Panoramica e introduzione
Lo strumento per le richieste di informazioni integrato nelle funzioni di gestione progetto di Fieldwire aiuta a dare struttura al flusso di dati proveniente dal cantiere e a colmare le distanze tra i partecipanti al progetto. Le richieste di informazioni permettono una gestione nella titolarità dei dati e offrono ai team uno strumento per costruire in modo intuitivo un registro a prova di contestazione delle richieste prodotte.
Nota: per ottenere questa funzione nella versione di Fieldwire in uso, si invita a prenotare una demo con i nostri rappresentanti commerciali.
Sommario:
- Come abilitare la gestione progetto in un progetto
- Permessi RFI
- Come impostare azienda principale
- Il flusso di lavoro delle richieste di informazioni
- La sezione RFI
- Creare una richiesta di informazioni - (Bozza)
- Assegnare la richiesta di informazioni - (Bozza e Aperto)
- Riassegnare la richiesta di informazioni
- Riassegna nella mia azienda
- Rispondere o inoltrare una richiesta di informazioni - (Aperto o In attesa)
- Rivedere la risposta (In attesa)
- Condividere una richiesta di informazioni
- Visualizzare le richieste di informazioni
- Le richieste di informazioni nella versione mobile
- Invia feedback
Come abilitare la gestione progetto in un progetto
Per maggiori informazioni sulle aziende e su come abilitare la gestione progetti in un progetto, vedi questo articolo.
Il flusso di lavoro delle richieste di informazioni
Una richiesta di informazioni può assumere diversi status, a seconda della fase in cui si trova. Poiché tutte le richieste di informazioni seguono la stessa sequenza operativa, la tabella che segue descrive i diversi status che una richiesta può assumere:
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Status richiesta |
Definizione |
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Bozza |
Le richieste di informazioni nascono con lo status "Bozza". Collaboratori e gestori possono creare bozze di richieste di informazioni. Quando la richiesta di informazioni è nello status "Bozza", è possibile porre domande, fornire suggerimenti, indicare l'impatto della richiesta e aggiungere attività, richieste di informazioni e planimetrie correlate. Solo i gestori possono spostare una richiesta di informazioni da "Bozza" ad "Aperta", assegnando la richiesta a un'altra azienda. I collaboratori possono riassegnare la "Bozza" solo ai gestori della propria azienda. In questo modo la richiesta di informazioni rimane nello status "Bozza". |
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Aperto |
La richiesta di informazioni diventa "aperta" quando riceve un "assegnatario" e una data di scadenza. Questo è il momento in cui la richiesta di informazioni riceve il suo numero di identificazione. Quando le richiesta è aperta, l'assegnatario può rispondere alla domanda, creare una richiesta di informazioni correlata o riassegnare la richiesta a un collega della sua azienda affinché risponda alla domanda e permetta alla richiesta di procedere nel suo percorso.
Se si riceve una risposta al di fuori di Fieldwire, un gestore dell'azienda che ha creato la richiesta può rispondere per conto dell'assegnatario dal menu "Azioni". |
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In attesa |
Ricevuta la risposta, la richiesta di informazioni passa allo status "In attesa" e viene riassegnata al suo autore. In questa fase, l'autore può accettare e chiudere la richiesta di informazioni, rifiutare la risposta e rinviarla al precedente assegnatario per chiarimenti, oppure annullare la richiesta. |
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Chiuso |
Se la risposta è sufficiente, il mittente può "chiudere" la richiesta di informazioni che così giunge al termine del suo flusso di lavoro e diventa non più modificabile. |
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Annullato |
Una richiesta di informazioni diventa "annullata" quando non è più valida. Si tratta di un'azione permanente che rende la richiesta non più modificabile. Come con lo stato "Chiuso", i soggetti interessati vengono informati ricevendo una notifica di annullamento della richiesta. |
Creare una richiesta di informazioni - (Bozza)
Tutti gli utenti che fanno parte di una "Azienda" possono creare nuove richieste di informazioni. Per creare una nuova richiesta di informazioni, vai alla scheda delle richieste di informazioni, seleziona "+Nuova richiesta di informazioni" e inserisci il nome della richiesta:
Nota: il nome della richiesta di informazioni può essere modificato in seguito cliccando sulla matita accanto al nome nella "Bozza".
