Overzicht
De Budgetmodule is de meest recente toevoeging aan de Fieldwire-tools voor projectbeheer en werd ontworpen om de financiële aspecten van bouwprojecten op een duidelijke en gestructureerde manier te beheren. Met de Budgetmodule kunt u kostenverwachtingen instellen en alle vereiste uitgaven registreren, zodat u kunt waarborgen dat projecten van het begin tot het eind binnen budget blijven.
De module maakt een grondige planning van alle directe kosten zoals materialen, arbeid, uitrusting en onderaannemers mogelijk, maar ook van de indirecte kosten zoals overheadkosten, verzekeringen en vergunningen, en biedt een manier om kosten te monitoren en ze af te stemmen op de financiële doelen van het project. Op die manier kan u onvoorziene kosten voorkomen en krijgt u inzichten voor alle belanghebbenden tijdens het proces.
Om in uw account over deze functie te beschikken, kunt u een demo inplannen met ons verkoopteam of de functie aanschaffen met Business Plus. Als u al een Business Plus-abonnement hebt, wordt de Budgetmodule automatisch aan uw account toegevoegd.
Inhoudsopgave
- Projectmanagement inschakelen in een project
- Budgettoestemmingen
- Kostencodes instellen
- Begrotingsposten aanmaken (of importeren)
- Kolommen van de budgettabel
- Oorspronkelijk budget vergrendelen
- Onderaannemers instellen
- Wijzigingsopdrachten en budget
- Werkelijke kosten
Projectmanagement inschakelen in een project
Wilt u meer informatie over bedrijven en de manier waarop u projectmanagement kunt inschakelen in een project, lees dan dit artikel: Hoe projectmanagement te activeren en bedrijven te beheren in een project.
Budgettoestemmingen
Om toegang te krijgen tot de Budgetmodule, moet u een bedrijf instellen in het tabblad Personen van het project en dit instellen als hoofdbedrijf. Enkel administrators van het hoofdbedrijf hebben toegang tot de Budgetmodule.
Een hoofdbedrijf instellen
Om ervoor te zorgen dat enkel uw bedrijf toegang heeft tot het budget en het kan beheren, moet u het instellen als hoofdbedrijf. Eerst gaat u naar het tabblad Personen van het project en klikt u op 'Een hoofdbedrijf instellen' voor het bedrijf waarvan u wilt dat het als 'hoofdbedrijf' wordt beschouwd.
Zodra u op 'Een hoofdbedrijf instellen' klikt, verschijnt er een pop-upvenster dat aangeeft wat de gebruikers van het hoofdbedrijf kunnen doen in vergelijking met de gebruikers van de 'Andere bedrijven' die niet zijn aangewezen als hoofdbedrijf. Zo kunnen gebruikers van het hoofdbedrijf bijvoorbeeld het budget raadplegen en beheren, maar hebben gebruiken van de 'Andere bedrijven' geen toegang tot de Budgetmodule.
Wanneer u op de blauwe knop 'Een hoofdbedrijf instellen' klikt, ziet u dat het hoofdbedrijf wordt aangeduid met een kroonpictogram waarnaast 'Hoofdbedrijf' staat.
Kostencodes instellen
Kostencodes zijn nodig om uw budget in te stellen en kunnen worden gebruikt om posten te koppelen aan wijzigingsopdrachten. Wanneer u de Budgetmodule voor het eerst instelt voor uw project, wordt u naar een actie gevraagd, met name 'Kostencodes beheren':
Ook na het instellen kunt u nog steeds 'Kostencodes beheren' vanuit de Budgetmodule:
U kunt codes toevoegen om handmatig budget- en wijzigingsopdrachtposten te maken, waarbij u eerst een nieuwe kostengroep toevoegt:
Voeg daarna uw codes toe onder de kostengroep:
Opmerking: Kostencodes kunnen niet worden verwijderd wanneer ze in een begrotingspost of in een wijzigingsopdracht (welke dan ook) worden gebruikt.
