Panoramica
Gli utenti Fieldwire con un abbonamento Business Plus possono integrare il proprio account e i progetti Fieldwire con QuickBooks Online per importare automaticamente i dati delle spese in Fieldwire come Costi Effettivi.
Questa integrazione consente ai team di progetto di confrontare la spesa preventivata con quella effettiva in tempo quasi reale senza inserimenti doppi. Spese come bollette, assegni, crediti fornitori e crediti su carta di credito inseriti in QuickBooks Online vengono automaticamente convertiti in Costi Effettivi in Fieldwire, aiutando i team a capire quanto è stato speso e quanto budget rimane.
IMPORTANTE: Questa è una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online a Fieldwire. I Costi Effettivi creati tramite l'integrazione non possono essere modificati o eliminati in Fieldwire e devono essere gestiti in QuickBooks Online.
Nota: Questo articolo si concentra specificamente su come connettere QuickBooks Online e configurare l'automazione che importa le spese nei Costi Effettivi di Fieldwire.
- Se desideri saperne di più su come connettere app e automazioni in generale, consulta questi articoli:
- Se non conosci il modulo Budget di Fieldwire, dai un'occhiata a questo articolo per approfondire:
Come Funziona l’Integrazione
- Le spese vengono create in QuickBooks Online
- Ogni spesa deve:
- Essere associata a un Progetto
- Utilizzare un Prodotto o Servizio che corrisponda a una Voce di Budget di Fieldwire
- Una volta salvata in QuickBooks Online, la spesa crea automaticamente un corrispondente Costo Effettivo in Fieldwire
Questo permette ai team di:
- Monitorare la spesa effettiva rispetto al budget
- Eliminare l’inserimento dati duplicato
- Mantenere QuickBooks come sistema finanziario ufficiale
Configurare una Connessione a QuickBooks Online
Prima di configurare l'integrazione, assicurati di avere i livelli di permesso corretti per account e progetto in Fieldwire.
Requisiti
Per connettere QuickBooks Online con Fieldwire, ti serviranno:
- Un abbonamento Fieldwire Business Plus
- Accesso alla scheda Integrazioni a livello di account
- Un account valido di QuickBooks Online
Video Tutorial
Istruzioni Dettagliate
- Vai alla scheda Integrazioni nella homepage del tuo account Fieldwire.
- Individua QuickBooks Online e cliccaci sopra.
- Seleziona Connetti account QuickBooks Online.
- Fornisci un Nome e clicca su Avanti
- Accedi al tuo account QuickBooks Online quando richiesto.
- Una volta connesso, vedrai che nessun progetto è ancora collegato. Questo sarà gestito tramite un'automazione.
A questo punto, la connessione a livello di account è completa. Successivamente, configurerai l'automazione del progetto.
Configurare un’Automazione con QuickBooks Online
Le automazioni controllano come i dati fluiscono tra QuickBooks Online e Fieldwire.
Requisiti
Per creare un'automazione, devi:
- Essere Amministratore del progetto Fieldwire
- Avere accesso alla scheda Impostazioni Progetto
Creare l’Automazione
- Vai al Progetto che vuoi collegare a QuickBooks Online
- Vai alla scheda Impostazioni.
- Scorri fino alla sezione Integrazioni sul lato destro
- Clicca su Gestisci automazioni.
- Seleziona + Nuova automazione.
- Scegli QuickBooks Online.
- Seleziona Importa spese da QuickBooks Online nei Costi Effettivi di Fieldwire.
- Clicca su Crea bozza
Abbinare le Voci di Budget con gli Articoli di Servizio di QuickBooks
Fieldwire tenta automaticamente di abbinare:
- Prodotti e Servizi di QuickBooks
con
- Voci di Budget di Fieldwire
Vedrai un riepilogo che mostra quante voci di budget sono state abbinate con successo.
Se gli Articoli Non Corrispondono
Se una o più voci di budget non hanno un articolo di servizio QuickBooks corrispondente:
- Apri QuickBooks Online.
- Vai a Prodotti e Servizi.
- Clicca sul pulsante a tendina Nuovo
- Clicca su Servizio per creare un nuovo articolo di servizio
- Nomina l'articolo di servizio nel campo Nome usando questo formato: CodiceTier1.CodiceTier2.TipoCosto
- Esempio: 02.04.L - Facciata
- Solo il codice è necessario per l’abbinamento. Le descrizioni sono opzionali. Nell’esempio sopra, 'Facciata' è la descrizione
- Se necessario per il tuo progetto, aggiorna altri campi pertinenti quando aggiungi un nuovo servizio, come selezionare la casella nella sezione Acquisti e aggiungere un costo di acquisto
- Clicca su Salva e chiudi per salvare l'articolo di servizio.
- Torna a Fieldwire e ripeti il processo di configurazione dell'automazione
- Conferma che tutte le voci di budget siano ora abbinate.
Completare la Configurazione dell’Automazione
Una volta che tutte le voci di budget sono abbinate:
- Clicca su Seleziona progetto QuickBooks Online.
- Scegli il progetto QuickBooks che corrisponde al tuo progetto Fieldwire.
- Clicca su Connetti.
Vedrai una breve panoramica di come i dati sono mappati tra i sistemi:
| Fieldwire | QuickBooks Online |
|---|---|
| Voce di Budget | Articolo Prodotto/Servizio |
| Nome Costo Effettivo | Descrizione Spesa |
| Importo Costo Effettivo | Importo Spesa |
Una volta connessa, lo stato dell'automazione cambierà in Connesso.
Visualizzare l’Integrazione in Azione
Quando viene creata una spesa in QuickBooks Online:
- Seleziona il corretto Articolo di Servizio
- Assegna al corretto Progetto
- Salva la spesa
Fieldwire automaticamente:
- Crea un nuovo Costo Effettivo
- Lo associa alla voce di budget corrispondente
- Mostra un’icona QuickBooks che indica che è stato importato
Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva in Fieldwire.
Note Importanti e Limitazioni
- Questa integrazione è una sincronizzazione unidirezionale da QuickBooks Online → Fieldwire
- I Costi Effettivi creati tramite l'integrazione:
- Non possono essere modificati o eliminati in Fieldwire
- Devono essere aggiornati o rimossi direttamente in QuickBooks Online
- Qualsiasi modifica effettuata in QuickBooks Online si aggiornerà automaticamente in Fieldwire
Ulteriori Informazioni