Una nuova bozza è stata creata. "Domanda" è l'unico campo obbligatorio per assegnare la richiesta. Completa la domanda con ritagli di planimetria, foto o file del progetto:
Nota: è possibile contrassegnare come nuovo caricamento tutte le foto scattate direttamente dal dispositivo. Questo non è possibile per le immagini che vengono allegate prelevandole da altra origine.
L'autore della richiesta di informazioni può anche indicare il potenziale impatto in termini di bilancio e/o tempo che da questa possono derivare:
Se alla richiesta vanno associate altre richieste di informazioni preesistenti, l'autore può farlo tramite la sezione dei link di progetto:
L'autore può anche scegliere di creare una nuova attività (o fare riferimento ad attività già esistenti) sempre dalla sezione dei link:
Tutti i gestori o collaboratori della vostra azienda vedranno la bozza della richiesta di informazioni, che però potrà essere modificata solo dai gestori. La bozza della richiesta di informazioni può essere scaricata o cancellata dal menu a tendina "Azioni" della bozza.
L'opzione link a richiesta di informazioni nella visualizzazione planimetria a pagina singola consente agli utenti di creare richieste di informazioni direttamente dalla planimetria o di allegare alla planimetria richieste già esistenti:
Quando una richiesta di informazioni viene allegata a una planimetria, il nome o i nomi delle planimetrie associate vengono visualizzati nella sezione "Planimetrie correlate":
Chiunque può selezionare il nome della planimetria per essere reindirizzati alla planimetria associata.
Nota:non è possibile allegare le "Planimetrie correlate" direttamente dalla richiesta di informazioni; piuttosto, per assicurarsi che la planimetria faccia riferimento alla richiesta (o che la richiesta faccia riferimento alla planimetria), si prega di utilizzare lo strumento "Link a richiesta di informazioni" dalla visualizzazione planimetria a pagina singola.
Osservatori delle richieste di informazioni
Gli "osservatori" possono essere aggiunti in qualsiasi fase del flusso di lavoro di una richiesta di informazioni, anche se in genere questo avviene durante la fase della "bozza". Gli osservatori ricevono notifiche via email sull'avanzamento della richiesta:
Gli osservatori ricevono notifiche sull'andamento della richiesta di informazioni, ma non possono modificarne il contenuto se non sono l'assegnatario della richiesta o un gestore dell'azienda dell'assegnatario.
Quando una richiesta di informazioni viene assegnata, l'utente può designare come osservatore chiunque partecipi al progetto. Inoltre, ogni volta che l'assegnatario della richiesta viene modificato, il precedente assegnatario ne diventa automaticamente osservatore.
L'autore della richiesta di informazioni può aggiungere osservatori provenienti dalla propria azienda (o da altre aziende) quando la richiesta è in stato di "bozza", "aperto", "chiuso" e "annullato". L'assegnatario della richiesta può aggiungere osservatori della propria azienda (o di altre aziende) quando la richiesta in stato "aperto" o "chiuso".
Assegnare la richiesta di informazioni - (Bozza e Aperto)
Una volta inserita la domanda, la funzione "Assegna e invia" diventa blu: la richiesta di informazioni è quindi pronta per essere inviata a chi dovrà esaminarla e rispondere. L'inclusione di una "domanda" nella richiesta di informazioni la fa passare da "Bozza" ad "Aperto":
Dopo aver selezionato "Assegna e invia", scegli l'azienda, l'assegnatario, la data di scadenza ed aggiungi eventualmente un messaggio facoltativo per fornire ulteriori dettagli e informazioni. (Nota: i messaggi appaiono nelle notifiche email solo quando la richiesta di informazioni viene assegnata, inviata o rifiutata).
Se è selezionata l'opzione "Abilita promemoria email assegnatario", questi riceverà un'email di notifica 48 ore prima della data di scadenza, che gli ricorderà di rispondere alla richiesta:
I gestori possono assegnare la richiesta di informazioni a un gestore o a un collaboratore di un'altra azienda per spostare la richiesta da "Bozza" a "Aperto" - I collaboratori possono assegnare la richiesta a un gestore della loro società.
La richiesta di informazioni rimane nello stato "Bozza" fino a quando il gestore la riassegna a un altro gestore o collaboratore di altra azienda. Se desideri che a rispondere alla richiesta di informazioni sia un altro soggetto esterno alla vostra azienda, crea una richiesta di informazioni correlata.
