Overzicht
Dit artikel gaat dieper in op bestanden in de web-, iOS/Apple- en Android-versies van Fieldwire. Het succesvolle gebruik van bestanden in Fieldwire biedt u de mogelijkheid om gemakkelijk zaken zoals RFIs, inspectieverzoeken, werktekeningen enz. te beheren. Daarnaast biedt het een extra integratielaag over het hele project heen.
Inhoudsopgave
Het tabblad Bestanden in de webversie
Het tabblad Bestanden in Android
Het tabblad Bestanden in de webversie
Het tabblad Bestanden in de webversie van Fieldwire houdt de bestanden bij die u aan tekeningenhebt gekoppeld, net als de bestanden die u rechtstreeks uploadt naar het tabblad Bestanden.
Fieldwire ondersteunt vele bestandstypes, waaronder pdf, JPEG, PNG, CSV, TXT en KML, om er een paar te noemen. Klik hier voor een uitgebreide en volledige lijst van geaccepteerde bestandstypes. In Microsoft Office Word en Excel gemaakte bestanden kunnen in Fieldwire worden opgeslagen, maar niet worden bekeken vanuit de webversie (u kunt de bestanden exporteren en ze vervolgens openen via de bijbehorende applicaties op uw computer). Excel-bestanden kunnen echter wel worden bekeken in de mobiele app van Fieldwire.
Pdf's die zijn geüpload naar het tabblad Bestanden en zijn beschermd met een wachtwoord, kunnen geopend worden door het wachtwoord in te voeren.
Pdf’s die via iScanner zijn gemaakt, kunnen normaal geopend worden in de mobiele app. Adobe is het standaardprogramma voor deze bestanden als ze geopend worden in de webversie van Fieldwire. (Binnen Fieldwire wordt de bestandsextensie van pdf’s niet getoond).
Op vergelijkbare wijze kunnen DWG- en CAD-bestanden specifiek voor opslag en distributie worden geüpload in Fieldwire; u kunt geen DWG- en CAD-bestanden openen in Fieldwire, maar u kunt ze wel vanuit Fieldwire exporteren.
Elk .MP4- en .MOV-bestand dat kleiner is dan 200 MB kan worden geüpload naar het tabblad Bestanden. Deze kunnen in de mediaviewer van Fieldwire worden bekeken en als downloadbare links worden opgenomen in rapporten en taakexports. Andere soorten videobestanden, waaronder .WMV-, .AVI- en .FLV-bestanden, worden op dit moment niet ondersteund.
Opmerking: De maximale grootte voor bestanden die worden geüpload naar het tabblad Bestanden, via Fieldwire, is 200 MB. Als bestanden via 2-weg-synchronisatie worden geüpload naar de map ‘Bestanden’ is de limiet 200 MB.
Selecteer ‘+Nieuw bestand’ om nieuwe bestanden te uploaden naar het tabblad Bestanden:
Opmerking: Bestanden die worden geüpload via ‘+Nieuw bestand’ worden opgeslagen onder ‘Alle mappen’.
Na het selecteren van de bestanden die u wilt uploaden in Fieldwire selecteert u ‘Uploaden’:
Om een bestand rechtstreeks naar een bepaalde map te uploaden, moet u op de gewenste map klikken en dezelfde bovenstaande stappen volgen.
Selecteer ‘+Nieuwe map’ om een nieuwe map aan te maken voor het organiseren van uw bestanden. U kunt ook submappen aanmaken om de organisatie meer te verfijnen:
Nadat u een bestand hebt geselecteerd, kunt u op ‘Acties’ klikken voor een optie om het bestand van map naar map te verplaatsen of compleet te verwijderen. U kunt ook meerdere bestanden tegelijk exporteren. Als u een bestand exporteert, ontvangt u per e-mail een link om het bestand te downloaden.
Hoe bestanden te sorteren/filteren
Om bestanden te sorteren, kunt u gebruikmaken van de opties in de balk aan de linkerkant: ‘Mijn bestanden’ of ‘Alle bestanden’, de kolomkoppen en de optie ‘Bestanden filteren’.
Als ‘Mijn bestanden’ is geselecteerd, zijn alleen de bestanden te zien die u hebt geüpload. Als u ‘Alle bestanden’ selecteert, ziet u alle bestanden in het project, ongeacht wie ze geüpload heeft.
Voor de kolomkoppen heeft Fieldwire kolommen die u kunt gebruiken om uw bestanden en mappen te sorteren: Type, Naam, Bijgewerkt door, Laatst bijgewerkt, en Links. Klik simpelweg op een bepaalde kolom om daarop te sorteren.
‘Type’ verwijst naar het soort bestand: Word-document, Excel-spreadsheet, pdf, enz. ‘Naam’ verwijst naar de naam van het bestand zelf. ‘Bijgewerkt door’ verwijst naar de persoon die het document heeft geüpload of het recent heeft bewerkt/veranderd/geannoteerd in Fieldwire. ‘Laatst bijgewerkt’ verwijst naar de specifieke datum en tijd waarop het bestand is bewerkt, er ergens anders in Fieldwire een hyperlink voor werd gemaakt, het is bijgewerkt, enz. ‘Links’ verwijst naar het aantal tekeningbladen waaraan het bestand is gekoppeld.