Kostencodes importeren
Het is mogelijk om kostencodes te importeren door een Excel-bestand te uploaden. Fieldwire biedt een sjabloon ter ondersteuning, dat u kunt downloaden vanuit het onderstaande deelvenster voor importeren.
Opmerking: Zorg er bij het importeren van kostencodes vanuit een bestaand .xls- of .xlsx-bestand voor dat niveau 1- en niveau 2-codecellen zijn opgeslagen als 'tekst.' Als de cel is opgemaakt als een 'getal' in plaats van als 'tekst', verschijnt er een foutcode bij het uploaden. Deze celopmaak wordt in het sjabloon gebruikt om ervoor te zorgen dat, als uw code begint met een '0' (zoals '01'), Excel de '0' niet verwijdert en deze als '1' weergeeft.
Begrotingsposten aanmaken (of importeren)
Zodra het bedrijf en de kostencodes zijn ingesteld, is het tijd om de begrotingsposten aan te maken. Bij de eerste keer instellen is dit de derde stap en hebt u de mogelijkheid om handmatige nieuwe begrotingsposten toe te voegen of uw begrotingsposten te importeren vanuit een Excel-bestand.
Begrotingsposten bestaan uit het volgende:
- Kostencode
- Kostentype
- Oorspronkelijke contractwaarde
Opmerking: Kostencodes kunnen meerdere kostentypen hebben
Begrotingsposten importeren
Als u ervoor kiest uw begrotingsposten te importeren, kunt u ook een sjabloon downloaden om er zeker van te zijn dat uw Excel-bestand correct is opgemaakt. Dit doet u vanuit het deelvenster 'Budget importeren':
Zodra u de drie stappen voor het instellen van uw projectbudget hebt voltooid, worden de stappen voor het instellen vervangen door uw nieuwe budget. U kunt nog steeds nieuwe posten toevoegen en uw budget importeren:
Opmerking: Begrotingsposten kunnen niet worden verwijderd wanneer ze zijn toegewezen aan een onderaannemer, worden gebruikt in een wijzigingsopdracht of in werkelijke kosten.
Kolommen van de budgettabel
De kolommen zijn als volgt:
- Begrotingsposten
- Budget: Oorspronkelijk contract = oorspronkelijke waarde van de werkzaamheden van het hoofdbedrijf
- Budget: Huidig = Budget: oorspronkelijk contract + goedgekeurde wijzigingsopdrachten van het hoofdbedrijf
- Budget: In afwachting = wijzigingsopdrachten die nog in afwachting zijn van het hoofdbedrijf
- Kosten: Oorspronkelijk contract = oorspronkelijke waarde van de werkzaamheden van een onderaannemer
- Kosten: Huidig = Kosten: oorspronkelijk contract + goedgekeurde wijzigingsopdrachten van de onderaannemer
- Kosten: In afwachting = wijzigingsopdrachten die in afwachting zijn van de onderaannemer
- Kosten: Werkelijk
- Prognose: Momenteel boven/onder = Budget: Huidig - Kosten: Huidig
Oorspronkelijk budget vergrendelen
Om het oorspronkelijke budget te vergrendelen en te beginnen met de toewijzing van items aan de onderaannemers, gebruikt u de knop 'Oorspronkelijk budget vergrendelen'. U kunt de oorspronkelijke budgetwaarden van het contract nog steeds ontgrendelen en wijzigen.
Onderaannemers instellen
Als er externe onderaannemers betrokken zijn bij het project, selecteert u het kostentype 'Onderaannemer' bij het aanmaken van een begrotingspost. Wanneer u het budget vergrendelt, verschijnt er een knop 'Toewijzen aan' naast de onderaannemersposten. Klik op deze knop, waarna er een ander deelvenster verschijnt waarin u de post kunt toewijzen aan het onderaannemingsbedrijf in uw project en de oorspronkelijke kosten kunt instellen. Zodra u klaar bent, klikt u op 'Toewijzen'.