Riassegnare una richiesta di informazioni
Se è necessario riassegnare una richiesta di informazioni precedentemente assegnata, i gestori possono farlo designando come assegnatario qualsiasi altro utente, in qualsiasi azienda. Anche i collaboratori possono riassegnare le richieste, ma solo se ne sono al momento l'assegnatario e il nuovo assegnatario deve essere un gestore della propria azienda.
Riassegna nella mia azienda
Dal menu "Azioni", gestori e collaboratori hanno innanzitutto la possibilità di riassegnare la richiesta di informazioni a un altro gestore o collaboratore della propria azienda. Il nuovo assegnatario e gli eventuali osservatori della richiesta riceveranno notifica email di questa variazione. La riassegnazione viene registrata per trasparenza nella sezione "Attività" della richiesta di informazioni; l'assegnatario originale diventa inoltre osservatore della richiesta.
Rispondere o inoltrare una richiesta di informazioni - (Aperto o In attesa)
Quando una richiesta di informazioni viene assegnata, il nuovo assegnatario (e gli osservatori) ricevono una notifica email che li informa che la richiesta ha cambiato status, passando da "Bozza" ad "Aperto".
Le richieste di informazioni aperte e in attesa sono visibili a tutti gli utenti delle due aziende coinvolte: l'azienda dell'autore e quella a cui la richiesta di informazioni è stata assegnata. Inoltre, tutti i gestori associati all'azienda coinvolta potranno visualizzare e modificare la richiesta di informazioni per conto dell'assegnatario.
Gestore - azioni con la richiesta in stato aperto:
Gestore - azioni con la richiesta in stato in attesa:
L'assegnatario ha a disposizione diverse opzioni per proseguire: dal menu "Azioni", l'assegnatario può annullare la richiesta o riassegnarla ad altra persona dell'azienda. In alternativa, l'assegnatario può semplicemente inviare una risposta alla domanda:
Creare una richiesta di informazioni correlata
Se la richiesta di informazioni è in stato "Aperto", "In attesa" o "Chiuso", l'autore e l'assegnatario (nonché i gestori dell'azienda associati alla richiesta) possono creare una "Richiesta di informazioni correlata" o "Allegare una richiesta di informazioni correlata" dal menu a discesa "Richiesta di informazioni correlate" nella sezione dei link di progetto.
Se si sceglie di creare una richiesta correlata, questa può essere creata anche clonando alcuni elementi della richiesta:
- Includi domande, suggerimenti e impatto
- Includi allegati domanda
È inoltre possibile scegliere un nuovo nome per la richiesta.
Nota: creare una richiesta di informazioni correlata non comporta la clonazione della stessa coorte di osservatori. La persona che ha creato la richiesta correlata diventerà l'assegnatario della "bozza" della richiesta.
Annullare una richiesta di informazioni
La richiesta di informazioni che viene passata allo status "annullata" diventa permanentemente non modificabile. Questo status va quindi utilizzato solo se si ritiene che la richiesta non sia più pertinente.
Selezionata l'opzione "Annulla", è possibile facoltativamente inviare all'assegnatario e agli osservatori della richiesta una notifica via email con le informazione ritenute eventualmente necessarie:
La richiesta annullata apparirà nella scheda delle richieste di informazioni con lo status "Annullato":
Se necessario, gli utenti possono comunque scaricare una copia della richiesta di informazioni o creare una richiesta correlata dalla richiesta "annullata":
Rispondere per conto dell'assegnatario
Il menu "Azioni" offre ai gestori dell'azienda dell'autore della richiesta di informazioni la possibilità di cliccare sull'opzione "Rispondi per conto" dell'assegnatario della richiesta:
Se l'autore sceglie di "Rispondere per conto dell'assegnatario", il campo "Risposta" si sblocca, ma l'assegnatario attuale non potrà contribuire alla richiesta di informazioni:
Rivedere la risposta
Affinché la richiesta di informazioni possa procedere, la sezione "Risposta" dovrà essere compilata dall'assegnatario, da un gestore dell'azienda dell'assegnatario o da un gestore dell'azienda dell'autore, che possono rispondere per conto dell'assegnatario:
Una volta inserita la risposta nella relativa sezione, l'opzione "Invia risposta" si sblocca per l'assegnatario. In questo modo la richiesta di informazioni viene riassegnata all'autore che dovrà approvare la risposta:
L'autore della richiesta di informazioni può quindi accettare, rifiutare o riassegnare la richiesta. Se la risposta viene rifiutata, la richiesta viene inviata nuovamente al precedente assegnatario per ulteriori chiarimenti.
