Inleiding tot Wijzigingsopdrachten in Fieldwire

Overzicht

Bij elk bouwproject zijn er wijzigingen die gevolgen hebben voor de oorspronkelijke scope, kosten en planning. Om die wijzigingen vast te leggen, gebruiken aannemers wijzigingsopdrachten waarin wordt beschreven wat er gewijzigd is en wat de gevolgen voor de kosten/planning zijn. In een project kunnen tientallen tot duizenden wijzigingsopdrachten voorkomen, en het is cruciaal voor de financiële gezondheid en rapportage van de aannemer dat deze goed worden beheerd. 

De Wijzigingsopdrachten-module is de nieuwste toevoeging aan Fieldwire's suite van projectmanagementtools. De module integreert met de andere onderdelen van Fieldwire, zodat u beschikt over een 'single source of truth' voor overeengekomen scopewijzigingen, sneller gegevens kunt verzamelen van betrokken partijen/stakeholders, uw goedkeuringsproces kunt versnellen, enz.

Opmerking: Om in uw Fieldwire-omgeving over deze functie te beschikken, kunt u een demo inplannen met ons verkoopteam of de functie aanschaffen met Business Plus. Als u al Business Plus hebt, worden Wijzigingsopdrachten automatisch aan uw account toegevoegd.

Inhoudsopgave

• Hoe PM in te schakelen voor een project
  • Gebruikerstoestemmingen voor wijzigingsopdrachten
  • Beginnen met projectmanagement
  • Hoe een hoofdbedrijf in te stellen
• De workflow voor wijzigingsopdrachten
  
  • Kijkers
• Het Wijzigingsopdrachten-tabblad
• Een wijzigingsopdracht aanmaken
• Kosten aanvragen
• Indienen voor goedkeuring
• Afwijzing verzenden
• Revisie aanmaken
• Goedkeuring sturen

Hoe PM in te schakelen voor een project

Lees  dit artikel voor informatie over bedrijven en hoe u PM kunt inschakelen voor een project.

Gebruikerstoestemmingen voor wijzigingsopdrachten

Beginnen met projectmanagement

Als u voor het eerst naar het tabblad Wijzigingsopdrachten (of een willekeurig tabblad voor projectmanagement) gaat, ziet u een pop-up om u te helpen aan de slag te gaan met projectmanagement in Fieldwire en met het instellen van uw 'Bedrijf' in het project. Allereerst moet u de naam van uw bedrijf toevoegen en op de knop 'Volgende' klikken. De bedrijfsnaam is hetzelfde voor alle projectmanagementmodules van het project. Deze wordt echter niet automatisch ingevuld aan de hand van de bedrijfsinformatie die u opgeeft in uw profielinstellingen.

Vervolgens krijgt u het verzoek om uw bedrijfscode in te voeren, wat u en uw team zal helpen om tijdens het hele project georganiseerd te blijven.

Dat is alles! In het voorbeeld dat in deze screenshots wordt getoond, gebruiken we ABC als bedrijfsnaam en ook ABC als bedrijfscode.

Hoe een hoofdbedrijf in te stellen

Om te zorgen dat alle RFI's, Inzendingen en Wijzigingsopdrachten via uw 'bedrijf' in Fieldwire lopen, kunt u nu een hoofdbedrijf instellen. Eerst gaat u naar het tabblad Personen van het project en klikt u op 'Een hoofdbedrijf instellen' voor het bedrijf waarvan u wilt dat het als 'hoofdbedrijf' wordt beschouwd.

Zodra u op 'Een hoofdbedrijf instellen' klikt, verschijnt er een pop-up die aangeeft wat de gebruikers van het hoofdbedrijf kunnen doen in vergelijking met de gebruikers van de 'Andere bedrijven' die niet zijn aangewezen als hoofdbedrijf. Zo kunnen gebruikers van het hoofdbedrijf bijvoorbeeld inzendingen versturen naar of opvragen bij elk bedrijf, terwijl gebruikers van 'Andere bedrijven' alleen inzendingen kunnen versturen naar het hoofdbedrijf.

Zodra u hebt besloten dat u een hoofdbedrijf wilt instellen, moet u op de blauwe knop 'Een hoofdbedrijf instellen' klikken. Nadat u op de blauwe knop hebt geklikt, ziet u dat het hoofdbedrijf wordt aangegeven met een kroonpictogram waarnaast 'Hoofdbedrijf' staat.

De workflow voor wijzigingsopdrachten

Een wijzigingsopdracht kan verschillende statussen aannemen, afhankelijk van de fase waarin de wijzigingsopdracht zit. De voortgang verloopt voor alle wijzigingsopdrachten op dezelfde manier. Bekijk dus de onderstaande tabel voor een uitleg over de verschillende statussen die een wijzigingsopdracht zal aannemen:  

Kijkers

In het 'Kijkers'-tabblad kunt u in elke fase van de workflow 'Kijkers' toevoegen en verwijderen. Om dit te doen, klikt u op '+Kijker toevoegen' en op de naam van de persoon/personen die u wilt toevoegen. U kunt die Kijker ook weer verwijderen door op de 'x' te klikken die verschijnt als u met de cursor over de naam gaat.

