Overzicht
Fieldwire-gebruikers met een Business- of Business Plus-abonnement hebben de mogelijkheid om integraties op te zetten tussen hun Fieldwire-account/projecten en verschillende externe platforms, waaronder Docusign. Met deze integratie kunnen klanten hun formulieren naar Docusign sturen voor ondertekening. De Docusign-integratie met Fieldwire heeft een paar unieke installatievereisten in vergelijking met andere integraties. In dit artikel leggen we uit wat de integratie anders maakt en hoe u aan de slag kunt.
Opmerking: Dit artikel richt zich specifiek op het verbinden en configureren van de Docusign-integratie. Als u geïnteresseerd bent in andere integraties of algemene automatiseringsinstellingen in Fieldwire, bekijk dan deze artikelen:
Inhoudsopgave
- Demo Video: Fieldwire verbinden met DocuSign
- Een verbinding met Docusign instellen
- Een automatisering instellen met Docusign
- De automatisering gebruiken binnen Docusign
- FAQ
Demo Video: Fieldwire verbinden met DocuSign
Een verbinding met Docusign instellen
Zoals hierboven vermeld, is het verbinden van Fieldwire met Docusign anders dan hoe we integreren met andere apps zoals Google Drive of SharePoint. Voordat u probeert te verbinden met Docusign, moet u ervoor zorgen dat u de juiste account- en projectmachtigingsniveaus heeft in zowel Fieldwire als Docusign.
Om de verbinding te maken, heeft u het volgende nodig:
- Een Fieldwire-account en Account Owner/Manager zijn, evenals een Project Admin
- Een DocuSign-account en "DS Admin" zijn
Om Fieldwire met Docusign te verbinden, doet u het volgende:
- Klik in Fieldwire op het tabblad Integraties.
- Selecteer de Docusign-app
- Klik op de blauwe knop Docusign-account verbinden
- Voer een betekenisvolle naam in om het verbonden DocuSign-account te identificeren en klik op Volgende
- Als u al bent ingelogd bij Docusign, klikt u gewoon op de knop Verbinden
- Als u nog niet bent ingelogd bij Docusign, moet u uw inloggegevens invoeren nadat u op de knop Verbinden heeft geklikt
- Klik op Sluiten
Een automatisering instellen met Docusign
Nadat de verbinding tussen Fieldwire en Docusign is gelegd, doet u het volgende:
- Ga naar het tabblad Projecten
- Selecteer het individuele project waarin u de automatisering met Docusign wilt instellen
- Klik op het tandwielpictogram linksonder om naar het tabblad Instellingen te gaan
- Klik op de knop Automatiseringen beheren aan de rechterkant (mogelijk moet u iets naar beneden scrollen)
- Klik op + Nieuwe automatisering
- Selecteer Docusign onder de App-dropdown
- Selecteer Vraag Fieldwire-formulierhandtekeningen aan in Docusign in de Automatisering-dropdown
- Klik op Concept aanmaken
- Klik op de knop Formuliersjablonen selecteren
- Kies de formuliersjabloon die u aan de automatisering wilt toevoegen
- Klik op de knop Aan automatisering toevoegen
De DocuSign-automatisering gebruiken binnen een individueel formulier
Nadat u de automatisering heeft aangemaakt met een (of meer) van uw formuliersjablonen, doet u het volgende:
- Navigeer naar een van de formuliersjablonen waarvoor u de automatisering heeft aangemaakt
- Open een individueel formulier dat is aangemaakt vanuit de formuliersjabloon
- Klik op de knop Verzenden naar Docusign aan de rechterkant van het formulier
- Hiermee wordt de informatie in het individuele formulier als PDF geëxporteerd naar Docusign als een nieuwe envelop
- Klik op de knop Verzenden naar Docusign in de pop-up
- Opmerking: Alle wijzigingen die na het verzenden naar Docusign aan het formulier worden aangebracht, worden niet overgedragen naar Docusign. Dus, het is uiterst belangrijk om ervoor te zorgen dat de informatie op het formulier de definitieve versie is voordat u het naar Docusign stuurt.