Accettare (e chiudere)
Supponiamo che la risposta ricevuta dall'assegnatario contenga tutte le informazioni necessarie. In questo caso, è possibile notificare a più utenti il contenuto della richiesta utilizzando una lista di distribuzione integrata che notificherà agli utenti selezionati, tramite email, la chiusura della richiesta di informazioni.
L'elenco di distribuzione può contenere utenti esterni alle due aziende coinvolte nella richiesta di informazioni, sempre che siano stati invitati al progetto.
Una volta scelto l'elenco di distribuzione, seleziona "Accetta e chiudi", per spostare la richiesta dallo stato aperto a quello chiuso. I nominativi inseriti nell'elenco di distribuzione riceveranno notifica via email della chiusura delle richiesta:
Rifiutare la richiesta di informazioni
Se la risposta inviata dall'assegnatario non risponde adeguatamente alla domanda, puoi rifiutare la risposta cliccando sul pulsante delle azioni e poi su "Rifiuta risposta". La richiesta di informazioni rimane così aperta e viene rinviata all'assegnatario originale, invitandolo a modificare la risposta come necessario.
Annullare un RFI
Se una richiesta di informazioni viene “annullata”, la richiesta di informazioni diventerà permanentemente non modificabile, poiché adotterà lo stato permanente di “annullata”. Utilizzate questa opzione solo se prevedete che la richiesta di informazioni non sarà più pertinente.
Dopo aver selezionato l'opzione “Annulla”, è possibile inviare una notifica via e-mail all'assegnatario della richiesta di informazioni e agli osservatori contingenti per fornire qualsiasi altra informazione pertinente:
Dopo che la richiesta di rimborso è stata resa vuota, apparirà nella scheda RFI con lo stato “Annullata”:
Se necessario, gli utenti possono comunque scaricare una copia della richiesta di informazioni o creare una richiesta di informazioni correlata dalla richiesta di informazioni “non valida”:
Creare un RFI correlato
Se una RFI è in stato “Aperto”, “In attesa” o “Chiuso”, il Creatore e l'Assegnatario (così come i Manager aziendali pertinenti associati alla RFI) possono creare una “RFI correlata” dalla sezione “Dettagli” selezionando dal menu “Aggiungi collegamento”:
Se l'utente sceglie di creare una RFI correlata, viene presentata l'opzione di clonare alcuni elementi di quella RFI:
- Includere domande, suggerimenti e impatto
- Includere gli allegati alle domande
- Inoltre, è possibile fornire un nuovo titolo.
Nota: la creazione di una richiesta di informazioni correlate non clonerà gli stessi osservatori di richieste di informazioni. L'individuo che ha creato la richiesta di informazioni correlate diventerà l'assegnatario della richiesta di informazioni “in bozza”.
Condividere una richiesta di informazioni
Download
Dal menu delle azioni, l'assegnatario, l'autore o l'osservatore della richiesta di informazioni hanno la possibilità di scaricare la richiesta, indipendentemente dallo status in cui questa si trova. Anche i gestori dell'azienda dell'assegnatario possono scaricare la richiesta.
Inviare una richiesta di informazioni via email
Gli utenti possono ora inviare i PDF delle richieste di informazioni via email direttamente da Fieldwire, proprio come fanno con i moduli e le attività. Per garantire trasparenza e tracciabilità, l'invio viene registrato nel feed delle attività, in modo da avere la prova di quando e quali informazioni sono state distribuite.
In tutte le fasi del processo di creazione della richiesta di informazioni, l'utente che accede alla richiesta può fare clic sul pulsante a discesa "Azioni" e quindi sull'opzione "Email".
Cliccando su "Email", si apre una finestra pop-up dove inserire gli indirizzi email dei destinatari. Inoltre, appare un campo in cui è possibile modificare l'oggetto dell'email. Infine, un ulteriore campo permette di inserire un eventuale messaggio facoltativo.