Wijzigingsopdrachten en budget
De wijzigingsopdrachten en Budgetmodules zijn inherent verbonden aan het aanmaken en kiezen van kostencodes.
Selecteer een kostencode nadat u een wijzigingsopdracht hebt aangemaakt, zodat de kosten in het budget terechtkomen.
Zodra u klaar bent met het invullen van de wijzigingsopdracht, klikt u op de knop 'Verzenden' en selecteert u 'Indienen voor goedkeuring'. Daarna stuurt u deze naar uw klant.
De status van de wijzigingsopdracht verandert naar 'In afwachting van goedkeuring'.
De waarde die u invoert in de wijzigingsopdracht verschijnt in de Budgetmodule, meer bepaald in het gedeelte 'Budget' in de kolom 'In afwachting', evenals de bijbehorende kostencode die eraan is gekoppeld, zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding.
Zodra de wijzigingsopdracht wordt goedgekeurd, wordt de kolom 'Huidig' in de Budgetmodule bijgewerkt.
Wijzigingsopdrachten onderaannemer
Na het aanmaken van een wijzigingsopdracht kunt u de kosten aanvragen bij een onderaannemer door op de vervolgkeuzeknop 'Verzenden' te klikken en vervolgens op 'Kosten aanvragen'.
Opmerking: Wijzigingsopdrachten kunnen enkel aan onderaannemers worden toegewezen als zij een projectgebruiker zijn.
De status van de wijzigingsopdracht verandert in 'Aangevraagd' en de onderaannemer ontvangt een melding via e-mail.
Als de onderaannemer de wijzigingsopdracht niet invult in Fieldwire en deze in plaats daarvan terugstuurt naar u, kunt u de wijzigingsopdracht namens deze onderaannemer indienen door te klikken op 'Acties' en 'Indienen namens'.
U kunt de wijzigingsopdracht namens de onderaannemer invullen, waarbij u de bijbehorende kostencode selecteert. Zodra u klaar bent met invullen, klikt u op de blauwe knop 'Indienen namens'.
De kosten van de wijzigingsopdracht van de onderaannemer verschijnen onder de 'Kosten'-zijde van het budget in de kolom 'In afwachting', evenals de bijbehorende kostencode die eraan is gekoppeld.
Zodra de wijzigingsopdracht wordt goedgekeurd, wordt de kolom 'Huidig' in de Budgetmodule bijgewerkt.
Werkelijke kosten
Om werkelijke kosten toe te voegen aan een post, klikt u erop. Er verschijnt dan een zijblad:
Selecteer het tabblad 'Kosten':
Klik op '+ Nieuwe kosten':
Voeg in het deelvenster de nieuwe naam van de kosten, de boekwaarde en eventuele bijlagen toe en klik op Aanmaken:
Zodra de Werkelijke Kosten zijn aangemaakt, verschijnen deze in het zijblad voor de begrotingspost en in de kolom 'Werkelijk' in de budgettabel.
Opmerking: Er kunnen voor elke post meerdere werkelijke kosten worden toegevoegd.
Werkelijke kosten wijzigen of bijwerken
Momenteel is er geen ingebouwde mogelijkheid om de 'Werkelijke kosten'-waarde rechtstreeks te bewerken. We zijn echter van plan deze functie in een toekomstige update te introduceren. Tot die tijd kunt u, als u de 'Werkelijke kosten' moet aanpassen om een nieuwe waarde weer te geven, een nieuwe invoer maken met een negatief bedrag dat overeenkomt met het verschil.
Origineel:
Gewijzigd:
Zie het bovenstaande voorbeeld: In dit geval zijn de werkelijke kosten, een bedrag van $ 455.076,87 onjuist en moet dit bedrag worden gewijzigd naar '0'. U kunt deze wijziging doorvoeren door een '+ Nieuwe kosten' met een waarde van -$ 455.076,87 aan te maken. Dit heeft tot gevolg dat de oorspronkelijke kosten worden teruggezet naar nul en het systeem de bijgewerkte waarde weergeeft.