Als de gebruiker op dat moment geen deel uitmaakt van dat project, kunt u deze gebruiker uitnodigen. Houd er echter rekening mee dat, als de nieuwe gebruiker die u uitnodigt niet onder uw account valt, er extra kosten bij u in rekening worden gebrachtals u geen licentie(s) beschikbaar hebt voor die gebruiker. 

Naast het toevoegen van Kijkers in de 'Details'-rubriek kunt u ook Kijkers toevoegen/verwijderen in de meeste statuspop-upvensters van de Wijzigingsopdracht.

Het Wijzigingsopdrachten-tabblad

Alle personen die aan een bedrijf zijn verbonden, als manager of als bijdrager, hebben toegang tot het tabblad 'Wijzigingsopdrachten'. Hier hebben ze toegang tot elke wijziging in het project, ongeacht de 'Status'.

De koppen in dit tabblad geven een algemeen overzicht van de aard, de volgorde, het onderwerp en de status van wijzigingsopdrachten voor het hele project. De koppen zijn hieronder nader gedefinieerd: 

• #: De 'Bedrijfscode' wordt toegewezen door het bedrijf waarbij de wijzigingsopdracht wordt aangevraagd en wordt toegevoegd als de wijzigingsopdracht van de status Concept naar Aangevraagd of Wachtend op goedkeuring gaat.
• Naam: De titel van de wijzigingsopdracht, toegevoegd bij het aanmaken van de wijzigingsopdracht.
• Status: De huidige status van de wijzigingsopdracht, die bepaalt welke acties er voor gebruikers beschikbaar zijn. Dit kan zijn 'Concept', 'Aangevraagd', 'In afwachting van herziening', 'Wachtend op goedkeuring', 'In afwachting van afsluiten', 'Gesloten', en 'Ongeldig'.
• Deadline:  Toegevoegd door de gebruiker die de wijzigingsopdracht aanvraagt. Dit geeft de (uiterste) datum aan waarop de indiener de wijzigingsopdracht moet versturen naar de gebruiker die deze heeft aangevraagd.
• Totale kosten: De totale kosten die in de wijzigingsopdracht zijn opgenomen.
• Verantwoordelijke: De huidige eigenaar van de vervolgacties voor de wijzigingsopdracht.

Daarnaast ziet u bovenaan de diverse statussen, zodat u gemakkelijk kunt zien hoeveel wijzigingsopdrachten elke status hebben in het project, en kunt u het goedgekeurde geldbedrag zien.

Een wijzigingsopdracht aanmaken

Om een concept-wijzigingsopdracht aan te maken, moet u managerstoestemming hebben binnen PM-toegang. Ga voor het aanmaken van een nieuwe wijzigingsopdracht naar het tabblad Wijzigingsopdrachten, selecteer '+Nieuwe wijzigingsopdracht' en geef de naam van uw wijzigingsopdracht op. U kunt een beschrijving van uw wijzigingsopdracht invoeren als u wilt, maar dit is niet verplicht. Zodra u klaar bent met het aanmaken van de wijzigingsopdracht, klikt u op 'Een concept aanmaken'. 

Opmerking: De 'naam' van een wijzigingsopdracht kan later worden aangepast. Om dit te doen, klikt u op het potlood naast de naam in de 'Concept'-wijzigingsopdracht. 

Er is een nieuwe wijzigingsopdracht aangemaakt. Er zijn geen verplichte velden op een wijzigingsopdracht, maar als een wijzigingsopdracht wordt aangemaakt, kunnen er details en kosteninformatie aan worden toegevoegd. De wijzigingsopdracht is opgedeeld in drie gebieden: bovenaan de kop, rechts de 'Details' en links de 'Kosten'-informatie.

Kosteninformatie is verder opgedeeld volgens de kostenrubrieken bovenaan (Materialen, Arbeid, Materieel, Onderaannemer), Kostenmarge, Kostenoverzicht, Onderbouwing en Notities.

Het belangrijkste verschil tussen de kostenrubrieken zijn de beschikbare soorten eenheden. Zo kunt u bijvoorbeeld in de 'Materialen'-rubriek, in de dropdown 'TYPE EENHEID', kiezen uit 'Stuks', 'Strekkende feet', 'Vierkante feet', 'Vierkante yards', enz. In de rubrieken 'Arbeid' en 'Materieel' kunt u in de dropdown 'TYPE EENHEID' kiezen uit 'Uren', 'Dagen', 'Weken', enz.