- Zodra de link is gegenereerd, klikt u op de Bekijken in Docusign-link
- Deze link leidt u direct naar Docusign waar u de formulier-PDF kunt bekijken en verdere acties kunt uitvoeren, die in de volgende sectie worden behandeld
De automatisering gebruiken binnen Docusign
Om de formulier-PDF te gaan gebruiken en uw envelop in Docusign aan te maken, volgt u deze stappen:
- Klik op Doorgaan
- Klik op de Ontvangers toevoegen-dropdown en voeg het e-mailadres/de e-mailadressen toe waarnaar u de docusign wilt sturen
- (Optioneel) Indien nodig kunt u extra documenten toevoegen vanaf de bestanden van uw computer door op de knop Uploaden te klikken (of door ze te slepen en neer te zetten in dat gebied)
- (Optioneel) U kunt verschillende typen enveloppen selecteren onder de Type envelop-dropdown
- Klik op Volgende
Vanaf hier kunt u uw formulier gaan aanpassen met velden van Docusign. U kunt standaard Docusign-velden gebruiken zoals Handtekening, Paraaf, Stempel, en een tekstvak! Dit zijn slechts enkele van de beschikbare opties.
Als u klaar bent met het aanpassen en afronden van uw formulier met Docusign-velden, zorg er dan voor dat u rechtsonder op Verzenden klikt!
Opmerking: Om te leren hoe u de verschillende velden en functies van Docusign gebruikt, gaat u naar hun helpcentrum. Hier is een link naar een van hun helpvideo's op YouTube! (De hele video bevat goede informatie, maar hij start bij 13:38 om de meest relevante informatie voor de Fieldwire <> Docusign-integratie te tonen)
Hoe ziet de Docusign eruit na het klikken op Verzenden?
Na het klikken op Verzenden wordt de Docusign verzonden naar het/de e-mailadres(sen) dat/die u heeft opgegeven in het gedeelte Ontvangers toevoegen. Wanneer zij de docusign in hun e-mailinbox ontvangen, kunnen zij het volgende doen:
- Klik op Document bekijken in de e-mail
- Vul de velden in die aan het formulier zijn toegevoegd, zoals de velden Handtekening, Paraf, Stempel en tekstvak
- Klik op Voltooien zodra ze klaar zijn met het invullen van de vereiste velden
Nadat het document is ingevuld en afgerond door de ontvanger(s), kunt u teruggaan naar het formulier in Fieldwire en de gegenereerde link gebruiken. Nadat u op de link heeft geklikt en bent doorgestuurd naar Docusign, ziet u dat het document is Voltooid. Ten slotte, als u op de PDF klikt, kunt u alle velden zien die zijn toegevoegd en ingevuld door de ontvanger(s).
FAQ
Wordt de Docusign-status bijgehouden in Fieldwire?
Nee, u moet op “Openen in Docusign” klikken om de laatste status te zien.
Ik heb een fout gemaakt, kan ik het formulier opnieuw naar Docusign sturen?
Dat is momenteel niet mogelijk. U moet een nieuw formulier aanmaken.
Kan iedereen op de knop Verzenden naar Docusign klikken?
Iedereen die de machtiging heeft om de status van het formulier in Fieldwire te wijzigen, kan een conceptenvelop aanmaken in Docusign namens de gebruiker die de verbinding heeft gemaakt.
Waar bevindt het document zich nadat ik op “Verzenden naar Docusign” heb geklikt?
Het concept wordt opgeslagen in Agreements > Drafts, van de gebruiker die Fieldwire met Docusign heeft verbonden.
Kan iedereen het Docusign-concept versturen voor ondertekening?
Nee, alleen iemand die toegang heeft tot dit concept in Docusign. Standaard betekent dit de Docusign-beheerders, maar Docusign-machtigingen zijn flexibel en kunnen worden aangepast aan uw behoeften. U moet contact opnemen met uw Docusign-beheerder om de benodigde machtigingen te krijgen.
Ik heb geen toegang tot het formulier dat ik naar Docusign heb gestuurd om het te versturen voor ondertekening. Wat moet ik doen? (zie screenshot hieronder)
U heeft niet de Docusign-machtiging om het formulier te bekijken en te versturen voor ondertekening. U moet een Docusign-beheerder, zoals degene die Fieldwire met Docusign heeft verbonden, vragen om deze documenten met u te delen.