Compilati i campi obbligatori, puoi cliccare su "Invia".
Ecco un esempio di come appare l'email ricevuta:
Ecco un esempio di come appare l'allegato dell'email:
Infine, come già detto, una volta inviata l'email, questa viene registrata nel registro delle richieste di informazioni:
Visualizzare le richieste di informazioni
Nel modulo delle richieste di informazioni, a sinistra hai diverse opzioni che ti permettono di selezionare solo le richieste a cui si è assegnati (Le mie richieste di informazioni), quelle di cui si è osservatori (Richiesta di informazioni osservate) o entrambe le categorie (Tutte le richieste di informazioni):
Puoi anche ordinare le colonne nella schermata, selezionando le singole colonne e scegliendo di impostarle in ordine crescente o decrescente:
- Numero richiesta di informazioni (#): utilizza il codice azienda per indicare chi ha creato la richiesta e il suo ordine di creazione.
- Nome: il nome della richiesta, assegnato al momento della creazione.
- Status: la fase in cui la richiesta di informazioni si trova (Bozza, Aperto, In attesa, Chiuso, Annullato).
- Data di scadenza: la data attesa per la chiusura della richiesta di informazioni.
- Azienda: è associata all'assegnatario della richiesta di informazioni corrente e cambia in base all'assegnatario della richiesta.
Filtra richieste di informazioni
È possibile filtrare le richieste di informazioni nella scheda "Richieste di informazioni":
Dopo aver selezionato "Filtra richieste di informazioni", puoi filtrare le richieste in base ai parametri indicati di seguito:
Status: la fase in cui la richiesta di informazioni si trova (Bozza, Aperto, In attesa, Chiuso, Annullato).
Azienda: l'azienda a cui è assegnato l'assegnatario.
Assegnatario: la persona assegnata alla richiesta di informazioni in quel determinato momento.
Ultimo aggiornamento: l'ultima volta che il modulo è stato modificato.
Le richieste di informazioni nella versione mobile
Le richieste di informazioni possono ora essere visualizzate in qualsiasi stato (Bozza, Aperto, In attesa, Chiuso, Annullato) sul proprio dispositivo mobile dalla scheda delle richieste di informazioni. Inoltre, le richieste di informazioni possono ora essere create e compilate sul dispositivo mobile mentre sono in stato di bozza. Questo include la possibilità di aggiungervi domande, data di scadenza, allegati e impatto mentre si è in cantiere. Tuttavia, lo status della richiesta al momento è modificabile solo tramite l'applicazione web.
Creare richieste di informazioni nella versione mobile
Come nella versione web, gli utenti possono creare nuove richieste di informazioni sui loro dispositivi mobili andando nella scheda delle richieste di informazioni e cliccando sul pulsante blu "+", come mostrato di seguito.
Compilare le richieste di informazioni nella versione mobile
Dopo aver creato un modulo su dispositivo mobile, gli utenti possono compilare i campi per le domande, la data di scadenza, gli allegati, l'impatto, ecc. mentre l'attività è in stato di bozza. Inoltre, gli utenti possono ora visualizzare le attività, le richieste di informazioni e le planimetrie correlate quando visualizzano una richiesta di informazioni nella versione mobile.
Visualizzare le richieste di informazioni completate nella versione mobile
Come nella versione web, anche da cellulare è possibile vedere i contenuti relativi alle richieste di informazioni completate:
| Domanda | Suggerimento / Impatto | Risposta |
Ordinare le richieste di informazioni nella versione mobile
Dalla scheda "Richieste di informazioni" sul dispositivo mobile, puoi ordinare le richieste per status, numero, nome e data di scadenza, per trovare più rapidamente il documento desiderato:
Status: la fase in cui la richiesta di informazioni si trova (Bozza, Aperto, In attesa, Chiuso, Annullato).
Numero: il numero unico assegnato in automatico e applicato al momento della creazione della richiesta di informazioni.
Nome: il titolo della richiesta di informazioni.
Data di scadenza: la data entro la quale la richiesta di informazioni deve essere completata.
Ricerca delle richieste di informazioni nella versione mobile
Seleziona la lente di ingrandimento e digita il nome della richiesta di informazioni per cercare tra le richieste completate:
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