Daarnaast kunnen de kostenrubrieken apart of gezamenlijk worden opgenomen in de kostenmarge. Op de wijzigingsopdracht kan ook een uiteindelijke kostenmarge worden toegepast, wat neerkomt op een marge op marge, meestal gebruikt voor krediet, verzekering, enz.

Kosten aanvragen

Wanneer een wijzigingsopdracht klaar is, is er een blauwe 'Versturen'-vervolgkeuzeknop beschikbaar. Als u op de blauwe vervolgkeuzeknop klikt, krijgt u twee opties te zien: 'Kosten aanvragen' en 'Indienen voor goedkeuring'. Deze workflow behandelt de optie 'Kosten aanvragen'. Voer na het selecteren van 'Kosten aanvragen' de 'Verantwoordelijke' in, voeg 'Kijkers' en de 'Deadline' toe, en optioneel een 'E-mailbericht'. Klik na het invullen van de informatie op de blauwe 'Aanvragen'-knop. 

Hierdoor krijgt de wijzigingsopdracht de status 'Aangevraagd' en wordt er een e-mailmelding naar de nieuwe verantwoordelijke gestuurd, waarin deze wordt verzocht zijn kosten toe te voegen en de wijzigingsopdracht in te dienen in Fieldwire.

Indienen voor goedkeuring

Zodra de wijzigingsopdracht de 'Aangevraagd'-status heeft, kan de nieuwe verantwoordelijke kosteninformatie aan de wijzigingsopdracht toevoegen en deze weer toewijzen aan de gebruiker die hem erom had gevraagd. Om dit te doen, klikt de verantwoordelijke op de blauwe 'Indienen'-knop. Vervolgens krijgt de verantwoordelijke het verzoek om de 'Verantwoordelijke' in te voeren, 'Kijkers' en de 'Deadline' toe te voegen, evenals een optioneel 'E-mailbericht'. Klik na het invullen van deze informatie op de blauwe 'Indienen'-knop, waardoor de status verandert van Aangevraagd naar Wachtend op goedkeuring.

Afwijzing verzenden

In de 'Wachtend op goedkeuring'-status kan de nieuwe verantwoordelijke de wijzigingsopdracht goedkeuren of afwijzen, waardoor deze wordt teruggestuurd naar de gebruiker die deze aan hem had toegewezen. Hierdoor verandert de status in respectievelijk Goedgekeurd of Afgewezen.

Als er gekozen is voor 'Afwijzen', verschijnt er een pop-upvenster waarin u wordt gevraagd te bevestigen dat u de afwijzing naar de indiener wilt versturen. 

Als u besluit de wijzigingsopdracht af te wijzen, biedt Fieldwire de indiener de mogelijkheid om een revisie aan te maken (zoals aangegeven in het pop-upvenster).

Revisie aanmaken

Voor het aanmaken van een revisie hoeft de verantwoordelijke alleen maar op de 'Revisie aanmaken'-knop te klikken, de 'Verantwoordelijke' en 'Kijkers' te kiezen en een 'Deadline' te selecteren. Bij het aanmaken van een revisie kan de gebruiker, met de selectievakjes zoals getoond in het onderstaande screenshot, de kosteninformatie en onderbouwing overnemen uit de laatste versie om daarop verder te gaan of helemaal overnieuw beginnen. Nadat een revisie is aangemaakt, gaat de status van Afgewezen naar In afwachting van herziening.

In de status In afwachting van herziening stelt een nieuwe revisie van de kostentabel de gebruiker in staat om de inhoud te bewerken, evenals om meer onderbouwingsdocumenten en notities toe te voegen voordat de gebruiker opnieuw indient. In onderstaand screenshot ziet u dat 'rev. 1' naast 'Kosten' staat om aan te geven dat dit de 1e revisie is.

Ook zijn eerdere revisies onder de huidige revisie te zien voor het geval u wilt verwijzen naar eerdere antwoorden of inzendingen.

Als de wijzigingsopdracht klaar is om opnieuw in te dienen, kunnen managers deze weer ter goedkeuring indienen. De status gaat dan van In afwachting van herziening naar Wachtend op goedkeuring. De workflow voor 'Wachtend op goedkeuring' begint weer opnieuw met de nieuwe revisie.

Goedkeuring sturen

En opnieuw kan de nieuwe verantwoordelijke in de status 'Wachtend op goedkeuring' de wijzigingsopdracht goedkeuren of afwijzen. 

Als de nieuwe verantwoordelijke op 'Goedkeuren' klikt, ziet deze nog een pop-upvenster waarin wordt gevraagd de actie te bevestigen. Door te klikken op de blauwe 'Versturen'-knop verandert de status van de wijzigingsopdracht naar 'Goedgekeurd'. Het proces van de wijzigingsopdracht is voltooid en er is geen verdere actie voor de wijzigingsopdracht mogelijk.

Meer informatie

• De inzendingsworkflow in Fieldwire
• Aan de slag met RFI's in Fieldwire
• Hoe projectmanagement te activeren en bedrijven te beheren op een project