Door te klikken op het getal onder ‘Links’ kunt u zien aan welke specifieke tekeningbladen het bestand is gekoppeld.
Door het selecteren van ‘Bestanden filteren’ kunt u filteren op wie een bestand heeft geüpload, een label dat aan het bestand is gekoppeld, de bestandsnaam zelf, en op tijdfilters.
Nadat uw pdf-bestanden naar het web zijn geüpload en georganiseerd, kunt u ze bekijken en er markeringen op aanbrengen.
Pdf-bestanden bekijken en bewerken
Wanneer u een pdf-bestand opent, zijn er diverse opties om met het bestand te werken.
Selecteer de optie ‘Weergeven’ om de markeringstools te verbergen. In deze weergave of in enige andere weergave kunt u de optie aan de linkerkant selecteren om in een bestand met meerdere pagina’s de pagina’s of bladwijzers uit te klappen en naar een pagina te springen. Als u de optie aan de rechterkant selecteert, kunt u opmerkingen en markeringen bekijken die aan het bestand zijn gekoppeld:
Projectadministrators en leden kunnen ook de optie ‘Annoteren’ kiezen om handgeschreven annotaties en tekstvakken toe te voegen, of leesbare tekst in de pdf te markeren en te onderstrepen:
Projectadministrators en leden kunnen ook de optie ‘Vormen’ kiezen om handgeschreven annotaties, vierkanten, wolken of pijlen aan het pdf-document toe te voegen:
De optie ‘Invullen en ondertekenen’ biedt projectadministrators en leden de mogelijkheid om het formulier af te tekenen:
Met de overige functies aan de rechterkant kunt u het document in volledig scherm bekijken, het document afdrukken en/of het document downloaden:
Als u een document uploadt naar het tabblad Bestanden en het moet draaien, klikt u op het vierkant-pictogram in de linkerbovenhoek. Vervolgens kunt u op het paginapictogram klikken om uw pdf te draaien.
Opmerking: Om de rotatie op te slaan, moet u een markering op de pdf aanbrengen en vervolgens op Opslaan klikken als daarom wordt gevraagd
Opmerking: Bestanden die aan specifieke taken zijn gekoppeld, verschijnen niet op de pagina Bestanden. Dit komt door de verschillende toestemmingsniveaus van gebruikers: de toegang tot projectinformatie verschilt voor Administrators, Leden en Volgers.
Opmerking: U kunt een pdf met in te vullen tekst toevoegen en die tekst invoeren in Fieldwire; dit is heel handig als u een bestand hebt dat door uw team of bedrijf wordt gebruikt.
Submappen
In het tabblad Bestanden van Fieldwire kunnen gebruikers nu meerdere lagen van mappen in hun projecten maken. Deze nieuwe submappen en boomstructuren maken het organiseren van bestanden een stuk gemakkelijker en maken het eenvoudiger om bestanden terug te vinden.
Opmerking: Als u een abonnement op Business-niveau hebt en de toegang tot de hoofdmap beperkt met Bestandstoegangsbeheer, geldt die beperking voor alle andere submappen onder de hoofdmap. Zie dit artikel voor meer informatie: Wat is bestandstoegangsbeheer?
Een submap aanmaken
Om een submap aan te maken, moet u eerst bepalen waar u deze submap wilt plaatsen, en om dat te doen moet u eerst op de betreffende hoofdmappen klikken.
Zoals getoond in de bovenstaande video is de submap ‘04. Ontvangsten 2022 - April’ geplaatst onder de hoofdmappen ‘01. Financiën 2021 & 2022’ en ‘02. Ontvangsten 2022’. Met andere woorden, de mappenstructuur die in de video wordt getoond ziet er als volgt uit: 01. Financiën 2021 & 2022 - 02. Ontvangsten 2022 - 04. Ontvangsten 2022 - April.
Opmerking: Mappen worden automatisch alfanumeriek gerangschikt.
Bestanden verplaatsen
Met de nieuwe submappenfunctionaliteit kunt u nu, bij het verplaatsen van bestanden tussen mappen, de bestanden ook verplaatsen naar submappen op alle niveaus.
Om dat te doen, moet u eerst het selectievakje naast het ‘Type’ bestand aanvinken. Vervolgens klikt u op het Acties-dropdownmenu en selecteert u ‘Verplaatsen’. Er verschijnt nu een pop-up die laat zien waar u de bestanden naartoe kunt verplaatsen, inclusief submappen, zoals getoond in onderstaande GIF.
Mappen verplaatsen
Naast het verplaatsen van bestanden kunnen gebruikers ook complete mappen (en hun onderliggende submappen en bestanden) verplaatsen en invoegen in de mappenstructuur.
