra i sistemi:
| Fieldwire | QuickBooks Online |
|---|---|
| Voce di Budget | Articolo Prodotto/Servizio |
| Nome Costo Effettivo | Descrizione Spesa |
| Importo Costo Effettivo | Importo Spesa |
Una volta connessa, lo stato dell'automazione cambierà in Connesso.
Visualizzare l’Integrazione in Azione
Quando viene creata una spesa in QuickBooks Online:
- Seleziona il corretto Articolo di Servizio
- Assegna al corretto Progetto
- Salva la spesa
Fieldwire automaticamente:
- Crea un nuovo Costo Effettivo
- Lo associa alla voce di budget corrispondente
- Mostra un’icona QuickBooks che indica che è stato importato
Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva in Fieldwire.
Note Importanti e Limitazioni
- Questa integrazione è una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online → Fieldwire
- I Costi Effettivi creati tramite l'integrazione:
- Non possono essere modificati o eliminati in Fieldwire
- Devono essere aggiornati o rimossi direttamente in QuickBooks Online
- Qualsiasi modifica effettuata in QuickBooks Online si aggiornerà automaticamente in Fieldwire
Ulteriori Informazioni