Om dit te doen, klikt u op de drie punten rechts naast de map die u wilt verplaatsen. Nadat u op de drie punten hebt geklikt, verschijnen er enkele opties, waaronder ‘Verplaatsen’. Wanneer u op ‘Verplaatsen’ klikt, verschijnt er een pop-up waarin u kunt kiezen waar u de map wilt neerzetten.
Bestanden exporteren vanuit mappen
Gebruikers kunnen naast het exporteren van enkele en meerdere bestanden ook alle bestanden uit complete mappen en hun submappen exporteren.
Om dit te doen, klikt u op de drie punten rechts naast de map (en submappen) die u wilt exporteren. Vervolgens klikt u op ‘Bestanden exporteren’. Het exportproces wordt dan onmiddellijk gestart en u ontvangt een melding via e-mail.
In de e-mail vindt u een link naar een .zip-bestand dat uitgepakt moet worden. Nadat het bestand is uitgepakt, en afhankelijk van het aantal submappen dat u hebt, ziet u mogelijk iets wat lijkt op de onderstaande screenshot.
Bestanden in iOS
Alle bestanden en mappen (en submappen) die geüpload zijn in de webversie verschijnen in de mobiele versie van Fieldwire. Deze bestanden en mappen geven precies weer wat er in de webversie staat. Als er verschillen zijn tussen wat u in de webversie en op uw iOS-apparaat ziet, volg dan de stappen in het volgende artikel: Synchronisatieproblemen? Probleemoplossing op een iOS-apparaat.
Net als in de webversie kunt u filteren op ‘Mijn bestanden’ of bestanden die u geüpload hebt. Of op ‘Alle bestanden’ of bestanden die personen in het project hebben geüpload. Daarnaast kunt u de zoekbalk gebruiken om specifieke bestanden op te zoeken op naam:
Selecteer het blauwe ‘+’-pictogram in de rechterbovenhoek en kies welke bestanden u wilt uploaden. Nadat uw apparaat met wifi is verbonden en er gesynchroniseerd is, zijn die bestanden beschikbaar in de webversie:
Net als in de webversie van Fieldwire kunt u bestanden uploaden vanuit de lokale bestanden op uw iPad, of vanuit Box, Dropbox en Google Drive.
Opmerking: De limiet voor de bestandsgrootte is 50 MB.
Bestandenwerkbalk
Selecteer na het openen van een pdf-bestand de optie ‘Annoteren’ voor het weergeven van de opties om annotaties, markeringen of een handtekening rechtstreeks toe te voegen aan het document in Fieldwire:
Annoteren:
Na het selecteren van ‘Annoteren’ kunt u diverse markeringstools gebruiken. Deze markeringstools zijn o.a.:
- Meerdere manieren om te markeren.
- Verschillende soorten pennen.
- Een ‘memoblaadje’-opmerkingentool.
- Verschillende manieren van onderstrepen.
In Android
Alle bestanden en mappen (en submappen) die geüpload zijn in de webversie verschijnen in de mobiele versie van Fieldwire. Deze bestanden en mappen geven precies weer wat er in de webversie staat. Als er verschillen zijn tussen wat u in de webversie en op uw Android-apparaat ziet, volg dan de stappen in het volgende artikel: Synchronisatieproblemen? Probleemoplossing op een Android-apparaat.
Net als in de webversie kunt u filteren op ‘Mijn bestanden’ of bestanden die u geüpload hebt. Of op ‘Alle bestanden’ of bestanden die personen in het project hebben geüpload. Daarnaast kunt u het vergrootglas gebruiken om naar specifieke bestanden te zoeken op bestandsnaam:
Selecteer het blauwe ‘+’-pictogram in de rechterbenedenhoek en kies welke bestanden u wilt uploaden. Nadat uw apparaat met wifi is verbonden en er gesynchroniseerd is, zijn die bestanden beschikbaar in de webversie.
Opmerking: Als u een bestand aan een taak koppelt en een rapport van de taken uitvoert, wordt het bestand in het rapport opgenomen als het kleiner is dan 2,5 MB. Als het groter is dan 2,5 MB, wordt het via een hyperlink in het rapport opgenomen.
Bestandenwerkbalk
Na het openen van een pdf-bestand hebt u toegang tot een paar extra tools om met het pdf-bestand te werken:
- Met het vergrootglas kunt u zoeken op vector-gebaseerde tekst en zinnen in het pdf-bestand zelf.
- Met de functie voor delen kunt u bestanden delen via e-mail, Bluetooth en andere daarvoor geschikte apps op uw apparaat.
- De markeringstoolbox biedt een aantal markeringstools.
Markeringstoolbox:
De markeringstoolbox bevat de volgende tools:
- Tekstvak
- Pennen
- Vorm- en lijnmarkeringen
- Handtekeningfunctie
- Markeerstift
- Tekst doorhalen
Meer informatie
Deze bronnen bevatten meer informatie over wat u kunt uploaden naar Fieldwire.